Deel 4 Informatiebronnen, Versie 2.0
Inhoudsopgave 1. Informatiebronnen... 3 1.1 Leidraad COBRA... 3 1.2 4all... 3 1.3 Witte kaart voor zorgcontinuïteit en rampenbestrijding... 4 1.4 Risicokaart (www.risicokaart.nl )... 5 1.5 Overige websites... 5 2. Taakkaarten... 6 2.0 Alarmeringslijstje Crisisorganisatie... 6 2.1 Taakkaart Voorzitter CBT... 8 2.2 Taakkaart secretaresse CBT... 10 2.3 Taakkaart manager zorg... 11 2.4 Taakkaart manager facilitair... 12 2.5 Taakkaart Communicatie... 13 2.6 Taakkaart P&O... 14 2.7 Taakkaart ICT... 15 2.8 Taakkaart Crisiscoördinator... 16 Bijlage 1 Afkortingen... 18 Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 2 van 18
1. Informatiebronnen 1.1 Leidraad COBRA De leidraad COBRA is een hulpmiddel waarmee organisaties voor verpleging en verzorging zich kunnen voorbereiden op het continueren van zorg bij een calamiteit, ramp of crisis. De leidraad kan gebruikt worden als een quick scan om te kijken of een organisatie goed is voorbereid als hulpmiddel bij het opstellen van een plan van aanpak om de leidraad COBRA et implementeren bij het uitwerken van een zorgcontinuïteitsplan met daarin de maatregelen die de continuïteit van zorg bij een calamiteit, ramp of crisis waarborgen bij het actueel houden en borgen van de plannen die ingaan op de continuïteit van zorg. De Leidraad COBRA (versie 2012) is te downloaden via www.ggd.groningen.nl 1.2 4all 4all is een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke web applicatie en dient een tweeledig doel: 1. Inzicht in de zorgcontinuïteit van ketenpartners 2. Informatievoorziening tijdens een grootschalig incident 4all leidt u door een programma waarin de instelling de volgende informatie kan vastleggen: Algemene gegevens zorginstellingen Gegevens over beschikbaarheid crisiscoördinator Capaciteitsgegevens van de instelling Stand van zaken over voorbereiding van de instelling op een disbalans tussen zorgvraag en zorgaanbod. Wanneer 4all volledig is ingevuld, beschikt de organisatie over een complete status van de organisatie op een disbalans tussen zorgvraag en zorgaanbod. De zorginstelling en de hulpverleningsdiensten hebben dan tijdens een calamiteit een zo actueel mogelijk beeld van de capaciteit van uw eigen instelling en de mate van voorbereiding op een calamiteit, ramp of crisis. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 3 van 18
Extra voordelen 4all Zowel de zorginstelling als het -bureau kan zien hoe de continuïteit binnen de organisatie is geregeld. Het geeft de capaciteit van participerende organisaties weer. Snel en gemakkelijk een overzicht van de organisaties in de omgeving en hoe zij de continuïteit van zorgverlening hebben geregeld. Het -bureau heeft de mogelijkheid tot analyse van de omvang van een calamiteit. De zorginstelling kan een uitdraai uit 4all invoegen. Dit kan als samenvatting huidige stand van zaken worden beschouwd. Informatie over 4all is verkrijgbaar bij het bureau. 1.3 Witte kaart voor zorgcontinuïteit en rampenbestrijding Door slim gebruik te maken van basisregistraties komen belangrijke gegevens over zorgcontinuïteit beschikbaar. Zowel het Nederlands Handels Register (NHR) als de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) zijn basisregistraties die overheidspartijen verplicht zijn te gebruiken. Het Handelsregister bevat de namen, adressen en activiteittype van de zorginstellingen. De BAG bevat per adres de juiste schrijfwijze en het exacte coördinaat voor op de kaart. Nederland heeft afspraken gemaakt met de Kamer van Koophandel Nederland om structureel gebruik te maken van het NHR om zo altijd over de actuele adresgegevens van zorginstellingen te kunnen beschikken. Er is een selectie gemaakt uit de locaties die voor de van belang zijn: een verzameling van zo n 75000 instellingen en zorgaanbieders, waaronder ook apotheken, huisartsen, thuiszorg en gehandicaptenzorg. Behalve voor de geneeskundige hulpverlening biedt deze aanpak ook voordelen voor de zorginstellingen: zij hoeven geen basisgegevens van hun adressen meer in te voeren. Die komen nu rechtstreeks uit het NHR: eenmalige invoer, meervoudig gebruik. Met deze ontwikkeling wordt de informatiepositie van de geneeskundige hulpverlening aanzienlijk verbeterd. De informatie wordt vooral gebruikt tijdens een incident: om in getroffen gebied snel zorginstellingen te kunnen definiëren. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 4 van 18
1.4 Risicokaart (www.risicokaart.nl ) De Provinciale risicokaart is een digitale kaart waarop alle risico's staan aangegeven die onze inwoners lopen in hun dagelijks leven. U kunt denken aan LPG-stations, gebieden die overstromen na een dijkdoorbraak en plaatsen waar er met gevaarlijke stoffen wordt gewerkt. Al die gegevens op die kaart zijn meestal afkomstig van gemeenten. Soms komen ze van het Rijk, de provincie of een waterschap. De provincies zijn verantwoordelijk voor het beheer van de kaart. 1.5 Overige websites www.acutezorgnetwerk.nl Acute Zorg Netwerk Noord Nederland; van, voor en door de zorg! Mensen in acute, levensbedreigende situaties tijdig passende zorg bieden, regulier dan wel opgeschaald. Dát is het gezamenlijke doel van de partners in het Acute Zorg Netwerk Noord Nederland (AZNNN). Het team AZNNN ondersteunt de ketenpartners bij het bereiken van dit doel. Met een gezamenlijk opleidingsaanbod, door samenwerking tussen ketenpartners te stimuleren en door de kwaliteit in de acute ketenzorg te borgen. www.infopuntveiligheid.nl Het IFV is hét instituut van en voor de veiligheidsregio s in het versterken van de brandweerzorg en de aanpak op het terrein van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. www.crisisplein.nl Het project Netcentrisch Werken ondersteunt Veiligheidsregio's bij het invullen van het aspect informatievoorziening van het Besluit Veiligheidsregio's. www.otoportaal.nl De informatiebron voor de professionals in de zorg die te maken hebben met Opleiden, Trainen en Oefenen ter voorbereiding van geneeskundig handelen tijdens een ramp of crisis. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 5 van 18
2. Taakkaarten 2.0 Alarmeringslijstje Crisisorganisatie Interne koepelorganisatie (strategisch niveau) Persoon / functie Bereikbaarheidsgegevens RvB / Directie Crisiscoördinator; Leidinggevende P&O; Leidinggevende Zorg Leidinggevende Communicatie; Secretaris RvB / Directie; Administratieve ondersteuning;. Tactisch niveau Persoon / functie Bereikbaarheidsgegevens Centrum/regiomanager; 24/7 Teammanager locatie; Hoofd BHV; Hoofd Technische dienst;.. Operationeel niveau De medewerkers op de afdelingen geven samen met de BHVorganisatie uitvoer aan het in veiligheid brengen en het continueren van de zorg aan de cliënten. De BHV-organisatie van een zorginstelling is afgestemd op en bekend met de crisisorganisatie van de hulpdiensten en draagt ervoor zorg dat de hulpdiensten zo goed mogelijk binnen de zorginstelling kunnen acteren. Persoon / functie Bereikbaarheidsgegevens Hoofd BHV; 24/7 BHV ers;.. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 6 van 18
Communicatie Persoon / functie Voorlichter / communicatieafdeling; Gemeentelijke voorlichter;.. Bereikbaarheidsgegevens 24/7 Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 7 van 18
2.1 Taakkaart Voorzitter CBT 1. Kerntaken: - Tactisch leidinggeven aan het crisisteam; - Tactisch multidisciplinair samenwerken; - Rapporteren, adviseren en verantwoording. 2. Taken en activiteiten Tactisch leiding geven: - Geeft tactisch leiding gedurende een ramp/ crisis aan de uitvoering van de processen - Bepaalt wie er naar het COPI overleg met de hulpdiensten gaat - Analyseert en beoordeelt crisissituaties op basis van aangeleverde en gevraagde mono- en multidisciplinaire informatie; - Zorgt ervoor dat tactische besluitvorming plaatsvindt; - Coördineert opschaling en afschaling en informeert project- en procesleiders hierover en draagt zorg voor de aflossing en debriefing; - Alarmering en bijeenroepen crisisteam in daarvoor ingerichte locatie; o Belegt de eerste vergadering; o Laat medewerkers oproepen; - Leidt de vergaderingen; o Onderhoudt een vergaderdiscipline; o Coördineert activiteiten en stellen prioriteiten door wie en de snelheid; - Adviseert en faciliteert welke processen moeten worden opgestart binnen de organisatie en adviseert derden (bijvoorbeeld gemeentes, andere instellingen, etc.); - Wijst verantwoordelijkheden aan; - Bewaakt de voortgang van de uitvoering van de processen en stemt daartoe af met de indien aanwezig de Raad van Bestuur (indien nodig); - Vertaalt tactische besluiten naar operationele opdrachten; - Geeft opdrachten aan de procesleiders; - Geeft opdrachten aan de overige deelnemers (ondersteunende functionarissen) van Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 8 van 18
het crisisteam; - Is een aanspreekpunt vanuit en voor de partners maar is niet in plaats van de reguliere contacten die o.a. de procesleiders hebben met de partners; Tactisch multidisciplinair samenwerken: - Vormt samen met de procesleiders en ondersteunende functionarissen het crisisteam; - Analyseert en beoordeelt crisissituaties op basis van aangeleverde en gevraagde mono- en multidisciplinaire informatie en vormt met de deelnemers aan het crisisteam een gemeenschappelijk beeld van de situatie; - Stemt op tactisch/uitvoerend niveau af met de (Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg), ketenpartners en andere betrokken partijen; Rapporteren, adviseren en verantwoording: - Rapporteert over de voortgang van de uitvoering van de processen o.a. middels Sitraps; - Laat zich, door de procesleiders en andere deskundigen informeren en rapporteren over de voortgang van de situatie, opdrachten en knelpunten; - Ziet toe op het loggen en verslagleggen van de uitgevoerde werkzaamheden, ontvangen informatie en verstrekte opdrachten; - Organiseert de informatiestromen; - Verzamelt alle geregistreerde informatie (logboeken en sitraps) en draagt deze over voor evaluatie; - Faciliteert besluitvorming over prioritering van kritische processen (zie ook continuïteitsplan). 3. Verantwoordelijkheid van bijzondere situaties. Operationeel verantwoordelijk voor de aanpak 4. Uitvoering door Dienstdoende directeur. Zie telefoonlijst. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 9 van 18
2.2 Taakkaart secretaresse CBT 1. Taak: - Uitvoering van de administratieve ondersteuning; - Ondersteuning crisisteam in brede zin. 2. Taken en activiteiten Uitvoering van de administratieve ondersteuning: - Stelt agenda op van het crisisteam in overleg met voorzitter; - Stelt besluitenlijst /logboek op van het crisisteam en bespreekt dit met de crisiscoördinator; - Notuleert; - Houdt presentielijst bij; - Ondersteunt de crisiscoördinator bij het archiveren van belangrijke informatie. Ondersteuning crisisteam in brede zin: - Voert (tijdrovende) opdrachten uit ten behoeve van het crisisteam. 3. Verantwoordelijkheid Verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het crisisteam en/of operationele teams. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 10 van 18
2.3 Taakkaart manager zorg 1. Taak: - Aansturing van het zorgproces - Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies. 2. Taken en activiteiten Aansturing van het zorgproces: - is verantwoordelijk voor de operationele besluitvorming; - draagt zorg voor de uitvoering of het laten uitvoeren van de zorg; - stuurt medewerkers aan, geeft hen heldere opdrachten; - bewaakt de voortgang van de uitgezette opdrachten en acties. Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies - adviseert het crisisteam; - zorgt voor een compleet overzicht van de aanwezige cliënten - adviseert het CBT over opschaling qua personeel - adviseert het CBT over de praktische kant van zorgcontinuïteit - coördineert de inzet van extra opgekomen personeel - zorgt bij evacuatie voor een compleet overzicht van benodigd zittend/liggend vervoer - communiceert vakinhoudelijk eigen netwerk; - registreert besluitenlijst /logboek of laat dit uitvoeren. 3. Verantwoordelijkheid Verantwoordelijk voor het zorgproces. Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 11 van 18
2.4 Taakkaart manager facilitair 1. Kerntaken: - Aansturing van het proces facilitaire zaken & logistiek; - Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies. 2. Taken en activiteiten Aansturing van het proces facilitaire zaken & logistiek: - is verantwoordelijk voor de operationele besluitvorming; - draagt zorg voor de uitvoering of het laten uitvoeren van het proces facilitaire zaken & logistiek; - stuurt medewerkers aan, geeft hen heldere opdrachten; - bewaakt de voortgang van de uitgezette opdrachten en acties. Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies: - adviseert het crisisteam; - communiceert vakinhoudelijk eigen netwerk; - registreert besluitenlijst /logboek of laat dit uitvoeren. 3. Verantwoordelijkheid Operationeel verantwoordelijk voor het proces facilitaire zaken & logistiek. 4. Uitvoering door Zie telefoonlijst Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 12 van 18
2.5 Taakkaart Communicatie 1. Kerntaken: - Aansturing van het proces communicatie; - Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies. 2. Taken en activiteiten Aansturing van het proces communicatie: - is verantwoordelijk voor de operationele besluitvorming; - draagt zorg voor de uitvoering of het laten uitvoeren van het proces communicatie; - stuurt medewerkers aan, geeft hen heldere opdrachten; - bewaakt de voortgang van de uitgezette opdrachten en acties. Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies: - adviseert het crisisteam; - registreert besluitenlijst /logboek of laat dit uitvoeren. 3. Verantwoordelijkheid - Operationeel verantwoordelijk voor het proces communicatie 4. Uitvoering door Zie telefoonlijst Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 13 van 18
2.6 Taakkaart P&O 1. Kerntaken: - Aansturing van het proces personeel; - Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies. 2. Taken en activiteiten Aansturing van het proces personeel: - is verantwoordelijk voor de operationele besluitvorming; - draagt zorg voor de uitvoering of het laten uitvoeren van het proces personeel; - houdt toezicht op en doet voorstellen t.a.v. overwerk, vakantiedagen, ziekteverlof, financiële compensatie e.d.; - is verantwoordelijk voor de continuïteit van de salarisadministratie; - stuurt eigen medewerkers aan, geeft hen heldere opdrachten; - bewaakt de voortgang van de uitgezette opdrachten en acties. Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies: - adviseert het crisisteam; - communiceert vakinhoudelijk eigen netwerk; - registreert besluitenlijst /logboek of laat dit uitvoeren. 3. Verantwoordelijkheid Operationeel verantwoordelijk voor het proces personeel. 4. Uitvoering door Zie telefoonlijst Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 14 van 18
2.7 Taakkaart ICT 1. Kerntaken: - Aansturing van het proces ICT; - Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies. 2. Taken en activiteiten Aansturing van het proces ICT: - is verantwoordelijk voor de operationele besluitvorming; - draagt zorg voor de uitvoering of het laten uitvoeren van het proces ICT; - stuurt medewerkers aan, geeft hen heldere opdrachten; - bewaakt de voortgang van de uitgezette opdrachten en acties. Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies: - adviseert het crisisteam; - communiceert vakinhoudelijk eigen netwerk; - registreert besluitenlijst /logboek of laat dit uitvoeren. 3. Verantwoordelijkheid Operationeel verantwoordelijk voor het proces ICT Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 15 van 18
2.8 Taakkaart Crisiscoördinator 1. Kerntaken: - Verzamelen, beheren, analyseren en structureel verwerken van informatie; - Adviseren voorzitter crisisteam; - Rapporteren en informeren. 2. Taken en activiteiten Coördinatie van informatie verzamelen: - Beheert en verzamelt informatie ten behoeve van het crisisteam; - Bedient het crisisteam van informatie; - Verzamelt informatie vanuit het crisisteam en externe relevante partijen; - Bewaart relevante documenten tijdens rampsituaties; - Maakt informatie toegankelijk, overzichtelijk zodat er een totaalbeeld ontstaat van de situatie; - Ziet toe op de beveiliging van privacygevoelige informatie en informatie die om veiligheidsredenen beveiligd moet zijn; - Voert de opdrachten van de voorzitter crisisteam uit; - Archiveert relevante informatie. Adviseren voorzitter crisisteam: - Weet relevante actuele plannen, procedures, protocollen en formats te vinden en te gebruiken. Rapporteren en informeren: - Coördineert besluitenlijst en logboekitems en laat deze door de teamleden op juistheid en eenduidigheid controleren; - Bewaakt voortgang actiepunten uit crisisteamoverleg; - Signaleert tijdens het overleg open einden; - Draagt zorg voor het vastleggen van belangrijke momenten (o.a. motivatie van de wijze van optreden); Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 16 van 18
- Stelt in overleg met de voorzitter crisisteam Sitraps op; - Verspreidt Sitraps na akkoord van de voorzitter crisisteam. 3. Verantwoordelijkheid Operationeel verantwoordelijk voor het proces informatiemanagement. 4. Uitvoering door Zie telefoonlijst Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 17 van 18
Bijlage 1 Afkortingen AC Gz BHV GRIP GROP WTZI ZiROP RvB OT RWS GGZ CoPI OvD-G MKA NN Algemeen Commandant Geneeskundige zorg Bedrijfshulpverlening Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure GGD Rampenopvangplan Wet Toelating Zorginstellingen Ziekenhuis Rampen Opvangplan Raad van Bestuur Operationeel Team Rijkswaterstaat Geestelijke gezondheidszorg Commando Plaats Incident Officier van Dienst Geneeskundig Meldkamer Ambulancezorg Noord Nederland Auteur: NW/EvdM/FdV Status: definitief Pagina 18 van 18