FREQUENTLY ASKED QUESTIONS MVO & DUURZAAMHEIDSVERSLAGGEVING Dit FAQ document is gebaseerd op de GRI (Global Reporting Initiative) richtlijnen volgens versie GRI G3.1 en certificering en tracht antwoord te geven op de meest gestelde vragen m.b.t. deze richtlijnen en MVO & Duurzaamheidsverslaggeving in het algemeen en de interactie met certificering van onderliggende managementsystemen (zoals ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001, MVO Prestatieladder en/of CO2 Prestatieladder). Wat is het doel van MVO & Duurzaamheidsverslaggeving? MVO & Duurzaamheidsverslaggeving is erop gericht om inzicht te verschaffen in de economische waarde van een onderneming en de concrete bijdrage aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaamheid; via verslaggeving legt de onderneming verantwoording af aan haar stakeholders (belanghebbenden) over haar (belangrijkste) prestaties op economisch, milieu- en sociaal vlak naast haar ambitie en doelstellingen. Waarom publiceren ondernemingen een MVO of Duurzaamheidsverslag? Dat verschilt per onderneming, meestal is er sprake van een combinatie van redenen. Onafhankelijk onderzoek heeft aangetoond dat de voornaamste afwegingen voor verslaggeving betrekking hebben op het voldoen aan wensen en eisen van stakeholders (waaronder opdrachtgevers en investeerders), specifieke eisen met betrekking tot een beursnotering, het voldoen aan wet- en regelgeving, verhoging van concurrentie- c.q. onderscheidend vermogen, verbetering van de commerciële licence to operate, versterking van interne betrokkenheid ten aanzien van MVO en duurzaamheid, een methodiek om MVO en duurzaamheidsdoelen te stellen en te monitoren of het aantrekken van nieuwe medewerkers. Wat zijn de voordelen van MVO of Duurzaamheidsverslaggeving? Ook dit aspect verschilt per onderneming, alhoewel onafhankelijk onderzoek heeft aangetoond dat er een aantal veel voorkomende aspecten door ondernemingen worden benoemd. De meest genoemde voordelen (in willekeurige volgorde) zijn: verhoging van bewustwording van bedrijfsrisico s en zakelijke mogelijkheden, versterking van synergie tussen financiële en nietfinanciële informatievoorziening en bedrijfsprestaties, verbetering van lange termijn strategie
en business planning, stroomlijning van processen, kostenreductie, efficiency verbetering, versterking van concurrentievermogen (benchmarking), versterking van de bedrijfsreputatie en/of brand loyalty en een versterking van de relatie met de (belangrijkste) stakeholders (belanghebbenden) naast het makkelijker aantrekken van financiering. Waaraan dient een MVO- of Duurzaamheidsverslag te voldoen? Hoewel dit sterk afhangt van de doelstelling(en) die de rapporterende onderneming zich stelt en het kader waarin de verslaggeving wordt opgesteld, kan over het algemeen worden gesteld dat een gedegen verslag gebaseerd is op een aantal vaste principes, te weten: volledigheid, evenwichtigheid, vergelijkbaarheid, nauwkeurigheid, tijdigheid, duidelijkheid, en betrouwbaarheid. Daarnaast is identificatie van de (belangrijkste) stakeholders van belang, evenals materialiteit ( what matters?) (vaststelling van aspecten die bepalend zijn voor de economische, milieu gerelateerde en sociale gevolgen die de onderneming teweeg brengt of van invloed zijn op haar stakeholders) en organisatorische afbakening (op welke bedrijfsonderdelen heeft de verslaggeving betrekking). Welke informatie wordt normaliter opgenomen in het verslag? Hoewel er geen sprake is van een standaard format is voor de opzet en inhoud van een MVOof Duurzaamheidsverslag, wordt in de regel uitgegaan van een aantal (vaste) elementen om te komen tot een volwaardig verslag. In essentie komt het erop neer dat de rapporterende onderneming verslag doet over de aspecten die voor haar en haar stakeholders van belang zijn. Afhankelijk van de omstandigheden en specifieke keuzes die de rapporterende onderneming moet maken, kan rapportage van sommige of alle navolgende elementen worden overwogen (dit betreft geen volledige maar een indicatieve opsomming): energie-, brandstof- en waterverbruik; verbruik van andere natuurlijke bronnen; productie van afval; CO2 emissie; risico s en mogelijkheden m.b.t. klimaatverandering, vraag naar nieuwe producten of dienstverlening etc.; initiatieven m.b.t. de lokale gemeenschap; beleid en concrete maatregelen op het vlak van MVO en duurzaamheid; mensenrechten; HR management; sociale aspecten; anti-corruptie; doelstellingen en prestaties m.b.t. MVO en duurzaamheid en stakeholder analyse.
Op welke manier kan het verslag tot stand komen? De wijze waarop invulling gegeven kan worden aan een MVO- of Duurzaamheidsverslag hangt sterk af van de doelstelling(en) van de rapporterende onderneming en de uitgangspunten en structuur (wel of geen onderliggend kader van een norm of richtlijnen) die de onderneming daarvoor kiest. In de regel kan worden gesteld dat de totstandkoming van een volwaardig verslag een gestructureerd proces volgt waarin de volgende onderdelen aan bod komen: identificatie van eventuele wettelijke verplichtingen, inventarisatie en consultatie van de (belangrijkste) stakeholders, opzet interne stakeholder structuur, vaststelling rapportage cyclus, koppeling met en integratie van MVO- en duurzaamheidsbeleid binnen de ondernemingsstrategie, identificatie van datacollectie en ondersteunende processen en systemen, vaststelling van scope van informatie, uitvoering van materialiteitsassessment (over welke aspecten wordt er gerapporteerd), vaststelling van doelstellingen en key performance indicators (KPI s) en bijbehorende structuur van monitoring, vaststelling rapportagestructuur, vaststelling wijze en timing van communicatie en publicatie en tot slot het inrichten van responskanalen (voor het verkrijgen van feedback). Welke richtlijnen bestaan er voor MVO & Duurzaamheidsverslaggeving? In de loop der tijd zijn er diverse normen en methodieken ontwikkeld die feitelijk zonder uitzondering in internationaal verband worden toegepast. De meest gehanteerde richtlijnen zijn die van het Global Reporting Initiative (GRI). Daarnaast zijn er de ISO 26000 richtlijnen die als basis kunnen worden toegepast, evenals de basisprincipes van de UN Global Compact of de methodiek conform het Carbon Disclosure Project, een internationale benchmark gericht op rapportage over het effect van ondernemingen op het klimaat en gebruik van natuurlijke bronnen. Voor welk type onderneming is MVO en Duurzaamheidsverslaggeving geschikt? In principe is MVO en Duurzaamheidsverslaggeving geschikt voor elk type onderneming, ongeacht de omvang ervan of de scope van de bedrijfsactiviteiten. De vraag of een onderneming aan een MVO of Duurzaamheidsverslag moet beginnen ligt eerst en vooral opgesloten in de vraag of het bedrijf in kwestie belang hecht aan een MVO- en duurzaamheidsbeleid en/of hiertoe een concrete (externe) noodzaak bestaat en of het past binnen de strategie, cultuur en mogelijkheden van de organisatie.
Oorspronkelijk waren het vrijwel uitsluitend grote, internationaal opererende en vaak beursgenoteerde ondernemingen die zijn overgegaan op het ontwikkelen van een MVO- of Duurzaamheidsverslag; inmiddels echter zijn er ook (middel)grote ondernemingen die beschikken over een MVO- of Duurzaamheidsverslag of dat overwegen. Wat is de achtergrond van de veel toegepaste GRI richtlijnen? De gelijknamige internationale netwerkorganisatie GRI ontwikkelde in 2000 richtlijnen om gestandaardiseerde verslaggeving rondom MVO en duurzaamheid te bewerkstellingen. Via een continue ontwikkeling hebben de GRI richtlijnen in het afgelopen decennium diverse veranderingen ondergaan; in 2006 werd de versie GRI G3 geïntroduceerd, gevolgd door de versie GRI G3.1 (waarop dit FAQ document betrekking heeft); medio 2013 werd de nieuwste versie GRI G4 geïntroduceerd. Hoe zien de GRI richtlijnen er globaal uit? De GRI richtlijnen in versie GRI G3.1 omvatten zogeheten prestatie indicatoren die verdeeld zijn over 3 categorieën, te weten economisch, milieu en sociaal; rondom 34 verschillende thema s of aspecten binnen de genoemde 3 categorieën zijn er in totaal 79 prestatie indicatoren te onderscheiden en bestrijken specifieke onderwerpen variërend van bijvoorbeeld luchtemissies, afvalwater en afvalstoffen tot aan corruptie of opleiding en onderwijs. Welke thema s komen in de hoofdcategorieën van de GRI richtlijnen aan bod? De GRI richtlijnen in versie GRI G3.1 hanteren 9 economische prestatie indicatoren (waaronder economische prestaties, marktaanwezigheid en indirecte economische effecten), 30 milieu prestatie indicatoren (waaronder energie, water, biodiversiteit, naleving en transport) en 40 sociale prestatie indicatoren. De sociale prestatie indicatoren zijn onderverdeeld in 4 subcategorieën, te weten arbeidsomstandigheden & volwaardig werk, mensenrechten, maatschappij en productverantwoordelijkheid. Welke onderdelen van de GRI richtlijnen moeten worden toegepast? Er bestaat geen verplichting om aan alle prestatie indicatoren van de GRI richtlijnen te voldoen, toepassing ervan is eerst en vooral een keuze die de rapporterende onderneming zelf moet maken. Toepassing en invulling van de GRI richtlijnen verschilt per definitie per onderneming en hangt nauw samen met de doelstelling(en) die de onderneming zich stelt.
Een goed en professioneel opgesteld MVO of Duurzaamheidsverslag volgens de GRI richtlijnen beantwoordt aan vaste en internationaal erkende en toegepaste verslaggevingsprincipes (zie ook vraag 4: Waaraan dient een MVO of Duurzaamheidsverslag te voldoen?). Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van GRI? Medio 2013 werd een nieuwe versie van de GRI richtlijnen geïntroduceerd, versie GRI G4. Deze nieuwe versie verschilt in een aantal belangrijke opzichten van de versie GRI G3.1 die nog door veel ondernemingen wordt toegepast. MVO- en Duurzaamheidsverslagen die na 31 december 2015 worden gepubliceerd conform de GRI richtlijnen dienen in lijn te zijn met versie GRI G4. In welk opzicht verschilt versie G4 van G3.1 van de GRI richtlijnen? De versie GRI G4 is een doorontwikkeling van GRI G3.1 op basis van voortschrijdend inzicht op basis van internationale toepassing van de richtlijnen ten aanzien van MVO- en Duurzaamheidsverslaggeving. Kort samengevat zijn er een viertal aspecten die in GRI G4 zijn veranderd ten opzichte van GRI G3.1. Het aspect materialiteit (zie ook vraag 4: Waaraan dient een MVO of Duurzaamheidsverslag te voldoen?) is de leidraad voor het verslag; er dient meer inzicht te worden verschaft in de keuzes die aan de basis liggen van het opstellen van het verslag. In dat kader is een zogeheten materialiteitsmatrix van groot belang en een belangrijk hulpmiddel om per onderwerp het belang voor de stakeholders af te zetten tegen het belang van de rapporterende onderneming. Een evenwichtige materialiteitsanalyse leidt ertoe dat er (nog meer) focus komt in het verslag dat daarmee (nog) relevanter wordt. De in versie GRI G3.1 gehanteerde toepassingsniveaus (C, B, A: oplopende mate van het aantal performance indicators waar tegen wordt gerapporteerd) komen niet terug in GRI G4. De nieuwe versie biedt de mogelijkheid om te kiezen om aan te geven dat de rapportage in overeenstemming is met GRI G4 of niet; een aanvullende detaillering biedt de optie van rapportage op core level of het meer uitgebreidere comprehensive level. In versie GRI G4 wordt meer belang gehecht aan het verschaffen van inzicht over de wijze en mate van monitoring van de keten (leveranciers en afnemers) in relatie tot MVO en duurzaamheid en de rol c.q. inbreng van de rapporterende onderneming op dit punt.
Tot slot is er in de versie GRI G4 sprake van een uitbreiding van de zogeheten profiel indicatoren die betrekking hebben op de rapporterende onderneming. Zo wordt meer nadruk gelegd op thema s als ethiek, integriteit, bestuur ( governance ), beloningsbeleid en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van MVO en duurzaamheid in het algemeen. Waarom laten ondernemingen hun verslag extern toetsen? De overweging om het MVO- of Duurzaamheidsverslag extern te laten toetsen en te beoordelen kan per onderneming verschillen. In de meeste gevallen is de keuze en beslissing van de opdrachtgever ingegeven door de overtuiging dat een onafhankelijk uitgevoerde externe beoordeling waarde toevoegt aan het verslag en in de ogen van stakeholders een grotere mate van vertrouwen zal inboezemen. Wat houdt externe toetsing van het verslag in? De wijze waarop Bureau Veritas Sustainability invulling geeft aan externe toetsing van een MVO of Duurzaamheidsverslag omvat in de regel vijf stappen. Het traject begint met een scoping meeting, waarin de vaststelling van de scope van de toetsing (zowel organisatorisch als qua bedrijfsactiviteiten) aan bod komt in combinatie met de vaststelling van het tijdspad waarbinnen de toetsing dient plaats te vinden en het bepalen van het rollenspel tussen de externe beoordelaar(s) en de binnen de organisatie betrokken functionaris(sen). Deze fase wordt gevolgd door een aanvullende introductie sessie waarin het projectplan op details wordt afgestemd en inzicht wordt verkregen in de door de onderneming gehanteerde systemen en procedures die een rol spelen in het MVO- of Duurzaamheidsverslag. Na deze twee stappen kan de eigenlijke toetsing plaatsvinden; deze omvat analyse van data, de werking van systemen en procedures en interne controles en wordt aangevuld met interviews. Vanuit de rapportage fase ontvangt de opdrachtgever een management rapportage met de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen en een zogeheten assurance statement, een formele verklaring van externe toetsing en beoordeling die de opdrachtgever desgewenst kan opnemen in het te publiceren MVO- of Duurzaamheidsverslag.
Afrondend bestaat een aanvullende mogelijkheid voor een close out meeting; dit betreft een meeting met het management van de opdrachtgever waarin de bevindingen en aanbevelingen nader worden toegelicht. NB: toetsing en beoordeling van een MVO- of Duurzaamheidsverslag is maatwerk en komt tot stand op basis van nauwe samenspraak en afstemming met de opdrachtgever Wat zijn de kosten van externe toetsing? Toetsing en beoordeling van een MVO- of Duurzaamheidsverslag is per definitie een kwestie van maatwerk en zal derhalve per onderneming verschillen. Een aantal parameters zijn in belangrijke mate bepalend voor de omvang van de toetsing en daarmee de kosten ervan. Uitgaande van de toepassing van de GRI richtlijnen als basis voor de totstandkoming van het verslag, zijn de navolgende aspecten van belang om de omvang en daarmee het kostenplaatje van toetsing te kunnen vaststellen: het aantal GRI performance indicators die getoetst moeten worden en hun individuele complexiteit, de diepgang van de toetsing (limited level: beperkte toetsing toegespitst op verificatie van data; reasonable level: uitgebreide toetsing toegespitst op verificatie van data en onderliggende (management)systemen en structuren) en de eventuele wens om op meerdere locaties de toetsing uit te voeren. Kan toetsing van een verslag worden gecombineerd met certificering? Toetsing van een MVO- of Duurzaamheidsverslag kan in de praktijk gecombineerd worden met certificering van managementsystemen. Daartoe heeft Bureau Veritas Sustainability de methodiek Integrated Certification ontwikkeld. Deze aanpak richt zich in het bijzonder op de wisselwerking tussen specifieke elementen uit certificering (kwaliteit, milieu, gezondheid & veiligheid, energiemanagement, CO2 reductie etc.) en hun directe raakvlakken met aspecten uit de GRI richtlijnen. In operationele zin kan certificering en toetsing van een MVO- of Duurzaamheidsverslag in combinatie met elkaar worden uitgevoerd. Meer informatie over de strekking en invulling van deze aanpak vindt u in de introductie- brochure Integrated Certification die vrij opvraagbaar is bij Bureau Veritas.
Wat houdt Integrated Reporting (IR) in? Integrated Reporting (IR) is een nieuwe ontwikkeling waarbij MVO- of Duurzaamheidverslaggeving wordt gecombineerd met c.q. geïntegreerd in het Financiële (Jaar)verslag. De methodiek van IR kan uitsluitend worden getoetst door accountantsorganisaties, aangezien de beoordeling van financiële rapportage exclusief is voorbehouden aan daartoe beëdigde accountants. Waar is meer informatie te krijgen over de GRI richtlijnen? De GRI organisatie in Amsterdam beschikt over een uitgebreide website (www.globalreporting.org) waarop een grote variëteit aan praktische en vrij beschikbare informatie is te vinden, inclusief de normdocumenten van de GRI richtlijnen in versie GRI G3.1 en GRI G4. Bureau Veritas Sustainability uw partner voor integrale MVO & Duurzaamheid dienstverlening telefoon: 088 450 56 00 e-mail: duurzaam@nl.bureauveritas.com