De visie van Centric op datamanagement De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement
Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Wat is datamanagement? 2 2.1 Actuele en statische data 3 3 De vijf elementen van datamanagement 4 3.1 Compliancy 5 3.2 Management 5 3.3 Storage 6 3.4 Back-up & archiving 7 3.5 Recovery & retrieval 7 4 Integrale aanpak 8 5 Meer informatie 8 Copyright 2013, Centric Netherlands B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Centric Netherlands B.V. De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 1
1 Inleiding We kunnen niet meer zonder; op ieder gewenst moment willen we beschikken over actuele en correcte data. Tegelijkertijd produceren we elke dag weer een enorme hoeveelheid data. De uitdagingen die daarbij ontstaan worden steeds vaker in relatie gebracht met het onderwerp big data. De exponentiële groei van data en de toenemende druk om deze data te controleren en te managen, heeft een grote impact op organisaties. Daarbij komt ook nog eens de vraag om de down time te verminderen, strenge eisen in wet- en regelgeving en nieuwe infrastructuren en servicemodellen zoals cloud storage. U begrijpt: datamanagement is een specifiek aandachtsgebied voor iedere organisatie. In dit visiedocument beschrijven wij de manier om optimaal invulling te geven aan datamanagement. 2 Wat is datamanagement? Alvorens we ingaan op onze visie op datamanagement, is het belangrijk om de definitie helder te krijgen. Datamanagement wordt in de praktijk namelijk op diverse manier geïnterpreteerd. Datamanagement geeft invulling aan het beleid rondom het opslaan, veiligstellen en beschikbaar houden van data. Dit beleid wordt opgesteld door specialisten in informatiemanagement. Zij vertalen de informatiebehoefte vanuit de bedrijfsprocessen van een organisatie in een helder beleid en stemmen de vraag naar en het aanbod van informatie(systemen) op elkaar af. Ook de uitdagingen omtrent het onderwerp big data worden in eerste instantie behandeld door de specialisten op het gebied van informatiemanagement. Immers, er is sprake van big data als de volumes van datasets zo groot zijn dat het buiten het vermogen van software en tooling valt om binnen een aanvaardbare tijdsduur data vast te leggen, te filteren, te beheren en te verwerken. Datamanagement - als onderdeel van informatiemanagement - omvat aansluitend alle disciplines met betrekking tot het beheer van data. Onder datamanagement verstaat Centric alle activiteiten binnen een organisatie die zich richten op het, op een gestructureerde en veilige wijze identificeren, classificeren, opslaan, veiligstellen, archiveren en uiteindelijk vernietigen van data. Het doel van deze activiteiten is om relevante data op een effectieve en efficiënte wijze beschikbaar te houden voor de organisatie. De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 2
2.1 Actuele en statische data Data laat zich ruwweg in twee types verdelen: actuele, dynamische data en statische, historische data. Actuele data is over het algemeen het belangrijkst voor de dagelijkse processen van een organisatie. Indien deze data niet meer beschikbaar is, stokt de informatievoorziening en kunnen bedrijfsprocessen zelfs tot stilstand komen. De uitdaging voor uw organisatie is dan om de informatievoorziening te herstellen, eventuele verloren data opnieuw te produceren of zeer snel terug te kunnen halen. De belangrijkste vraag voor u is hoeveel tijd en geld dit proces kost. Bij statische data ligt de nadruk veel meer op het bewaaraspect. Deze data dient beschikbaar te blijven voor (eventueel) toekomstig gebruik of omdat de wet- en regelgeving dat voorschrijft. Voor deze data geldt over het algemeen dat deze in geval van verlies, niet eens meer opnieuw geproduceerd kan worden. Wat zou het verlies daarvan betekenen voor uw organisatie? Het onderstaande schema brengt de relatie tussen de waarde van data voor dagelijkse processen en het managen daarvan in beeld. Managen van data Waarde voor dagelijkse processen Managen met focus op risico s Data op primaire storage Managen met focus op efficiëntie Data op secundaire storage Waarde van data Tijd De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 3
3 De vijf elementen van datamanagement In de visie van Centric is uw digitale informatie, uw data, het grootste goed. Onbeschikbaarheid of zelfs het verlies van data kan de bedrijfsprocessen ernstig verstoren. Om deze risico s het hoofd te bieden geloven wij in een integrale aanpak van datamanagement. Om integraal beleid te kunnen toepassen op uw data, dient data zo veel mogelijk centraal opgeslagen te worden. Dit aspect is essentieel in uw mogelijke afweging richting het gebruik van cloudapplicaties en -diensten, waarbij data decentraal wordt opgeslagen. De integrale aanpak van datamanagement bestaat in onze visie uit vijf belangrijke elementen: compliancy, management, storage, back-up & archiving en recovery & retrieval. In de afbeelding hiernaast staan de elementen afgebeeld in ons datamanagement-model. Optimaal invulling geven aan datamanagement kan alleen als u de elementen in het model van buiten naar binnen behandelt. Allereerst is het van belang om de heersende weten regelgeving omtrent data voor uw organisatie en branche in kaart te brengen binnen het element compliancy. Daarbij horen natuurlijk ook regels die uw organisatie zelf stelt. De tweede stap is invulling geven aan de compliance-eisen door middel van management. Binnen dit element bepaalt u ook hoe u risico s en kosten kunt beheersen. Op basis van de eerste twee elementen richt u vervolgens de omgevingen en processen voor storage, back-up & archiving en recovery & retrieval in. Hierna vindt u een uitgebreide beschrijving van de elementen die ervoor zorgen dat u uw data kunt controleren en beheersen. De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 4
3.1 Compliancy Compliancy van data richt zich op het naleven van wet- en regelgeving, evenals het werken volgens normen en regels die een organisatie zelf heeft opgesteld. De regelgeving ten aanzien van data was in het verleden beperkt tot een aantal bepalingen binnen enkele sectoren. Vanwege het feit dat organisaties zich moeten kunnen verantwoorden voor hun activiteiten en omdat het belang van informatiebeveiliging is toegenomen, is de regelgeving de afgelopen jaren veel strenger geworden. Daarnaast wordt het kunnen beschikken over digitale informatie met het jaar waardevoller voor een organisatie. We digitaliseren onze data in toenemende mate, waardoor de beschikbaarheid, beveiliging en het veiligstellen van data steeds belangrijker wordt. Het belang van data is dus sterk gestegen voor zowel de private als de publieke sector. Dit heeft geresulteerd in een toename van wet- en regelgeving omtrent de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van data. Daarnaast stellen organisaties zelf steeds hogere eisen aan de wijze waarop omgegaan dient te worden met data. Note: Indien uw organisatie zich oriënteert op de gebruikmaking van publieke cloud diensten is het in het kader van compliancy van groot belang te toetsen of u daarmee voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en de eisen die uw organisatie zelf stelt aan de beschikbaarheid, integriteit en betrouwbaarheid van data. 3.2 Management Bij het managen van data dienen de juiste processen, middelen en controlemechanismen voor opslag van data te worden vastgesteld en toegepast. Zo kunt u adequaat invulling geven aan het beheersen van risico s en voldoen aan compliance-eisen. De centrale opslag van data levert daarbij een significante bijdrage aan de beheersbaarheid, terwijl gebruikmaking van publieke cloud diensten het management element nadrukkelijk compliceert. Bij het managen van data dient u rekening te houden met de gehele levenscyclus van data. Deze cyclus wordt door middel van het managen van data ondersteund, waarbij het managen zich onder andere richt op het identificeren, classificeren en richting geven voor het op de juiste en optimale wijze opslaan, beschikbaar stellen, veiligstellen, archiveren en uiteindelijk vernietigen van data. De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 5
Dit begint met het identificeren en classificeren van data. Aan de hand van terugkoppeling uit informatiemanagement processen wordt vastgesteld wat de aard van de data is. Met welke interval deze dient te worden veiliggesteld en hoe lang de data bewaard dient te worden. Praktisch gezien wordt daarbij ook gelet op de optimale inzet van de storage media en de ontwikkeling van de dataomvang. Daarnaast wordt de beschikbaarheid van data gewaarborgd door datasets correct te koppelen aan de juiste opslag-, back-up- en archiveringprofielen. Door middel van geautomatiseerde en manuele controles dient per proces en taak getoetst te worden of dit correct functioneert. Het managen van data houdt zich tevens bezig met maatregelen om de impact van een verstoring in de ICT-infrastructuur en het verlies of de onbeschikbaarheid van data te minimaliseren. Aan de hand van testscenario s kunt u het verlies van data simuleren. Vervolgens worden de noodzakelijke stappen vastgesteld om de data zo spoedig mogelijk weer operationeel te krijgen. Tegelijkertijd kunt u vaststellen hoe lang de uitval op een dergelijk moment zou zijn. Het geeft u stuurinformatie om uw eisen en protocollen te ijken en eventueel aan te scherpen. Op basis van de compliance-eisen en de frequentie waarmee data wordt gebruikt, bepaalt het management-element of data op een bepaald moment wordt verplaatst naar secundaire storage media of zelfs wordt verwijderd. 3.3 Storage Storage (opslag) van data omvat alle processen en middelen die noodzakelijk zijn voor het daadwerkelijk opslaan en beschikbaar stellen van data. Dit conform de richtlijnen die gedefinieerd zijn binnen het element management. Hierbij dient, tegen acceptabele kosten, zorg te worden gedragen voor de noodzakelijke betrouwbaarheid en performance. Zoals eerder aangegeven worden de eisen met betrekking tot de beschikbaarheid van data steeds strenger, terwijl over het algemeen minder budget en personeel beschikbaar is om hier invulling aan te geven. Dit gegeven dwingt organisaties om steeds effectiever en efficiënter om te gaan met het opslaan van data. Daarom dient aandacht te worden besteed aan de inzet van technologie die het mogelijk maakt dat data slechts zo vaak wordt opgeslagen als de protocollen voorschrijven. Onnodig meervoudig opslaan van exact dezelfde data zal een ongewenst beslag leggen op inzet van geld, middelen en mankracht. Bij een aanzienlijk datavolume betreft een andere vorm van optimalisatie en kostenreductie van het storageelement de gebruikmaking van verschillende zogenaamde storage-tiers. Dit betekent de toepassing van verschillende storage-technologieën, zodat afgestemd op de karakteristiek van een dataset de optimale middelen worden ingezet. De juiste storage-infrastructuur voldoet aan hoge standaarden voor prestaties, betrouwbaarheid en flexibiliteit, is open en transparant voor de geautoriseerde gebruiker en zal tevens de opslagkosten en de complexiteit tot een minimum beperken. De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 6
3.4 Back-up & archiving Het veiligstellen van data en het voldoen aan wet- en regelgeving is alleen mogelijk als uw data betrouwbaar en veilig, geback-upt en/of gearchiveerd wordt. Back-up & archiving omvat de processen en middelen voor het daadwerkelijk veiligstellen en archiveren van data, zoals gedefinieerd is binnen het element management. Met inzet van optimale processen en middelen, dient tegen acceptabele kosten, zorg te worden gedragen voor de noodzakelijke betrouwbaarheid en bewaartermijn van data. Net zoals dat van toepassing is bij het element storage dient bij back-up & archiving aandacht te worden besteed aan de inzet van technologie die het mogelijk maakt dat data slechts zo vaak wordt veiliggesteld als de protocollen voorschrijven. Hierbij geldt ook dat het onnodig meervoudig veiligstellen van exact dezelfde data een ongewenst beslag zal leggen op inzet van geld, middelen en mankracht. Het is tevens van belang dat de back-up en archiveringomgeving veilig, schaalbaar en redundant is uitgevoerd om zo een maximale beschikbaarheidsgarantie af te kunnen geven voor data, in het geval van een calamiteit en/of voor het naleven van wet- en regelgeving. Vanzelfsprekend is het belangrijk dat uw dagelijkse informatievoorziening qua performance en beschikbaarheid niet of nauwelijks gehinderd wordt op het moment dat data wordt veiliggesteld. De operationele processen gerelateerd aan back-up & archiving dienen voor de borging van de betrouwbaarheid, enerzijds doelmatig en secuur te zijn en anderzijds zeer efficiënt om onnodige kosten te vermijden. 3.5 Recovery & retrieval Recovery & retrieval is een element binnen het aandachtsgebied datamanagement waaraan veel IT-dienstverleners - vreemd genoeg - weinig aandacht besteden. Wat ons betreft is dit echter een cruciaal aspect. Juist op een moment dat data niet meer beschikbaar is op de oorspronkelijke locatie dient data snel, eenvoudig en betrouwbaar teruggehaald te worden. Net als bij het onderdeel back-up & archiving, is de juiste inzet van processen en middelen van belang om recovery & retrieval binnen de gestelde normen mogelijk te maken. Daarbij dient zeker aandacht te worden besteed aan de mogelijkheid om ongestructureerde data eenvoudig terug te kunnen vinden door middel van krachtige zoekfuncties. De druk betreffende de beschikbaarheid van data is het hoogst op het moment dat deze door wat voor oorzaak dan ook opeens niet meer beschikbaar is. Het is dan ook van groot belang dat periodiek, processen, procedures, werkinstructies en technologie, betreffende het terughalen van data worden getoetst. De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 7
4 Integrale aanpak In lijn met de impact voor uw organisatie van het niet beschikbaar zijn of zelfs verlies van data, dient de integrale invulling van datamanagement op orde te zijn. Juist voor die situaties waarbij iedere minuut telt, blijken goede maatregelen en voorbereidingen onbetaalbaar te zijn. Als u aan de vijf beschreven elementen invulling geeft, zult u merken dat u uw data eenvoudiger kunt managen en dat u de risico s en kosten beter kunt beheersen. 5 Meer informatie Bent u geïnteresseerd geraakt in onze visie op datamanagement, heeft u nog vragen over deze whitepaper of bent u benieuwd naar de diensten en/of producten waarmee wij invulling geven aan deze visie, dan kunt u contact met ons opnemen. Centric Robert Lorwa (robert.lorwa@centric.eu) Westbaan 120 2841 MC Moordrecht +31 182 64 86 00 De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement 8