Autorisatiematrix ehrm Stadsdeel Osdorp
1. Inleiding Na de zomer worden de eerste drie werkprocessen (verzuim, declaraties en verlof) van de personeel- en salarisadministratie overgedragen aan het Servicehuis Personeel. Het SHP zal alle werkprocessen die worden overgedragen ondersteunen door ehrm waardoor managers en medewerkers via de computer op hun werkplek rechtstreeks informatie kunnen uitwisselen met, en opdrachten kunnen geven aan het Servicehuis Personeel. Het spreekt voor zich dat de toegang tot het ehrm systeem omwille van privacy en integriteit zorgvuldig is gereglementeerd. Alle medewerkers worden geautoriseerd hun eigen P-dossier in te zien en voor zichzelf online personeelsmutaties te effectueren. Daarnaast worden de autorisaties van de managers toegekend op basis van de binnen het stadsdeel geldende mandaten. De autorisaties van de P&O adviseurs blijven beperkt tot de inzage functie; de beheersprocessen die overgaan naar het SHP worden immers voortaan, voor zover dat niet nu al het geval is, zonder tussenkomst van de personeelsadviseur met het SHP afgehandeld. De deelnemende diensten en stadsdelen zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van de zogenaamde autorisatiematrix. Binnen ehrm kunnen afhankelijk van de managementpositie in de organisatie verschillende rollen c.q. bevoegdheden worden toegekend. De gebruikersorganisaties van het SHP kunnen bij het toekennen van autorisaties kiezen uit vijf gestandaardiseerd managersrollen die door het ehrm systeem worden gefaciliteerd. In deze notitie wordt een concreet voorstel gedaan voor de invulling van de autorisatiematrix bij Stadsdeel Osdorp. Daarbij worden in het kader van het doorontwikkelen van het integraal management binnen het stadsdeel in vergelijking met de actuele situatie, meer bevoegdheden neergelegd bij de sectormanagers. 2
2. Managers rollen De toegang van de managers tot het digitale P-dossier wordt piramidaal geregeld. Dit betekent dat de stadsdeelsecretaris aan de top van de organisatie toegang heeft tot alle P- dossiers en dat de sectormanagers toegang hebben tot de P-dossiers die binnen de eigen sector vallen enz. Bij het toekennen van de rollen voor Stadsdeel Osdorp kan een keuze gemaakt worden uit de navolgende standaard. ROL Manager A Manager B RECHTEN Alle HR-functies die door E-HRM ondersteund worden inclusief bezwaar (hoofdstuk 9, 10 en 11 ara) Alle HR-functies t/m hoofdstuk 8 ARA (Manager C + bijzonder verlof, gratificaties, toeslagen, in dienst, beoordeling vaststellen. Maar dus geen maatregelen van orde, straffen en ontslag. Manager C Alle HR-functies gekoppeld aan uitvoering maar ruimer dan D: dus verlof (exclusief bijzonder verlof) en verzuim en verder ook declaraties en beoordelen & functioneren en wervingsgesprekken Manager D Alle HR functies dicht gekoppeld aan uitvoering zonder financieel mandaat verlof (excl. bijzonder verlof) en ziekte Manager E Invoeren ziektemelding medewerker Invoeren betermelding medewerker Upload p-dossier De manager E rol beschikt feitelijk over geen enkel mandaat maar kan worden gezien als de secretaresse of bedrijfsbureaurol waarlangs managers op onderdelen administratieve werkzaamheden kunnen omleiden. Naast de toedeling van deze rollen moet voor elke managementfunctie in de autorisatiematrix een vervanger worden aangewezen. Daarbij kan sprake zijn van zowel horizontale als verticale vervanging en er zijn zelfs -systeemtechnisch- geen belemmeringen om daarvoor enige andere medewerker in de organisatie aan te merken. Een vervanger krijgt dezelfde rechten als die de manager die vervangen wordt ook heeft. 3
Dit betekent dat de vervanger toegang heeft tot het P-dossier ook tijdens de perioden dat de manager feitelijk niet vervangen wordt. Indien wij de rechten tot de korte vervangingsperioden willen beperken dan kan het systeem dit niet regelen en moet dat gebeuren op basis van (mondelinge) afspraken. Het systeem kan wel laten zien via logging wat er daadwerkelijk is gebeurd zodat kan worden gezien of zo n afspraak ook wordt nagekomen. Ten aanzien van management informatievoorziening is gekozen voor de volgende opzet: 1. de manager, direct leidinggevende, ziet alle informatie van zijn eigen medewerkers, zowel individueel geordend als per groep geordend. Het betreft hier niet-geanonimiseerde informatie, de zgn. procesinformatie; 2. de sectormanager ziet NIET de (proces-) informatie van de medewerkers van zijn afdelingshoofd; 3. elke manager, ongeacht welke rol, heeft toegang tot besturings- en verantwoordingsinformatie, die getotaliseerd is per organisatie eenheid (en dus geanonimiseerd), van alle eenheden die tot de organisatie als geheel behoren. 4
3. Actuele situatie Stadsdeel Osdorp vertaald naar autorisatiematrix In de onderstaande tabel is de huidige mandateringsregeling van Stadsdeel Osdorp vertaald naar de rollen die binnen het ehrm mogelijk zijn. Actuele situatie Stadsdeel Osdorp Rol Functie Rechten Manager A Stadsdeelsecretaris Alle HR-functies die door E-HRM ondersteund worden inclusief bezwaar (hoofdstuk 9, 10 en 11 ara) Manager B Niet van toepassing Alle HR-functies t/m hoofdstuk 8 ARA (Manager C + bijzonder verlof, gratificaties, toeslagen, in dienst, beoordeling vaststellen. Maar dus geen maatregelen van orde, straffen en ontslag. Manager C Sector Managers en Afdelingshoofden Alle HR-functies gekoppeld aan uitvoering maar ruimer dan D: dus verlof (exclusief bijzonder verlof) en verzuim en verder ook declaraties en beoordelen & functioneren en wervingsgesprekken Manager D Niet van toepassing Alle HR functies dicht gekoppeld aan uitvoering zonder financieel mandaat verlof (excl. bijzonder verlof) en ziekte Manager E Verschillend per sector Invoeren ziektemelding medewerker Invoeren betermelding medewerker Upload p-dossier De vervangers op het niveau van de Stadsdeelsecretaris betreffen de sectorhoofden. Alle sectorhoofden worden op dit moment verticaal (naar beneden) vervangen. Dit wil zeggen dat bij afwezigheid de lagere manager vervangt. Omdat zij in dit geval direct toegang hebben tot het eigen P-dossier, en dat van directe collega s is verticale vervanging door een ondergeschikte om redenen van integriteit onwenselijk en overigens ook in wettelijke zin verboden. Uitzondering hierop is de vervanger van de stadsdeelsecretaris: daarvoor geldt dat de huidige eerste vervanger ook te vervanger voor e-hrm zal zijn. Overigens moet één functionaris in de organisatie ten behoeve van het effectueren van de basis HRM-dienstverlening aan de Manager A (bij ons de stadsdeelsecretaris) een manager C rol toebedeeld krijgen. In de praktijk is dat binnen Stadsdeel Osdorp op dit 5
moment de voorzitter DB met de concern controller. Het voorstel zal zijn om de concerncontroller deze rol toe te bedelen. Ook voor de griffier zal deze rol door dezelfde functionaris als voor de stadsdeelsecretaris uitgevoerd worden, en zal dat ook de concerncontroller zijn. 5. Regiefunctionaris Om de afspraken die vastgelegd worden in de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en contacten tussen de Directie van stadsdeel Osdorp en de directie van het SHP te beheren, te bewaken en projectopdrachten door te geven is het raadzaam om één functionaris binnen de organisatie aan te wijzen: de zgn. regiefunctionaris. In samenwerking met het servicehuis SHP is een profiel van de regiefunctionaris ontwikkeld (zie bijlage 1; profiel regiefunctionaris); In het maandelijks overleg tussen regiefunctionaris en klantmanager komen onderwerpen aan de orde zoals: Evalueren voortgang DVO (incl maatwerkafspraken) op basis rapportages Signaleren knelpunten, verbeterdoelstellingen afspreken Bespreken ontwikkelingen in organisatie / bij SHP Bespreken wensen tav dienstverlening Projectopdrachten vaststellen en bewaken voortgang Gevraagd besluit: De voorzitter van de raad besluit akkoord te gaan met het voorstel voor de invulling van de autorisatiematrix voor wat de functie van de grifffier betreft. Dit betekent dat de concerncontroller de rol van manager C krijgt toebedeeld exclusief functioneren en beoordelen en werving en selectie. Voorzitter deelraad Dhr. E.R. Vos 6
BIJLAGE 1 Profiel Regiefunctionaris Taken Aanspreekpunt voor SHP op het gebied van HR, zowel voor nieuwe wensen als voor de kwaliteit van operationele dienstverlening; Bewaken van tijdige en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van afspraken uit dienstverleningsovereenkomst, informeren van de Directie over voortgang en resultaat; Adviseren inzake de uitvoering van het dienstverleningsovereenkomst, onderhoudt hiervoor intensief contact met de klantmanager van het SHP; Rekening houden met de samenhang tussen alle beleidsterreinen op het gebied van bedrijfsvoering; Bijdragen aan en ontwikkelen van voorstellen op het gebied van verbetering van de HR dienstverlening; Meedenken met de ontwikkeling en/of implementatie van nieuwe processen of diensten die vanuit SHP worden ondersteund; Verzamelen en doorgeven van projectopdrachten, bijvoorbeeld wijzigingen in de structuur van de formatie en mutaties in de autorisatie, aan het SHP 7