Notulen Commissie Marketing Datum: 15 juni 2010 Aanwezig: Thijs Torreman, Hans Hooft, Monique Blauw, Ingrid van Beek, Martin Hol, Rachid Agoussal, Boudewijn van, Milja de Vries, Marieke Hezemans, Yvonne van den Berg Afwezig: Kristel Jansen Opening TT heet iedereen van harte welkom. Agenda Vaststellen agenda. Notulen MB vraagt of er nog iets is voortgekomen is uit het gesprek met Michiel Laan inzake e- books. BvdL geeft aan dat er niet echt veel duidelijk is geworden en zegt weinig vertrouwen te hebben in de snelheid waarmee zaken worden opgepakt. Er wordt geconcludeerd dat er twee kernproblemen die snel gezamenlijk aangepakt moeten worden: er moet meer (recente) content komen en de rechten moeten geregeld worden. TT vraagt of het nieuwe voorstel voor Bieb2Business geaccordeerd is in de DOBB. BvdL geeft aan dat dit inderdaad het geval is en dat Thijs de Groof tijdens de commissievergadering van 15 juli a.s. een update van de stand van zaken zal geven. TT vraagt wat er tijdens het lunchoverleg naar voren is gekomen. BvdL geeft aan dat het bestuur en de directie van Cubiss gesprekken in zullen plannen met de commissievoorzitters en de programmaleiders om te praten over de resultaten van en de samenwerking tussen de commissies. De beoordeling van de commissieleden is volgens BvdL aan TT om in te plannen en naar eigen inzien in te vullen. TT vraagt wat de commissie hier zelf mee wil? HH: als we als commissie als totaal worden beoordeeld is het ook een goed idee om de leden zelf te beoordelen. BvdL vraagt bij Constance Schuller na of er formele afspraken zijn gemaakt en komt hier tijdens de volgende vergadering op terug. Indien er geen formele afspraken zijn gemaakt, wordt dan door de commissie zelf bepaald hoe hiermee om te gaan. Mededelingen Vrijdag 11 juni is de Agenda van Brabant behandeld in de PS vergadering. BvdL geeft een korte update van de voorgeschiedenis. - 26 april: telefoontje van provincie met melding dat GS voornemens is subsidie voor Cubiss/BNB met ingang van 1 januari 2015 stop te zetten. - 29 april: kwestie besproken in DOBB vergadering, waarbij iedereen het erover eens was dat er snel actie ondernomen moest worden. - 3 mei: actiecomité opgericht met als belangrijkste doel het beïnvloeden van PS leden.
- 28 mei: opiniërende vergadering PS, waarbij oppositiepartijen zeer afkeurend bleken te staan tegenover beslissing GS. - 4 juni: sprekersplein. - 11 juni: definitieve beslissing PS; er is een amendement ingediend dat is aangenomen met één wijziging: er moet een taakstelling van in ieder geval 15% gerealiseerd worden. Conclusie: strijd is nog niet gestreden, we moeten invloed uit blijven oefenen om het bibliotheekwerk overeind te houden op provinciaal niveau. Bestuur en MT Cubiss en DOBB houden dit daarom continue op de agenda. Campagnes MdV geeft een korte update. We zijn begonnen; de bibliotheken zijn ingericht, de eerste commercials zijn uitgezonden, de website is online en op 2 bibliotheken na zijn alle promotieteams ingedeeld (het eerste promotieteam begint op woensdag 16 juni). Door middel van een campagnefilmpje is alles helder gecommuniceerd richting bibliotheekmedewerkers. Alle contactpersonen worden wel nog nagebeld om te informeren of echt alles duidelijk is. TT en BvdL geven aan dat het handig is om het filmpje nogmaals naar alle bibliotheekdirecteuren te mailen (kracht van de herhaling). IvB zal dit op zich nemen. TT zegt dat hij het erg belangrijk vindt dat de resultaten van de campagne regelmatig teruggekoppeld worden. MdV zal hiervoor zorgen. HH en MdV geven allebei aan dat zij inzicht kunnen geven in resultaten van de campagne: aantal aanmeldingen voor de digitale nieuwsbrief via de website; aantal uitgereikte prijzen per bibliotheek; aantal uitgedeelde kraskaarten; gegevens over de website; aantal aanvragen voor de nieuwsbrief via de kraskaart; en de cijfers van de bibliotheken (leden en bezoekers). Voordeel met je biebpas MdV geeft een update van de stand van zaken. Donderdag 10 juni heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden, waarbij de campagnefilm getoond is en er dieper op de campagne is ingegaan. Verder is de nieuwe website getoond. MB vraagt of er weer een incentive actie voor het bibliotheekpersoneel zal komen. Het team dat de materialen op de origineelste manier heeft gebruikt, wint een prijs. RA vindt het een goed idee om de reacties op deze oproep te publiceren, zodat bibliotheken onderling van elkaar kunnen leren. MdV geeft aan dat alle informatie beschikbaar zal zijn op het kennisplatform. MH vraagt of bibliotheekleden uit Gelderland ook kunnen profiteren van de huidige acties. MdV geeft aan dat zij dit inderdaad kunnen. Het wachten is op reactie van Gelderland wanneer zij kunnen beginnen met eigen voordeelacties. In september zetten wij de tweede publiekscampagne in. MdV zal hierover in de volgende commissievergadering meer vertellen. Tarifering stand van zaken BvdL vertelt dat op 11 mei jl. een bijeenkomst van de stuurgroep heeft plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst zijn nog geen duidelijke randvoorwaarden met betrekking tot
een uniform Brabants tariefstelsel vastgesteld. De leden van de stuurgroep hebben uiteenlopende ideeën en het blijkt lastig te zijn om voor het netwerk en de klant te denken zonder hierbij de belangen voor de eigen bibliotheek mee te nemen. IvB geeft aan dat het haar erg stoort zoals het nu gaat. In januari is iedereen bij elkaar geweest en was praktisch iedereen voor de invoering van een nieuw uniform tariefstelsel in januari 2011. Nu blijft het bij discussies en komen we niet verder. Ze begrijpt dat men speelruimte wil, maar ze snapt niet dat er nog geen voorstel is opgesteld. Misschien is de samenstelling van de stuurgroep niet goed? TT zegt dat bepaalde stuurgroepleden lokale blokkades gebruikten als argument en dat je dan in feite bent uitgepraat. BvdL vult hierop aan dat je alleen uitgepraat bent met de partijen die deze lokale blokkades opwerpen. Begin juli is een vervolgafspraak ingepland met als uitgangspunt toch tot randvoorwaarden te komen. Dit hoeft geen stelsel te zijn waarbij alle bibliotheken meteen aanhaken; dit kan gefaseerd verlopen. Als er tijdens deze bijeenkomst weer geen besluit wordt genomen, dan zal de huidige stuurgroep waarschijnlijk worden ontbonden. HH maakt zich zorgen over het feit dat de voordelen voor sommige mensen blijkbaar niet zichtbaar zijn of in ieder geval niet gevoeld worden. BvdL geeft aan dat ze deze niet willen zien en TT benadrukt nogmaals de enorme hang naar lokale autonomie. Ook geeft hij aan dat de commissie marketing scherp moet blijven en het tariefstelsel vanuit een commercieel oogpunt moet blijven beschouwen. HH vindt dat de commissie marketing haar rol moet pakken als de stuurgroep uiteen zou gaan. Wat vinden wij dat het nieuwe uniforme tariefstelsel vanuit een marketing oogpunt moet opleveren? Hieronder een overzicht van de belangrijkste conclusies, die meegenomen zullen worden in het overleg van 5 juli a.s. - prijs is een commercieel instrument en in het verlengde hiervan is het in verband met gezamenlijke campagnes en acties handig om één tarief te hebben (het uitdragen van de Brabantse gedachte). - er wordt geneigd naar het kermismodel; je moet klanten ook de mogelijkheid bieden om, zonder het afsluiten van een abonnement, incidenteel gebruik te maken van de bibliotheek. Toch blijven abonnementen belangrijk, o.a. met het oog op de verhouding richting de overheid. Bovendien zal het merendeel van de klanten, zeker op korte termijn, toch een abonnement af blijven nemen. - er moet ruimte blijven voor lokale prijzen (ongeacht of dit actiematig of structureel gebeurd). - prijsdifferentiatie is een belangrijk element; je moet aansluiten bij verschillende vormen van gebruik. - inkomsten zijn ook een belangrijk gegeven; het nieuwe tariefstelsel moet minstens hetzelfde opleveren als het oude tariefstelsel (bij voorkeur natuurlijk meer). BL zal een onderlegger opstellen voor de bijeenkomst van 5 juli en die vooraf aan de stuurgroepleden toesturen.
Portfolio analyse plan van aanpak en voorstel proces YvdB geeft een overzicht van de stand van zaken van dit project, waaronder de belangrijkste doelstellingen, de planning en de te volgen procedure. Deze informatie is ook terug te vinden in de aangeleverde procesomschrijving. Verder vraagt zij de commissie om goedkeuring voor de oprichting van een klankbordgroep, aangezien de input van de Brabantse bibliotheken erg belangrijk is. TT vraagt welk theoretisch kader er wordt gebruikt en hoe criteria ten opzichte van elkaar gewogen zullen worden. YvdB antwoordt hierop dat er niet alleen naar de BCG matrix gekeken wordt, maar dat er ook criteria met betrekking tot de identiteit en het maatschappelijk rendement van de bibliotheek worden opgenomen. Zij geeft verder aan dat de input van de bibliotheken bij de definitieve selectie en wegingsbepaling van de te gebruiken criteria zeer belangrijk is. TT vult aan dat de analyse niet te theoretisch moet worden, maar dat je er ook een bepaald gevoel in op moet nemen. Verder moeten er niet te veel criteria gebruikt worden en moet de verhouding tussen binnen en buiten goed in de gaten worden gehouden. BvdL vult aan dat de leden van de klankbordgroep met een bepaalde distantie naar het product moeten kunnen kijken. HH vindt dat leden om bewijslast moeten worden gevraagd. Als iemand een product goed vindt scoren, moeten daarvoor feiten aangedragen kunnen worden. MH vindt dat commissie marketing eerst een goed beeld van de portfolio scan moet hebben voordat dit in de DOBB vergadering besproken wordt. Mogelijk moet de planning daarom aangepast worden; deze is nu vrij strak. Verder vindt hij dat de focus moet liggen op de analyse per bibliotheek en niet op een overkoepelende analyse voor heel Brabant. HH vindt dat alle bibliotheken inzicht moeten krijgen in elkaars portfolio analyse; deze informatie is kostbaar omdat je op basis hiervan vergelijkingen kunt maken en van elkaar kunt leren. TT stelt voor dat de commissie marketing fungeert als klankbordgroep. BvdL geeft aan hier dan wel graag ook iemand uit de commissie Digitale Bibliotheek en de commissie CLE aan toe te voegen. De commissie stemt hiermee in. Gemaksdiensten MHe geeft aan dat dit project op veel punten aansluit op het project portfolio analyse en dat er daarom intensief zal worden samengewerkt. Verder heeft zij contact gezocht met de commissie Digitale Bibliotheek. In de maanden juni t/m september vindt in samenwerking met het project portfolio analyse de onderzoeksfase plaats. Afhankelijk van de planning van het project portfolio analyse zal in oktober de voorbereiding voor de pilots van start gaan. HH geeft aan dat het moeilijk is om op voorhand te bepalen wat de klant wil en wat zij hiervoor over hebben. We moeten voorkomen dat de onzekerheidsmarge ons bij pilots de das omdoet. Misschien kunnen we leren van andere maatschappelijke branches die gemaksdiensten aanbieden. Hoe pakken zij zaken aan? Hoe succesvol zijn zij?
MH vult aan dat je niet alleen moet kijken naar wat mensen willen, maar dat je ook moet vragen wat zij ervoor willen betalen. Verder moet je ook kijken naar wat het jou als bibliotheek zal kosten. RA geeft aan dat je dingen niet te veel moet willen analyseren, maar dat je op een bepaald moment over moet gaan tot actie. TT stelt voor om, zodra er een lijst van mogelijke gemaksdiensten beschikbaar is, een extra toets toe te voegen waarbij je kijkt of andere maatschappelijke branches al eerder iets dergelijks geprobeerd hebben. Mhe neemt dit mee in haar planning. Gastlenen MHe heeft een schema gemaakt van de Brabantse bibliotheken die zich nog moeten aansluiten bij gastlenen. Van een aantal bibliotheken is nog een akkoord nodig of zij gastlenen gaan invoeren en een aantal andere bibliotheken moet nog beslissen of zij een patch gaan installeren om gastlenen mogelijk te maken. Zij blijft alle contactpersonen informeren over de laatste ontwikkelingen en in juli zullen instructies worden rondgestuurd. Vervolgens vindt in augustus de testperiode plaats. In september is in alle Brabantse bibliotheken gastlenen mogelijk; aleen de mogelijkheden voor Bibliotheek Eindhoven moeten nog onderzocht worden. Samen met MdV zal afgestemd worden hoe gastlenen in september opgenomen kan worden in de publiekscampagne. RA merkt op dat Gelderland gastlenen actief aan het promoten is. Er komen mensen in hun bibliotheek op basis van gastleenacties uit Gelderland. Andersom gebeurt dit niet, omdat wij het nog niet echt uitdragen. Worden er Brabantbreed nog acties uitgezet? MHe geeft aan dat er tot nu toe steeds in fases is gecommuniceerd en dat er, naast de opname in de publiekscampagne, geen Brabantbrede campagne op de planning staat. HH vult aan dat er vanuit de campagne voldoende materiaal beschikbaar is om gastlenen in de eigen bibliotheek onder de aandacht te brengen. Mhe zal een overzicht maken van tips om bibliotheken hierbij te ondersteunen. MHe heeft inmiddels ook contact opgenomen met andere provincies. - Gelderland: is inmiddels bijna helemaal over op gastlenen. - Utrecht: dit loopt via Biblioservice Gelderland; zij maken op dit moment afspraken over het transport - Overijssel: er lopen contacten met De Blauwe Brug; zij nemen deze week nog een beslissing inzake gastlenen buiten hun provinciegrenzen. - Limburg: hier wordt gastlenen niet provinciaal opgepakt; MHe heeft wel toestemming gekregen om de Limburgse bibliotheken vanuit Cubiss te benaderen. Segmentatie landelijke ontwikkelingen en gevolgen voor ons BvdL vertelt dat de landelijke commissie marketing een afspraak heeft gehad met Willem Wijgers, de nieuwe eigenaar van EMC. Hij heeft een voorstel gedaan waarin zij aanbieden de dataset per provincie terug te willen leveren; hier worden wel kosten voor in rekening gebracht. Wij zullen hier niet zomaar in meegaan, omdat wij a) geen extra kosten hiervoor willen maken en b)niet aan één partij gebonden willen zijn. Om die reden wordt deze week een tegenvoorstel naar Willem Wijgers gestuurd. BvdL geeft aan dat hij
niet verwacht hier uit te zullen komen met EMC. TT vraag hierop wat het alternatief is. BvdL geeft aan hier nog niet over te hebben nagedacht. Verder hangt dit ook samen met het jongerenverhaal. Hier komt het verhaal van The Choice ter sprake (Boudewijn zal informatie hierover meesturen met de notulen). Omdat de segmenten die zij gebruiken niet erg onderscheidend zijn, is hun datamodel niet echt bruikbaar. Er loopt op dit moment een test om te kijken of Mosaic Kids bruikbaar is en of dit datamodel gekoppeld kan worden aan het volwassenen model. De resultaten van deze test komen terug in volgende landelijke marketing commissie. Verder hebben alle bibliotheken die hun databestanden hebben laten verrijken door EMC een enquête ontvangen vanuit de landelijke marketing commissie met de vraag wat ze hier nu eigenlijk mee gedaan/bereikt hebben. HH vult aan dat er bij de inventarisatie ook gekeken moet worden naar bibliotheken die het Mosaic model hebben maar hier niets mee kunnen omdat de informatie niet verrijkt is. Er moet per bibliotheek in kaart gebracht worden hoe zij omgaan met segmentatie. BvdL vertelt dat Marjolein Oomes Cubiss per 1 juli gaat verlaten en dat Liesbeth van Weert het project segmentatie van haar over zal nemen. Zodra er meer bekend is over de landelijke lijn en de mogelijkheden daarvoor voor een Brabantse invulling, zal zij hierover een update geven in commissievergadering. Vervolg samenwerking Omroep Brabant Omroep Brabant zal het initiatief nemen om een afspraak in te plannen met BvdL. Hierbij zal ook de Cubiss verantwoordelijke voor de landelijke voorleeswedstrijd aanwezig zijn. Tijdens deze bijeenkomst zal gekeken worden naar zaken als kosten en planning. Het idee is om de samenwerking intensiever te maken. Meer informatie hierover volgt tijdens de volgende commissievergadering. TT stelt voor Omroep Brabant een keer uit te nodigen voor de commissievergadering. BvdL gaat kijken naar de mogelijkheden. HH vraagt of er nog teruggekomen zal worden op wat het effect van De kracht van Brabant voor de bibliotheken is geweest. Ook dit zal BvdL meenemen in de afspraak met Omroep Brabant. NAGEKOMEN INFORMATIE de afspraak met Omroep Brabant heeft plaats op 21 juli, dat is dus na de volgende commissievergadering. Rondvraag HH vraagt of er interesse is in deelname aan een overkoepelende dienst voor leesclubs, waarbij het gaat om centralisatie op het gebied van bijvoorbeeld de aanlevering van materialen en het organiseren van activiteiten. De dienst zal verder doorontwikkeld worden door middel van een digitaal platform. Hier is inderdaad interesse voor. IvB vraagt of er scholing mogelijk is op het gebied van retail. BvdL geeft aan dat er op dit vlak nog niets geregeld is. Er zal geïnventariseerd worden welke bibliotheken hierin geïnteresseerd zijn. Op basis van deze informatie zal in samenwerking met de commissie HRM/Bedrijfsvoering mogelijk contact opgenomen worden met Van Spaendonck om regelingen voor een Brabant breed aanbod te treffen.
Project Actiepunt Verantwoordelijk Deadline Status Kennisplatform Navragen bij Chantal waarom niet iedereen een automatische e- mail ontvangt als er nieuwe stukken in de projectruimte geplaatst worden. Campagne Het campagnefilmpje zal nogmaals naar alle bibliotheekdirecteuren gemaild worden. Boudewijn van Ingrid van Beek Campagne Resultaten campagne terugkoppelen. Milja de Vries Wanneer bekend, update in vergadering 15/7 Segmentatie Informatie The Choice meezenden met notulen. Boudewijn van Samenwerking Omroep Brabant Portfolio Analyse Algemeen Gesprek voeren met Omroep Brabant. Commissie stukken inzake portfolio scan en te analyseren producten en diensten toesturen zodat deze tijdens volgende commissievergadering behandeld kunnen worden. Navragen bij Constance of er formele afspraken zijn gemaakt in verband met beoordeling commissies / commissieleden. Boudewijn van Yvonne van den Berg Boudewijn van 21 juli 2010