januari - april 2018 Opmaken plaatsingslijst - Verder op dossierniveau omschrijven van de bouwdossiers van Wielsbeke en deelgemeenten van voor de fusie - Zicht krijgen op de stand van zaken en de aanpak van het inventariseren van de sociale dossiers van OCMW Wielsbeke, verder werken aan de inventarisatie van de sociale dossiers (02/2018, 03/2018) - Het chronologisch plaatsen van de bouwdossiers in het gemeentearchief Wielsbeke (04/2018) - Gestart met het nakijken van de omschrijvingen opgemaakt door de heemkring Ten Mandere van het historisch archief van Izegem (reeds 1166 omschrijvingen nagekeken) - Bezorgen van mogelijke todo s aan heemkring Ten Mandere en samenwerking opvolgen - Bezorgen van een voorstel voor het beter opbergen van schilderijen, tekeningen, etc. die momenteel in een afzonderlijke ruimte in het stadsarchief Izegem worden bewaard (09/01) - Bestelling en levering van een plankast voor o.a. betere bewaring van affiches uit het stadsarchief Izegem (01/2018 en 02/2018) - Op dossierniveau omschrijven van de personeelsdossiers in het stadsarchief Izegem (04/2018) - Gestart met het herverpakken van de vreemdelingendossiers in het stadsarchief Izegem (04/2018) - Gestart met het op dossierniveau omschrijven van de milieudossiers in het stadsarchief Izegem (04/2018) - Verder herverpakken en nakijken van de omschrijvingen van het COO archief Izegem - Verder in gebruik name van de compactusrekken in het gemeentearchief Moorslede door het herverpakken en nakijken van de omschrijvingen - Op dossierniveau omschrijven van de personeelsdossiers in het gemeentearchief Moorslede - Verder herverpakken en nakijken van de omschrijvingen van het historisch archief in Ledegem - Op dossierniveau omschrijven van de personeelsdossiers in het gemeentearchief Ledegem - Verder op dossierniveau omschrijven van de bouwdossiers in het gemeentearchief Hooglede 1
- Aansturen van de archiefdienst Wingene voor de plaatsing van de nieuwe compactusrekken in het archiefdepot (01/2018 en 02/2018) - Overleg timing plaatsing compactusrekken in archief Wingene (22/02) - Opmaak van een stappenplan met de nodige acties in het archiefdepot zodat de compactusrekken kunnen worden geplaatst (02/2018) - Verhuizen van archief zodat de ruimte in het archief voor de plaatsing van de compactusrekken vrij komt (03/2018) - Methode voor het omschrijven en verpakken van de fotocollecties toelichten aan vrijwilliger (11/01), de vorderingen opvolgen (02/2018) Selectie en vernietiging - Effectieve vernietiging van het reeds geselecteerde gemeentearchief Ledegem (30/01) - Effectieve vernietiging van het reeds geselecteerde stadsarchief Izegem (24/01) 2
- Navragen bij de financiële dienst van Wingene of ze akkoord gaan met de bewaartermijnen zoals in de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven goedgekeurd door het Rijksarchief op 12 oktober 2017 (01/2018, 02/2018) - Effectieve selectie van de documenten van de financiële dienst Wingene die voor vernietiging in aanmerking komen (02/2018, 03/2018). Archiefoverdracht - Effectieve archiefoverdrachten (387 archiefdozen en 97 dossiers): o Overdracht dienst communicatie Ledegem (2 dozen) o Overdracht dienst Financiën Wielsbeke (40 dozen) o Overdracht Sociale Dienst OCMW Izegem (44 dozen) o Overdracht Burgerzaken Hooglede (14 dozen) o Overdracht dienst Personeel Hooglede (3 dozen) o Overdracht Huis van het Kind Hooglede (2 dozen) o Overdracht dienst JOP Izegem (18 dozen) o Overdracht dienst Ouderenhuisvesting OCMW Wielsbeke (6 dozen) o Overdracht dienst Secretariaat OCMW Wielsbeke (9 dozen) o Overdracht Sociale Dienst OCMW Wielsbeke (18 dozen) o Overdracht Financiële dienst OCMW Hooglede (20 dozen) o Overdracht archief Gezinsraad Izegem (6 dozen) o Overdracht dienst Bevolking Moorslede (36 dozen) o Overdracht dienst Secretariaat Ledegem (3 dozen) o Overdracht dienst Burgerzaken Wielsbeke (16 dozen) o Overdracht dienst Financiën Moorslede (21 dozen) o Overdracht dienst Financiën Hooglede (21 dozen) o Overdracht Dienstenhuis OCMW Hooglede (6 dozen) o Overdracht dienst Woonzorg OCMW Moorslede (8 dozen) o Overdracht Sociale Dienst OCMW Moorslede (97 dossiers) o Overdracht dienst Financiën Ledegem (53 dozen) o Overdracht Sociale dienst OCMW Hooglede (23 dozen) o Overdracht De Leest OCMW Izegem (18 dozen) - Wanneer een dienst een overdracht wenst te doen, dient de IGA doorgaans nog eens de procedure toe te lichten. Ook zijn er in het kader van archiefoverdrachten vaak vragen omtrent de bewaartermijnen van documenten en dossiers. - Voorbereiden om in het OCMW Moorslede Probat te gebruiken voor het invoeren van dossiers zodat de overdrachten nog vlotter kunnen verlopen (opmaak van een eerste versie van een handleiding voor het invoeren van sociale dossiers in Probat, opmaak van een archiefoverzicht). Overleg met o.a. OCMW-secretaris hieromtrent (29/03) - Overleg in WZC Ter Linde, Gits (06/03) over mogelijke aanpak archiefoverdrachten en geven van aanbevelingen omtrent huidige bewaarplaats van het archief 3
Digitaal archief - Ontmoeting met Luc Vervaecke van Zeticon/Mediahaven (16/01) over gebruik van hun beeldbank bij andere intergemeentelijke samenwerkingen - Jochen Deprez tracht een duidelijke kijk te krijgen op de stand van zaken van het digitaal archief in de besturen waar de IGA reeds acties ondernam, nl. Ledegem, Hooglede en Izegem (01/2018 en 02/2018) - Overleg omtrent de algemene verdere aanpak omtrent het digitaal archief (15/02) - Verdere uitrol van de nieuwe digitale mappenstructuur in Izegem: o Opstart Preventieadviseur (17/01), opvolgensmoment (20/03) o Opvolgen stand van zaken dienst Lokale Economie (17/01) o Opvolgen stand van zaken Eperon d Or en dienst Toerisme (22/02) o Opvolgen stand van zaken De Leest (23/02) o Opstart personeelsdienst (22/03) - Opstart en uitrollen van de nieuwe digitale mappenstructuur in Wingene: o Overleg met gemeentesecretaris en IT-dienst omtrent aanpak voor de implementatie van een nieuwe digitale mappenstructuur (11/01) o Uitwerken van een voorstel voor een generieke digitale mappenstructuur en deze terugkoppelen met de IT-dienst o Overleg met gemeentesecretaris en IT-dienst omtrent voorstel generieke digitale mappenstructuur (25/01). Verwerken van feedback. o Toelichting van voorstel generieke digitale mappenstructuur op het MAT (08/02). Verwerken van feedback. o Opmaken van richtlijnen en een geheugensteun omtrent bestandsnaamgeving (14/03) o Uitwerken voorstel digitale mappenstructuur LDC Geselle en opstartmoment (22/03) - Verdere uitrol van de nieuwe digitale mappenstructuur in Ledegem: o Overleg met de IT-dienst om terug een duidelijke zicht te krijgen op de huidige stand van zaken en de verdere aanpak (30/01) o Overleg met diensthoofd grondgebiedszaken over aanpak en voorstel digitale mappenstructuur (14/03) o Overleg met diensthoofd grondgebiedszaken over voorstel digitale mappenstructuur (24/04) - Overleg over mogelijke opzet en aanpak voor het uitrollen van een nieuwe digitale mappenstructuur in Wielsbeke (25/04) - Opvolgen van de in gebruik name van de nieuwe digitale mappenstructuur in Hooglede, revisie van de mappenstructuur (03/2018) Digitalisering van archief - Izegem: o Overleg met Vanden Broele omtrent de mogelijkheden voor de digitalisatie van de aktes burgerlijke stand en bevolkingsregisters n.a.v. de invoering van DABS (18/01) 4
o Tatsevoet doet verder met het inscannen van de foto s van het Herfstmuziekfestival. Ingescande foto s worden van op de One Drive door IGA gedownload en vervolgens op de server van stad Izegem geplaatst. - Opvolgen van de stand van zaken van de digitalisatie van de aktes burgerlijke stand Ledegem (01/2018) - Voorbereiden van de lancering van Scansearch Online Wingene: opmaak en input van de teksten (02/2018), overleg met dienst burgerzaken over lancering Scansearch Online en de geplande verhuis van de aktes burgerlijke stand en de bevolkingsboeken naar het archiefdepot (26/04) Vragen, opzoekingen en raadplegingen archief - Algemene historische vragen: o Raadplegen van het archief toneel Kunst & Vreugd, Hooglede (01/2018) o Info over bouw en renovatie Stasegemse kerk en kasteel waarvan de renovatie in 1903-1904 gebeurde door Izegemse architect Jules Vercoutere (01/2018) o Info over wielerwedstrijd die op 20 juni 1869 in Moorslede zou gereden zijn (01/2018) o Inkijken van telkaarten landbouwtelling 1948, Moorslede (01/2018) o Info over assietenaaien (01/2018) o Vraag naar info over verdwenen cafés in Moorslede (03/2018) o Info over de kerk Sint-Laurentiuskerk Wielsbeke (04/2018) - Genealogie: o Izegem: 7 vragen (01/2018), 6 vragen (02/2018), 1 vraag (03/2018) o Moorslede: 1 vraag (03/2018) - Nalatenschap / erfenis o Izegem: 1 vraag (01/2018) o Moorslede: 1 vraag (02/2018) - De IGA Midwest krijgt regelmatig vragen van personeel uit gemeente en OCMW die op zoek is naar een bepaald dossier uit het archief. Zo goed als steeds kan IGA hen de juiste plaats aanwijzen in het archiefdepot of het gezochte dossier aan de dienst bezorgen. Studiedagen, stuurgroep, teamoverleg, e.a. - Aanwervingsprocedure voor een nieuwe archiefmedewerker op C-niveau (opmaak schriftelijk en mondeling examen, jury samenstellen en briefen). Het schriftelijk gedeelte vond plaats op 23/01. Het mondeling gedeelte vond plaats op 14/02. Jordy Ferket startte bij IGA Midwest op 03/04. Zijn eerste werkweek werd Jordy bij alle besturen voorgesteld en rondgeleid. - Overleg met bestuur WAP voor de praktische organisatie van de WAP-dag (08/01). In 2018 treedt Izegem en IGA Midwest namelijk op als gastheer. - Overleg met gemeente- en OCMW-secretaris Wielsbeke (10/01) over mogelijke prioriteiten in het archief - Teamoverleg IGA (09/01, 24/01, 06/02, 20/02, 12/03, 20/03, 17/04) 5
- Medewerking aan presentatiefilmpje Projectvereniging BIE (15/01). Ook de IGA Midwest komt in de presentatiefilm aan bod. - Bijwonen van de vorming omtrent informatiebeheer en optimalisatie fileserver georganiseerd door VERA in Leuven (18/01) - Bijwonen van de focusgroep voor de opmaak van de missie en visie van het archief Poperinge- Vleteren (23/01) - Overleg met stadssecretaris Izegem i.v.m. hun ambitienota (24/01) - Cultuursoirée van Projectvereniging BIE waar ook de actie van de IGA Midwest naar aanleiding van het 10-jarig bestaan van Erfgoedcel TERF wordt toegelicht (25/01) - Bijwonen van de workshop omtrent de Probat-website in het Provinciaal Archief (26/01) - Bijwonen van het teamvormingsmoment BIE omtrent de DISC-test (29/01) - Overleg met gemeentesecretaris Ledegem over de verdere aanpak van het analoog archief (30/01) - Overleg met de OCMW-secretaris Izegem omtrent de verdere aanpak van het archief (31/01) - Opmaak van een samenvatting voor opname in het jaarverslag van Midwest (02/2018) - Functioneringsgesprek met Leen Breyne (01/02) - Afstemming team Midwest (07/02) - Planningsgesprek met Jochen Deprez (15/02) - Overleg met de OCMW-secretaris Hooglede omtrent de verdere aanpak van het archief (15/02) - Uitwerken van een mogelijke Erfgoeddagactiviteit in het stadsarchief Izegem en gemeentearchief Moorslede, zorgen dat de activiteiten tijdig bij FARO online zijn ingediend (01/2018 en 02/2018) - Overleg met dienst communicatie Izegem n.a.v. Erfgoeddag (20/02) - Overleg met dienst communicatie Moorslede n.a.v. Erfgoeddag (21/02) - Opstellen van mini-expo in Izegem (16/04) en Moorslede (18/04) - Overleg met Bruynzeel omtrent de mogelijke inrichting van het nieuwe archiefdepot Wielsbeke (20/02) - Uitwerken van een case voor het schriftelijk examen voor de aanwerving van een intergemeentelijke archivaris in de regio Pajottenland & Zennevallei (02/2018), verbeteren van de examens (13/03) - Doorgeven van de melding van het Rijksarchief omtrent de invoering van het Centraal Strafregister en navragen bij de besturen waar de strafdossiers zich momenteel bevinden (02/2018) - Voorbereiden en bijwonen van de Intervisiegroep Midwest archief (25/02). Centrale thema: De opmaak en implementatie van een nieuwe digitale mappenstructuur met presentatie van gemeente Oostrozebeke. - Overleg met secretaris Tielt (25/02) omtrent doelstelling Intervisiegroep Midwest archief - Opmaak van een overzicht per bestuur van de verwezenlijkingen in 2017, geplande acties in 2018 en mogelijke betekenis van de IGA na 2018 (02/2018) - Overleg te Lichtervelde omtrent verhouding intervisiegroep Midwest archief en Stuurgroep Archief BIE (05/03) - Overleg met o.a. OCMW-secretaris Moorslede omtrent verdere aanpak van het archief (07/03) 6
- Bijwonen van de WAP-dag waarbij Izegem en de IGA Midwest optreden als gastheer (19/03) - Voorbereiden en bijwonen van de Stuurgroep IGA (21/03) - Overleg met gemeentesecretaris Moorslede omtrent verdere aanpak van het archief (29/03) - Bijwonen van de vorming Aan de slag met het nieuw decreet lokaal bestuur (19/04) - IGA Midwest neemt deel aan Erfgoeddag door het open stellen van de archiefdepots in Izegem en Moorslede en het tentoon stellen van een kleine selectie archiefdocumenten (22/04) - Voorbereiden en bijwonen van de Intervisiegroep Midwest archief (23/04). Centrale thema: de betekenis van de GDPR voor gemeentearchieven met toelichting door Pieter Sellenslagh, DPO van C-smarth - Bijwonen van de intervisie voor archivarissen georganiseerd door het Provinciaal Archief (26/04) - Bespreking Plan van eisen voor de Bogaertsite Izegem (26/04) - In de mate van het mogelijke bijwonen van het GIO BIE - Opvolgen van de communicatie over IGA via BIE-kanalen: aanleveren suggesties voor blogberichten op de Facebookpagina BIE, schrijven en plaatsen van blogberichten op webpagina van IGA. 7