DIR Verslag Algemeen Bestuur Datum 25-05-2011 Tijdstip 15.00 uur Locatie kamer 117-118 Archiefnr. porten/2011.07431 Onderwerp Verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25-5-2011 CONCEPT!! Aanwezig: WRO dhr. dr. J.J. Schrijen (voorzitter) dhr. drs. T.J.G.M. Hanssen dhr. C.H.J.M. Lebens dhr. drs. A.P. Resoort mevr. ir. A.M.C. Nusteling dhr. G.J.O.W. Vanhommerig WPM dhr. mr. A.M.G. Gresel (vicevoorzitter) dhr. M.J. Clumpkens dhr. P.G.M. Theelen dhr. P.J.C.W. Stelder dhr. J.A.M. de Hoon dhr. ir. P.J.P. de Lange mevr. drs. W.D.H.M. Janssen-Camp WBL dhr. ing. E.M. Pelzer MMO (waarnemend directeur) dhr. drs. W.A.S. Pörteners (notulist) Afwezig met kennisgeving: dhr. L.H. Dohmen 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en meldt dat er bericht van verhindering is ontvangen van dhr. Dohmen. 2. Vaststellen verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 30-3-2011 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Mededelingen: 3. Haalbaarheid duurzame energie Dit onderwerp komt in relatie tot de studie naar de toekomstige vorm van verwerking en eindverwerking van slib terug in de DB-themabijeenkomst van september 2011. Naar aanleiding van de vraag of dit onderwerp niet als een AB-thema moet worden aangemerkt, wordt afgesproken dat de thematische discussie plaatsvindt in het DB en dat relevante punten uit die discussie en eventuele daarop te baseren besluitvorming worden doorgeleid naar het AB. 1
4. Ontwikkeling tarieven elektriciteit en aardgas Naar aanleiding van de vraag hoe het inkoopbeleid is afgedekt door besluitvorming van het AB, wordt afgesproken om de desbetreffende besluiten op te nemen in het verslag van deze vergadering. De betreffende besluiten zijn: - Inkoop en Aanbestedingsbeleid WBL (AB van 25-11-2008) - Handboek Inkoop en Aanbesteding (DB van 23-11-2010; ter kennisname AB van 8-12-2010) - Drempelbedragen voor de inkoop- en aanbestedingsprocedures en het aan deze procedures en drempelbedragen gekoppelde financieel mandaat (AB van 8-12-2010) - Nota Financieel Beleid (AB van 8-12-2010), waarin opgenomen de volgende passage: Beleid m.b.t. aangaan van jaaroverschrijdende financiële verplichtingen In de praktijk worden met enige regelmaat verplichtingen aangegaan, die het kalenderjaar (lees: begrotingsjaar) overschrijden. Voor zover dit een investering betreft is met het voteren van een investeringskrediet het budget voor het aangaan van die financiële verplichting toegewezen. Voor zover de kosten ten laste van de exploitatie komen is bepalend of het aangaan van de verplichting past binnen de in de meerjarenbegroting opgenomen exploitatiebudgetten. Het aangaan van jaaroverschrijdende verplichtingen is enkel toegestaan voor zover dit bestendig beleid betreft. Wordt door het aangaan van de financiële verplichtingen het in de meerjarenbegroting opgenomen exploitatiebudget overschreden of betreft het nieuw beleid dan vergt het aangaan van zo n verplichting een besluit van het Algemeen Bestuur. Met deze genomen besluiten wordt de meerjarige inkoop van energie beleidsmatig afgedekt. Daarnaast is in het AB van 22-9-2009 de Bestuursnotitie inkoop energie besproken. Als gevolg van discussie in dat AB is het beleid toen zodanig aangepast dat de inkoop van de laatste 25% van het volume elektriciteit niet meer op basis van gevoel/marktverwachting/emotie plaats vindt. Die beleidswijziging is afgestemd met het inkoopcollectief. Conform het toen gewijzigde beleid wordt voor de inkoop van elektriciteit een mix van de onderstaande inkoopstrategieën toegepast: - Inkoop van 25% van het in te kopen volume direct na aanbesteden - Inkoop van 37,5% van het volume via een inkoop portfoliomodel - Inkoop van 37,5% van het volume op periodiek vaste momenten (ongeacht emotie) Het beleid voor de inkoop van energie is na de aanpassing in het AB van 22-9-2009 ongewijzigd gebleven. 5. TenderNed 6. IBA jaarverslag 2010 Het jaarverslag wordt voor kennisgeving aangenomen. 7. Onderzoek overhead WBL door Bureau Berenschot Deze mededeling wordt niet behandeld omdat de bijlage bij de mededeling ontbreekt. Volgende vergadering komt dit onderwerp terug op de agenda incl. de bijlage. Naar aanleiding van de vraag op wiens verzoek dit onderzoek is doorgevoerd, wordt geantwoord dat dit onderzoek op verzoek van de directie heeft plaatsgevonden. 2
8. Nieuwe methodiek bepaling aanvoeren naar zuiveringstechnische werken Naar aanleiding van wordt gevraagd of er een wettelijke norm voor dwa/ie*uur (droogweerafvoer per inwonerequivalent per uur) bestaat. Hierop wordt ontkennend geantwoord. Overigens wordt de mededeling voor kennisgeving aangenomen. 9. Optimalisatie bedrijfsvoering unit Onderhoud 10. Optimalisatie bedrijfsvoering Operations 11. KRW-maatregelen rwzi s Wijlre, Kaffeberg en Rimburg Hierover vindt afstemming plaats met WRO en WPM. Het resultaat van deze afstemming komt vervolgens terug in het AB. De mededeling wordt verder voor kennisgeving aangenomen. 12. Stand van zaken project ConQuaestor WBL De stand van zaken wordt mondeling toegelicht. Een belangrijk punt in de discussie is of het WBL als een zelfstandig bedrijf moet worden aangemerkt; als deze vraag bevestigend wordt beantwoord dan is een gevolg van dit standpunt dat hieraan ook invulling moet worden gegeven. Deze discussie loopt nog. Ingekomen stukken: 13. Brief WPM d.d. 17 maart 2011 inz. behandeling meerjarenbegroting WBL 2012-2016 De in deze brief aangegeven punten worden meegenomen bij de behandeling van de concept MJR+Begroting onder punt 18. Voorstellen: 14. Vaststellen Jaarrekening 2010 De behandeling van de Jaarrekening 2010 vindt plaats in aanwezigheid van de accountant Ernst &Young (de heren P.Janssen en J.Janssen) die de Jaarrekening hebben gecontroleerd. Dhr. J.Janssen licht de aan het bestuur overlegde rapportage van de accountant toe (het accountantsverslag). De accountant geeft aan dat er een duidelijke verbetering op het vlak van Inkoop en Aanbesteding heeft plaatsgevonden, echter dat dit gelet op de externe werking een blijvend aandachtspunt bij de accountantscontrole zal vormen. Tevens geeft de accountant aan dat de goede wisselwerking met de medewerkers van Planning en Control in positieve zin heeft bijgedragen aan het doorvoeren van de controle. Op een vraag vanuit de vergadering of het bedrag van de afkoopsom in verband met het opheffen van de stichtingsconstructie WLS, zoals dat is opgenomen in de vorige jaarrekening, nog is gewijzigd wordt ontkennend geantwoord. De accountant verlaat vervolgens de vergadering. 3
Na bespreking van het voorstel en de bijgevoegde Letter Of Representation (LOR) wordt conform het voorstel besloten, waarbij: - de Jaarrekening 2010 conform wordt vastgesteld; - van het exploitatieoverschot ad 5.693.000,- : o een bedrag ad 2.869.000,- wordt toegevoegd aan de bedrijfsreserve; o het resterend deel ad 2.824.000,- wordt afgedragen aan de Waterschappen in de verhouding van het aantal vervuilingeenheden volgens de waterschapsbijdrage over 2010. 15. Marap 1 e kwartaal 2011 De Marap wordt inhoudelijk besproken, waarbij de volgende kanttekeningen worden geplaatst: - Bouwen en Renoveren: ten aanzien van de verlaging van het investeringsniveau wordt opgemerkt dat een overschot (minder uitgaven dan geraamd) positief is als de gestelde doelen worden gerealiseerd voor minder geld. Een onderschrijding van het uitgavenniveau heeft een negatieve uitwerking wanneer dit wordt veroorzaakt door het niet halen van gestelde doelen. Verschillen ten opzichte van de begroting moeten worden verklaard en getoetst; - Operations: het hoge ziekteverzuim is met name het gevolg van langdurige ziektegevallen. Ten aanzien van de begeleidende brief aan de waterschappen: - Verzocht wordt om bij punt 4. Investeringsuitgaven t/m 1 ste kwartaal 2011, de aangeduide verschuiving in de tijd te verduidelijken. Hiermee wordt bedoeld dat de investeringsuitgaven later dan gepland zullen plaats vinden. 16. Kredietvotering t.b.v. project P11155U Implementatie verbeteropties Aquaplus Conform het voorstel wordt besloten tot: - Het voteren van een nieuw bestuursrelevant krediet ad 850.000,- ten behoeve van project P11155U Implementatie verbetervoorstellen Aquaplus. 17. Kredietwijziging t.b.v. project P57015U v.v.r. MAA rwzi Limmel Conform het voorstel wordt besloten tot: - Het verlagen van het bestaand bestuursrelevant krediet ad 5.900.000,- van project P57015U v.v.r. MAA rwzi Limmel met 1.000.000,- tot 4.900.000,- 18. Ontwerp MJR 2012-2016 en ontwerp Begroting 2012 Voorafgaand aan de bespreking van dit punt wordt door de voorzitter aangegeven dat de discussie over het verloop van de reserve in relatie tot de ontwerp MJR 2012-2016 later in het jaar terug komt. Dan wordt ook aandacht besteed aan de denkrichting waarbij onderscheid wordt gemaakt in een bedrijfsreserve voor het bedrijf en een egaliserende reserve voor de egalisatie van de resultaten van het WBL. De aanpak voor deze ontwerp MJR en ontwerp Begroting wordt door de directeur toegelicht. Vertrekpunt hebben gevormd de bestuurlijk afgestemde randvoorwaarden + de resultaten van de benchmarks. Hij geeft aan wat er is meegenomen in de voorliggende ontwerpen en wat nog niet is meegenomen. Na deze toelichting volgt discussie omtrent het inzichtelijk maken van de gevolgen van gehanteerde uitgangspunten: 4
- het is belangrijk om aan te geven welke besparingsmaatregelen zijn getroffen en wat hiervan de financiële gevolgen zijn; - ook is het van belang om aan te geven wat je als organisatie niet meer doet als gevolg van doorgevoerde bezuinigingen. Na discussie wordt ingestemd met het voorstel van het Dagelijks Bestuur om de voorliggende ontwerp MJR en ontwerp Begroting 2012 conform het voorstel ter advisering aan te bieden aan de Algemeen Besturen van de Waterschappen Peel en Maasvallei en Roer en Overmaas. 19. Bestuurlijke randvoorwaarden voor bouw modulaire duurzame rwzi (MDR) Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de opvolgende AB bijeenkomst. 20. Rondvraag Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat vanwege de slechte akoestiek en de beperkte mogelijkheden voor de vergaderopstelling van het meubilair in de huidige ruimte, een andere vergaderlocatie wenselijk is. Diverse leden van het bestuur geven aan niet aanwezig te kunnen zijn op de voor 7 juli geplande informatiebijeenkomst voor de twee AB s van de waterschappen. Geïnventariseerd zal worden wie er wel resp. niet kan deelnemen aan die bijeenkomst en wat dat betekent voor het handhaven van die datum. Daarnaast is een AB-vergadering gepland voor 27 juli. Het enige agendapunt vormt dan de MJR 2012-2016 + Begroting 2012. In navolging van voorgaande jaren zal getracht worden deze vergadering schriftelijk af te wikkelen. 21. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 7 september 2011. De directeur (wnd), De voorzitter, ing. E.M. Pelzer MMO dr. J. J. Schrijen 5