Dienstbeschrijving E-mailservice Connect 1 Platform

CBG Connect B.V. Tel: +31228 56 60 70 Fax: +31228 56 60 79 Verkoop@cbgconnect.nl Dienstbeschrijving E-mailservice Connect 1 Platform Versie: 1 Maand: Juli 2015 Versie: 1.0 Maand: april 2010

Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Dienstbeschrijving E-mailservice... 4 3 Inhoud van de dienst... 4 4 Technische specificaties... 5 5 Ironport... 6 6 Service Level Agreement... 7 7 Ironport Email Security tool... 8 8 Algemene voorwaarden E-mailservice... 9 9 Algemene kaderzetting van deze dienstbeschrijving... 10 2

1 Inleiding De dienstbeschrijving E-mailservice is van toepassing als u via CBG Connect een E-mailservice dienst afneemt. Deze dienst is een onderdeel van het Connect 1 Platform. Het Connect 1 Platform is een totaal communicatie oplossing voor de zakelijke markt. Deze totaal oplossing die CBG Connect in samenwerking met Service provider RoutIT in de markt zet, is een eigentijdse ICT en telecomoplossing die aan de hoogste kwalitatieve normen voldoet. Deze dienst is modulair opgebouwd, waardoor ook de dienstbeschrijvingen die voor het Connect 1 Platform van toepassing zijn per module beschikbaar zijn. Wellicht heeft u nog nooit van de naam RoutIT gehoord daarom informeren wij u kort over de connectie tussen KPN Platina Business Partner CBG Connect, RoutIT en KPN. In 2012 heeft KPN een minderheidsbelang in RoutIT genomen. Beide partijen zijn de samenwerking aangegaan om uitbreiding te verkrijgen op het gebied van professionele ICT en Telecom oplossingen. Platina Business Partner CBG Connect kan door deze samenwerking een compleet aanbod bieden aan alle zakelijke klanten. RoutIT biedt het gemak van alles onder één dak door alles te leveren rondom vaste en mobiele telecommunicatie. RoutIT levert haar diensten uitsluitend indirect via haar eigen partners of KPN partners zoals KPN Platina Business Partner CBG Connect B.V. Deze dienstbeschrijving is gelijkwaardig aan de dienstbeschrijving zoals die door RoutIT wordt afgegeven. Informatie die niet van toepassing is voor een eindgebruiker en alleen benodigd is voor RoutIT partner CBG Connect, zijn ter voorkoming van verwarring verwijderd. 3

2 Dienstbeschrijving E-mailservice E-mail is niet meer weg te denken als communicatie middel in onze maatschappij. Zowel zakelijk als privé is er grote behoefte aan een 24-uurs beschikbaarheid van emaildiensten. Echter ondervinden bedrijven en consumenten steeds meer last van ongewenste e-mail. Dat is niet zo vreemd omdat ruim negentig procent van alle verzonden e-mails ongewenst is. RoutIT biedt de meest innovatieve oplossing op het gebied van e- maildiensten. De nieuw ontwikkelde anti-spam oplossing van RoutIT levert spectaculaire resultaten op. De anti-spam filter is het summum op het gebied van beveiliging. RoutIT maakt voor deze anti-spam dienst gebruik van de appliances van Ironport. Deze dienstbeschrijving beschrijft de RoutIT mail service. 3 Inhoud van de dienst De RoutIT e-mail dienst geeft de klant van CBG Connect de mogelijkheid om e-mailberichten te ontvangen door middel van SMTP of POP3 e-mail accounts. RoutIT heeft bij deze dienst een portal ontwikkeld waarin het mogelijk is voor CBG Connect om voor uw e-mail account een aantal zaken te bepalen, zoals eigenschappen van de mailboxen bij POP3 en SMTP. Bij het afnemen van een RoutIT spam filter dienst is het zelfs mogelijk de gevoeligheid van de spam controle in te stellen. Bestaande accounts migreren Misschien bent u al in het bezit van een RoutIT e-mail account. Deze accounts zijn niet allemaal te migreren. Het is mogelijk om een huidig SMTP account te migreren. Voor POP3 e-mailboxen zal een nieuwe aanvraag moeten worden ingediend. Nieuw mail service aanvragen Om deze nieuwe dienst te bestellen voor koppelen van domeinen kunt u contact opnemen met CBG Connect. User interface Voor het beheren van de accounts is een speciale portal ontwikkeld. Deze portal is zowel door de partner als door de klant te gebruiken. In deze portal kunt u diensten aanvragen en SMTP en POP3 diensten aanpassen. Daarnaast is er ook een log beschikbaar om te zien welke wijzigingen er zijn gemaakt binnen de portal. Wat kan CBG Connect instellen? Met een gebruikersnaam en wachtwoord vanuit de portal van RoutIT kan CBG Connect inloggen op de mail portal. Hier kan CBG Connect voor klanten eigenschappen van de SMTP en POP3 mailboxen aanpassen, mailboxen aanmaken of verwijderen. Wat kan ik als klant instellen? De mailportal https://james.routit.net/mailservice/ is los van de RoutIT portal ontwikkeld. Deze is ook vanaf een directe url beschikbaar. Omdat de mail portal los staat van de RoutIT portal is het mogelijk om zelf met een gebruikersnaam en wachtwoord de eigenschappen van de SMTP en POP3 mailboxen te veranderen. Opzeggen maildiensten Wanneer u een domeinregistratie order opzegt, wordt de facturatie van deze order beëindigd, met inbegrip van een maand opzegtermijn. De mailafhandeling van dat domein blijft echter gewoon actief totdat de koppeling tussen de mailservice en het domein verbroken wordt. De domainhandling blijft gefactureerd worden totdat deze koppeling verbroken wordt. Om de domainhandling te onderbreken tijdens de opzegtermijn dient het domein ontkoppeld te worden van de mail dienst. Om de domainhandling voor Mail SMTP diensten te kunnen onderbreken moet RoutIT de dienst technisch onklaar maken. Neem contact op met CBG Connect zodat zij een ticket aan kunnen maken op de betreffende maildienst. 4

4 Technische specificaties Kenmerken van de e-mailservice: Het SMTP platform is opgebouwd uit meerdere Ironport appliances (live servers, backup servers); Content filtering op basis van een wereldwijde database (SenderBaseen ASyncOS MTAtechnologie); CASE (Context Adaptive Scanning Engine ); Content filtering op basis van Turnkey, HIPAA, SOX en GLB solutions; Sophos virusfiltering; SMTP. MANAGEMENT TOOLS SPAM DEFENSE VIRUS DEFENSE CONTENT SCANNING AsyncOS MTA PLATFORM Combinatie van diensten RoutIT biedt de volgende diensten aan: SMTP: E-mail wordt via de mailservers van RoutIT afgeleverd d.m.v het SMTP protocol op een opgegeven ip-adres. Indien gewenst kan een secondary SMTP server worden geconfigureerd, zodat een fall-back situatie gecreëerd kan worden. Bij SMTP is het mogelijk om het bestaande SMTP account te importeren. Pop3 account: E-mail, gericht aan een gespecificeerd adres, wordt op de RoutIT popserver opgeslagen. De eindgebruiker zal de e-mail vanaf de RoutIT popserver downloaden naar de lokale gebruiker/server. Bij Pop3 is het niet mogelijk om het bestaande Pop3 account te importeren. Pop3 catch-all: E-mail, gericht aan een geheel domein, wordt op de RoutIT popserver opgeslagen. De eindgebruiker zal de e-mail vanaf de RoutIT popserver downloaden naar de lokale gebruiker/server. Bij Pop3 is het niet mogelijk om het bestaande Pop3 account te importeren. Instelling MX records Voor het gebruik van e-maildiensten dienen de MX records binnen de zone op de volgende manier te worden geconfigureerd: Prefix Servers 10 Smtp.routit.net 20 Smtp1.routit.net Domeinnamen waarbij RoutIT autoritieve nameservers beheert hoeven niet aangepast te worden. Indien de domeinnamen bij een andere ISP is ondergebracht dan dienen bovenstaande mailservers te worden gebruikt. 5

Inkomende mail Alle inkomende mail wordt gescand met behulp van SenderBase Reputation Score (SBRS) en blacklists. Bij een negatieve score of indien het IP adres van de afzender op een blacklist staat, wordt de connectie geweigerd. Mailtjes kunnen hierdoor in de outbound queue van de verzendende mail server blijven staan. Bij een gemiddelde score en als er voor het account de anti-spam module is geactiveerd, zal de content van het bericht worden gescand op spam. Bij een positieve score wordt er niet gecontroleerd op spam. Exacte scores worden getoond op de Info pagina in het Portal. Indien in het Portal de anti-virus optie is geactiveerd, zal alle inkomende mail gescand worden op virussen. Indien virussen worden gevonden, wordt het bericht verwijderd. Van geweigerde of verwijderde berichten wordt geen notificaties verstuurd naar zowel de afzender als de geadresseerde. Uitgaande mail Indien smtp.routit.net wordt ingesteld als smarthost of uitgaande smtp server, wordt ook uitgaande mail gescand op spam en virussen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van SenderBase Reputation Score, enkele blacklists en de anti-virus module. Indien het source IP adres een negatieve reputatie heeft, op een blacklist staat of het mailtje een virus bevat, wordt het bericht geweigerd. Hiervan word geen notificaties verstuurd naar zowel de afzender als de geadresseerde. Vertraagd afleveren Onze (SMTP) mail servers wachten t/m 5 dagen alvorens zij een "bounce" bericht versturen naar de verzendende partij. Dit komt voor wanneer een ingestelde (doel) SMTP server niet beschikbaar is (het zij vanwege netwerk beperkingen of systeem configuratie). Voor het aantal pogingen dat onze servers ondernemen zijn de volgende limieten van toepassing: Maximum tijd in de Queue: 432000 Seconden (5 Dagen). Initiële Wachttijd: 300 Seconden (5 Minuten). Maximale Wachttijd: 14400 Seconden (4 Uur). Zoals te zien, is de initiële wachttijd 5 minuten. Bij iedere poging die de Ironport onderneemt zal de tijd waarop hij het opnieuw probeert verdubbelen, dit tot aan een maximale wachttijd van 4 uur. 5 Ironport IronPort ontwikkelt appliances voor e-mailbeveiliging voor bedrijven en ISP s. De IronPort-oplossingen voorzien in spam- en virusfiltering, content-scanning en policy compliancy. Het spamfilter van IronPort is dankzij de door IronPort ontwikkelde SenderBase- en de ASyncOS MTA-technologie het absoluut summum op het gebied van beveiliging. Analisten van Gartner classificeren IronPort Systems in het derde kwartaal van 2006 als leider in het Magic Quadrant voor E-Mail Security Boundary. In een uitgebreide test van e- mail-appliances in het blad Infosecurity (5-2006) komt IronPort als beste uit de test. Uit deze test blijkt overduidelijk de superioriteit van IronPort." Senderbase Reputation Score (SRS) Wanneer een afzender probeert e-mail af te leveren op het platform van RoutIT dan zal deze afzender (IPadres) eerst in een wereldwijde database worden gecontroleerd. Deze database, genaamd Senderbase Reputation Score, ontvangt zijn data van ruim 100.000 ICT gerelateerde bedrijven in de hele wereld. Op dit moment wordt ruim 20% van de e-mail door deze database bekeken. Wanneer de afzender binnen deze database bekend staat als een potentieel gevaar (spam en/of virussen) dan zal deze geen toegang krijgen om e-mail af te leveren. 6

Filtering Alle e-mail diensten zijn aan te vullen met een filtering. De aangeboden e-mail zal worden gecontroleerd op content. Naar aanleiding van de inhoud van het bericht zal er een spam score aan het bericht worden toegekend. De partner of eindgebruiker heeft de mogelijkheid om per account aan te geven welke actie dient te worden genomen. Naast filtering is het mogelijk direct de berichten op virussen te scannen. Virusscan Virussen zijn een steeds grotere bedreiging. RoutIT biedt de mogelijkheid om besmette bestanden bij binnenkomst op de mailservers direct op te schonen of te verwijderen. Virusscan is gebaseerd op de Sophos scanning engine. Naast virusscanning is het mogelijk om een bericht direct op spam te controleren. Blacklists Blacklist zijn lijsten waarop IP adressen, netwerken, domeinen of e-mail adressen bijgehouden worden. Deze worden opgenomen op de blacklist omdat er spam, virussen vanaf verstuurd worden, ze open staan voor relay, enz. De reden waarom een adres op een lijst wordt opgenomen verschilt per lijst. Deze is te achterhalen door de listing policy van de blacklist te raadplegen op de website van de beheerder. Op de website is vaak een query tool beschikbaar, waarmee gekeken kan worden of een adres is opgenomen op de lijst, een Removal Request Form en de delisting policy. RoutIT maakt gebruik van verschillende lijsten. Op de lijsten die door RoutIT gebruikt worden staan uitsluitend IP-adressen. Zodra het IP adres van de afzender voorkomt op één van deze lijsten, wordt de mail niet geaccepteerd. Voor lijsten met een trage removal procedure is ook een negatieve Senderbase Reputation Score vereist, voordat de mail geweigerd wordt. De door RoutIT gebruikte Blacklists zijn: sbl-xbl.spamhaus.org. CBL 6 Service Level Agreement Deze dienst is beschikbaar in de volgende Service Level Agreements: Dienst SLA B SLA N SLA A E-mailservice X Meldingen werkzaamheden en storingen Werkzaamheden met impact op de beschikbaarheid van de dienst worden altijd gemeld op de website http://www.cspreporter.nl/. Deze website is publiekelijk beschikbaar. Indien mogelijk streeft RoutIT ernaar de melding tenminste 7 dagen voor de werkzaamheden te publiceren. Service Level Agreements Een Service Level Agreement (SLA) is een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarin de afspraken over het niveau van de dienstverlening zijn vastgelegd. De RoutIT Service Level Agreements kunt u terug vinden in de dienstbeschrijving voor Service Level Agreements Voor vragen kan er contact opgenomen worden met CBG Connect 0228 56 60 70 of via verkoop@cbgconnect.nl 7

7 Ironport Email Security tool Cisco/Ironport Email Security is een plug-in die gebruikt kan worden in combinatie met Microsoft Outlook. Eenmaal geïnstalleerd zal er een extra "ribbon" onderdeel beschikbaar zijn om deze plug-in te gebruiken. Dit onderdeel stelt u in staat rechtstreekse rapportages te versturen naar Cisco/Ironport over geselecteerden berichten in uw mailbox. De rapportages die u verstuurt worden gebruikt om de filters van de door Ironport aangedreven relay hosts van RoutIT te updaten met de laatste bericht kenmerken. De berichtrapportages worden samengesteld op basis van de volgende opties: Spam Hiermee zorgt u er voor dat dit bericht in de toekomst wordt gekenmerkt als spam, in het uitzonderlijke geval deze uw mailbox toch heeft bereikt. Not spam Mocht u constateren dat een bericht onterecht als "[SUSPECT SPAM]" wordt beschouwd, kunt u hiermee kenbaar maken dat dit een legitiem bericht is. Virus Ondanks dat RoutIT voor anti-virus gebruikmaakt van de laatste Sophos virusdatabase en scantechnieken, kan er in een uitzonderlijk geval toch een virusbericht worden ontvangen wanneer deze nog niet bekend is in de database. Door deze te rapporteren zal het bericht worden onderzocht en in de toekomst worden opgeschoond, alvorens deze wordt ontvangen. Phishing Dit zijn vaak valse berichten van banken (of andere instellingen) en worden veelal gekenmerkt doordat zij uw persoonlijk gegevens middels malafide sites proberen te ontfutselen. Mocht u of uw klant dergelijke berichten tegenkomen, kunnen deze berichten worden gerapporteerd. Hierdoor worden de filters op basis van deze kenmerken geüpdatet en zullen deze in de toekomst worden geblokkeerd. Houd u er rekening mee dat u ook gebruik dient te maken van een "Mail Service", welke zowel Anti-Spam als Anti-Virus heeft ingeschakeld. Enkel op die manier worden uw berichten gecontroleerd met de technieken die gebruikmaken van deze filters. 8

8 Algemene voorwaarden E-mailservice Deze dienstbeschrijving E-mailservice is een onderdeel van het modulair opgebouwde Connect 1 Platform. Bij tegenstrijdigheid van de bepalingen wordt bij een conflict volgens de rangorde zoals deze in de Overkomst aangegeven is, gezocht naar een oplossing voor beide partijen. Daarbij moet rekening gehouden worden dat indien er een conflict ontstaat bij een specifiek module, dan ook de bepalingen van deze module gelden. Volgende rangschikking voor prevaleren van de documenten is door CBG Connect vastgesteld: Prevaleren van de documenten 1. 2. 3. De Overeenkomst Connect 1 Platform Offerte informatie ten behoeve van het Connect 1 Platform Dienstbeschrijving E-mailservice Service Level Agreement Algemene Voorwaarden van CBG Connect Algemene Voorwaarden SPR diensten (Service Provider RoutIT) Deze documenten kunt u terugvinden op onze website. http://www.cbgconnect.nl/voorwaarden/cbg-connect-/connect1platform.html Door middel van een ctrl+ klik op de link wordt u direct naar de info geleid. Uiteraard zijn deze voorwaarden ook op te vragen via uw accountmanager van CBG Connect. Bij het ondertekenen van de Overkomst Connect 1 Platform bent u ervan op de hoogte gesteld, dat hierboven genoemde documenten een onlosmakelijk onderdeel zijn van het Connect 1 Platform en dat u akkoord gaat met de inhoud van deze documenten 9

9 Algemene kaderzetting van deze dienstbeschrijving In deze dienstbeschrijving wordt de E-mailservice beschreven die CBG Connect levert onder de formule Connect 1 Platform. Deze dienstbeschrijving vormt een onlosmakelijk deel van de Overeenkomst Connect 1 Platform in combinatie met Algemene koop- en leveringsvoorwaarden en mogelijke bedrijfsspecifieke voorwaarden en afspraken. CBG Connect behoudt zich het recht voor deze dienstbeschrijving zonder voorafgaande melding te wijzigen De dienstbeschrijving is uitsluitend bestemd voor intern gebruik binnen uw organisatie. Het maakt onderdeel uit van het contract tussen u en CBG Connect. Het document is aan u verstrekt om een afgewogen keuze te kunnen maken voor CBG Connect als leverancier van het Connect 1 Platform of modules van het Connect 1 Platform. Alle rechten met betrekking tot dit document zijn voorbehouden aan CBG Connect. Niets uit deze publicatie of delen ervan mag op enigerlei wijze worden gereproduceerd, toegankelijk gemaakt in een database of op andere wijze aan derden beschikbaar worden gesteld, tenzij CBG Connect hier op uitdrukkelijk verzoek van uw bedrijf schriftelijk toestemming voor heeft verleend. Wij attenderen u er op dat de dienst E-mailservice een onderdeel van het Connect 1 Platform is. Het Connect 1 Platform is een totaal communicatie oplossing voor de zakelijke markt. Deze totaal oplossing die CBG Connect in samenwerking met Service provider RoutIT in de markt zet is een eigentijdse ICT en telecomoplossing die aan de hoogste kwalitatieve normen voldoet. In deze dienstbeschrijving zijn termen en teksten gebruikt die voortvloeien uit en verband houden met de samenwerking met RoutIT. Wijzigingen en typefouten voorbehouden. CBG Connect B.V., Juli 2015 10