CMFB 07-06-2011 Agendapunt: CMFB 1 BESLUITENLIJST VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE COMMISSIE MIDDELEN EN FINANCIEEL BELEID, GEHOUDEN OP 29 MAART 2011 OM 18.00 UUR IN HET WATERSCHAPS- HUIS TE SITTARD Aanwezig: de heren M.A.T.M. Bouts, T.J.G.M. Hanssen, H.F. Lambie, W.L. Uitterhoeve, G.J.O.W. Vanhommerig, A.A. Veder en P.J.A.M. Wolters - de heer R.L.M. Sleijpen (voorzitter) - de heer C.H.J.M. Lebens (plv. voorzitter) - de heer P.M.C. Daelmans (secretaris wnd.) - de heer E.H.G.M. Wijnands (senior medewerker bestuursondersteuning/verslaglegging) Afwezig (met bericht van verhindering): de heer P.L.J.M. Limpens NR ONDERWERP / BEKNOPTE WEERGAVE BESPROKENE / OVERWEGINGEN ACTIE ADVIES/BESLUIT 1 Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij deelt mee dat bericht van verhindering is ontvangen van de heer Limpens. Met de voorliggende agenda wordt ingestemd. 2 Besluitenlijst van de vergadering van de commissie Middelen en Financieel Beleid van 1 februari 2011 3 Besluitenlijst van de gecombineerde vergadering van de commissies Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden en Middelen en Financieel Beleid van 22 februari 2011 4 Vergaderstukken Unie van Waterschappen Naar aanleiding van de annotatie met betrekking tot agendapunt 4 van de Uniecommissie bestuurszaken, communicatie en financiën inzake de jaarrekening/52 weken rapportage, vraagt de heer Hanssen of de aanzienlijke overschrijding van de reorganisatiekosten van de Unie van Waterschappen inmiddels wel is verklaard. De voorzitter zegt begrepen te hebben dat deze overschrijding in de vergadering van de Uniecommissie nader is toegelicht. Spreker zegt toe dat deze nadere toelichting zal worden opgevraagd en als antwoord in de besluitenlijst van deze vergadering zal worden opgenomen. Antwoord Uit navraag is gebleken, dat in de concept-jaarrekening 2010 (op basis waarvan de annotatie is gemaakt) het bedrag van de reorganisatiekosten abusievelijk in de kolom Realisatie 2010 in plaats van in de kolom Realisatie 2009 is geplaatst. Er is dus géén sprake van een forse overschrijding van de reorganisatiekosten c.q. van een afwijking van de jaarrekening 2010 ten opzichte van de begroting op dit punt. Nadere toelichting met betrekking tot overschrijding van de reorganisatiekosten opvragen. Vastgesteld Vastgesteld Voor kennisgeving aangenomen 110496/WIJ 1/5
In de vastgestelde jaarrekening 2010, die het waterschap op 28 maart 2011 heeft ontvangen, is een en ander gecorrigeerd. Naar aanleiding van de annotatie met betrekking tot agendapunt 6 van de Uniecommissie bestuurszaken, communicatie en financiën inzake de Landelijke voorziening WOZ / businesscase, vraagt de heer Lambie waarom de invoering van een Landelijke voorziening WOZ zo moeizaam loopt. De heer Daelmans licht toe, dat met name problemen met betrekking tot het kostenaspect en de ontsluiting van de gegevens hier debet aan zijn. Voor wat betreft het kostenaspect bestaat nog onduidelijkheid over de vraag wie verantwoordelijk is voor de kosten van de landelijke voorziening. Voor wat betreft de gegevensuitwisseling zal gebruik moeten worden gemaakt van de overheidsdatabase, doch nog niet iedere organisatie is al zo ver. 5 Beantwoording van een vraag De heer Bouts zegt in de voorliggende beantwoording een passage te missen over de risico s. Bij sale-and-leaseback liggen alle risico s met betrekking tot het gebouw bij een derde. In de situatie dat het waterschap een gebouw zelf in eigendom heeft, liggen ook die risico s bij het waterschap zelf. Om tot een objectieve vergelijking te komen, zou deze factor ook in ogenschouw moeten worden genomen. Verder merkt de heer Bouts op, dat in de voorliggende notitie op basis van aannames wordt verondersteld dat sale-andleaseback voor het waterschap geen voordelen oplevert. Dit is echter niet in de markt getoetst. Nagaan of andere waterschappen gebruik maken van de sale-andleaseback constructie. Voor kennisgeving aangenomen De voorzitter licht toe dat in de onderhavige kwestie twee aspecten van fundamenteel belang zijn. Enerzijds is dat het gegeven dat het btw-voordeel voor het waterschap niet geldt, terwijl het waterschap anderzijds veel goedkoper geld kan lenen dan bijvoorbeeld een vastgoedontwikkelaar. Vanuit financieringsoptiek bezien is het waterschap dan ook altijd goedkoper uit dan een vastgoedontwikkelaar. Spreker onderschrijft overigens de opmerking van de heer Bouts over de risico s. De heer Bouts zegt dat de opmerkingen van de voorzitter op zichzelf juist zijn, doch dat er ook instituten zijn zoals bijvoorbeeld het ABP die geld moeten beleggen. De heer Vanhommerig zegt dat hij prima kan leven met de voorliggende beantwoording. Afgesproken wordt, dat nog zal worden nagegaan of andere waterschappen gebruik maken van de sale-and-leaseback constructie. Het resultaat van deze inventarisatie zal worden teruggekoppeld naar de commissie, zo mogelijk via de besluitenlijst van deze vergadering. 110496/WIJ 2/5
Antwoord Naar aanleiding van het besprokene in de commissie, zijn bij alle waterschappen de navolgende vragen uitgezet: 1. heeft het waterschap/hoogheemraadschap gebruik gemaakt van de sale-and-leaseback constructie voor het kantoorpand? 2. heeft het waterschap/hoogheemraadschap gebruik gemaakt van de sale-and-leaseback constructie voor eventuele (buitendienst) loodsen. 3. maakt het waterschap/hoogheemraadschap gebruik van andere sale-and-leaseback constructies en zo ja, welke? Van 16 waterschappen is een reactie ontvangen. Blijkens deze reacties maakt geen enkel waterschap gebruik van de sale-andleaseback constructie. 6 Interim managementletter 2010 De heer Hanssen zegt met genoegen kennis te hebben genomen van de bevindingen van de accountant met betrekking tot het proces inkopen en aanbestedingen. Het woord significante geeft wel aan, dat men te allen tijde alert dient te blijven. Voor kennisgeving aangenomen Naar aanleiding van het advies van de accountant op pagina 3 onder 'Personeel' om stringent toe te blijven zien op tijdige inlevering van de weekstaten door de medewerkers, merkt de heer Hanssen op dat dit geen sinecure is. De heer Daelmans zegt dat de organisatie daar zeer kort bovenop zit. Medewerkers die in gebreke zijn ontvangen in eerste instantie een mail met het verzoek om een weekstaat alsnog per omgaande in te leveren. Wordt aan dat verzoek geen gevolg gegeven, dan wordt betrokkene telefonisch gemaand om alsnog aan diens verplichting te voldoen. In de praktijk functioneert deze aanpak naar tevredenheid. Verder vraagt de heer Hanssen om een nadere toelichting met betrekking tot de opmerkingen van de accountant omtrent change management en logische toegangsbeveiliging op pagina 4 van de interim managementletter onder 'Interne beheersing op het gebied van IT'. De heer Daelmans licht toe, dat het bij change management handelt om wijzigingen op het financiële systeem, waarbij het expliciet gaat om het opstellen van formele procedures en de formele vastlegging van wijzigingen, te weten testnormen, testwerkzaamheden en testresultaten. Dergelijke wijzigingen doen zich voor bij de installatie van een nieuwe release. Omdat de release vanaf het moment van de ingebruikname van Coda op 1 januari 2006 geen wijzigingen heeft ondergaan, is een formele vastlegging niet aan de orde geweest. Hierdoor heeft zich dus ook geen risico voorgedaan. 110496/WIJ 3/5
Eind 2009 is een standaard voor een formele vastlegging gerealiseerd en door de accountant getoetst en akkoord bevonden. De werking van deze standaard is echter in de praktijk nog niet getoetst omdat zoals aangegeven de release nog geen wijzigingen heeft ondergaan. Verwacht wordt, dat in de 2 e helft van 2011 de eerste releasewijziging zal worden doorgevoerd, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de aangehaalde standaard. Bij de logische toegangsbeveiliging gaat het om de formele procedure voor het aanmaken, verwijderen en muteren van gebruikers en autorisaties. Bij het waterschap maken ongeveer 45 medewerkers gebruik van het financiële systeem van Coda financials. Van dit aantal zijn er 42 raadpleger en slechts 3 muteerder. Omdat gebruikers bij het waterschap alleen maar geautoriseerd zijn om te raadplegen en derhalve niet kunnen muteren in het financiële systeem, loopt het waterschap hiermee geen risico. Daarnaast wordt sinds eind 2008 via de Coda audit trail in het systeem vastgelegd welke wijzigingen de applicatiebeheerders doorvoeren. Op de doorgevoerde wijzigingen vindt naast de reguliere check bij de daadwerkelijke effectuering van een wijziging, op basis van de Coda audit trail aan het eind van iedere maand achteraf nog een extra controle plaats. Hierdoor wordt voldoende invulling gegeven aan de vastlegging van gebruikers. De heer Bouts vraagt of door de accountant ook wordt getoetst of er efficiënt is aanbesteed, waarop de heer Daelmans zegt dat door de accountant uitsluitend wordt getoetst of de aanbestedingen conform de regels van inkoop- en aanbesteding hebben plaatsgevonden. De heer Hanssen zegt dat in de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden een overzicht met betrekking tot de aanbestedingen van waterstaatkundige projecten in de periode 2007-2010 onderwerp van bespreking is geweest. Daarbij is afgesproken dat aan het desbetreffende overzicht een kolom zal worden toegevoegd waarin de uiteindelijk afgerekende kosten worden vermeld. Mogelijk kan daaruit worden afgeleid of er efficiënt is aanbesteed. Spreker stelt voor om in het dagelijks bestuur te bespreken om het aldus aangevulde overzicht ook in de commissie Middelen en Financieel Beleid aan de orde te stellen. De voorzitter zegt dit toe. In DB bespreken om het aangevulde aanbestedingsoverzicht ook in de commissie Middelen en Financieel Beleid aan de orde te stellen. 7 Rondvraag en sluiting De heer Vanhommerig zegt kennis te hebben genomen van de beantwoording van een vraag over niet kerende grondbewerking (NKG), welke beantwoording is geagendeerd voor de commissie Watersystemen. Spreker zegt geschrokken te zijn van het feit, 110496/WIJ 4/5
dat de uitvoeringskosten van de Dienst Regelingen ongeveer de helft van de totale ten laste van het waterschap komende kosten uitmaken. De heer Lebens zegt dat de provincie meebetaalt aan de kosten van de onderhavige regeling, die ook onder verantwoordelijkheid van de provincie wordt uitgevoerd. Voorwaarde van de provincie was, dat de regeling door de Dienst Regelingen moest worden uitgevoerd. Naschrift Zie ook de bij deze besluitenlijst gevoegde nadere toelichting hieromtrent. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter onder dankzegging voor de geleverde inbreng om 19.00 uur de vergadering. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de commissie Middelen en Financieel Beleid van De secretaris wnd., De voorzitter, P.M.C. Daelmans R.L.M. Sleijpen 110496/WIJ 5/5
LIJST VAN OPENSTAANDE VRAGEN EN ACTIES UIT DE COMMISSIE MIDDELEN EN FINANCIEEL BELEID DATUM VERGADERING VRAAG/ACTIE UIT DE COMMISSIE MIDDELEN EN FINANCIEEL BELEID RICHTDATUM VOOR AFHANDELING STAND VAN ZAKEN 29/03/2011 Gevraagd is om het aangevulde aanbestedingsoverzicht (zie commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden) ook in de commissie Middelen en Financieel Beleid aan de orde te stellen. 07/06/2011 Door het DB is besloten de gang van zaken rond (de planning en financiële afrekening van) waterstaatkundige investeringsprojecten aan de hand van een tweetal presentaties toe te lichten tijdens een gecombineerde vergadering van de commissies MFB en WS op 7 juni 2011. AB-leden die geen lid zijn van (één van) deze commissies, kunnen de vergadering desgewenst bijwonen. 110797
Nadere toelichting naar aanleiding van vragen/opmerkingen over beantwoording vraag inzake Niet Kerende Grondbewerking met bodembedekking Stimuleringsmaatregelen Naast de stimuleringsregelingen zijn er nog twee activiteiten die uit het totaal budget voor stimulering worden betaald. 1. Individuele advisering van agrariërs Voor het waterschap en de Provincie Limburg zijn twee adviseurs actief die individuele agrariërs helpen bij de introductie van NKG + bodembedekking in de dagelijkse praktijk. Individuele advisering 2009 2010 Begroot 50.000 50.000 Uitgaven 47.430 20.186 Aandeel Provincie Limburg 17.786 7.570 Aandeel WRO 29.644 12.616 2. Deelname WRO aan het Interregproject BodemBreed Het Interregproject BodemBreed project heeft een looptijd van 3 jaar, van 2009-2011 (met waarschijnlijk een half jaar uitloop voor de administratieve afdoening in 2012). De totale bijdrage van het waterschap aan BodemBreed is 180.000, te verdelen in inzet van ambtelijke uren, de bekostiging van een literatuuronderzoek (is inmiddels uitgevoerd) en een bijdrage in de overige kosten. Inzet Dienst Regelingen De stimuleringsregelingen NKG + bodembedekking worden uitgevoerd door de Dienst Regelingen. De Dienst Regelingen voert voor de overheid alle subsidiëringregelingen voor de landbouw uit. Daaronder ook de regelingen die gefinancierd worden door of onder auspiciën staan van de Europese Unie. De Dienst Regelingen voeren ook de Gecombineerde Data Inwinning (meitelling) uit waarbij alle gegevens van agrariërs over het betreffende teeltjaar worden geïnventariseerd voor hun subsidies uit het EU Gemeenschappelijk Landbouwbeleid. De subsidie voor probleemgebieden Zuid-Limburg (ofwel natuurlijke handicaps) wordt mede ingezet voor de stimulering van NKG + bodembedekking. Deze regeling is naast weiland ook van toepassing op akkerland dat steiler is dan 5%. Voor deze regeling zet de Provincie Limburg landelijk / Europees geld in en daarmee is voor dit deel van de stimulering de uitvoering verplicht bij de Dienst Regelingen ondergebracht. De stimuleringsregeling voor akkerland dat minder steil is dan 5%, is een louter provinciale regeling met medefinanciering door het waterschap. De provincie is in beginsel vrij in de keuze wie deze regeling uitvoert. Echter omdat de grenzen van het bereik van beide regelingen, zijnde de 5% hellinglijn, dwars door percelen loopt, moeten beide regelingen op perceelsniveau op elkaar afgestemd worden. Het is daarom logisch dat de werkzaamheden voor beide beschikkingen in één werkproces plaatsvinden, ook omdat de benodigde gegevens direct voorhanden zijn. In feite is de Dienst Regelingen de enige organisatie die de uitvoering op een efficiënte wijze kan uitvoeren. Omdat de werkzaamheden per perceel plaatsvinden, zijn het bewerkelijke regelingen. Daarbij zijn de uit te keren bedragen per hectare in verhouding tot de te maken kosten laag. Zodoende zijn de uitvoeringskosten in verhouding tot de totale kosten (onvermijdelijk) hoog. 110544/WI