Aanbesteden vanuit het perspectief van het MKB

Aanbesteden vanuit het perspectief van het MKB Mariëlle van der Keur Gaby Hoof - Sattler TenderCoach TenderCoach Wat doen wij? Delen van ervaring en kennis door: > 10 jaar ervaring met inschrijven op aanbestedingen Coaching en begeleiding van inschrijvers Training voor inschrijvers en ABD Analyses voor inschrijvers Ambassadeur MKB Nederland voor de regio Taskforce aanbesteden Gemeente Den Haag Redactielid Tendernieuwsbrief Commissie van Aanbestedingsexperts Brancheorganisaties Samenwerking PIANOo

Cases Meervoudig onderhandse aanbesteding Geschiktheid: Financieel Economische draagkracht Geschiktheid: Bekwaamheid Gunningscriteria Nota van Inlichtingen Administratieve lasten Motivatieplicht Commissie van Aanbestedingsexperts Case Meervoudig Onderhandse Aanbesteding Bij een MOA bepaalt de ABD zelf welke partijen zij uitnodigt, waarmee (een deel van) de selectiefase in principe al heeft plaatsgevonden. Toch stellen ABD nog vaak verschillende geschiktheidseisen. Case juridische diensten: voor één aanbesteding moesten inschrijvers de volgende documenten aanleveren om zijn geschiktheid aan te tonen: Eigen Verklaring Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving Gedragsverklaring aanbesteden Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen Verklaring keten- en inlenersaansprakelijkheid Verklaring financiële en economische draagkracht Bewijs van verzekering voor aansprakelijkheid Holding-/concernverklaring Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Referenties (3 kerncompetenties) Bewijs lidmaatschap van de orde van Advocaten Verklaring technische bekwaamheid derden Verklaring kwaliteitszorg, ISO of gelijkwaardig Inschrijving in het nationale-/handelsregister Conformiteitenverklaring Verklaring overige eisen

Case Financieel Economische Draagkracht Sinds minimale omzeteis niet meer mag, lijken ABD doorgeschoten in het eisen wat wel is toegestaan: eigen vermogen; rentabiliteit, solvabiliteit en/of, liquiditeit; credit report; Accountantsverklaring; beroeps en/of verzekering. Vaak niet duidelijk wat de relevantie van de eis is, wat wordt getoetst en wanneer aan eis is voldaan. In crisistijd in bepaalde branches vrijwel onmogelijk om gezond bedrijf te vinden. Bijvoorbeeld bij architecten: kleine bedrijfjes of ZZPers die aljaren proberen hun hoofd boven water te houden. Case Bekwaamheid kerncompenties Vaak toch ervaring (referentie) als eis, ipv kerncompetentie metervaring (referentie) als bewijsmiddel. Of verkapt: de kerncompetentie is het hebben van ervaring etc. Ook vaak niet de werkelijke kerncompetentie benoemd. CASE kantoormeubilair 1: Eis: ervaring met het leveren van een 300 stoelen, binnen 1 jaaraan één opdrachtgever. Kerncompetentie: het in staat zijn grote aantallen stoelen in een kort tijdsbestek te leveren. Punt: wat is de relevantie van het leveren aan één opdrachtgever. CASE kantoormeubilair 2: Eis: was ervaring met het leveren van 150 stoelen in een omgeving van het nieuwe werken. Kerncompetentie: het kunnen leveren van stoelen die eenvoudig ensnel worden ingesteld. Punt: kan echter ook van belang zijn in een andere omgeving, bijvoorbeeld ploegendiensten

Case Bekwaamheid referentie ABD stellen soms onbewust eisen die, hoewel toegestaan, het aantal mogelijke inschrijvers sterk beperken. CASE Uitrukkleding: Eis: grote veiligheidsregio eist dat een inschrijver in de afgelopen 3 jaar, aan één opdrachtgever tenminste 900 complete brandweerpakken heeft geleverd. Minder dan 60 procent van het uitgevraagde aantal, dus de referentie-eis leek redelijk. Echter: veiligheidsregio s zijn grootste afnemers van brandweerpakken, zij zijn pas recent ontstaan door samenvoeging van korpsen en ABD is één van de grootste veiligheidsregio s. Punt: zeer weinig partijen kunnen aan deze eis voldoen. Case Bekwaamheid verificatie Het is belang dat eisen die gesteld worden eenduidig en verifieerbaar zijn en dat bewijsmiddelen ook daadwerkelijk worden gecontroleerd. CASE slibtransport Eis: ABD eiste van inschrijvers dat zij verklaarden op het moment van inschrijving over een bepaald aantal specialistische transportmiddelen beschikten. Echter: alle partijen tekenden, maar na gunning meldden nummer 2 en 3 dat de voorlopige winnaar niet over het juiste materieel beschikte. Uit verificatie bleek dat dit inderdaad het geval was, waarop de winnaar werd uitgesloten en de nummer twee de opdracht kreeg.

Case Bekwaamheid Capaciteit Ook in onderstaande zaak heeft de ABD zich onvoldoende verdiept in de betreffende CASE maatwerk managementopleiding: Eis: ABD eist dat inschrijvers tenminste 80 procent van de in tezetten trainers in vaste dienst heeft. Echter: De opleidingsbranche is bij uitstek een branche met veelzzpers, die op projectbasis door bureaus worden ingehuurd. Punt: geen enkele partij kon dan ook aan deze eis voldoen en de aanbesteding werd ingetrokken. Case Gunningscriteria EMVI? Altijd EMVI Lijkt gunstig voor MKB, maar is dit niet altijd. EMVI betekent namelijk vaak veel meer werk dan laagste prijs. CASE brandstoffen: deze kunnen eenvoudig worden uitgevraagd: hetproduct kan exact worden gespecificeerd en de hoeveelheid kan nauwkeurig worden vastgesteld. Tot de AW2012 werden deze vrijwel altijd op laagste prijs gegund. Nu vaak voor de zekerheid op EMVI. Punt: voor inschrijvers betekent dit een aanzienlijke lastenverzwaring bij de inschrijving, die door de toch al kleine marges in de markt nauwelijks kan worden gecompenseerd tijdens de uitvoering.

Case Gunningcriteria kwaliteitscriteria Opdrachtomschrijving: Het leveren van bloemen ten behoeve van Opdrachtgever, bestaande uit twee hoofdcomponenten; Het leveren en vervangen van boeketten ten behoeve van directie en receptie. Beide leveringen geschieden 1 maal per week. Voor deze levering wordt een abonnement afgesloten. Met Kerst wordt het receptieboeket vervangen door een kerststuk dat 3 weken blijft staan. Het leveren van gemengde boeketten en arrangementen op afroep. Opdrachtomschrijving: Opdrachtgever gaat de Overeenkomst aan van 1 mei 2013 t/m 30 april 2016 met voor Opdrachtgever een optie tot verlenging van 1 jaar. Op basis van de vorige Overeenkomst is gebleken dat er ongeveer 160.000, -aan bloemen is besteed in 2011. Welke voorbereidingen treft u om (MKB)criteria vast te stellen? Intern Extern Waar ligt het zwaartepunt in de beoordeling? Case Gunningcriteria kwaliteitscriteria

Case Gunningscriteria onderscheidend Belangrijk commentaar van inschrijvers is dat de gunningscriteria niet onderscheidend zijn, of niet leiden tot de beste inschrijving. De intentie hebben om iets te doen heeft geen onderscheidende werking. CASE verhuisdiensten: ABD vraagt in gunningscriteria of inschrijvers de bereidheid hebben om gastcolleges te geven en of het bieden van stageplaatsen behoort tot de mogelijkheden. Punt: natuurlijk zeggen alle inschrijvers ja, dus de criteria hebben geen enkele onderscheidende werking. Case Gunningscriteria Social return Social return criteria vormen vaak een struikelblok voor kleine ondernemers. Zij hebben vaak slechts enkele (of geen) vaste medewerkers in dienst en kunnen niet bij een volgende opdracht nieuwe mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen. CASE postbezorging: voor lokale postbezorging van een gemeente moest een inschrijver een uitgebreid social return plan opstellen, dat voor 25 procent meetelde in de eindscore. Echter: Inschrijver was een familiebedrijf. Familie/directeuren/eigenaars bezorgden zelf de huis-aan-huis-post. Voor opdracht was geen extra capaciteit nodig. Bovendien zou het inhuren van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in eerste instantie betekenen dat een deel van de bestaande capaciteit moest worden aangewend voor op- en begeleiding. Gelukkig leert ervaring dat social return een ruim begrip is, dat intentie vaak al voldoende is en dat het niet of nauwelijks wordt gemonitord, omdat ook de aanbestedende dienst niet goed weet hoe. We hebben goed gescoord met een prachtig verhaal over social return maar dat kan toch niet de bedoeling zijn.

Case Administratieve lasten De Eigen Verklaring heeft de administratieve lasten voor inschrijvers aanzienlijk verlaagd. Eis: bewijsmiddelen mbt de Eigen Verklaring moeten binnen 5 dagen na voorlopige gunning worden aangeleverd. Echter: het kost tenminste 2 weken om een GVA aan te vragen. Punt: alle partijen moeten de GVA voor inschrijving aanvragen. Case Motivatieplicht MKB vriendelijkheid van AW2012 wordt sterk beperkt doordat zij veelruimte laat voor afwijking van regels en geen duidelijke eisen stelt aan de motivatie daarvoor. Dit betekent dat de motivatieplicht moet worden afgebakend door jurisprudentie. Echter, de drempel voor het MKB om naar de rechter te stappen isenorm (duur, tijdgebrek, gebrek aan ervaring, reputatieschade etc, zonder dat zij zeker weten dat daar iets tegenover staat). CASE koeriers-en transportdiensten: ABD had twee onderdelen geclusterd die normaliter door verschillende partijen zouden worden uitgevoerd. Op onze opmerking dat hier sprake was van onnodig clusteren, antwoordde de ABD dat zij ervoor had gekozen doelmatigheid boven proportionaliteit te stellen. Punt: hoe wel deze motivatie absoluut onvoldoende was, wilde onze klant om alle hierboven genoemde redenen niet naar de rechter en besloot niet in te schrijven.

Case Commissie van Aanbestedingsexperts De Commissie voor Aanbestedingsexperts lijkt de oplossing voor de drempel die MKBers ervaren mbt juridische procedures. Deze is inderdaad laagdrempelig en uiterst professioneel. Er zijn echter twee tekortkomingen in haar mandaat: 1. Uitspraken zijn niet bindend, maar zwaarwegend 2. Procedure heeft geen opschortende werking Hoewel de commissie bij een klacht de aanbestedende dienst dwingend verzoekt de procedure op te schorten gebeurt dit niet altijd. CASE ICT hardware: een ABD sloot een inschrijver uit, omdat zij van mening was dat het geoffreerde merk geen A-merk was. Na zorgvuldige studie stelde de commissie de inschrijver in het gelijk, maar de opschortende termijn van 20 dagen was al lang voorbij. Bovendien: om de termijn op te schorten zou de inschrijver een fake kort geding kunnen starten. Echter, de wet stelt dat als een zaak bij de rechter is, de Commissie zich (voorlopig) terug moet trekken. PIANOo - Voorlichtingsbijeenkomsten 2014

Aanbevelingen 1 Constante dialoog MKB Licht uw ondernemers voor, sessie voorafgaand aan aanbesteding. Publiceer een aanbestedingsagenda. Marktoriëntatie Wie zijn de spelers, weet u dat zeker? Voorwerp opdracht, clusters / percelen Procedure MOA / Nationaal / Europees MOA uitnodigen Publiceer uw aan te besteden opdrachten op uw website Beperk de geschiktheidseisen Termijnen Voldoende tijd, ook bij MOA Aanbevelingen 2 Geschiktheid-/selectie-eisen Stel uzelf bij elke eis de vraag: wat wil ik toetsen, waarom wilik dit toetsen, hoe wil ik toetsen, wat is het effect op het aantal inschrijvers? Ga terug tot de werkelijke kerncompetentie. Geef inschrijvers voldoende tijd om bewijsmiddelen aan te leveren. Gunningscriteria Voor goed te specificeren goederen kan laagste prijs geschikt zijn Probeer (eventueel samen met de markt) gunningscriteria op te stellen die werkelijk leiden tot EMVI en gebruik geen gunningscriteria met een (verkapt) discriminerende werking. Beantwoord vragen en opmerkingen van inschrijvers serieus en nauwkeurig. Stel een onafhankelijk klachtenloket in. Schort de termijn op bij klachten.

Aanbevelingen 3 Concrete acties 1. Stroomschema opstellen dat inkopers door het aanbestedingsprocesleidt, waarbij in elke fase de stappen/keuzes worden uitgelicht die van invloed kunnen zijn op de mogelijkheden van het MKB om in te schrijven. 2. Aanbestedingsagenda publiceren en bijeenkomsten voor MKB organiseren, waarbij u enerzijds ingaat het op het aanbestedingsproces en anderzijds bespreekt welke aanbestedingen op de rol staan. 3. Menu van standaardteksten voor elke stap/keuze die van invloed kan zijn op de mogelijkheden/kansen van het MKB en per aanbesteding relevante stappen opnemen in inleiding/separate brief. Bedankt voor uw tijd en graag tot ziens! Mariëlle van der Keur Gaby Hoof-Sattler www.tendercoach.nl www.werkenmettenderned.nl