JAARVERSLAG 2008 STEDELIJK OVERLEG KOMMISSIES BO-EX (STOK)

JAARVERSLAG 2008 STEDELIJK OVERLEG KOMMISSIES BO-EX (STOK) BESTUUR Samenstelling Begin 2008 bestond het STOK-bestuur uit - Jan Ruijs, voorzitter - Loek Olij-v.d.Bovenkamp, secretaris - Ferdinand Hagen, penningmeester - Netty Keijzer, lid - Yvonne del Valle, lid - Renée v.d.vecht, lid. Jan Ruys en Yvonne del Valle waren aftredend, stelden zich herkiesbaar en werden herkozen. Ook in 2008 is gezocht naar nieuwe bestuursleden, maar hoewel zich twee kandidaatbestuursleden, Anne-Will Rijkse en Maltie Ramsingh, hebben aangemeld, hebben zij zich door drukke werkzaamheden teruggetrokken. Het bestuur kwam in 2008 negen maal in reguliere vergadering bijeen, terwijl een aantal malen overleg plaatsvond tussen enkele bestuursleden, wanneer nodig met Jaap v.d.veen van Stade. Centrale doelstellingen in 2008 Met het inzichtelijk maken van de mogelijkheden voor energiebesparing in de complexen is een begin gemaakt door het instellen van een werkgroep Energiebesparing. Bo-Ex heeft 2008 nodig gehad om alle woningen van een energielabel te voorzien, zodra deze labels bekend zijn kunnen in de werkgroep concrete plannen worden uitgewerkt voor energiebesparing. Door bespreking in het Bestuurlijk overleg met Bo-Ex is een betere klachtenafhandeling bij de verhuur aan speciale groepen bewoners tot stand gekomen. Er zijn bij het STOK-bestuur geen klachten meer gemeld. Door gesprekken van de contactpersonen in het bestuur met de bewonerscommissies is de betrokkenheid van STOK en bewonerscommissies verbeterd. Dit heeft tot nu toe echter niet geleid tot de aanwezigheid van meer bewonerscommissies op de Algemene ledenvergaderingen. Wel heeft het bestuur meer informatie over de activiteiten en werkwijze van de bewonerscommissies gekregen. Ook vragen de bewonerscommissies regelmatig om advies. Eind 2008 heeft STOK een enquête onder de bewonerscommissies gehouden over de gewenste vergaderlocatie voor de ALV, en wat zij belangrijk vinden om tijdens de ALV te bespreken. De rapportage van de gesprekken met de bewonerscommissies en de uitkomsten van de enquête vindt u in de bijlage. CONTACTEN MET DE COMMISSARISSEN Er is enkele keren contact geweest met de commissarissen Sjef Halkes en Yasemin Tümer. Zij zijn op verzoek van het bestuur bij een bestuursvergadering aanwezig geweest waarbij informatie werd uitgewisseld over de ontwikkelingen bij Bo-Ex, de Raad van Toezicht en de activiteiten en ervaringen van STOK. Bovendien woonde Yasemin Tümer een algemene ledenvergadering bij, om meer zicht te krijgen op wat er leeft bij de bewonerscommissies. STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 1

CONTACTEN MET DE ACHTERBAN Bewonerscommissies Begin 2008 waren 31 bewonerscommissies aangesloten bij de STOK, aan het eind van het jaar waren dit er 30. Algemene ledenvergaderingen Er zijn in 2008 vijf Algemene ledenvergaderingen gehouden. De huuronderhandelingen namen in dit jaar door de door de regering vastgestelde huurverhoging op inflatieniveau niet veel tijd in beslag. Het jaarverslag 2007, het financieel jaarverslag 2007, de begroting 2008 en de jaarplanning en het werkplan 2009 werden besproken. Verder kwamen o.a. aan de orde de leefbaarheidsbudgetten die Bo-Ex met ingang van 2008 ter beschikking stelde, het klachtenonderhoud, het Ondernemingsplan van Bo-Ex, de visitatie van Bo-Ex en is aandacht besteed aan mogelijkheid voor energiebesparing. Ook werden de gebiedsplannen voor de Spoorzone/De Gagel besproken. Op iedere Algemene ledenvergadering werd aandacht besteed in het rondje bewonerscommissies aan de knelpunten waarmee de commissies geconfronteerd worden. Deze punten worden dan bij het bestuurlijk overleg met de directie van Bo-Ex aan de orde gesteld. Schriftelijke informatie De Nieuwsbrief wordt onder alle leden van de aangesloten bewonerscommissies verspreid. In 2008 verscheen de Nieuwsbrief vier maal. In het eerste nummer werd aandacht besteed aan de herstructurering van De Gagel/Spoorzone, de leefbaarheidsbudgetten en balansventilatie. In het tweede nummer werd ingegaan op alles rondom de leefbaarheidsbudgetten van Bo-Ex en de communicatie bij structurele problemen aan de hand van de problemen die bij het Joke Smitplein werden ervaren. In het derde nummer werden wijzigingen in de wet Overleg huurders-verhuurders, het contact van de STOK met de bewonerscommissies en de cursus Omgaan met jongeren besproken en werd een vragenlijst bijgevoegd over het bijwonen en de vergaderplaats van de Algemene ledenvergaderingen. De uitslag van de enquête over de ALV kwam aan de orde in het vierde nummer, samen met een verslag over De dag van de Energie, de werkgroep energiebesparing en vouchers voor bewonersinitiatieven. In het Bewonersblad dat door Bo-Ex onder alle huurders wordt verspreid werd in elk nummer een bijdrage van de STOK geplaatst, waarin o.a. de leefbaarheidsbudgetten, de kwaliteit van dienstverlening van Bo-Ex, servicekosten en de rondgangen van Bo-Ex in de complexen en het serviceabonnement werden besproken. Internet De STOK is ook in 2008 op de eigen website www.stokachterdedeur.nl 24 uur per dag bereikbaar geweest. Op deze website staat informatie over wat de STOK en de bewonerscommissies doen als belangenbehartigers van de huurders en over de rechten en plichten van huurders. De website wordt bijgehouden door Patricia Tureay en Jaap van der Veen. Het is ook mogelijk geworden als bewonerscommissie gegevens op de site te plaatsen. Eind 2008 hadden drie bewonerscommissies een eigen pagina op de website van STOK. Voor een enquête over de vergaderlocatie voor de ALV heeft STOK naast een vragenlijst in de Nieuwsbrief ook gebruik gemaakt van een formulier op de website. In totaal heeft de website in 2008 ongeveer 11.000 bezoekers gehad en ongeveer 32.000 paginaweergaven gegenereerd. De meest bezochte pagina s betroffen (behalve de beginpagina) informatie voor en over bewonerscommissies, vooral het stappenplan, de STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 2

algemene informatie en het overzicht per straat en of er een bewonerscommissie bestaat. De top 5 van de meest gevraagd pagina s zijn: Beginpagina (gemiddeld circa 340 keer per maand), stappenplan bewonerscommissies (circa 110), overzicht bewonerscommissies (circa 90), voor welke straten bestaat er een bewonerscommissie (circa 50) en rechten van de huurders (circa 42). De zoekmachine Google is de belangrijkste website waarlangs men op de website van STOK komt, en verder Bo-Ex, De Bundeling en aangesloten bewonerscommissies met een eigen website. CONTACTEN MET BO-EX Bestuurlijk overleg In 2008 heeft het STOK-bestuur vier maal overleg gehad met BO-EX, o.a. over de jaarlijkse huurverhoging, de brochure over de Geschillenadviescommissie, leefbaarheidsactiviteiten, KWH-label, de werkgroepen en legionella. Bij ieder overleg worden ook de knelpunten die op de Algemene ledenvergaderingen door de leden van de bewonerscommissies aan de orde worden gesteld, behandeld. De antwoorden van Bo-Ex op de knelpunten worden teruggekoppeld naar de bewonerscommissies op de volgende Algemene ledenvergadering. Werkgroepen In 2008 is met BO-EX samengewerkt in een aantal werkgroepen, t.w. - Werkgroep Leefbaarheidsbudgetten (waarin namens de STOK zitting hebben Netty Keijzer, Loek Olij en Yvonne del Valle, namens de bewonerscommissies mw. G.v.d.Brink, mw. C.v.Es en mw. W.Tol, namens Bo-Ex Nicole Westerbeek). Deze werkgroep kwam in 2008 nog eenmaal bijeen. In deze bijeenkomst werd de communicatie richting bewoners (brochure, ansichtkaart, artikelen in Woonkrant en Bewonersblad, op website en een folder met de reglementen) en de interne werkprocedure met de daarbij behorende documenten doorgenomen. Ook kwam de samenstelling van de comm-issie die de aanvragen voor het grote budget gaat beoordelen ter sprake. Daarna werd deze werkgroep opgeheven. Rapportage over de projecten zal plaatsvinden aan het STOK-bestuur. -Werkgroep CSPC (Aanpak structurele problemen) (namens de STOK hebben hierin zitting Netty Keijzer, Loek Olij, namens de bewonerscommissies Patricia Tureay en Susan v.d. Vlist, namens Bo-Ex Nicole Westerbeek, bijgestaan door Martin Gunther). De werkgroep is in 2008 vijf maal bijeen geweest. De doelen: probleemsignalering, tussentijdse communicatie en de status van het overleg en de formele bevoegdheden van de betrokken partijen. Dit zal aan de hand van de case Joke Smitplein gebeuren. De werkzaamheden van de werkgroep resulteerden in het rapport Luisteren, dat aan de Directie van Bo-Ex is aangeboden. Het STOK-bestuur zal in het Bestuurlijk overleg op de hoogte worden gehouden van wat er met de gedane aanbevelingen gebeurt. -Werkgroep Energiebesparing (namens de STOK hebben zitting Netty Keijzer, Loek Olij en Jan Ruijs, bijgestaan door Jaap v.d.veen, namens Bo-Ex Martin Gunther, Arjan van Zaanen en Rolf v.d. Weide). Dit jaar heeft de werkgroep zich voornamelijk beziggehouden met de labeling van de woningen van Bo-Ex en de daarbij betrokken problemen en de ambities van Bo-Ex wat betreft energiebesparing - De werkgroep Strategisch Voorraadbeleid is dit jaar niet bijeen geweest, omdat daartoe geen aanleiding bestond. STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 3

CONTACTEN MET KOEPELORGANISATIES WAAR DE STOK LID VAN IS De Bundeling In 2008 werden de bijeenkomsten van de Bundeling bijgewoond door Netty Keijzer en Yvonne del Valle. De overige bestuursleden worden door hen en via de door De Bundeling uitgegeven Nieuwsbrief op de hoogte gehouden van wat er bij de Bundeling gebeurt. Regionaal Huurdersberaad Ook in 2008 was het door gebrek aan menskracht niet mogelijk regelmatig de vergaderingen bij te wonen. Waar nodig treedt de Bundeling als onze woordvoerder op. De Woonbond De ledenvergaderingen en andere bijeenkomsten van de Woonbond worden zoveel mogelijk door Yvonne del Valle en Netty Keijzer bijgewoond en de periodieken van de Woonbond worden door alle bestuursleden gelezen. In de bestuursvergaderingen wordt verslag uitgebracht, terwijl Yvonne del Valle regelmatig voor schriftelijke verslagen zorgt. Soms wordt bijgedragen in de kosten die bewonerscommissies maken om bijeenkomsten of cursussen van de Woonbond bij te wonen. Van deze bijeenkomsten wordt door de bewonerscommissie een verslag ingeleverd, wat in de Nieuwsbrief wordt gepubliceerd. In december kwam Riky Bouwman, een consulent van de Woonbond, kennis maken met het bestuur. ONDERSTEUNING DOOR STADE Ook in 2008 verleende Jaap v.d.veen van Stade Advies inhoudelijke en procesmatige ondersteuning aan het bestuur en coördineerde hij de uitvoering van een aantal besluiten. Brechtje Parent verzorgde de secretariële en Elly Barkel de financiële ondersteuning. BO-EX financierde de ondersteuning door Stade. BIJLAGE: Rapportage Contacten van STOK met de bewonerscommissies in 2007 en 2008 STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 4

BIJLAGE Contacten van STOK met de bewonerscommissies in 2007 en 2008 In het kader van de werkplannen voor 2007 en 2008 zijn door STOK diverse activiteiten ondernomen om de contacten met de bewonerscommissies te versterken en de opkomst van de ledenvergaderingen te vergroten. Gesprekken van bestuursleden met bewonerscommissies In 2007 en 2008 hebben de contactpersonen van het STOK-bestuur soms bijgestaan door Jaap v.d.veen- gesprekken gevoerd met 10 bewonerscommissies, namelijk: - BC Noordzeestraat - BC Kruisstraat - HBV Joke Smitplein - BC Rijnlaan/Amstelstraat - BC Dommering/Brandenburchdreef - BC Antoniushof - Bewonersvereniging ZONOR - Bewonersfederatie 507 - BC Ivoordreef - BC Kwango/Zebra/Gambiadreef Andere bewonerscommissies vonden een gesprek niet nodig, bijvoorbeeld omdat zij al (regelmatig) contact met de STOK hadden via deelname aan de ALV of advisering door Stade. De bedoeling van de gesprekken met het bestuur was om uit deze bijeenkomsten de knelpunten in de contacten tussen de bewonerscommissies en de Bo-Ex vast te stellen en te zien of er gemeenschappelijke knelpunten zijn. De uit de gesprekken naar voren gekomen problemen werden door de STOK besproken met Bo-Ex in het directieoverleg en gezamenlijk werd dan naar een oplossing gezocht. Uit alle gesprekken kwam naar voren dat de problemen bijna altijd terug te voeren zijn tot een gebrekkige communicatie tussen Bo-Ex en de betrokken bewonerscommissies. Op brieven wordt niet vlug genoeg gereageerd, ondanks de afspraak dat binnen enkele dagen gereageerd zal worden met een berichtje dat de brief ontvangen is en wanneer daarop een inhoudelijke reactie kan worden tegemoet gezien. In het algemeen laat de uitvoering van gemaakte afspraken te wensen over (o.a. bij het toesturen van de verslagen van de rondgangen en de uitvoering van de daarbij gemaakte afspraken). Je moet de zaken vaak zelf meermalen aan de orde stellen. Voorbeelden van besproken onderwerpen en de eventueel genomen maatregelen ter oplossing: het mechanische ventilatiesysteem op het Joke Smitplein. Dit was een lijdensweg voor de betrokken huurders. Bij Bo-Ex en de betrokken onderaannemers liep het vaak niet zoals was gepland. Diverse malen heeft de STOK hierover aan de bel getrokken in het directieoverleg met Bo-Ex. Om dergelijke problemen in de toekomst zoveel mogelijk te beperken is door Bo-Ex een werkgroep ingesteld, bestaande uit enkele bestuursleden, mensen van Bo-Ex, Jaap v.d. Veen en twee leden van de bewonerscommissie Joke Smitplein, die algemene aanbevelingen voor de toekomst heeft gedaan. Deze aanbevelingen worden nu intern bij Bo-Ex besproken. STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 5

Legionella in Rivierenwijk was een levensgroot probleem, wat pas na herhaalde klachten door Bo-Ex serieus werd genomen. Uit dit geval werd lering getrokken, bij een volgend geval (Dommering/Brandenburchdreef) werd adequaat en tot tevredenheid van de bewoners gereageerd. In onderzoek bij TNO is nog of de kosten v oor Rivierenwijk verhaalbaar zijn. Renovatie complex 106/107 verliep zo moeizaam, dat Bo-Ex een evaluatieonderzoek liet uitvoeren. Daaruit is een aantal aanbevelingen voor de toekomst voortgekomen, waarvan Bo-Ex een aantal heeft overgenomen. STOK houdt de vinger aan de pols bij de toepassing daarvan. Antenneschotels worden in het complex van ZONOR willekeurig aan de woning bevestigd, ondanks een verbod hiervan in het nieuwe huurcontract. STOK heeft dit enkele malen in het directie verleg aan de orde gesteld. Mechanische ventilatie Antoniushof. Bij het groot onderhoud van 2003 zijn nieuwe dakventilatoren geplaatst, die veel geluidsoverlast veroorzaakten. Er is een werkgroep gevormd bestaande uit Bo-Ex en de bewonerscommissie, Daarna is een oplossing gevonden. Gebiedsaanpak De Gagel Met de bewonerscommissies voor Ivoordreef en Kwango/Zebra/Gambiadreef en anderen zijn contacten geweest over de gebiedsplannen en de gevolgen daarvan voor de huurders. Tevens zijn overleggen geweest tussen alle betrokken bewonerscommissies in het gebied, Huurderstaal, Woonbond, gemeente en corporaties over de wijze van inspraak. Dit heeft ertoe geleid dat alsnog verschillende oplossingen voor de toekomst van de 10-hoog flats worden onderzocht en besproken met de bewoners. Met de Bewonersfederatie 507 zijn gesprekken geweest over de gevolgen van het niet doorgaan van de renovatieplannen en de problemen op het gebied van (groot) onderhoud. Korte adviezen aan bewonerscommissies Verder heeft Jaap v.d. Veen als adviseur van STOK met een aantal bewonerscommissies contact gehad en zo nodig advies gegeven over zaken als: - bezoek aan de Energiedag - behandeling van aanvragen voor het leefbaarheidsbudget - overleg tussen Bo-Ex en huurders in complexen met gemengd eigendom - pagina op website STOK Dit zijn meestal bewonerscommissies die ook op de ALV komen. Enquête over de ALV In het najaar van 2008 is een enquête onder de bewonerscommissies gehouden over de motieven om een ALV te bezoeken en eventuele drempels daarvoor, zoals de locatie. Uitslag per 16 december 2008 Respons: Er zijn 14 reacties binnengekomen, van 10 bewonerscommissies. Dit zijn allemaal bewonerscommissies die de ALV regelmatig of soms bezoeken. Veel formulieren uit de Nieuwsbrief zijn tijdens de ALV ingeleverd. De overige formulieren zijn ongeveer even vaak via de post als via de website binnengekomen. Conclusie vergaderlocatie ALV STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 6

Vier respondenten geven aan dat de huidige locatie een probleem is. In het overzicht zijn deze scores vet weergegeven. Dit zijn een lid van de BC Biltsche Grift, van HBV Joke Smitplein, een lid van de BC Ivoordreef en een lid van de Bewonersfederatie 507. De derde respondent heeft dit waarschijnlijk verkeerd ingevuld omdat er als toelichting bijstaat dat het een luxe kantoorplek en lekkere koffie is. De eerste respondent stelt Stade als vergaderlocatie voor, eventueel afwisselend Stade en Bo-Ex. Een ander lid van de Biltsche Grift noemt de huidige vergaderlocatie niet een belemmering om deel te nemen, maar stelt ook voor om afwisselend bij Stade en Bo-Ex te vergaderen. Het lid van HBV Joke Smitplein vindt Bo-Ex te ver en zou Stade beter vinden. De andere respondenten zijn tevreden met de vergaderlocatie bij Bo-Ex. Redenen om deel te nemen aan de ALV Interessant zijn ook de redenen die aangegeven worden om deel te nemen aan de ALV. Het hoogst scoren (tweederde of meer noemt dit): - informatie uitwisselen met andere bewonerscommissies - meepraten over activiteiten en standpunten van STOK - knelpunten van onze bewonerscommissie naar voren brengen Een derde tot de helft heeft ook de andere motieven aangekruist: - een interessant thema (genoemd worden energielabel, afrekening servicekosten, steun aan wijken in Utrecht Vernieuwt, huurbeleid) - persoonlijk contact Zie voor de volledige uitslag pagina 4 en 5. Projectmatige ondersteuning door Stade Advies In 2007 heeft Stade Advies de bewonersvereniging Het Nieuwe Woonhuis projectmatig (los van overeenkomst voor advisering van STOK) geadviseerd in het kader van de evaluatie van haar samenwerkingsovereenkomst met Bo-Ex. Hierbij kwamen zaken aan de orde als de huurverhoging bij mutatie en de werkwijze Bo-Ex bij mutatieonderhoud. In 2008 is hierover nog incidenteel contact geweest in het kader van de advisering van bewonerscommissies voor STOK. Tenslotte verzorgt Stade Advies projectmatige advisering op het gebied van herstructurering aan de volgende bewonerscommissies: - bewonersvereniging Jaffa (501) - bewonerscommissie J. v.d. Doemstraat (402) - bewonerscommissie Reitdiepstraat - bewonerscommissie Groeneweg (503) Deze bewonerscommissies zijn wel bij STOK aangesloten (behalve de Reitdiepstraat), maar zij hebben verder weinig contact met STOK. Alleen de bewonersvereniging Jaffa is wel eens op een ALV geweest. De oorzaken hiervan liggen vooral in de drukke en specifieke activiteiten van deze bewonerscommissies. Sommigen bezoeken wel bijeenkomsten die de Bundeling organiseert over de herstructurering. Utrecht Derde versie 10 maart, aangepast na bespreking in ALV van 3 maart. Loek Olij Renée van der Vecht Jaap van der Veen STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 7

Enquête ALV STOK 2008 Uitslag 16 december 2008 Totaal Respondent 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 abs % Via website 1 1 1 1 4 29% Via nieuwsbrief 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10 71% Totaal 14 100% 1.Hoe vaak komt u of uw bewonerscommissie naar de ledenvergaderingen van STOK? Meerdere keren per jaar (regelmatig) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 64% Gemiddeld 1 keer per jaar 1 1 2 14% Soms 1 1 2 14% Nooit 1 1 7% 2. Wat zijn voor u redenen om de ledenvergadering te bezoeken? Informatie uitwisselen met andere bewonerscommissies 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 79% Meepraten over activiteiten en standpunten van STOK 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10 71% Knelpunten van onze bewonerscommissie naar voren brengen 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 64% Als er een interessant thema besproken wordt, 1 1 1 1 1 1 1 7 50% Voorbeeld: 1 1 1 1 4 29% Persoonlijk contact 1 1 1 1 1 5 36% Ik heb geen belangstelling om de ledenvergadering te bezoeken 0 0% 3. Is voor u de huidige vergaderlocatie van de ledenvergadering een belemmering om te komen? Ja 1 1 1 1 4 29% Toelichting: 1 1 1 3 21% Nee 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10 71% 4. Als de huidige locatie voor u een probleem is, welke locatie zou dan beter zijn? 1 1 2 14% STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 8

5. Opmerkingen Opmerking: 1 1 1 1 4 29% Naam 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 13 93% Bewonerscommissie (nr) 1 2 3 4 5 2 5 2 6 7 6 8 1. Bew.ver.Van Baarenhove 1 1 7% 2. BC Biltse Grift 1 1 1 3 21% 3. BC Rietveldhof/Metsustraat 1 1 7% 4. ZONOR 1 1 7% 5. BC Ivoordreef 1 1 2 14% 6. Bew.ver. Buitenplaats 55+ 1 1 2 14% 7. BC Brandenburch/Dommeringdreef 1 1 7% 8. HBV Joke Smitplein 1 1 7% 9. Bewonersfederatie 507 Lombok 1 1 7% 10. BC Antoniushof 1 1 7% STOK Jaarverslag 2008 goedgekeurd op de ALV van 3 maart 2009 9