/ho~x:6i -ic6 Ministerie van Verkeer en Waterstaat -<fo Directoraat-Generaal Rikswaterstaat ^ Meetkundige Dienst Route 400 Exchanged? m o a 4 c
ROUTE400 EXCHANGED? 14 FEB 2003 Adviesrapport Opdrachtgever Directie Organisatie & Informatie drs. R.J. Kuiper Postbus 20901 2500 EX DEN H7AAG Opdrachtnemer RWS Meetkundige Dienst Afdeling IBI A.R.J. Wayers Postbus 5023 2600 GA Delft Datum 11 november Rapportnummer : MDIBIR964 0
1. Inleiding 3 2. Doel van het onderzoek 3 2.1. Randvoorwaarden bi het onderzoek 3 3. Het beleid 3 4. Elektroniscltepost bi V& W 3 4.1. Beschriving ROUTE400 4 4.2. Beschriving Microsoft Exchange 5 4.3. Wie gebruiken Exchange 5 5. Compatibiliteit van Exchange met het Programma van Eisen 5 5.1. Aspecten van incompatibiliteit 6 5.1.1. apparatuur 6 5.1.2. software 6 5.1.3. adresboeken 6 5.1.4. het VenWnet 6 5.1.5. elektronische post toepassingen 6 6. Investeringen 6 7. Onze visie 7 7.1. Groupware 1 7.2. Het Internet 7 7.3. De Network Computer 8 8. Advies 8 9. Hoe verder 9 ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996 2
1. Inleiding In haar schriven van 19 uli 1996 maakte de plaatsvervangend Secretaris-Generaal het besluit bekend de toekomstige V&W werkplekautomatisering te baseren op het kantoorpakket Microsoft Office onder het Microsoft Windows besturingssysteem. Voor wat betreft de overgang naar het pakket Exchange werd door haar een voorbehoud gemaakt gezien het feit dat meer dan vifduizend medewerkers van het ministerie gebruik maken van het V&W voorkeursprodukt ROUTE400. 2. Doel van het onderzoek Doel van dit onderzoek is te adviseren of het pakket Microsoft Exchange als V&W-breed elektronische post produkt kan worden ingezet en daarmee op termin het V&W voorkeurspakket ROUTE400 moet gaan vervangen. 2.1. Randvoorwaarden bi het onderzoek De randvoorwaarden 1 bi de invoering van het in april 1996 in Nederland gei'ntroduceerde Microsoft Exchange zin; het vlekkeloos kunnen cornmuniceren met elektronische post pakketten die gebaseerd zin op de twee Internationale standaarden van elektronische post: X.400 (Europese overheidsstandaard) en SMTP/MIME (Internetstandaard). Communicatie met ROUTE400 moet gewaarborgd zin. Een V&W-breed afgestemde aanpak. Communicatie met partien buiten het ministerie moet gewaarborgd bliven. 3. Het beleid Reeds in uni 1992 stelde de Bestuursraad 2 het V&W elektronische post beleid vast. Kernpunten uit dit beleid zin; Het gebruik van de X.400 functionaliteit tot op de werkplek (VOSIP 3 ) Opzet van een gemeenschappelik X.400 backbone-infrastructuur (VenWnet) Gebruik van het voorkeursprodukt ROUTE400 4. Elektronische post bi V&W De V&W elektronische post functie is opgebouwd uit een aantal standaard functies welke door iedereen te gebruiken zin. Zo zin alle organisatieonderdelen van het ministerie aan gesloten op het VenWnet zodat elektronische berichten met elkaar kunnen worden uitgewisseld. Telewerkers, thuiswerkers en mobielewerkers kunnen beschikken over dezelfde faciliteiten. Bi het ontwerp van de elektronische post infrastructuur werd er uit efficientie overwegingen voor gekozen alle gemeenschappelike nineties onder te brengen in het VenWnet en het gebruik ervan centraal te betalen. Een tweede belangrik ontwerpcriterium was de eis dat V&Wers alle vormen (in/extern) van elektronische post m.b.v. dezelfde faciliteit konden afwikkelen. Met de ontwikkelde elektronische post faciliteiten zin alle nederlandse partners van V&W elektronisch bereikbaar geworden zoals; de ministeries, de Eerste- en Tweedekamer, de lokale overheden, de universitaire onderzoekswereld, het bedrifsleven en de burgers. Moeiteloos ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996 3
kunnen berichten worden uitgewisseld met de EU-organisaties in Brussel, de standaardisatieen onderzoeksorganen zoals de ETSI en wereldwid alle relevante internationale organisaties zoals de VN, ITU en bedriven en instellingen. Partien die nog niet beschikken over een elektronische post functie worden bereikt m.b.v. de gemeenschappelike elektronische post FAX faciliteit. Ook met gebruikers van GSM draagbare telefoontoestellen kunnen berichten worden uitgewisseld. Een reeks van gemeenschappelik ontwikkelde hulpmiddelen als handboeken, elektronische add-on's en elektronische adresboeken vereenvoudigen het gebruik van de elektronische postfunctie aanmerkelik. Vandaag de dag zin ruim 6000 elektronische postbussen in gebruik. De verspreiding en het gebruik van elektronische post binnen het ministerie neemt toe. 4.1. Beschriving ROUTE400 ROUTE400 is een produkt van het engelse softwarehuis Nettel en wordt in Nederland op de markt gebracht door DATAD. Het pakket voldoet aan het V&W Programma van Eisen 4 voor Elektronische Post. Hierdoor werkt het goed samen met pakketten zoals Word e.a.. ROUTE400 is het voorkeursprodukt voor elektronische post van het ministerie. Het biedt de volgende faciliteiten; het elektronische postkantoor voor de elektronische distributie het pakket op de PC waarmee berichten kunnen worden aangemaakt, verzonden, ontvangen, gelezen en gearchiveerd. ROUTE400 biedt de gebruiker de volgende basisfuncties; Aanmaken, lezen en archiveren van elektronische postberichten Aanmaken en archiveren van elektonische FAX-berichten Folders voor de opslag en distributie van berichten Adresboek Conversie naar en van Internetmail en andere (wereldwide) mailsystemen De ROUTE400 produkten waarvoor het ministerie in 1993 koos stelden geen bizondere eisen aan de apparatuur. De aanwezige apparatuurlinen konden worden gebruikt. Met de nederlandse leverancier van het pakket werd een gunstige inkoopovereenkomst afgesloten. Voor de ondersteuning van de beheerders sloot de Meetkundige Dienst namens het ministerie een V&W-breed tweedelinsupportcontract af. Binnen V&W wordt ROUTE400 massaal gebruikt. Uitzondering hierop vormen (onderdelen van) DGV, RVI, RWS-HW, RLD, HDTP en de Centrale Diensten. Als gevolg hiervan zin deze organisatie-onderdelen voor de overige onderdelen van het ministerie en voor de buitenwereld niet of slecht bereikbaar. ROUTE400 wordt naast het gebruik voor informed berichtenverkeer in toenemende mate gei'ntegreerd binnen V&W-toepassingen die behoefte hebben aan een robuuste mailfunctie. Binnen de Europese Commissie wordt veel gebruik gemaakt van het pakket. ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996
4.2. Beschriving Microsoft Exchange Het pakket Exchange is een nieuw produkt van Microsoft en werd medio dit aar in Nederland gelanceerd. Het produkt vervangt een aantal verouderde Microsoft produkten zoals MS-Mail. Exchange bestaat uit vier componenten; het elektronisch postkantoor de noodzakelike additionele programmatuur t.b.v. het elektronisch postkantoor het pakket op de Personal Computer de noodzakelik additionele programma's op de Personal Computer t.b.v. het pakket Exchange Exchange biedt de gebruiker een aantal basis functies; elektronische post folders t.b.v. opslag van berichten en de distributie van informatie adresboek Mogelikheden tot berichtbeveiliging conversiemogelikheid van en naar andere elektronische post standaarden Exchange werkt alleen in combinatie met Microsoftprodukten op een beperkt aantal computersoorten. Het produkt biedt elektronische postfuncties met een aantal extra's zoals de mogelikheid tot de versleuteling van berichten. Deze extrafuncties werken alleen maar, en dan nog onder bepaalde voorwaarden, in combinatie met Microsoft produkten. Voor de uitwisseling van berichten met bestemmingen welke geen gebruik maken van Microsoft produkten werken deze extra's niet. 4.3. Wie gebruiken Exchange Exchange is een nieuw produkt. Het gebruik ervan is nog beperkt. Uit onderzoek van een aantal Microsoft cases blikt dat het produkt met name in gebruik wordt genomen door bedriven die al op grote schaal Microsoft elektronische post software gebruiken. De reden waarom deze beciriven kiezen voor Exchange is niet primaire de geboden functionaliteit maar omdat Exchange het enige alternatief is. Een weinig benidenswaardige positie. V&W bevindt zich niet in deze positie als gevolg van de keuze, in 1993 van de top van ons ministerie, om de europese IT standaards voor elektronische post te volgen. 5. Compatibiliteit van Exchange met het Programma van Eisen Wi onderzochten 6 de mate waarin het produkt Exchange voldoet aan het V&W Programma van Eisen voor elektronische post. Wi legden Microsoft het Programma van Eisen voor. Op basis van de analyse van het antwoord van Microsoft komen wi tot de conclusie dat het produkt Exchange server niet voldoet aan de eisen welke het ministerie stelt aan de elektronische postfunctie. Uit een aanvullende praktiktest blikt dat het produkt ook enkele hinderlike bugs bevat. Onze conclusie is dat het produkt zich leent voor informeel berichtenverkeer in een standaard Microsoftproduktomgeving. In een gemengde produktomgeving zoals binnen het ministerie leidt het gebruik van Exchange tot verwarring bi de gebruikers vanwege het afwikend gedrag van Exchange. Voor formeel berichtenverkeer t.b.v. bedrifsmatige en -kritische toepassingen zoals workgroup en -flow voldoet het produkt door zin eigenschappen in het geheel niet. ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996
5.1. Aspecten van incompatibiliteit 5.1.1. apparatuur Negentig procent van het ministerie gebruikt apparatuurlinen waarop de betreffende Exchange produkten niet kunn.n functioneren. Dit geldt zowel voor de server als voor de PC apparatuur. Vervanging van deze apparatuur is daarom noodzakelik. 5.1.2. software Exchange eist het gebruik van een aantal andere Microsoft produkten (Windows95 als PCclient en Windows/NT als server). Het kan daarom alleen maar functioneren wanneer de automatisermgsinfrastructuur is ingericht met deze Microsoftprodukten. Dit is nu niet het geval. De betreffende programma's zullen moeten worden aangeschaft. 5.1.3. adresboeken De Exchange adresboeken zin niet compatibel met de ROUTE400 adresboeken. Additionele programmatuur zal moeten worden ontwikkeld om Exchange adresboeken voor alle gebruikers toegangkelik te maken. 5.1.4. het VenWnet VenWnet biedt een reeks van gemeenschappelike faciliteiten t.b.v. elektronische post. Deze zullen moeten worden aangepast of worden vervangen door andere faciliteiten. 5.1.5. elektronische post toepassingen Verschillende toepassingen binnen het ministerie maken gebruik van de elektronische post functie voor het transport van gegevens. Omdat Exchange afwikt van de V&W elektronische post standaard zullen deze toepassingen mogelik moeten worden aangepast. Nader onderzoek naar noodzaak en de omvang van deze softwareaanpassingen is noodzakelik. 6. Investeringen Overgaan op Exchange vereist een reeks van investeringen. Wi hebben deze globaal begroot. Hierbi zin wi uitgegaan van de vervanging van 60 (ROUTE400, NOVELL, e.a.) postkantoren en van 6000 werkplekken. We onderscheiden hierbi de volgende investeringscomponenten; Exchange serversoftware noodzakelike additionele Microsoft serverprogrammatuur serverapparatuur clientprogrammatuur noodzakelike additionele Microsoft clientprogrammatuur clientapparatuur Er is geen rekening gehouden met de kosten voor de noodzakelike veranderingen in het VenWnet. Door centrale inkoop kan enige korting worden bedongen. Ook deze korting ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996 6
hebben wi niet meegenomen in deze berekening. In het kader van de voorbereiding op het gebruik van het pakket MS-Office vinden al investeringen in PC apparatuur plaats. Hiermee is hier geen rekening gehouden. Tenslotte is er ook geen rekening is gehouden met de noodzakelik (om)scholingskosten van ROUTE400 naar Exchange voor de gebruikers en de beheerders. Op basis van de bovenstaande aanname schatten wi dat het te investeren bedrag voor de aankoop van hardware- en computersoftware zich zal bevinden omstreeks de 30 miloen gulden. 7. Onze visie Microsoft lanceert in toenemend tempo nieuwe produkten. Dit is het gevolg van de strid welke Microsoft op twee fronten voert. Enerzids stelt men alles in het werk om grip te krigen op het "Internet" waardoor Microsoft zich liet verrassen. Anderzids poogt Microsoft voet aan de grond te krigen op de lucratieve groupware markt. 7.1. Groupware Hierbi positioneert Microsoft zin Exchange server als een alternatief voor Lotus/Notes, de marktleider. Exchange biedt echter maar beperkte groupware functionaliteit 8. In uni van dit aar kondigde Microsoft al aan de Exchange PCsoftware te zullen gaan vervangen door het produkt Outlook 97. Outlook 97 is een nieuw pakket met meer groupware functies. De Exchange-gebruikers van het eerste uur zullen met de overgang naar Outlook 97 opnieuw moeten worden opgeleid. Groupware bevat een reeks van werkgroep ondersteunende IT hulpmiddelen waarvan elektronische post en elektronische agenda de meest bekende zin. Alleen de elektronische postfunctie is gestandaardiseerd. De overige workgroup functies zoals de agendafunctie zin leverancierspecifiek en kunnen niet worden gebruikt in combinatie met produkten van andere leveranciers. M.a.w. organisatie-onderdelen die workgrouppakketten gebruiken van verschillende leveranciers zoals Notes van IBM, GrouprWise van NOVELL en Exchange van Microsoft kunnen deze functies niet gebruiken in gemeenschappelike samenwerkingsverbanden. Wi verwachten dat deze situatie de komende aren niet fundamenteel zal veranderen. Ontwikkelingen vanuit het Internetdomein kunnen hier echter voor een doorbraak zorgen. Dit wordt onderzocht in het CCIprogramma. 7.2. Het Internet Het Internet werd aanvankelik door Microsoft genegeerd. Pas in het vooraar van 1996 besloot het bedrif tot een drastische koerswiziging. In de Internetvisie van Microsoft moet de toegang tot het Internet lopen via de produkten van het bedrif. Microsoft als eigenaar van het Internet. In het CCI-proect onderzoeken wi de gevolgen van deze ontwikkelingen. Wi zin van mening dat deze strategic niet zal slagen. Microsoft beheerst nu nog de PC (zie hieronder). De regels op het Internet zullen niet door Microsoft worden bepaald maar wereldwid door een groot aantal bedriven. ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996 7
7.3. De Network Computer Een nieuwe ontwikkeling is de Network Computer. Een aantal zeer grote marktpartien uit de wereld van de consumenten-elektronica hebben zich achter dit initiatief van Oracle 9 geschaard. Het doel van dit samenwerkingsverband is de dominante positie van Microsoft in de PC markt te doorbreken en het Internet te ontsluiten voor milarden nieuwe consumenten. Men wil dit bereiken door een alternatief te ontwikkelen voor de PC, de achilleshiel van Microsoft. De Network Computer. De verwachting is dat door het eenvoudige concept dat ligt achter de Network Computer zowel de aanschaf- als exploitatiekosten aanzienlik lager zullen uitkomen. Dit wordt mede mogelik gemaakt door het toepassen van nieuwe onderliggende softwareconcepten. De komst van de Network Computer zal er toe leiden dat voor de eerste keer de consumentenprodukten-, netwerk- en de computerindustrie zullen gaan samenwerken bi de ontwikkeling en de marketing van de consumentencomputers. Onderzoek 10 wist uit dat met name de overheid en het bedrifsleven als eerste de PC zullen gaan vervangen door de Netwo-k Computer om te kunnen komen tot het beheersen van de kosten welke verbonden zin met het gebruik van de PC. Microsoft scoort nu 90 procent van zin omzet in de PCmarkt. Met de op handen zinde vermindering van de rol van de PC zal op termin een groot deel van deze omzet wegvallen. Investeringen van strategische aard in (Microsoft) software maar ook in nieuwe computertoepassingen op basis van de Microsofttechnologie moeten naar onze mening met de nodige behoedzaamheid worden gedaan rekening houdend met de hierboven geschetste paradigmaverschuiving. De opkomst van het Internet toont aan dat de ingeslagen weg van Open (Internet) standaarden voldoende alternatieven biedt. 8. Advies Hier komen wi terug op de vraagstelling van dit onderzoek of Exchange server het produkt ROUTE400 kan vervangen. Op basis van het voorafgaande zin wi van mening dat; Het produkt Exchange niet voldoet aan het V&W Programma van Eisen voor elektronische post. Het gebruik van Exchange in een gemengde automatiseringsinfrastructuuromgeving zoals binnen ons ministerie, geen voordelen biedt t.o.v. het produkt ROUTE400 maar eerder zal leiden meer complexiteit, hogere kosten, verlies van flexibiliteit en verwarring bi de gebruikers. Exchange geen geschikt platform is voor V&Wbrede groupware functies zoals agenda en planner e.a.. De investeringen die zin verbonden aan Exchange in geen verhouding staan tot de meerwaarde die het gebruik van het produkt oplevert. Door de Internetvisie van Microsoft de Microsoftprodukten, dus ook Exchange, de komende aren zeer aan verandering onderhevig zullen zin. De positie van Microsoft als dominante PC software leverancier zal veranderen door de komst van het Internet en de Network Computer. Investeringen van strategische aard in Microsoftsoftware naar onze mening met de nodige behoedzaamheid moeten worden gedaan. ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996
De ontwikkelingen in het Internetdomein zullen leiden tot een fundamentele verandering in het gebruik en de ontwikkeling van informatietechnologie en systemen. Het huidige beleid werkt. Op basis van het voorafgaande adviseren wi de komende 2 aar niet te kiezen voor het gebruik van het produkt Exchange server maar het huidige beleid, ROUTE400, te continueren. Wi verwachten dat door de snelheid waarmee de ontwikkelingen in het Internetdomein plaatsvinden het op dat moment noodzakelik zal worden het V&W elektronische postbeleid nogmaals te evalueren. 9. Hoe verder /&W koos voor het gebruik van MS-Ofiice als standaard elektronische werkplek. Dit is een impliciete keuze voor de herinrichting van vele duizenden elektronische werkplekken. Dit is geen sinecure. Wi adviseren daarom de komende 2 aar alle inspanning te richten op een geordende snelle overgang naar deze pakketten. Gezien de risico's adviseren wi t.b.v. de invoering van de standaardelektronische werkplek een proectorganisatie in te richten met V&W brede verantwoordelikheden welke rechtstreeks rapporteert aan de top van het ministerie. Met het oog op de aanbesteding van het VenWnet, waar deze vorm van dienstverlening onder de noemer end-to-end zal worden ingekocht, is het aan te bevelen om de Meetkundige Dienst deel te laten nemen in deze proectorganisatie. 1 DOI/96/5609 2 DOI/92/13851 3 MD/CCI001 4 MD/CCI001 5 V&W/DATAD 6 EDS/ 7 MD/CCI001 8 9 1 0 Datamation NRC Handelsblad Datamonitor Vemieuwing werkplekautomatisering Aanschriving E-mailbeleid, bilage bi Aanschriving E-mailbeleid V&W OSI en INTERNET Profiel VEP V&W Elektronische Post Profiel Raamovereenkomst Meetkundige Dienst V&W-DATAD Evalueren MS-Exchange binnen de V&W E-mailinfrastructuur VEP V&W Elektronische Post Profiel Groupware: Is it Notes or Nothing Softwaregiganten striden om de toekomstige PC ROUT400 EXCHANGED Adviesrapport Meetkundige Dienst IBI 11-11-1996
EDS Evalueren MS-Exchange binnen de VenW Email infrastructuur
Samengesteld door Datum J. Wagemakers, F. Zwaga, T. 4oktober 1996 Zwanenburg In opdracht van Versie Meetkundige Dienst 1.0 EDS EDS Loire 206 Postbus 406 2260 AK Leidschendam Nederland Telefoon 31(0)70-301 42 00 Fax 31(0)70-320 28 82 Evalueren MS-Exchange binnen de VenW Email infrastructuur Vrigegeven door Functie Naam Paraaf Datum c EDS, Versie 1.0 Pagina 1 van 228
EDS INHOUD 1 Referenties 3 2 Inleiding 4 3 Exchange en Microsoft Office 5 3.1 Algemeen 5 3.2 Exchange server architectuur 7 3.3 Organiseren en beheren informatie met folders en forms 8 3.3.1 Folders 9 3.3.2 Forms (formulieren) 10 3.4 Exchange client (behorend bi Exchange Server) 10 3.5 Schedule + 12 3.6 Overige componenten Microsoft Office 13 3.7 Opzet Exchange infrastructuur 13 3.7.1 Exchange infrastructuur 13 3.7.2 Domeinen en sites 14 3.7.3 Directory synchronisatie 18 3.7.4 Beveiliging 19 3.7.5 Monitoring 20 4 Huidige Verkeer en Waterstaat Email infrastructuur 21 4.1 Functional iteit 21 4.1.1 Email backbone 22 4.1.2 Faxen 22 4.1.3 Remote raadplegen van post 22 4.2 Naamgeving en adressering 22 4.2.1 Directory synchronisatie via adresboek uitwisseling 22 4.2.2 X.500 23 4.3 Route400 23 5 Exchange binnen Verkeer en Waterstaat 24 5.1 Infrastructurele aspecten 24 5.2 X.500..."25 5.3 Adresboek synchronisatie met Route400 26 5.4 Instellingen Exchange X.400 connector 26 5.5 Verschil in functionaliteit voor gebruiker 27 5.6 Uitwisseling van bilagen 29 5.7 Migratie / invoering aspecten 30 6 Microsoft Office faciliteiten binnen de huidige infrastructuur 32 7 Exchange en het VOSIP 33 8 Testen van Exchange 37 8.1 Uitgevoerde testen 37 8.2 Testresultaten 37 9 Conclusies en Aanbevelingen 44 Bilage A Functionaliteit overzicht client 46 Bilage B Testplan 49 Bilage C Gebruikte testomgeving 61 Bilage D Samenvatting testresultaten 62 Bilage E Functies Mail client 74 Bilage F X.400 testset resultaten 75 0 EDS. Versie 1.0 Pagina 2 van 228
1 Referenties Dit rapport is het resultaat van de opdracht MD-530 van de Meetkundige Dienst, bi EDS geregistreerd als proect (A2530#06). EDS, Versie 1.0 Pagina 3 van 228
2 Inleiding Binnen het ministerie van VenW wordt momenteel op een aantal plaatsen Microsoft Mail gebruikt. Microsoft heeft recentelik een vervangend produkt hiervoor uitgebracht genaamd Microsoft Exchange. Dit rapport is de weerslag van het onderzoek dat naar de produktie versie van Exchange is gedaan. Het onderzoek moest antwoord geven op de vraag wat de gevolgen zin van de introductie van Exchange voor de VenW (Email) infrastructuur in ruimste zin. Dit is de technische variant van het rapport, er is een management versie van dit zelfde rapport beschikbaar onder nummer A2530#06-R-2. Dat rapport heeft dezelfde opbouw en hoofdstuk indeling, maar bevat niet de technische details uit dit rapport In het proect is een evaluatie uitgevoerd van de produktie versie 1.0 van Microsoft Exchange voor gebruik binnen de VenW (Email) infrastructuur. Bi deze evaluatie is aandacht besteed aan het voldoen aan het VOSIP en aan de operationele consequenties en de migratie aspecten bi invoering (zoals: wat merkt de ROUTE400, Openmail, Wpmail (Groupwise) gebruiker van door Exchange aangeboden mail. Welke maatregelen moeten we nemen om deze pin te verzachten. B.v. aanpassen naamgeving, beperken bodypart types, adresboek synchronisatie etc.). Invloed op gebruikte platformen. Daar Exchange de kern is van het Microsoft Office concept met diverse additionele faciliteiten zoals agenda's, komt ook deze functionaliteit aan bod. Met name of het mogelik is deze faciliteiten te gebruiken over de bestaande Email faciliteiten gebaseerd op Route400. Belangrik hierbi is dat Exchange voor een aantal componenten van Office vervangers heeft met dezelfde naam, maar toch enigszins andere eigenschappen. Tenslotte is Exchange onlosmakelik verbonden aan Windows NT. Invoering van Exchange betekend dus invoering van Windows NT. Tevens is de relatie tussen Exchange en Windows NT zeer innig. Dit betekend dat invoering van Windows NT zonder rekening te houden met de invoering van Exchange, tot problemen leidt bi het naderhand alsnog invoeren van Exchange. De mogelikheden van Exchange en Microsoft Office worden in hoofdstuk 3 beschreven. In dat hoofdstuk wordt tevens de wize beschreven waarop een op Exchange gebaseerde infrastructuur wordt ingericht. Om de consequenties te beoordelen van het gebruik van Exchange wordt in hoofdstuk 4 een beschriving gegeven van de huidige Verkeer en Waterstaat Email infrastructuur. In hoofdstuk 5 wordt de relatie gelegd tussen de algemene concepten uit hoofdstuk 3 en de organisatie van Verkeer en Waterstaat. Hierbi wordt al vast vooruit gelopen op de ingevulde VOSIP resultaten uit hoofdstuk 7, en de testresultaten uit hoofdstuk 8. In hoofdstuk 6 wordt aangegeven welke functionaliteit over blift van de Microsoft Office omgeving indien deze gebruikt wordt binnen de huidige infrastructuur. Tenslotte staan in hoofdstuk 9 de conclusies en aanbevelingen, en zin een aantal bilagen opgenomen met technische details. c EDS. versie l.o Pagina 4 van 228
EDS 3 Exchange en Microsoft Office Dit hoofdstuk beschrift de functionaliteit van Exchange en Microsoft Office en de eisen die gesteld worden bi het opzetten van een op Exchange gebaseerde (Email) infrastructuur. 3.1 Algemeen Microsoft Exchange is een ondersteunend middel om binnen een organisatie informatie te delen. Hierdoor kunnen gebruikers de uiste informatie op het uiste tidstip delen met andere gebruikers binnen en buiten de organisatie. Microsoft Exchange integreert hiertoe mail, planning, informatie uitwisseling, business toepassingen en administratie. Uitgangspunt hierbi was dat Exchange moest aansluiten op de gangbare standaards zoals X.400, X.500 en Internet. Exchange bestaat uit de componenten (zie ook Figuur 1): Een gei'ntegreerde post- en informatie uitwisseling server die werkt op het Windows NT operating systeem; Eindgebruikers Email clients voor Windows, Windows'95, Windows NT, MS- DOS, Macintosh en UNIX (aangekondigd) platformen. Eindgebruikers agenda clients voor Windows, Windows'95, Windows NT, MS- DOS, Macintosh en UNIX (aangekondigd) platformen. Exchanges** Figuur 1 Overzicht Exchange componenten Microsoft Exchange groepeert servers binnen een lokale geografische eenheid in een site. Servers binnen een site maken gebruik van dezelfde directory en communiceren automatisch met elkaar. Zodra een organisatie verspreid is over meerdere geografische locaties wordt deze onderverdeeld in sites. Sites kunnen onderling worden gekoppeld, zodat informatie uitwisseling binnen de gehele organisatie mogelik is. c EDS, Versie 1.0 Pagina 5 van 228
Microsoft Office vult Exchange aan met personal productivity tools zoals agenda's tekstverwerking en spreadsheets. Al deze produkten zin Mail aware en kunnen samenwerken met Exchange. Belangrik hierbi is dat sommige produkten in verschillende varianten aanwezig zin. Windows'95 bevat, onder de naam "Exchange", Email User Agent (UA) software waarmee werkgroepen onder Windows'95 Email kunnen uitwisselen. Hierbi wordt gebruik gemaakt van het in Windows95 aanwezige workgroup postkantoor of de MS- Mail structuur voor postkantoren. De naam Exchange is in zoverre misleidend dat dit niet betekent dat er met een Exchange server wordt gecommuniceerd. Microsoft heeft de naamgeving intussen ook gewizigd in Windows Messaging (beschikbaar als gratis upgrade). De Exchange / Windows Messaging Ua kan communiceren met alle mail systemen die over een (32-bits) Mail Application Programming (MAPI) 1.0 service provider beschikken. Bi Windows'95 is dit standaard MS-Mail en Internet mail connectivity. Voor de communicatie met een Exchange server is software nodig die bi de Exchange server wordt mee geleverd. Wordt deze bi Exchange Server meegeleverde DLL gei'nstalleerd, dan wordt de functionaliteit vanzelf uitgebreid naar de mogelikheden van Exchange Server, zoals Folders en Forms. Office'95 bevat een agenda en planner systeem (Schedule+) waarmee het mogelik is groepsplanningen te maken en agenda gegevens uit te wisselen. Hiervoor is de aanwezigheid van een mail systeem gebaseerd op MAPI 1.0 noodzakelik. Dit kan dus het bi Windows'95 aanwezige op MS-Mail gebaseerde mailsysteem zin, maar ook Exchange server. Bi Exchange wordt ook een Schedule+ geleverd, echter deze beschikt over een betere functionaliteit dan die van Office'95, zoals instelbare views en remote access. Daarnaast gebruikt de bi Exchange horende versie van Schedule+ de hidden folders functionaliteit van Exchange server, en is daardoor niet bruikbaar op andere mailsystemen. Belangrik hierbi is dat de reeds aanwezige clients pas kunnen communiceren met Exchange server als de bi de server behorende MAPI Service provider DLL wordt gei'nstalleerd. Bovenstaande wordt in de volgende paragrafen verder uitgewerkt. Tot slot nog een opmerking. In dit rapport is sprake van een aantal programma's om met Exchange server te communiceren. Er zin echter al weer aankondigingen gedaan door Microsoft voor weer een nieuwe Desktop en Office omgeving. Een herziene versie van de Office suite onder Windows95 komt in 1997 uit onder de naam Office97. Daarnaast worden de Desktop faciliteiten voor Internet en file beheer (Windows verkenner / explorer) samengevoegd tot een information manager genaamd Outlook. Outlook en Office97 vormen samen een geheel, waar ook Email onderdeel van uit maakt. c EDS. Versie 1.0 Pagina 6 van 228
EDS 3.2 Exchange server architectuur De Exchange server bestaat uit een aantal componenten (zie Figuur 2), die met behulp van processen onder Windows NT lopen. Centrale component binnen Exchange is de information store waarbinnen zich de mailboxen van de gebruikers en andere informatiebronnen bevinden. Raadplegen van deze information store gebeurt met behulp van de client programma's en de API's. Koppeling met 'vreemde' mailsystemen gaat over z.g. connectoren. Connectoren bieden een zelfde functionaliteit als gateways. Microsoft Exchange Server Componenten Optionele componenten Key Directory Microsoft Internet manage synchroni mail mail ment satie connector connector Andere connectoren of gateways Schedule* Free/Busy connector Figuur 2 Algemene architectuur Exchange server De Directory bevat alle gegevens over de gebruikers, public folders, servers, distributie listen en meer. De directory wordt gebruikt door andere Exchange onderdelen voor de vertaling van adressen en het routeren van berichten. Er vindt automatische replicatie plaats van de directory naar andere servers binnen een site (zie ook 3.7.2). Er is een koppeling tussen de directory van Exchange en de Windows NT gebruikers database. De directory is meer dan een Email adresboek. Het bevat niet alleen Email adressen maar diverse "adresserings" gegevens van de obecten in de Information store. In toekomstige versies van Windows NT zal de directory services naar die van Exchange migreren. De Information store bevat mailboxen van de gebruiker en publieke en prive mappen. Hier worden alle gegevens die door de betreffende server worden beheerd opgeslagen. Zoals aangegeven kunnen dit Email berichten zin, maar ook meer algemene informatie zoals agenda gegevens en zelf te definieren obecten. De structuur is een beete vergelikbaar met die van een filesysteem met directories en files. De mogelikheid voor automatische acties (zie 3.3) is het belangrikste verschil met een gewoonfilesysteem.de obecten in de Information store kunnen publiek toegankelik zin, maar ook verborgen. Toegang wordt uiteraard beveiligd door het NT beveiligingsmechanisme met ACL's etcetera. De Message Transfer Agent (MTA) routeert berichten naar andere MTA's of Gateways in andere omgevingen. De MTA verzorgt ook de vertaling van adressen en formaten van berichten. Het interne formaat dat Exchange hanteert voor Email is geba- C EDS, Versie 1.0 Pagina 7 van 228
seerd op X.400, maar maakt gebruik van een eigen propriarty content type. Tussen Exchange MTA's wordt de informatie verzonden via dit eigen formaat. Voor verbindingen naar niet Exchange omgevingen zin Connector's nodig. Deze verzorgen samen met de MTA de conversie naar het betreffende exteme formaat / protocol. De System Attendant ondersteunt het verloop van de processen die voor Exchange nodig zin om te functioneren. De optionele onderdelen die deel uitmaken van Exchange zin: De Directory synchronisatie is bestemd voor de uitwisseling van directory informatie tussen Microsoft Mail 3.x en andere mail systemen, waarbi gebruik gemaakt wordt van het Mail 3.x directory synchronisatie protocol. Dit betekent dat directory synchronisatie met die vreemde mail systemen mogelik is, die het Mail 3.x directory protocol ondersteunen. Het onderdeel Key Management is verantwoordelik voor het digitaal voorzien van een beveiliging en verzegeling van boodschappen binnen Exchange. Een connector (gateway) maakt het mogelik om Exchange berichten te laten uitwisselen met andere Email systemen of andere Exchange site's (zie ook 3.7.2). Exchange heeft connectoren voor: site connector, voor het koppelen van meerdere Exchange site's over een snelle netwerk verbinding middels Remote Procedure Call's; een dynamic RAS connector, voor het koppelen van remote clients en Exchange site's. Over deze connector wordt een inbellende remote client dezelfde functionaliteit geboden als een locale, via het LAN gekoppelde, client. Ook remote Exchange site's kunnen via deze connector informatie uitwisselen. MS Mail, voor de uitwisseling van post met MS Mail postkantoren; Schedule+ Free/Busy voor de uitwisseling van free/busy agenda informatie volgens het 3.x Schedule formaat middels Microsoft Mail; Internet Mail, voor uitwisseling van bericht verkeer met het internet volgens het SMTP - MIME formaat; X.400, voor het uitwisselen van Email met X.400 systemen volgens de 1984 / 1988 X.400 standaarden. Afhankelik van de aanwezige hardware kan gepraat worden met andere X.400 systemen over diverse transport protocollen. Mogelike protocollen hierbi zin : TP0/X.25 TP4/(CLNP) TPO/RFC 1006 to TCP/IP 3.3 Organiseren en beheren informatie met folders en forms Folders in Exchange zin de basis voor het organiseren van informatie. Forms zin een hulpmiddel om deze te structureren. c EDS, Versie 1.0 Pagina 8 van 228
3.3.1 Folders De inhoud van een willekeurige folder kan bestaan uit Email berichten, simpele tekstfiles, faxen, documenten en formulieren (forms). Zo kan bivoorbeeld per proect een folder aangemaakt worden, zodat alle informatie bi elkaar staat. Het is mogelik om elk type informatie in een folder te plaatsen ongeacht waar deze gemaakt is. Er zin 3 type folders: postbus folders persoonlike folders publieke folders. Persoonlike en postbus folders zin voor eigen gebruik, publieke folders voor algemeen gebruik. Toegang tot een publieke folder kan beperkt worden tot een aantal individuele personen, een team of een hele organisatie. Binnen de folders heeft de gebruiker de beschikking over: Finder: Items zoeken die aan bepaalde condities voldoen Views: De inhoud van een folder op verschillende manieren weergeven door kolommen met informatie te selecteren en deze te groeperen, sorteren of filteren. Zo'n view kan bewaard worden en toegepast worden op andere folders. AutoAssistants: Het behandelen van inkomende mail met de Inbox Assistant en de Out of Office Assistant. Gebruik makend van deze Assistants kan aan de hand van bepaalde regels (rules) de ingekomen mail geanalyseerd worden, waarna er dan een bepaalde actie(s) volgt zoals het verplaatsen van het bericht naar een andere folder, beantwoorden van het bericht, verwideren van het bericht en doorsturen van het bericht naar een andere gebruiker. Ook is het mogelik een applicatie (zoals Excel) te activeren voor het verwerken van het bericht / bestand. Delegate Access: Het delegeren van werk aan andere gebruikers door deze gebruiker rechten te geven op de eigen postbus of rechten te geven om berichten 'onder autorisatie van' te versturen of beide. De gebruiker kan deze functies van uit de Exchange client gebruiken. Naast de reeds genoemde faciliteiten kan de toegang tot de diverse Folders zeer flexibel ingedeeld worden. Zo kunnen verschillende delen van een organisatie verschillende views op de informatie krigen. Zo ziet FAZ een ander deel van de beschikbare Folders dan inkoop. (zie Figuur 3) Figuur 3 Verschillende views op de Folders EDS, Versie 1.0 Pagina 9 van 228