Aanwezig: RAAD voor MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ZITTING van 18 juni 2014 Jos Cauwberghs - de voorzitter Godelieve Meulemans, Lochie Julie, Kris Hendrickx, Jos Steenwinckels, Conny Gevens, Joachim Lelièvre-Damit, Johny Stiers en Freddy Mannaerts - de raadsleden Bart Hendrix - de secretaris Véronique Sermon - voor de steunvergadering - maatschappelijk assistente OPENBARE ZITTING PUNT 1- Goedkeuring van het verslag van de vorige zitting keurt het verslag van 21 mei 2014 goed. PUNT 2 - Goedkeuring facturen Keurt volgende facturen en uitvragen tot uitbetaling goed: SODEXO, fakt.nr dd 31.05.2014 mbt de uitbating van de centrale keuken van het WZC voor de som van 15.763,27 incl. BTW; PUNT 3 - Goedkeuring rekening OCMW en jaarverslag dienstjaar 2013 Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op de bijgevoegde OCMW-rekening dienstjaar 2013; Gelet op het bijgevoegde jaarverslag 2013; Overwegende dat ieder raadslid hiervan een exemplaar heeft ontvangen; Gelet op de mondelinge toelichting ter zitting door de financieel beheerder; Besluit : Art 1 De rekening dienstjaar 2013 en het jaarverslag 2013 worden integraal goedgekeurd. 1
PUNT 4 Toetreden tot overeenkomst gemeente ivm de opdracht Verzekeringen - Doorlichting risico s en verzekeringspolissen - Begeleiding overheidsopdracht verzekeringen gemeente als opdrachtencentrale Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het schrijven van binnenlands bestuur van 8 januari 2014 met de voorstelling van een modelbestek consultancy-verzekeringen; Overwegende dat door gebruik van dit bestek efficiëntiewinsten zouden geboekt moeten kunnen worden; Overwegende dat in het kader van de opdracht Verzekeringen - Doorlichting risico s en verzekeringspolissen - Begeleiding overheidsopdracht verzekeringen voor aanbestedende overheid een overheidsopdracht gelanceerd werd door de gemeente; Overwegende dat voorgesteld wordt om het OCMW bij deze opdracht te laten aansluiten; Besluit : Art.1 Aan te sluiten bij de door de gemeente Hoegaarden gegunde opdracht en goedkeuring te verlenen aan het gemeentelijk bijzonder bestek voor de opdracht Verzekeringen - doorlichting risico s en verzekeringspolissen - Begeleiding overheidsopdracht verzekeringen voor aanbestedende overheid. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. Art.2 Deze opdracht wordt door de gemeente gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art.3. Deze beslissing op te nemen op de lijst met raadsbesluiten die toegezonden wordt naar de toezichthoudende overheid. PUNT 5 Overheidsopdrachten kennisneming levering gas- en elektriciteit voor gemeente- en OCMW-gebouwen. Dit betreft een overheidsopdracht die georganiseerd werd door Eandis. Leverancier gas voor 2015-2017 : ENI Gas & Power Leverancier elektriciteit voor 2015-2017 : Lampiris. 2
PUNT 6 - Personeel Goedkeuring rechtspositieregeling personeel categorie 1&2 (OCMW) en categorie 3 (WZC en externe poetsdienst), Gelet op het besluit van de raad dd 17.12.2008 tot goedkeuring van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en latere wijzigingen; Overwegende dat er door allerhande wetswijzigingen aanpassingen moeten gebeuren in de gemeentelijke rechtspositieregeling; Gelet op de aanpassingen in de tekst van de bijgevoegde gemeentelijke rechtspositieregeling; Gelet op het gunstig advies van het syndicaal overleg en het ter zake afgesloten protocol van akkoord dd 10.06.2014 Gelet op het overleg ter zake met de gemeente; Na bespreking; Gelet op de desbetreffende artikelen van het OCMW-decreet; BESLUIT: Art 1 De aanpassingen in de tekst van de bijgevoegde rechtspositieregeling personeel categorie 1&2 (OCMW) en categorie 3 (WZC en externe poetsdienst) worden goedgekeurd. PUNT 7 - Personeel- Goedkeuring arbeidsreglement personeel categorie 1&2 (OCMW) en categorie 3 (WZC en externe poetsdienst), Gelet op de desbetreffende artikelen van het OCMW-decreet; Overwegende dat er door allerhande wetswijzigingen aanpassingen moeten gebeuren in het gemeentelijke arbeidsreglement ; Gelet op de aanpassingen in de tekst van het bijgevoegde gemeentelijke arbeidsreglement; Gelet op het (on)gunstig advies van het syndicaal overleg en het ter zake afgesloten protocol van (niet)- akkoord dd 10.06.2014 Gelet op het overleg ter zake met de gemeente; Na bespreking; BESLUIT: 3
Art 1 De aanpassingen in de tekst van het bijgevoegde arbeidsreglement personeel categorie 1&2 (OCMW) en categorie 3 (WZC en externe poetsdienst) worden goedgekeurd. PUNT 8 - Goedkeuring algemeen kader intern controlesysteem. De raad Gelet op artikels 87, 99, 100 en 101 van het gemeentedecreet, waarin staat dat gemeenten moeten beschikken over een Intern Controlesysteem. Gelet op artikel 265 van het gemeentedecreet, waarin wordt bepaald dat Audit Vlaanderen periodiek het systeem van Interne Controle evalueert. Overwegende dat interne controle het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. Overwegende de vaststelling van het Intern Controlesysteem door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam d.d. 13.05.2014 en bespreking in het diensthoofdenoverleg, d.d. 15.05.2014. Overwegende dat het algemeen kader van het Interne Controlesysteem onderworpen is aan de goedkeuring van de gemeenteraad. BESLUIT Enig artikel De gemeenteraad keurt het algemeen kader van het Interne Controlesysteem, zoals geformuleerd in bijlage, goed. ALGEMEEN KADER : Organisatiebeheersing Gemeente & OCMW Hoegaarden DEFINITIE Interne controle staat voor organisatiebeheersing en wil het volgende bereiken: 1. het optimaliseren van de interne werking, zodat de beleidsuitvoering op een effectieve en efficiënte wijze ondersteund kan worden 2. het bewaken en verbeteren van onze dienstverlening, zodat burgers kunnen rekenen op een correcte, kwaliteitsvolle en moderne behandeling 3. het beheersen van alle risico s in de organisatie als geheel en van de specifieke diensten (2 sporen van organisatiebeheersing) 4. het bieden van een duidelijke houvast voor onze medewerkers. d.m.v. het uitschrijven van generieke procedures, taken en interne afspraken. Daarnaast zullen een aantal verantwoordelijkheden toegewezen worden, maken we duidelijke rapportageafspraken en bouwen we de nodige groeikansen in. 4
Het interne controlesysteem is geen doel op zich, maar moet in eerste instantie een meerwaarde zijn voor de organisatie. Bij uitbouw van het interne controlesysteem kiezen we voor een pragmatische aanpak en zetten we via een projectplan een groeitraject uit. Het interne controlesysteem is een dynamisch geheel, dat permanent moet worden aangepast aan de omstandigheden, het beleid, de doelstellingen en de risico s van de organisatie. Een interne controlesysteem biedt geen garantie dat er geen fouten meer gemaakt worden, maar helpt wel om de risico s te detecteren en ze te beperken. UITGANGSPUNTEN 1. Terminologie We kiezen voor het gebruik van de term Organisatiebeheersing in plaats van Interne Controle. Interne controle komt van het Engels to controle en wordt dus beter vertaald als beheersen in plaats van controleren. Bovendien ondersteunt de term organisatiebeheersing ook beter de positieve boodschap van het intern controlesysteem. 2. Maximale uniformiteit voor gemeente en OCMW Omwille van de sterke samenwerking tussen gemeente en OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding kiezen we voor een uniform kader van beide entiteiten. Voor de organisatie en werking van het intern controlesysteem wordt zoveel mogelijk samengewerkt. Daar waar nodig voorzien we maatwerk voor de specifieke diensten. 3. Methodiek De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen vormt de meest geschikte methodiek bij de uitwerking van de interne controle. Dit systeem focust op doelstellingen rond organisatiebeheersing. Deze doelstellingen zijn de basisvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om een organisatie in het algemeen goed te kunnen beheersen. Bij de doelstellingen staan de risico s die zich kunnen voordoen indien onvoldoende op die doelstellingen wordt ingezet en de beheersmaatregelen om de risico s af te dekken. We gebruiken de leidraad in een eerste fase als zelfevaluatie-instrument en onderzoeken waar we staan op het vlak van organisatiebeheersing. Ook in het kader van de rapportage, zowel naar het ambtelijke als politieke niveau wordt de leidraad gebruikt als kapstok. Bovendien is de leidraad het auditinstrument voor Audit Vlaanderen. Het model van de leidraad bestaat uit 10 thema s 1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (=DPR) 2. Belanghebbendenmanagement (=BHM) 3. Monitoring (=MON) 4. Organisatiestructuur (=ORG) 5. Personeelsbeleid (=HRM) 6. Organisatiecultuur (=CUL) 7. Informatie en communicatie (=ICO) 8. Financieel management (=FIM) 9. Facilitaire middelen (=FAM) 10. Informatie- en communicatietechnologie (=ICT) De verschillende thema s staan niet los van elkaar. Elk thema heeft tal van raakpunten met de andere thema s. Tussen de thema s bestaat een voortdurende wisselwerking. Naast de 10 thema s zien we in dit model de zogenaamde PDCA-cyclus. 5
Plan: doelstellingen formuleren en plannen maken om die doelstellingen te bereiken. Do: de organisatie zo uitbouwen dat plannen en doelstellingen op een effectieve, efficiënte, integere en kwaliteitsvolle manier kunnen gerealiseerd worden. Check: regelmatig opvolgen van de realisaties op basis van de planning. Act/adjust: bijsturen van realisaties en mogelijk ook van de plannen en doelstellingen. De filosofie achter de leidraad is dat een organisatie die inzet op een sterke interne werking op de 10 thema s zorgt voor de randvoorwaarden om een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie te zijn. De leidraad organisatiebeheersing wordt aangevuld met algemene technieken en sjablonen voor analyse, opvolging en rapportering, zoals voorzien in het veranderingsmanagement. FIGUUR 1 : schematische voorstelling leidraad organisatiebeheersing lokale besturen PUNT 9. Goedkeuring informatieveiligheidsplan. Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op de desbetreffende artikelen van het OCMW-decreet; Gelet op het informatieveiligheidsplan, bijgevoegd als bijlage; 6
BESLUIT: Art 1 Het informatieveiligheidsplan, bijgevoegd als bijlage, wordt goedgekeurd. PUNT 10. Kennisneming partnerovereenkomst met BOM Bezorgd om mensen vzw neemt kennis van de bijgevoegde partnerovereenkomst met af te sluiten met BOM - Bezorgd om mensen vzw ivm het Fonds voor Europese Hulp aan de Meest Behoeftigen. 7