Inkoop: definitie en regelgeving Handboek Financiën Universiteit Leiden (juni 2011) Beheer: Goovert Schipprheijn (UFB/UIL), G.M.Schipperheijngm@vuw.leidenuniv.nl, tsl. 3304
Inhoud 1. Inkoop: definitie en regelgeving 1.1. Definitie 1.2. Europese regelgeving en doelstelling 1.3. Beperking reikwijdte regelgeving 1.4. Waardeberekening 2. Inkooppakketten 2.1. Beschrijving huidige situatie 2.2 Nieuwe opdrachten 2.2.1 Opdrachten onder de 50.0002 2.2.2 Opdrachten tussen 50.000 en 193.000 2.2.3 Opdrachten boven 193.000 2.2.4 Opdrachten waarvoor maar één leverancier voor is of schijnt te zijn 2.3. Bestaande overeenkomsten 22 2.3.1. Contract compliance 221 2.3.2. Aanbestede overeenkomsten 222 2.3.3. zonder Europese aanbesteding tot stand gekomen overeenkomsten 223
1. Inkoop: definitie en regelgeving 1.1 Definitie Het inkopen kan worden omschreven als het verwerven van goederen, diensten of het laten verrichten van bouwwerkzaamheden tegen een factuur. Als twee partijen het eens zijn over de condities van het verwerven van goederen of diensten, dan is er een overeenkomst. Een overeenkomst is vormvrij, ze kan op allerlei manieren (schriftelijk, mondeling, electronisch, door gebaren etc.) tot stand komen. Onder contract wordt meestal een schriftelijke overeenkomst verstaan. 1.2 Europese regelgeving en doelstelling De universiteit is een publiekrechtelijke instelling die grotendeels met overheidsgeld wordt gefinancierd. Dat brengt met zich mee dat we voor onze inkopen vallen onder bepaalde wettelijke regels, die niet gelden voor bedrijven of privé-personen. Deze regels zijn op Europees niveau vastgesteld (via de aanbestedingsrichtlijn die in Nederlandse wetgeving is omgezet). De richtlijn heeft de volgende doelen: 1. Het openbaar maken van overheidsopdrachten en het verhogen van de transparantie. Dit voorkomt dat opdrachten via vriendjespolitiek onderhands gegund worden. 2. Verhogen van de doelmatigheid van de overheidsbestedingen. De gedachte is dat door aanbestedingen de prijzen zullen dalen. Zo kan de overheid minder geld uitgeven of meer krijgen voor hetzelfde geld. 3. Bevordering (Europese) marktwerking. Marktwerking en concurrentiestelling bevordert de doelmatigheid van bedrijven. De regels geven de kaders aan waarbinnen de selectie van leveranciers en de beschrijving van de vraag zich moeten begeven. De regels bepalen niet wat er gekocht wordt, wel hoe er ingekocht wordt. 1.3 Beperking reikwijdte regelgeving Deze regels gelden niet voor iedere opdracht van de universiteit. Zo vallen sommige opdrachten naar hun aard niet onder de regels (bijvoorbeeld de aanschaf en huur van onroerend goed), ook is er een drempelbedrag waaronder opdrachten niet hoeven worden aanbesteed. Deze drempel is voor leveringen en diensten 193.000 en voor bouwprojecten geldt een hogere drempel van 4.845.000. Deze drempelbedragen worden eens per twee jaar aangepast door de Europese Commissie. Zogenaamde concessiediensten, waarbij de universiteit aan een onderneming het recht verleend bepaalde dienstverlening te leveren aan derden, vallen niet onder de aanbestedingsrichtlijn. Te denken valt hier aan een horeca-onderneming die het recht verkrijgt om eten en drinken te verkopen op een universiteitsterrein/gebouw. 1.4 Waardeberekening De waardeberekening van opdrachten kan ingewikkeld zijn, maar de volgende uitgangspunten gelden: - Soortgelijke uitgaven dienen bij elkaar opgeteld te worden. De opdrachtberekening gaat dus niet per leverancier, maar over het soort uitgave. - Uitgaven worden berekend over de hele universiteit (niet per faculteit of eenheid) - Meerdere (kleine) soortgelijke opdrachten dienen minimaal over een jaar te worden opgeteld, bij doorlopende opdrachten over maximaal vier jaar. Als er een overeenkomst wordt opgesteld voor meerdere leveringen, dan dient de waarde over de duur van de overeenkomst te worden opgeteld. Vanwege de omvang van de universiteit vallen de meeste inkopen onder de aanbestedingsrichtlijn. Dat houdt in principe in dat de opdracht openbaar aanbesteed moet worden. Voor bepaalde uitzonderlijke opdrachten zijn er ook andere procedures (zoals onderhandelingen) beschikbaar. 2 Inkooppakketten Op de Universiteit Leiden is de inkoop geclusterd in zogenaamde inkooppakketten. Daarin worden soortgelijke inkopen bij elkaar opgeteld. Deze sommatie bepaalt of een inkooppakket onder de aanbestedingsrichtlijn valt. Uit een inkooppakket kunnen dan één of meer aanbestedingen volgen. 2.1 Beschrijving huidige situatie Veel zaken zijn door de universiteit al aanbesteed. Een aantal meestal strategische of omvangrijke zaken of zaken waarover eerst informatie moet worden verzameld nog niet. Ook zien we dat er niet altijd bij de gecontracteerde partijen wordt gekocht (contract compliance). De doelen van de afdeling Inkoop zijn om
nieuwe aanbestedingen te definiëren en om de contract compliance te verhogen. Uiteindelijk moet bij minimaal 80% van de totale uitgaven van de universiteit (die valt onder de aanbestedingsrichtlijn) de aanbestedingsrichtlijn gevolgd zijn. Naast het voldoen aan rechtmatigheid kan met verbetering van de inkoop op de universiteit ook meer kwaliteit voor een lagere prijs worden ingekocht. Aanvullende eisen zoals duurzaamheid kunnen via verbetering van inkoop een plaats krijgen. 2.2 Nieuwe opdrachten 2.2.1 Opdrachten onder de 50.000 Deze opdrachten kunnen vrij ingekocht worden, let wel, soortgelijke opdrachten bij andere leveranciers moeten bij elkaar worden opgeteld. Het is aan te raden voor de doelmatigheid van de besteding meerdere offertes aan te vragen (afhankelijk van de opdrachtwaarde). 2.2.2 Opdrachten tussen 50.000 en 193.000 Deze opdrachten moeten worden gemeld bij Inkoop en er moeten minimaal drie offertes worden aangevraagd. Dit kan in een gesloten procedure (uitgekozen kandidaten worden uitgenodigd tot het doen van een offerte) of in een openbare procedure (iedereen wordt uitgenodigd tot het doen van een offerte). Het melden van de opdracht bij Inkoop heeft tot doel om eventuele samenloop met andere soortgelijke opdrachten bij andere eenheden van de universiteit duidelijk te maken. Inkoop kan advies geven in trajecten onder de aanbestedingsdrempel. 2.2.3 Opdrachten boven 193.000 Deze opdrachten vallen onder de aanbestedingsrichtlijnen. Neem hiervoor contact op met Inkoop. Dit geldt ook voor opdrachten waarvoor maar één leverancier beschikbaar lijkt te zijn of waarvoor aanbesteden weinig zin lijkt te hebben. 2.2.4 Opdrachten waarvoor maar één leverancier is of schijnt te zijn Er zijn opdrachten waarvoor maar één leverancier is of lijkt te zijn, of opdrachten die naar hun aard alleen bij één leverancier kunnen worden ondergebracht. In sommige gevallen kunnen dan eenvoudiger procedures zonder concurrentiestelling worden gevolgd. Dit mag echter slechts in uitzonderlijke omstandigheden. Te gemakkelijk denken dat er slechts één leverancier is kan tot problemen leiden. Merkvoorkeur is bijvoorbeeld zelden een rechtvaardiging voor eenvoudige procedures, ook uitbreiding van bestaande installaties is niet altijd voldoende rechtvaardiging. Uitgangspunt is dat uit een aanbesteding wel blijkt of hoeveel leveranciers er zijn en welke de beste is. De keuze vooraf maken is daarom niet toegestaan. 2.3 Bestaande overeenkomsten 2.3.1 Contract compliance Als er voor een bepaald inkoopgebied een overeenkomst middels een Europese aanbesteding tot stand is gekomen, dan is de universiteit verplicht voor inkopen in dat inkoopgebied daar gebruik van te maken. Deze verplichting volgt uit zowel de aanbestedingsrichtlijn als de overeenkomst zelf. Naast de verplichting om gebruik te maken van de overeenkomst is er ook voordeel te behalen door betere uitnutting van het contract. Binnen de universiteit wordt gestreefd naar een contract compliance van minimaal 80%. Het moge duidelijk zijn dat de contract compliance vooral een probleem is bij contracten met veel bestellers. 2.3.2 Aanbestede overeenkomsten Voor veel inkoopgebieden zijn overeenkomsten afgesloten met leveranciers. Dit betekent dat de zaken of diensten die binnen dat inkoopgebied vallen bij die leverancier of een van de leveranciers besteld moeten worden. Als de bestaande leveranciers een bepaalde vraag van de universiteit niet kunnen leveren, dan kan niet onbeperkt besteld worden bij andere leveranciers. Het is mogelijk dat de behoefte die niet kan worden geleverd door de gecontracteerde leveranciers zelf ook aanbestedingsplichtig wordt wegens overschrijding van het drempelbedrag. Het kan ook een indicatie zijn dat het bestek dat heeft gediend in de Europese aanbesteding niet volledig was. Behoefte die niet kan worden ingevuld door de gecontracteerde leveranciers is dus altijd een reden tot (periodieke) melding aan Inkoop. Bestellingen die via de declaratiestroom bij andere leveranciers terecht komen zijn vallen hier ook onder. De vele en veelal kleine declaraties zorgen bovendien voor administratieve kosten. Ze geven indicatie dat
eventueel het contract (inhoud of het bestelproces) niet voldoet en dat verbetering van het huidige of van een toekomend contract noodzakelijk is. 2.3.3 zonder Europese aanbesteding tot stand gekomen overeenkomsten Bestaande overeenkomsten die tot stand zijn gekomen zonder Europese aanbesteding kunnen worden uitgediend. Bij verlengingen ontstaat echter een aanbestedingsplicht (als de uitgave boven de drempelwaarde komt). Ook als de overeenkomst slechts bestaat uit prijsafspraken of een prijslijst waarbij ad-hoc wordt besteld (zonder dat er een ondertekend contract is) is een overeenkomst.