Cliëntennieuwsbrief AF&T Special Werkkostenregeling (WKR) December 2014 In dit nummer: - Wijzigingen Werkkostenregeling 2015 - Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling 2015 - Nihil-waarderingen werkkostenregeling - Minder onkostenvergoedingen door de werkkostenregeling - Werkkostenregeling voorbereiden - Stappenplan werkkostenregeling Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 1
Wijzigingen werkkostenregeling 2015 Het huidige keuzeregime vervalt per 1 januari 2015. Tussen 2011 en 2014 kan/kon een werkgever kiezen tussen de werkkostenregeling en het oude regime voor vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 1 januari 2015 vervalt dat keuzerecht en bestaat alleen nog de werkkostenregeling. Met de werkkostenregeling kunnen werkgevers hun personeelsleden tot het vastgestelde percentage van 1,2% van de totale loonsom onbelast van vergoedingen en verstrekkingen laten profiteren. Het gaat bijvoorbeeld om kerstpakketten, etentjes, een fiets en personeelsfeesten. De werkkostenregeling wordt, zo is op Prinsjesdag 2014 bekendgemaakt, vanaf 1 januari 2015 op een aantal punten gewijzigd en vereenvoudigd. Welke wijzigingen dat zijn leest u hieronder. In de nieuwe werkkostenregeling wordt voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd. Als een werknemer gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zonder meer nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever deze verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Het fiscale onderscheid tussen computers, smartphones en tablets vervalt. Voor de zakelijke ipad geldt bovendien niet langer de 'zakelijke gebruikseis' van meer dan 90%. Een werkgever hoeft nog maar 1 keer per jaar vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting voor de werkkostenregeling is. Voorheen moest de werkgever dit per aangiftetijdvak bekijken. Voor concerns wordt het mogelijk om onder voorwaarden de werkkostenregeling op concernniveau toe te passen in plaats van per concernonderdeel. Het verschil tussen vergoedingen en verstrekkingen wordt weggenomen. Zaken die eerst alleen verstrekt mochten worden, mogen vanaf 1 januari 2015 ook onbelast worden vergoed. Onder de werkkostenregeling blijft de regeling voor de personeelskorting voor producten eigen bedrijf bestaan. Om de wijzigingen in de werkkostenregeling binnen het budget te dekken, wordt de vrije ruimte verlaagd van 1,5% naar 1,2% van de totale loonsom van een bedrijf. De basis van de werkkostenregeling, die begin 2011 werd geïntroduceerd, blijft ongewijzigd. Bedrijven hoeven deze extra s onder de werkkostenregeling niet meer per werknemer bij te houden. Dat mag in één berekening voor het hele bedrijf. Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 2
Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling 2015 Binnen de werkkostenregeling is er een aantal vergoedingen dat wordt gezien als de zogenaamde gerichte vrijstellingen. Bedragen die worden betaald kunt u feitelijk zien als de oude onkostenvergoedingen. U mag deze ook onder de werkkostenregeling gewoon per maand via een vast bedrag aan uw werknemer betalen. Welke gerichte vrijstellingen zijn er binnen de werkkostenregeling? 1. Openbaar vervoer en losse OV-kaartjes. 2. Bij reizen met eigen vervoer maximaal 0,19 per zakelijke kilometer, woon / werk is ook zakelijk. 3. Kosten voor tijdelijk verblijf buiten uw eigen woning in het kader van de dienstbetrekking, dus bijvoorbeeld tijdens dienstreizen, etc. 4. Cursussen. 5. Maaltijden tijdens overwerken of koopavonden. 6. Vakliteratuur. 7. Congressen. 8. Kosten inschrijving beroepsregisters. 9. Kosten outplacement. 10. Studiekosten. 11. Verhuiskosten. 12. Extraterritoriale kosten (de 30% regeling). 13. Kosten outplacement. 14. Vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 3
Nihil-waarderingen werkkostenregeling Alle vergoedingen en verstrekkingen die een werknemer krijgt uit zijn dienstbetrekking zijn volgens de Wet op de loonbelasting salaris of loon. Sommige verstrekkingen (dus niet in geld) worden daarom gewaardeerd op 0,00, de zogenaamde nihil-waarderingen voor de werkkostenregeling. Deze nihil-waarderingen mag u altijd zonder verdere fiscale gevolgen verstrekken, deze verstrekkingen gaan niet ten koste van de zogenaamde vrije ruimte. Belastingtip werkkostenregeling en nihil-waardering Nihil-waarderingen gelden enkel voor verstrekkingen in natura en dus nooit voor verstrekkingen in geld. De nihil-waarderingen Voor een aantal soorten vergoedingen geldt dat deze voor de werkkostenregeling niet gewaardeerd worden. Dit zijn: 1. Werkkleding die aantoonbaar op het werk achterblijft of enkel geschikt is om tijdens het werk te dragen (overall / uniform). 2. Werkkleding met logo van tenminste 70 vierkante centimeter. 3. Rentevoordeel van een lening aan werknemer voor fiets, elektrische fiets / scooter. 4. Rentevoordeel lening aan werknemer voor eigen woning, verbouwing, aflossing bestaande hypotheek, mits rente aftrekbaar in box 1. 5. Bedrijfsfitness op de werkplek. 6. Gereedschappen die op het werk blijven. 7. Vaste computers op het werk die daar ook blijven (dus niet voor thuiswerkplekken). 8. Arbo-voorzieningen op het werk of thuis. 9. Koffie en andere consumpties op de werkplek, die geen deel uitmaken van een maaltijd. 10. Mobiele telefoon of smartphone (zoals iphone) met zakelijk gebruik van tenminste 10%. 11. Computers, etc., mits zakelijk gebruik van tenminste 90%. 12. Verplichte huisvestiging werknemer (zoals tijdelijke tweede woning). Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 4
Minder onkostenvergoedingen door de werkkostenregeling Werkgevers moeten fors snijden in extra's voor personeel Heel veel ondernemers / werkgevers stappen per 1 januari 2015 over naar de werkkostenregeling (de WKR). Een simpele berekening zal leren dat werkgevers fors moeten snijden in hun onkostenvergoedingen, personeelsfeestjes, kerstborrels en bonussen. De arbeidsvoorwaarden moeten dus worden aangepast. De werkgever mag per jaar belastingvrij 1,2% van zijn totale fiscale loonsom uitbetalen aan de werknemers, de rest wordt belast tegen een tarief van 80% (een flinke kostenpost). Een voorbeeld voor de werkkostenregeling U heeft een loonsom van 500.000. U mag dus in 2015 maximaal 1,2% van 500.000 belastingvrij vergoeden, dit is 6.000. Bij uw bedrijf werken 15 mensen, ze ontvangen allemaal een onkostenvergoeding van 50 per maand. En toen? Onkostenvergoedingen 9.000 (15 x 50 x 12 maanden). Personeelsfeest 1.500. Kerstcadeau 1.000. Zomerborrel 1.500. Eten op kantoor 1.000. Totaal 14.000. Belastingvrij mag u 6.000 betalen, over het meerdere van 8.000 moet u 80% belastingheffing betalen (dus 6.400). Bij een gelijk beleid en gelijke arbeidsvoorwaarden kost u dit dus 6.400 extra per jaar (als werkgever). Mag een werkgever de arbeidsvoorwaarden aanpassen? Lastige vraag en sterk afhankelijk van de afspraken binnen uw bedrijf. Als er een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsvoorwaarden staat, kunt u de regels en voorwaarden voor uw werknemers aanpassen, mits er sprake is van een zwaarwichtig belang. Dit zal afhangen van de financiële situatie binnen uw bedrijf. Sommige arbeidsovereenkomsten kennen ook een bepaling dat bepaalde onkostenvergoedingen kunnen worden aangepast bij gewijzigde omstandigheden, dan heeft de werkgever dus meer mogelijkheden. Daarnaast kunt u de feestjes binnen uw bedrijf goedkoper organiseren of een ander doel geven (zakelijk feestje). Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 5
Werkkostenregeling voorbereiden Sinds 2011 is het mogelijk om de werkkostenregeling binnen uw bedrijf toe te passen. De meeste werkgevers hebben hier nog niet voor gekozen. Per 1 januari 2015 moet u verplicht overstappen naar de werkkostenregeling. Wat nog te doen in 2014? Het is van belang dat u in 2014 gaat inventariseren wat de gevolgen zijn voor uw bedrijf. Het belangrijkste is: aanpassen personeelshandboek; aanpassen arbeidsovereenkomsten / arbeidsvoorwaarden; interne regelingen (mobiele telefoon, fiets, thuiswerken, etc. ) nader bekijken; afstemming wijziging arbeidsvoorwaarden met personeelsvertegenwoordiging, ondernemingsraad en / of Belastingdienst. Overstappen naar de werkkostenregeling Het overstappen naar de WKR kan wel gevolgen hebben op uw (loon)administratie, uw secundaire arbeidsvoorwaarden waarbij ook eventueel rekening dient te worden gehouden met een algemeen verbindend verklaarde CAO en het opstellen of aanpassen van allerlei regelingen. In de bijlage die bij deze brief is gevoegd, wordt in het kort de werking van de WKR toegelicht. Om een indruk te hebben wat de overstap naar de WKR voor u betekent, verzoeken wij u om de volgende gegevens aan ons toe te sturen: voorbeeld arbeidsovereenkomst; afschrift van het personeelshandboek; overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die niet in de arbeidsovereenkomst of personeelshandboek zijn opgenomen; de totale loonsom van 2013. Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 6
Stappenplan werkkostenregeling De werkkostenregeling is eigenlijk redelijk eenvoudig. Om een begin te maken met de invoer van de werkkostenregeling zou u kunnen overwegen een scan uit te voeren van uw huidige situatie. In het kort werkt het invoeren van de werkkostenregeling als volgt: 1. Inventariseer al uw vergoedingen en verstrekkingen binnen uw bedrijf. Veel werk, maar dit moet gebeuren. 2. Bepaal of de vergoedingen of verstrekkingen loon zijn (voor loon geldt immers de werkkostenregeling). 3. Bekijk of de vergoeding onder de gerichte vrijstellingen valt. 4. Bekijk vervolgens of de vergoeding onder de nihil-waardering valt. 5. Valt de vergoeding niet onder ad 3 of 4, bepaal dan of u de vergoeding in de vrije ruimte onderbrengt / eindheffingsregeling toepast of de vergoeding als normaal loon aanmerkt. 6. Over de bedragen boven de vrije ruimte moet u 80% eindheffing betalen. Copyright 2014 AF&T // Cliëntennieuwsbrief AF&T nr. 6 // Special WKR 7