Aanmeldingsprocedure 2012 SKIA - Stichting Keurmerk Internationale Arbeidsbemiddeling M: +31-(0)6-11600899 I: www.skia-eu.org T: +31-(0)85-2737920 Kvk: 18081724 E: secretariaat@skia-eu.org Rabobank: 10.27.28.860 EERLIJKE HUISVESTING VERDIENT EEN KEURMERK
.2. AANMELDINGSPROCEDURE... 3 TRAJECT AANMELDEN... 3 TRAJECT ADMINISTRATIEF... 3 TRAJECT HUISVESTING... 4 TRAJECT CERTIFICERING... 4 AANMELDINGSFLOW... 5 BIJLAGE: AANMELDFORMULIER EUROPEAN LEGAL LABOUR CERTIFICATE...6 SKIA werkt met een transparante organisatiestructuur. Informatie over haar beleid, criteria, procedures en voorwaarden zijn vrij toegankelijk via de website. Specifieke informatie over, voor en van belang voor enkel de aangesloten partijen zijn via het register toegankelijk. Website (http://www.skia-eu.org/): 1. Beleid 2012 2. Keurmerk - European Legal Labour Certificate 3. (Locale) Overheid 4. Aanmeldingsprocedure 5. Certificeringsprocedure 6. Controlerende Instellingen (CI s) 7. Tarieven 8. Algemene Voorwaarden Register (http://register.skia-eu.org/): 1. Service Level Agreement 2. Werkinstructie 3. (Locale) Overheid convenanten en beleidsnotities 4. Bed-voor-Bed regeling 5. Procedure Register
.3. Aanmeldingsprocedure Organisaties die arbeidsmigranten te werk stellen en/of huisvesten kunnen zich aanmelden bij SKIA teneinde het SKIA-keurmerk te verkrijgen om gecertificeerd te worden. Onder organisaties wordt verstaan elk bedrijf dat uit hoofde van haar inschrijving bij de kamer van koophandel activiteiten ontplooid waarbij arbeidsmigranten een rol spelen en/of organisaties die in het kader van de huisvesting deze marktpartij beleveren. TRAJECT AANMELDEN Door het insturen van het aanmeldformulier met de daarbij behorende bijlagen wordt de organisatie vermeld in het register met de status AANMELDEN. Het aanmeldformulier is te downloaden op www.skia-eu.org (zie bijlage). Belangrijke informatie voor het aanmeldformulier zijn: Tenaamstelling; De tenaamstelling dient overeen te komen met de inschrijving van de kamer van koophandel. Indien voor commerciële doeleinden een andere naam wordt gebruikt dit eveneens vermelden. Kamer van Koophandel; Een recent (niet ouder dan 3 maanden) uittreksel van de kamer van koophandel dient digitaal te worden bijgevoegd. o Uittreksel van de organisatie als ook eventueel van de holding maatschappij. o De hiërarchie van de organisatie dient door een organisatie structuur inzichtelijk te zijn, onafhankelijk welke plaats de organisatie in deze structuur inneemt. o Plaats van activiteiten in relatie tot huisvesting en/of arbeidsmigranten dienen in de hiërarchie van deze organisatiestructuur te zijn gemeld. Adres; Het bezoekadres en postadres van de organisatie vermelden. Aanmerken met welk adres men zichtbaar wil zijn in het register van SKIA. Directeur; Gegevens van de directeur zijn van belang bij beheer van het register. Contactpersoon; De directeur wijst een contactpersoon aan voor bevoegdheden voor het register. Branche organisatie; Indien aangesloten bij een branche organisatie vermelden bij welke. SKIA zal de certificering, indien wenselijk, bij afronden melden aan deze branche organisatie. o Geen aansluiting, graag advies. NEN certificering; Indien organisatie een NEN certificering heeft dit vermelden. o Geen NEN, graag advies regelgeving. Naam en handtekening; Het formulier dient door de bevoegde persoon (directeur) te worden ondertekend. Een digitale kopie identiteitsbewijs dient als bijlage te worden meegezonden. Na ontvangst van alle formulieren en bijlagen wordt de inschrijving bevestigd. Met de bevestiging wordt de organisatie geïnformeerd over welke audits zullen worden aangemerkt en door welke CI de audit en inspectie dient plaats te vinden. TRAJECT ADMINISTRATIEF Binnen twee tot zes weken na aanmelding wordt een eerste afspraak ingepland om te komen tot de inspectie van de administratieve processen van de organisatie. Afhankelijk de aanmelding en de aard van de organisatie wordt bepaald welke administratieve audit van toepassing is. Uitzendorganisatie; Een uitzendorganisatie is mogelijk aangesloten bij een branche organisatie. Deze branche organisatie heeft haar eigen methodiek ter controle van de administratie van de organisatie. Processen hoeven niet dubbel te worden geïnspecteerd. Indien er geen aansluiting is kan de audit toegespitst worden op de gestelde criteria voor het keurmerk. Werkgevers; Organisaties die als werkgever fungeren kunnen door aansluiting bij SKIA komen tot een meting van haar administratieve processen binnen een uitgebreide administratieve audit.
.4. Vastgoedaanbieders; De vastgoedaanbieder die in de vorm van aan te bieden woningen, of varianten hierop, worden in haar administratieve processen gecontroleerd op de voor die woningen of varianten benodigde vergunningen. Organisaties dienen eerst te voldoen aan de voorwaarden van de administratieve processen, voordat er controle van huisvestingslocaties uitgevoerd worden. Binnen twee weken na de administratieve controle zal de beoordeling worden gecommuniceerd. Bij een positieve beoordeling wordt direct het vervolgtraject ingezet. De organisatie wordt vermeld in het register met de status ASPIRANT. Bij een negatieve beoordeling wordt het administratieve traject en daarmee de inschrijving gepauzeerd: Na voltooiing door de organisatie van de, tijdens de eerste (oorspronkelijke) inspectie aangegeven majors en minors, kan de inschrijving weer worden geactiveerd. Her activeren van de inschrijving kan binnen een tijdsbestek van 1 jaar maximaal 1 keer worden gedaan. Na het verstrijken van de aanmeldtermijn (aanmelddatum + 1 jaar) dient een nieuwe inschrijving gedaan te worden waarbij de procedure en facturatie opnieuw wordt gestart. Een negatieve beoordeling kan binnen de aanmeldtermijn maximaal 2 keer voorkomen (1 e audit na eerste keer her activeren). Na 2 keer komt de aanmeldtermijn te vervallen en dient een nieuwe inschrijving te worden gedaan waarbij de procedure en facturatie opnieuw wordt gestart. TRAJECT HUISVESTING Het vervolgtraject na een positieve administratieve beoordeling na aanmelding houdt in dat de huisvestinglocaties door een, SKIA erkende, Controlerende Instantie worden geïnspecteerd op de daarvoor geldende criteria. Dit geldt enkel voor het jaar van aanmelding. De daaropvolgende jaren worden jaarlijks de huisvesting inspecties onafhankelijk van de administratieve controle ingepland. Het in de criteria opgenomen minimum aantal wordt bij inspectie beoordeeld. Minimaal 75% van dit geïnspecteerde aantal dient binnen de in het sanctiebeleid vermelde aangegeven termijnen te zijn goedgekeurd. Bij een positieve beoordeling, minimaal 75% van de inspectie eenheid is goedgekeurd, kan het vervolgtraject worden ingezet. De organisatie wordt vermeld in het register met de status GECERTIFICEERD. Bij een negatief resultaat kan de organisatie het traject pauzeren. Na voltooiing van de te ondernemen acties door de organisatie om te komen tot de gestelde criteria van het keurmerk kan de organisatie het traject weer her activeren: Her activeren van het traject huisvesting kan binnen een tijdsbestek van 6 maanden maximaal 1 keer worden gedaan. Na het verstrijken van de trajecttermijn (1 e inspectiedatum + 1/2 jaar) dient een nieuwe inschrijving gedaan te worden waarbij de gehele procedure opnieuw wordt gestart. De eerdere status van aspirant komt daarbij te vervallen. Na her activeren wordt opnieuw een in de criteria opgenomen minimum aantal locaties (andere dan bij de eerste inspectie en ad hoc inclusief de eerste inspectie) met een inspectie beoordeeld. Bij een tweede negatief resultaat wordt de inschrijving en daarmee de aanmelding opgeschort. De organisatie dient de aanmelding weer volledig opnieuw te starten. Een negatief resultaat kan maximaal 2 keer voorkomen (1 e inspectie na eerste keer her activeren). Na 2 keer komt de trajecttermijn te vervallen. TRAJECT CERTIFICERING Bij het bereiken van de status GECERTIFICEERD is de aanmelding van de organisatie een feit. Het vervolgtraject voor gecertificeerde ondernemingen is vermeld in de Certificeringsprocedure.
.5. AANMELDINGSFLOW Aanmelding Onderneming Heractiveren (binnen aanmeldtermijn max. 1x) 2 6 weken Aanmelden Administratieve Audit Negatief Positief Traject Gepauzeerd Aspirant REGISTER 2-6 weken Min. 75% positief Gecertificeerd HV inspectie Negatief Traject Gepauzeerd Jaarlijkse Periodieke Certificering Heractiveren (binnen trajecttermijn max. 1x) De in de procedures omschreven criteria, voorwaarden, stellingen en richtlijnen zijn gebaseerd op ervaringen, expertise en bestaande regelgevingen. SKIA behoudt zich het recht voor om wijzigingen, naar aanleiding van ontwikkelingen, aanpassingen in regel- en wetgeving, cases en praktijk, door te voeren. Stichting Keurmerk Internationale Arbeidsmiddeling European Legal Labour Certificate. Het in de procedures omschreven en gepubliceerde is zonder uitdrukkelijke toestemming van SKIA niet reproduceerbaar. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is overname van of delen hiervan niet toegestaan. Opgesteld door, informatie aangeleverd vanuit de organisatie van SKIA. Goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 28 februari 2012.
.6. BIJLAGE: AANMELDFORMULIER EUROPEAN LEGAL LABOUR CERTIFICATE Naam bedrijf Commerciële naam Kamer van koophandel ADRES Bezoekadres Postcode / Plaats Postadres Postcode / Plaats Telefoon algemeen Vermelding register: Ja / Nee Ja / Nee E-mail algemeen Website Naam directeur Mobiel directeur Email directeur Naam contactpersoon Mobiel contactpersoon Email contactpersoon Naam Holding (s) Kvk Holding(s) Branche organisatie NEN certificering Certificering melden aan branche org.: Ja Nee Ja Nee Dient hiermee een aanvraag in tot een te verrichten onderzoek teneinde het European Legal Labour Certificate te ontvangen. Het toetredingsonderzoek wordt uitgevoerd door een instelling die heeft aangetoond aan de daarvoor vereiste kwaliteit te voldoen. Ondergetekende verklaart ermee bekend te zijn dat: - mits SKIA de aanvraag aanvaardt, er een overeenkomst tot stand komt betreffende het eerder bedoelde onderzoek; - dat verkrijging van het certificaat en inschrijving in het register afhankelijk zijn van de resultaten van het eerdergenoemde onderzoek; - bevoegd te zijn, volgens opgave kamer van koophandel, te handelen voor de opgegeven organisatie. Ondergetekende is bereid de door de bij behorende vergoedingen ter zake deze certificering voor het verkrijgen van het certificaat te voldoen. ------------------------------------------------------ ------------------------------------ -------------------------------------------------- Naam Plaats, datum Handtekening Dit formulier geheel ingevuld en voorzien van de rechtmatige handtekening als digitale scan, inclusief bijlagen, versturen naar secretariaat@skia-eu.org. Kijk op http://www.skia-eu.org/register/aanmelden voor het digitale inschrijfformulier.