Toelichting op de aansluitkit Elektronisch Factureren Bedrijven Versie 1.1 Datum 29 september 2010 Colofon Projectnaam Versienummer Organisatie Bijlage(n) Digipoort 1.1 (Definitief) Servicecentrum Logius Postbus 96810 2509 JE Den Haag T 0900 555 4555 servicecentrum@logius.nl Map Digipoort Map Koppelvlak bedrijven Map UBL standaard NB. In de tekst van dit document wordt naar de specifieke documenten verwezen.
Inhoud 1 Inleiding...3 1.1 Doel en doelgroep van de aansluitkit...3 1.2 Leeswijzer...4 1.3 Historie van de aansluitkit...4 1.4 Gerelateerde informatie...5 1.5 Suggesties...5 1.6 Kosten...5 2 Over E-Factureren...6 2.1 Wat is elektronisch factureren?...6 2.2 Rollen en actoren...8 3 Aansluitstappen plan...10 3.1 Voorwaarden voor e-factureren...10 3.2 Stap 1. Bepalen impact op de organisatie...10 3.3 Stap 2. Aanvragen PKIoverheid Certificaten...11 3.4 Stap 3. Aansluiten op het WUS koppelvlak...11 3.5 Stap 4. Aansluiting op Digipoort productie...11 3.6 Gantt chart voor aansluitstappen...13 3.7 Checklist Aansluiten...14 4 Technische werking e-factureren...15 4.1 Digipoort...15 4.2 Berichtenstandaard factuur...21 4.3 Identificatie...23 4.4 Test- en Productieomgeving...25 4.5 Verschillende wijze van aanleveren...27 5 Bijlage A: Meer informatie over e-factureren...29 5.1 Informatie en specificaties over E-Factureren...29 6 Bijlage B: Begrippenlijst...30 Pagina 2 van 32
1 Inleiding De overheid wil als ontvanger van vele facturen het elektronisch factureren stimuleren. Hiervoor zijn gemeenschappelijke afspraken gedefinieerd. De afspraken bestaan uit standaarden, koppelvlak definities en een uitwisselingsinfrastructuur. Wanneer bedrijven en overheden zich aan deze afspraken houden kunnen we e-factureren en daarmee het de papieren factuur voorgoed achter ons laten. 1.1 Doel en doelgroep van de aansluitkit Deze toelichting op de aansluitkit leidt leveranciers (die factureren aan overheidsorganisaties) door het gehele traject om aan te kunnen sluiten op e-factureren via Digipoort. De toelichting op de aansluitkit is een globaal document met generieke informatie. Desondanks zullen delen van de informatie in meer of mindere maten relevant zijn voor de projectleider, architecten, en specialisten. In de onderstaande tabel zijn de belangrijkste onderwerpen uit de aansluitkit op een rijtje gezet en is aangegeven voor welke functies deze onderwerpen van belang zijn: Onderwerp Aansluitstappen / Planning Over e-factureren Technische werking e-factureren Digipoort Koppelvlak Berichtstandaard / UBL / HR-XML Functie Projectleider / business Projectleider / business Technisch teamleider / architect Architect / functioneel ontwerper Architect / integratie specialist Architect / informatie analist/ integratie specialist / software developer / applicatie beheerder PKIoverheid Architect / security specialist / integratie specialist / software developer / Deze toelichting op de aansluitkit is alleen bedoeld voor bedrijven die gebruik willen maken van e-factureren. Voor overheden is een andere aansluitkit beschikbaar. Let op: Dit document gaat er van uit dat uw bedrijf reeds heeft besloten zélf aan te sluiten op de Digipoort om voor uzelf en/of andere bedrijven e- facturen te sturen aan de overheid. In de markt zijn ook andere constructies denkbaar, zoals factureren via een op de Digipoort aangesloten Billing Service Provider of software leverancier. Informatie hierover vindt u niet in dit document, maar zult u deze partijen voor moeten benaderen. Pagina 3 van 32
1.2 Leeswijzer E-Factureren is een samenhangend proces waarin de doelgroepen en voorzieningen als schakels in een keten met elkaar verbonden zijn met Logius als tussenschakel. Dit document richt zich op de schakel tussen de Bedrijven en Logius. De schakel tussen Logius en Overheden is in een aparte aansluitkit beschreven. Om dat de e-factureren dienst gebruik maakt van verschillende producten van verschillende organisaties wordt er vanuit dit document veel doorverwezen naar andere documenten en bronnen. Hoofdstuk 2 geeft een inleiding in e- factureren, Hoofdstuk 3 gaat in op de technische werking van E-Factureren en de gerelateerde producten en diensten, Hoofdstuk 4 beschrijft het stappenplan voor het op aansluiten op E- Factureren. Bijlage A bevat verwijzingen naar meer informatie over E-Factureren Bijlage B bevat een begrippenlijst van alle begrippen die in dit document gehanteerd worden. Hoofdstuk 2 en 3 zijn bestemd voor managers of projectleiders. Hoofdstuk 4 is geschreven voor technisch specialisten. 1.3 Historie van de aansluitkit Vanaf september 2010 is een nieuwe versie van het e-factureren proces beschikbaar. Deze is aangeduid als niveau 0.1. Hierin zijn voor bedrijven de volgende wijzigingen in aangebracht die ook in deze aansluitkit zijn doorgevoerd: - Bedrijven hoeven geen gebruik meer te maken van de AuSP dienst om zicht te authenticeren. Het PKIoverheid certificaat is voldoende om een factuur in te mogen sturen. - Ontvangen berichten worden vanaf Niveau 0.1 gevalideerd tegen het opgegeven schema en alleen doorgestuurd naar de overheid indien ze voldoen aan het schema en de bijbehorende business rules. Meer hierover in de bijlagen over de UBL standaard. Pagina 4 van 32
1.4 Gerelateerde informatie Dit document vormt de basis van de documentatieset ofwel de aansluitkit voor e-factureren. De totale documentatieset is te vinden op de logius website (link) en bestaat uit: AANSLUITPROCES * Toelichting op aansluitkit bedrijven * Baseline presentatie e-factureren Koppelvlak WUS voor Bedrijven * Koppelvlakbeschrijving WUS Bedrijven (inleidend document) * Foutmeldingen en statusmeldingen WUS Bedrijven * Veranderingen van SOAP 2008 naar WUS (Alleen relevant w anneer men al een SOAP 2008 koppelvlak in productie heeft) * Servicebeschrijving Aanleverservice WUS Bedrijven (incl WSDL & XML bestanden) * Servicebeschrijving Mededelingenservice WUS Bedrijven (incl WSDL & XML bestanden) * Servicebeschrijving Statusinformatieservice WUS Bedrijven (incl WSDL & XML bestanden) * Servicebeschrijving Notificatieservice WUS Bedrijven (Let op! Deze service w ordt niet gebruikt bij e- factureren) DIGIPOORT * Aanvraagformulier Digipoort WUS HTTPS Productie * Handreiking Digipoort SOAP Afnemers * Gebruiksvoorw aarden Digipoort - Procesboek e-factureren niveau 0.1 - Baseline presentatie voor bedrijven UBL SPECIFICATIES * Leesw ijzer * Functiehierarchiemodel * XSD-schema definities * Voorbeeldberichten * UBL mapping document * UBL layout document HR-XML SPECIFICATIES De HR-XML standaard w ordt beheerd door SETU. De meest actuele specificaties vindt u op w w w.setu.nl 1.5 Suggesties Logius vindt het belangrijk dat gebruikers van deze aansluitkit snel en probleemloos de juiste informatie kunnen vinden en toepassen. Logius ontvangt graag uw suggesties om de documentatie te verbeteren. Stuur uw suggesties naar servicecentrum@logius.nl. 1.6 Kosten Voor bedrijven zijn er geen structurele kosten verbonden aan het gebruik van e-factureren. Alle kosten voor het platform worden gedragen door de overheden die de berichten ontvangen. Hou als bedrijf wel rekening met aanverwante investeringskosten in hardware, software en beveiliging (PKIoverheid certificaten). Maak een business case en overweeg welke andere voordelen mogelijk te behalen zijn met de gedane investeringen. Pagina 5 van 32
2 Over E-Factureren Bedrijven leveren producten en diensten aan de overheid en sturen daarvoor een factuur. Sinds februari 2009 is de factuur vorm- en middelenvrij gesteld en is daarmee de elektronische factuur gelijk gesteld aan de papieren factuur. Veel facturen worden nu al in PDF of als officedocument per email verzonden. E-Factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt uitgewisseld met de overheidsorganisatie. Voor dat uitwisselen sluiten verzenders en ontvangers van de facturen aan op een centrale infrastructuur: Digipoort. Het voordeel van een gestructureerd bestand is dat dit direct door een computer verwerkbaar is. Het ministerie van Economische Zaken coördineert en stimuleert e- factureren. Logius faciliteert e-factureren met een centrale Digipoort en ondersteunende diensten voor het aansluiten van partijen en de uitwisseling van elektronische facturen. 2.1 Wat is elektronisch factureren? Elektronisch factureren is, net als factureren op papier, onderdeel van inen verkoopprocessen. Waar in het logistieke proces al veel is gedigitaliseerd, is het facturen nog vaak een papieren proces (de oranje pijl), omdat dit tot voorkort ook verplicht op papier was. Bovenstaand model illustreert de wisselwerking tussen het verkoop en inkoopproces en positioneert de papieren factuur ten opzichte van de elektronische informatie-uitwisseling (groene pijl) tussen het inkoop en verkoop proces. In e-factureren worden bestanden samengesteld, uitgewisseld, ontvangen en verwerkt. Om dat in goede banen te leiden zijn afspraken nodig tussen zender en ontvanger. In de praktijk hanteren we daarvoor koppelvlak afspraken en gegevens standaarden. De overheid heeft besloten voor E-Factureren gebruik te maken van Digipoort. Digipoort is een samenhangend geheel van afspraken over koppelvlakken, gegevens standaarden, processen, services en techniek. Tezamen vormt dit de infrastructuur voor de uitwisseling van berichten tussen bedrijven en overheid. Digipoort is een generieke voorziening en ondersteunt naast E-Factureren nog verschillende processen voor de verwerking van diverse soorten berichten. (Bijvoorbeeld aangifte Pagina 6 van 32
omzetbelasting, een complete lijst van de processen vindt u hier). Binnen Digipoort zijn keuzes gemaakt die specifiek van toepassing zijn op E- Factureren. Dit is vertaald naar een verwerkingsproces voor E-Factureren. Ontvangers en verzenders sluiten (met hun software) hun processen en voorzieningen aan op het verwerkingsproces voor E-Factureren van Digipoort. Pagina 7 van 32
2.2 Rollen en actoren E-Factureren kent verschillende actoren, factureren is namelijk geen activiteit die alleen voor uw eigen belang uitvoert. Ook is het niet zo dat u de facturatie alleen kunt uitvoeren. Er zijn altijd meerder actoren betrokken en door de toepassing van technologie worden dat waarschijnlijk meer en andere actoren dan voorheen van bij het papieren facturatie proces. Facturatie is onderdeel van een keten en bij een keten zijn op zijn minst een verzender, ontvanger en betrokken. In het geval van e-factureren aan de overheid komt daar Logius bij en indien u niet direct zelf de facturen verzend kan ook een Billing Service Provider of een softwareleverancier nog een actor zijn in het geheel. Hieronder een overzicht van de belangrijkste actoren: Logius: Logius heeft Digipoort geschikt gemaakt om elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Logius bewaakt in deze context de generieke toepasbaarheid van de producten en standaarden voor het gebruik door de overheid en het bedrijfsleven. Bedrijven: Er zijn drie soorten bedrijven gedefinieerd voor E-Factureren, u bent één van de onderstaande drie partijen: Verzenders; Bedrijven die elektronische facturen willen verzenden aan de overheid en daarvoor hun factureringsproces aanpassen naar de koppelvlakafspraken en direct gebruik maken van de Digipoort van Logius. Leveranciers; Leveranciers van software en services die hun producten en diensten aansluiten op de koppelvlakafspraken en daarmee hun klanten ondersteunen met oplossingen voor het verzenden van elektronische facturen aan de overheid. Het ontwikkelen en testen verloopt dan direct met Logius. De implementatie loopt indirect. Alleen de afnemer van de software of services maakt direct gebruik van de Digipoort van Logius Intermediairs; Bedrijven die namens andere bedrijven elektronische facturen willen verzenden en daarvoor hun dienstverlening aansluiten op de koppelvlakafspraken en gebruik maken van digitale voorzieningen. Alle aangesloten bedrijven sturen direct hun facturen aan de intermediair en daarmee indirect aan de Digipoort van Logius. In de praktijk kan een intermediar zelf ook de rol van AuSP, en zelfs CSP vervullen. Mocht u hiervoor interesse hebben neem dan contact op met Logius. Overheden: Ontvangers; De overheidsorganisaties die elektronische facturen willen ontvangen en daarvoor het proces van ontvangen en verwerken van facturen aansluiten op de koppelvlakafspraken van E-Factureren. Dit omvat ook het terugkoppelen van de status van de verwerking van de factuur. Certificaat en Autorisatie providers: CSP s zijn zogenaamde Certificaat service providers. Dit zijn organisaties waarbij u een certificaat kunt kopen. Deze heeft u Pagina 8 van 32
nodig voor authenticatie in het kader van Digipoort. U dient eerst abonnee te worden bij een CSP alvorens u certificaten kunt kopen. AuSP s zijn zogenaamde Authenticatie Service Providers. Dit zijn organisaties waarbij u met het certificaat uw kunt authenticeren. Indien u dit wenst controleert Digipoort bij de door u aangegeven AuSP of uw certificaat valide is en of u gemachtigt bent te handelen namens de organisatie voor wie u handelt. (bijv in het geval u intermediair bent) U bent niet verplicht gebruik te maken van een CSP. Let op! In de praktijk kan één organisatie zowel CSP al AuSP tegelijk zijn. Pagina 9 van 32
3 Aansluitstappen plan Dit hoofdstuk beschrijft de aansluitstappen plan voor e-factureren. Hier wordt een overall beeld gegeven van wat er nodig is om een bedrijf aan te sluiten op de digipoort ten behoeve van e-factureren. In dit aansluitstappen plan zijn alle aspecten van het aansluiten beschreven. Voor de details wordt verwezen naar de specifieke documentatie. Hieonder is een schematische weergave opgenomen van het stappenplan. In de volgende paragraven worden de stappen in detail uitgewerkt: 2.1. Abonnee worden bij een CSP 2.2. Aanvragen PKIoverheid certificaat Start 1. Bepalen impact Strategie PKIoverheid certificaat 3.1. Ontwikkelen koppelvlak 3.2. testen koppelvlak Koppelvlak Specificaties 4.1. Testen connectiviteit aansluiting Digipoort 4.2. Aansluiting Digipoort productie 3.1 Voorwaarden voor e-factureren Om gebruik te kunnen maken van e-factureren op de Digipoort is een aansluiting nodig op de Digipoort. Randvoorwaarden voor deze aansluiting is het bezit van een PKIOverheid certificaat en registratie bij een AuSP. Merk op dat Stap 1, 2 en 3 gelijktijdig geïnitieerd kunnen worden. 3.2 Stap 1. Bepalen impact op de organisatie. Voordat wordt gestart met het aanvragen van de onderstaande zaken en het implementeren van het Koppelvlak is het aan te raden eerst te bezien wat de impact is op de organisatie. Neem hier ook strategische overwegingen in mee zoals het opzetten van een generiek digipoort koppelvlak ten opzichte van een specifieke e-factureren koppeling. Ook moet worden bepaald welke aanpassingen vereist zijn in de huidige systemen. Bepaal ook wie in de organisatie allemaal mogelijk betrokken moet worden in dit traject. i. Voorwaarden, geen. Pagina 10 van 32
ii. Resultaten, inzicht in de impact, aansluit strategie bepaald, Betrokken personen zijn allemaal bekend, wijzigingen op huidige systemen zijn in kaart gebracht. 3.3 Stap 2. Aanvragen PKIoverheid Certificaten Voor zowel test als productie moet een certificaat worden aangevraagd (of hetzelfde certificaat worden gebruikt). PKIOverheid certificaten worden alleen uitgegeven door erkende Certificaat Service providers, zogenaamde CSP s. Om een certificaat af te nemen bij een CSP moet men eerst abonnee worden (stap 2.1) en een legitimatie procedure doorlopen om aan te tonen dat men echt de wettelijk vertegenwoordiger is. Vervolgens kan het daadwerkelijke certificaat worden aangevraagd (Stap 2.2) Het Certificaat wordt voor drie verschillende doeleinden gebruikt: 1. Het opzetten van een tweezijdige SSL verbinding. 2. Het ondertekenen van de bericht envelop (signature); ten behoeve van de authenticatie van de verzender door een AuSP (Authorisation Service Provider) 3. Het ondertekenen van de bericht inhoud (Hash code); bewijs dat het bericht authentiek is. Dit mag hetzelfde certificaat zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Bij het aanvragen van het certificaat moet ook worden aangegeven dat men van de AuSP service gebruik wil maken. i. Voorwaarden, de aanvrager moet beschikken over een KVK of BTW nummer. ii. Resultaten, de aanvrager beschikt over certificaten voor test en productie en is geregistreerd bij een AuSp. Meer informatie over het verkrijgen van een PKIoverheid certificaat is te vinden op www.pkioverheid.nl 3.4 Stap 3. Aansluiten op het WUS koppelvlak Bedrijven die e-facturen aan de Digipoort willen sturen moeten hiervoor gebruik maken van het WUS koppelvlak voor bedrijven of het https upload portaal. Dit op SOAP gebaseerde koppelvlak is beschreven in de koppelvlak specificaties. De specificaties zijn te vinden op: http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digipoort/aansluiten /voor-bedrijven/aansluiten-op-soap/e-factureren/ Bedrijven kunnen op basis van de specificaties gelijk beginnen met het ontwikkelen van het koppelvlak (Stap 3.1) Pas al het PKIoverheid certificaat is verkregen kan het bedrijf het koppelvlak gaan testen (Stap 3.2). i. Voorwaarden, de aan te sluiten partij moet beschikken over een PKIoverheid certificaten. ii. Resultaten, De aan te sluiten partij heeft succesvol een testbericht op de digipoort testomgeving aangeleverd en een response gekregen. 3.5 Stap 4. Aansluiting op Digipoort productie Voor het aansluiten op digipoort heeft digipoort een aantal gegevens nodig van de aansluitende partij. Deze worden vastgelegd in het aanvraagformulier en door Logius verwerkt. De eeste echte test van de aansluiting is het testen van de connectiviteit door te navigeren naar het upload portal of de webservice aan te roepen vanuit de eigen applicatie (Stap 4.1). pas wanneer het koppelvlak is getest en het bedrijf en Logius tevreden is over de resultaten kan men aansluiten op de productie omgeving. (Stap 4.2) Hiervoor hoeven geen actie te worden ondernomen maar we raden wel aan om dit weloverwogen te doen in overleg met de Pagina 11 van 32
afnemer van de berichten. Bij oneigenlijk gebruik van de productieomgeving wordt de toegang geblokkeerd. i. Voorwaarden, de aan te sluiten partij moet beschikken over een PKIoverheid certificaten en het koppelvlak hebben geïmplementeerd. ii. Resultaten, De aan te sluiten partij is geregistreerd bij de Logius Servicedesk en aangesloten op Digipoort productie. Kijk voor meer informatie op: http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digipoort/aa nsluiten/voor-bedrijven/aansluiten-op-soap/ Indien een aansluiting als softwareleverancier of intermediair is voorzien neem dan altijd contact op met de Logius servicedesk om dit kenbaar te maken en afspraken te maken over ondersteuning tijdens het aansluit en test traject. Pagina 12 van 32
3.6 Gantt chart voor aansluitstappen Onderstaand model geeft inzicht in het stappenplan en de doorlooptijd van de stappen die nodig zijn om als bedrijf aan te sluiten op de Digipoort tbv e-factureren. De werkelijke doorlooptijden kunnen variëren op basis van externe invloeden en de drukte bij de Servicecentrum Logius. De doorlooptijden zijn indicatief en geven een beeld van de minimale tijd die nodig is om een stap te doorlopen. Houdt dus rekening met een minimale doorlooptijd van 6 weken. Pagina 13 van 32
3.7 Checklist Aansluiten Check Resultaten na de activiteiten Abonnee bij een CSP Certificaat ontvangen van de CSP Opgenomen in het Authorisatie register van de AuSp Aangemeld bij Logius voor ondersteuning tijdens het testen Connectiviteit getest (eerste reactie van de digipoort ontvangen) Koppelvlak getest (eerste bericht geaccepteerd voor verwerking door Digipoort) Inhoud van het bericht afgestemd met de ontvangende partij (afstemmen bestelnummers en andere verplichte waarden die de factuur moet bevatten voor acceptatie door de ontvangende partij) Eerste Ketentest in overleg met de verzendende(bedrijf), ontvangende(overheid) en verwerkende partij (Logius) Monitoring van het eerste productiebericht succesvol Pilot fase doorlopen Decharge voor productie van de ontvangende partij Pagina 14 van 32
4 Technische werking e-factureren Als uw bedrijf is aangesloten op Digipoort, kunt u naar alle reeds aangesloten overheden elektronisch factureren. Om zover te komen moet voldaan worden aan een aantal (technische) voorwaarden. De voorwarden zijn omschreven in de volgende vier paragraven: Digipoort Berichtenstandaard Identificatie Test en productieomgeving Vervolgens gaat er nog één paragraaf in op de verschil tussen de aansluiting van de drie verschillende soorten bedrijven (verzenders, intermediairs, leveranciers). Aan het begin van elke alinea zijn de gerelateerde documenten uit de aansluitkit opgesomd. 4.1 Digipoort Digipoort Digipoort is hét elektronische postkantoor van de overheid. Via één elektronische ingang kunnen verschillende berichtenstromen lopen, waaronder belastinggegevens richting Belastingdienst, inklaringsgegevens richting Douane en statistische gegevens richting Centraal Bureau Statistiek. In deze aansluitkit hebben we het over de stroom e-factureren richting verschillende overheden die aangesloten zijn. Voor e-factureren is Digipoort gekozen als de centrale infrastructuur. Ook hoeft elke organisatie maar één maal aan te sluiten op Digipoort om aan alle aangesloten overheden facturen te kunnen versturen. Daarnaast biedt Digipoort de mogelijkheid om ook andere berichtstromen tussen bedrijven en overheden te ondersteunen. Pagina 15 van 32
Digipoort heeft verschillende koppelvlakken (zoals SMTP, FTP, SOAP & HTTPS) Voor e-factureren gebruiken we alleen het HTTPS en WUS koppelvlak (SOAP) voor bedrijven. WUS zijn Webservices gebaseerd op UDDI en het SOAP protocol en is daarmee te benaderen via een webservice call en indirect ook via de HTTPS upload portal (hier hoeft u het koppelvlak niet voor te implementeren en is heel handig bij het testen van de service call, zie ook verder op in deze paragraaf). Dit Digipoort koppelvlak is weergegeven in het onderstaande model: Voor het gebruik van e-factureren zijn de Aanleverservice en de Statusinformatieservice van het WUS koppelvlak verplicht. De Mededelingenservice is wenselijk om te implementeren (daarmee kunnen overheden via digipoort terugcommuniceren aan de bedrijven). U kunt hieronder in het figuur de samenhang van de gebruikte services zien. Pagina 16 van 32
Het WUS koppelvlak is asynschroon opgezet en werkt daarmee net iets anders dan men van een webservice zou verwachten. Zoals in het bovenstaande schema ook te zien is stuurt men het aanleververzoek (het factuurbericht) aan de aanleverservice van het WUS koppelvlak. Deze ontvangt het en controleert de envelop. Direct wordt een technische bevestiging teruggestuurd. Dit betekend echter nog niet dat Digipoort het bericht kan afleveren, het betekend alleen dat het bericht aan de koppelvlak vereisten voldoet. Als bedrijf moet je de inhoudelijke status van de verwerking van het bericht ophalen bij de Statusinformatieservice. Indien u met de ontvanger van je berichten hebt afgesproken dat de functionele response meldingen over de factuur ook via Digipoort worden teruggestuurd dan moet u deze ophalen bij de mededelingenservice. Meer informatie over andere informatiestromen kunt u vinden in Handreiking Digipoort in de map Digipoort in de aansluitkit en op www.logius.nl/digipoort. Map Digipoort o Een handreiking Digipoort Gebruiksvoorwaarden Digipoort Om Digipoort te gebruiken hoeft u als bedrijf niet vooraf de gebruiksvoorwaarden te ondertekenen. Wel moet u voor dat u Digipoort gaat gebruiken op de hoogte zijn van, en eens zijn met de gebruiksvoorwaarden. Bij het gebruik van Digipoort committeert u zich automatisch aan deze gebruiksvoorwaarden. Wanneer u Digipoort al gebruikt voor andere gegevensstromen, heeft u deze voorwaarden al geaccepteerd. De voorwaarden zijn beschreven in Gebruiksvoorwaarden Digipoort in de map Digipoort van de aansluitkit. Map Digipoort o Gebruiksvoorwaarden Digipoort Aanvraagformulier aansluiten en testen Om gebruik te maken van ondersteuning van het servicecentrum van Logius tijdens het maken en testen van de aansluiting moet het Aansluitformulier Digipoort worden ingevuld en opgestuurd aan het servicecentrum. Map Digipoort o Aanvraagformulier Digipoort Pagina 17 van 32
Koppelvlakken Voor Digipoort zijn verschillende koppelvlakken beschikbaar, maar voor e- factureren is het van belang dat u het WUS-koppelvlak voor bedrijven geïmplementeerd heeft. Het zou dus kunnen, wanneer u al Digipoort gebruikt voor een andere informatiestroom, dat u toch een ander koppelvlak moet implementeren. Wanneer u nu gebruik maakt van het SOAP2008 koppelvlak en wilt e-factureren (en dus WUS-koppelvlak moet gebruiken), kunt u de verschillen vinden in het document Veranderingen van SOAP2008 naar WUS. Voor e-factureren wordt gebruik gemaakt van een drietal webservices en twee van deze moeten minimaal geïmplementeerd zijn, dit zijn de Aanleverservice, en de Statusinformatieservice. Let op: De Mededelingenservice kan wél nodig zijn als u ook andere informatiestromen via de Digipoort laat lopen. Dit kunt u vinden in de documentatie over de betreffende informatiestromen op www.logius.nl/digipoort. Onderstaande documenten heeft u nodig om het WUS-koppelvlak voor e- factureren te implementeren: Map Koppelvlak bedrijven o Koppelvlakbeschrijving WUS Bedrijven (inleidend document) o Foutmeldingen en statusmeldingen WUS Bedrijven o Veranderingen van SOAP2008 naar WUS (Alleen relevant wanneer men al een SOAP2008 koppelvlak in productie heeft) o Servicebeschrijving Aanleverservice WUS Bedrijven (incl WSDL & XML bestanden) o Servicebeschrijving Statusinformatieservice WUS Bedrijven (incl WSDL & XML bestanden) HTTPS-upload portal Wanneer het implementeren van SOAP-WUS koppelvlak te zwaar is voor uw business case, maar u wel UBL2.0 facturen kunt produceren, kunt u ook gebruik maken van het HTTPS-Upload Portal. Dit kan een oplossing zijn wanneer u facturatie zelf in de hand wilt houden. U zult hiervoor wel de certificaten moeten installeren en een e-factuur moeten kunnen creëren (zie hiervoor paragraaf 4.2: Berichtenstandaard factuur). De e- factuur dient u dan te uploaden in het portaal. Zie onderstaand voorbeeld: Pagina 18 van 32
Via het portaal kunt u ook de statusinformatie en mededelingen inzien die betrekking hebben op uw berichten. Uw kunt het portaal benaderen via https://www.procesinfrastructuur.nl/ of via https://klac.procesinfrastructuur.nl/ Meer informatie over de uploadportal vind u in de 20100721_Gebruiks instructie van de Digipoort portal Pagina 19 van 32
Betrouwbaarheid Digipoort bewaart informatie ten behoeve van traceerbaarheid, onweerlegbaarheid en foutafhandeling. Dat betreft echter nooit de inhoud van de factuur of daarvan afgeleide informatie. De informatie die Digipoort wel bewaart is opgeslagen in een zogenaamde Audit Trail. Jaarlijks ontvangt Logius ook een Third Party Mededeling 1 Zekerheid Om onweerlegbaar vast te kunnen stellen behandeld de Digipoort elke factuur in een eigen proces. Van dit proces wordt een audit trail opgeslagen en het kenmerk van het proces wordt ook afgegeven aan de aanleveraar. Privacy Digipoort kijkt niet naar de inhoud van de elektronische factuur. Informatie beveiliging De verbinding tussen het bedrijf en Digipoort wordt altijd 2-zijdig beveiligd. De beveiliging gebeurt op basis van HTTPS en het onderliggende SSL protocol. 1 Een Third Party Mededeling is een verklaring van een onafhankelijke, derde partij over de kwaliteit van een IT-dienst. Pagina 20 van 32
4.2 Berichtenstandaard factuur Één van de belangrijkste zaken die u moet realiseren is het aanpassen/aanvullen van uw bedrijfsprocessen en softwaresystemen om in plaats van papieren facturen gestructureerde computerbestanden (xml) te kunnen produceren. Om te kunnen communiceren zal uw factuur aan bepaalde definities moeten voldoen. Er zijn hiervoor twee zaken afgesproken: Het vocabulaire en de gebruikte elementen van het xml-bericht moeten gelijk zijn tussen alle zenders en ontvangers( één gezamenlijk semantisch gegevensmodel). Deze afspraken noemen we standaarden en worden beheerd door standaardenorganisaties. Er worden momenteel twee standaarden voor e- factureren ondersteund via de Digipoort, UBL2.0 en HR-XML (uitzendbranche), beide met een Nederlandse subset voor E-Factureren. De UBL2.0 set wordt beheerd door Logius en de HR-XML set wordt beheerd door SETU. Hieronder worden deze standaarden uitgebreider omschreven. Let op: Beide standaarden worden ondersteund door de Digipoort. Dit betekent niet dat elke overheidsinstantie die aangesloten is ook beide standaarden al kan accepteren. Het is van belang dat u bij de besluitvorming voor uw standaard afstemt met de partijen die u wilt factureren. UBL2.0 e-factureren maakt gebruik van de gegevens standaard UBL 2.0 (Universal Business Language, versie 2.0). UBL is een XML bibliotheek met bedrijfsdocumenten (inkoop orders, facturen, etc.). UBL wordt inmiddels een aantal jaren gebruikt door Europese overheden voor digitale communicatie met bedrijven. UBL is ontwikkeld door OASIS. Voor de Nederlandse markt heeft Logius een Nederlandse subset voor facturering samengesteld, waar nadere eisen gesteld zijn aan de internationale structuur. Deze set heet efactuur-nl en is in beheer bij Logius. In de aansluitkit vindt u een folder UBL standaard met onder andere de volgende documentatie die van belang is bij het creëren van een UBL2.0- factuur: efactuur_nl_releasenotes Implementatiewijzer_eFactuur_NL efactuur_nl_invoice efactuur_functioneel_ontwerp XSD-schema definities XML Voorbeeldberichten Aan de hand van bovenstaande documenten zou u in staat moeten zijn om uw systemen in te richten om te kunnen werken met Nederlandse e- facturen in UBL2.0 formaat. HRXML HRXML is een andere technische standaard die ook geaccepteerd wordt door de Digipoort. HRXML is een standaard samengesteld voor en door de wereldwijde HR/uitzendbranche. De Nederlandse versie van de HRXML subset voor facturering wordt beheerd door Stichting Elektronische Pagina 21 van 32
Transacties Uitzendbranche (SETU). Documentatie omtrent deze HRXMLfactuur vindt u op de website van SETU (www.setu.nl). U dient hier wel voor in te loggen, maar een account kunt u (gratis) zelf aanmaken. Hier vindt u net als bij UBL2.0 documentatie over HRXML set voor e- factureren, inclusief schema definities (.xsd s) en voorbeeldberichten. Let op: U kunt kiezen uit Standard for Invoicing 1.0 en Standard for Invoicing 1.1 (meest gebruikelijke versie). Beide worden door Digipoort ondersteund. Stem echter goed af met de partij waar u aan wilt factureren om er zeker van de zijn dat de door u gekozen versie ook verwerkbaar is voor hen. Informatie over de verschillen kunt u bij SETU opvragen. Pagina 22 van 32
4.3 Identificatie Certificaat Om zeker te weten dat de partij die facturen via de digipoort stuurt ook daadwerkelijk is wie hij zegt dat hij is, werkt Digipoort met een certificaat en controleert via een authorisatieregister de geldigheid van het certificaat. Digipoort gebruikt het PKIoverheid (PKI = Public Key Infrastructure) certificaat. Dit certificaat kunt u kopen bij een Certificate Service Provider (CSP). Er zijn twee soorten certificaten: Persoonsgebonden certificaten en servicescertificaten, met beide kunt u e-factureren. Voor testdoeleinde geven veel CSP s ook tijdelijke certificaten uit. Vraag uw CSP naar de mogelijkheden. Voor het benaderen van de productie en de testomgeving kunt u hetzelfde certificaat gebruiken. Let wel op de juiste adressering van de berichten. Kijk voor meer informatie over het PKIoverheid certificaat en contactgegevens van CSP s op http://www.pkioverheid.nl. Let op: Door de strenge veiligheidseisen die aan CSP s gesteld worden, kan het aanvragen van een certificaat een aantal weken in beslag nemen als u nog geen abonnee bent bij een CSP. U zult zich hiervoor in persoon en met verschillende identificatiedocumenten moeten legitimeren. Voor servicescertificaten moeten ook gegevens over de server worden gecommuniceerd. De CSP waar u het certificaat wilt aanschaffen kan u hier alles over vertellen. Authorisatieregister Naast het certificaat zelf, kan u ook geregistreerd worden bij een authorisation service provider (AuSP). De AuSP bepaalt of de certificaathouder gemachtigd is te factureren namens een bepaald bedrijf (zichzelf en/of een ander bedrijf). Registratie bij de AuSP is niet verplicht. Voor registratie van de verschillende partijen binnen de AuSP dient het BTW nummer te worden gebruikt. Stem dit af met de betreffende AUSP waarmee u zaken doet. Vaak kunt u tegelijkertijd bij het aanvragen van uw certificaat direct een registratie bij een AuSP regelen, soms heeft een CSP zelf een AuSP dienst. Dit kunt u bij de CSP navragen. Wanneer u zelf wilt of moet registreren bij een AuSP kunt u contactgegevens van AuSP s vinden op de website van Logius. Let op: Wanneer u veel bedrijven vertegenwoordigd, loont het snel de moeite om zélf AuSP te worden. De eisen hiervoor zijn niet bijzonder hoog. Hiervoor kunt u contact opnemen met Logius. Pagina 23 van 32
Overheid Identificatie Nummer (OIN) Net als dat uw bedrijf bekend is bij de overheid, zijn ook overheidsinstanties bij ons bekend. Omdat niet elke overheidsinstelling een KvK-nummer heeft, gebeurt dit aan de hand van een ander identificatienummer, het zogenaamde Overheid Identificatie Nummer (OIN). Voor bedrijven die willen E-Facturen aan een overheidsinstantie wordt als onderdeel van het bericht het OIN van die overheidsinstantie opgenomen. Digipoort gebruikt dit OIN om het bericht naar de desbetreffende overheidsorganisatie te routeren. U kunt dit OIN nummer opvragen bij de instantie aan wie u wilt E-Factureren. Een up-to-date overzicht van alle overheidsinstellingen die e-facturen kunnen verwerken kunt u vinden op de site : http://www.logius.nl/producten/projecten/e-factureren/wie-doen-er-mee/ Pagina 24 van 32
4.4 Test- en Productieomgeving Logius gebruikt, net als de meeste organisaties, verschillende omgevingen voor haar producten. Voor u zijn de testomgeving en de productieomgeving van belang. Omdat de testomgeving een representatie van de productieomgeving is, zult u ook moeten voldoen aan dezelfde voorwaarden als voor de productieomgeving. Dit betreft de connectiviteit, de koppelvlakken met Digipoort en authenticatie met behulp van PKIoverheid certificaten. U kunt voor test en productie gebruik maken van hetzelfde certificaat. Uiteraard is de adressering van de testomgeving verschillende met die van de productie omgeving. De adressen van de services zijn: Aanleverservice: Test https://klac.procesinfrastructuur.nl/wus/2.0/aanleverservice/1.0 Productie https://www.procesinfrastructuur.nl/wus/2.0/aanleverservice/1.0 Statusinformatieservice: Test https://klac.procesinfrastructuur.nl/wus/2.0/statusinformatieservice/1.0 Productie https://www.procesinfrastructuur.nl/wus/2.0/statusinformatieservice/1.0 Voor de test kan gebruik gemaakt worden van de interne AuSp dienst van de Digipoort. Voor productie dient u het adres van uw eigen AuSp op te geven indien u van de AuSP gebruik wilt maken. Ook is er een specifiek OIN nummer dat u kunt adresseren om te testen. Hieronder zijn de gegevens opgenomen: Hierbij de waarden voor het testen: De testservice endpoint van de aanleverservice: <wsa:to xmlns:wsu="http://docs.oasis-open.org/wss/2004/01/oasis- 200401-wss-wssecurity-utility-1.0.xsd" wsu:id="id-3"> https://klac.procesinfrastructuur.nl/wus/2.0/aanleverservice/1.0 </wsa:to> De AUSP endpoint: <ns1:auspendpoint>http://testserver:9456/pitestservices/services/csps ervice2</ns1:auspendpoint> De berichtsoort: <ns1:berichtsoort>e-factuur</ns1:berichtsoort> De test OIN: <ns:overheidsnummer> Pagina 25 van 32
<ns:nummer>00000001810220350000</ns:nummer> <ns:type>oin</ns:type> </ns:overheidsnummer> Het bedrijfsnummer van de afzender: <ns1:bedrijfsnummer><ns1:nummer>1234567890</ns1:nummer><ns1 :type>kvk</ns1:type> </ns1:bedrijfsnummer> Om te kunnen testen heeft u wellicht de hulp van Logius nodig. Neem hiervoor contact op met het servicecentrum. Pagina 26 van 32
4.5 Verschillende wijze van aanleveren Een factuur kan op verschillende wijzen worden aangeleverd. Reden hiervoor zijn de verschillende koppelvlakken en het feit dat een factuur direct of via een intermediair wordt aangeboden. 1. Direct aanbieden via het https upload portaal. Door te navigeren naar de website https://www.procesinfrastructuur.nl/ komt u (na authenticatie op basis van het PKIoverheid certificaat) op de volgende website: hier upload u het factuur bestand, het certificaat en vult de aanvullende gegevens in die worden gevraagd. Door te klikken op verstuur wordt de e-factuur verzonden aan de geadresseerde. 2. Indirect, via een intermediair, aanbieden via het https upload portaal. Dit kan maar lijkt onwaarschijnlijk. De intermediair zal de ontvangen factuur op dezelfde wijze aanleveren als in variant 1. Het verschil is wel dat de authenticatie geschied op basis van het certificaat van de intermediair. Pagina 27 van 32
3. Direct aanbieden aan de aanlever webservice van Digipoort mbt zelf ontwikkelde software of ingekochte software (componenten of systemen). In dit geval heeft de aanbieder zelf software om een factuurbericht te produceren. De factuur wordt via een interface aangeleverd aan een adapter die het koppelvlak implementeert. De adapter zorgt voor de ondertekening van het bericht en het beveiligt aanbieden van het bericht over het internet aan de Digipoort. Zie onderstaand figuur voor een schematische weergave. Eigen software of maatwerk WUS Koppel vlak Router firewall Digipoort Factuur software Interface Digipoort adapter Connectiviteit modules internet Digipoort 4. Indirect, via een intermediair, aanbieden aan de aanlever webservice van Digipoort. In dit geval zal de aanlevereaar via zijn eigen software of een door de intermediair aangeboden interface de factuur opmaken en afleveren bij de intermediair (vaak een Billing Service Provider). De Billing service provider levert de factuur dan op dezelfde manier aan als bij optie 3. Zie onderstaand figuur voor een schematische weergave. Billing Service provider Gebruikers interface BSP software WUS Koppel vlak Router firewall Digipoort Eigen software of Factuur software Interface Digipoort adapter Connectiviteit modules internet Digipoort Pagina 28 van 32
5 Bijlage A: Meer informatie over e-factureren De businesscase is positief en u wilt starten met e-factureren. In dit hoofdstuk vindt u praktische tools en links naar nuttige informatie over e-factureren. Informeer ook bij de leverancier van uw ERP, document management- of boekhoudsysteem. De onderstaande links kunt u gebruiken als u opzoek bent naar onderzoeken over e-factureren. U vindt informatie over de markt, de voor- en nadelen, de infrastructuur en standaarden. http://www.factuurwijzer.nl/index.php/id_structuur/103 33/factuurmonitor.html http://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/ovos/cs03-05- 06_Eindrapport_Dialogic.pdf Links met informatie over de fiscale en wettelijke eisen rondom e- factureren http://www.belastingdienst.nl/efactuur http://www.e-invoicegateway.net/knowledgebase/einvoicebestpractice/ Links met informatie over UBL 2.0 & HR-XML http://www.forumstandaardisatie.nl http://www.nesubl.eu http://www.oasis-open.org http://www.e-invoice-gateway.net http://www.setu.nl Links met informatie over leveranciers van diensten en software rondom e-factureren http://www.ecp.nl http://facturatie.startpagina.nl http://inkoop-elektronisch.startpagina.nl http://www.platformelfa.nl http://www.softwarepakketten.nl 5.1 Informatie en specificaties over E-Factureren http://www.logius.nl/digipoort http://www.logius.nl/digikoppeling http://www.logius.nl/diginetwerk http://www.logius.nl/e-factureren/ http://www.e-factureren.info Pagina 29 van 32
6 Bijlage B: Begrippenlijst Begrip Toelichting Digikoppeling Digikoppeling is de 'postbode' voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties. Als u deze standaarden implementeert in uw eigen software, dan kunt u eenvoudig digitaal berichten uitwisselen met collegaoverheidsorganisaties. Via internet of met een andere verbinding. De standaarden zijn eind 2007 goedgekeurd door het College Standaardisatie en worden de komende jaren over de hele overheid uitgerold. Ontwikkelingen binnen de elektronische overheid zitten in een stroomversnelling. De dienstverlening naar burgers en bedrijven neemt sterk toe. Hierdoor groeit de noodzaak van samenwerking tussen overheidsinstellingen en vindt er steeds meer informatie-uitwisseling plaats. De Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) beschrijft de principes en de benodigde bouwstenen voor die samenwerking. Eén van die bouwstenen is Digkoppeling (voorheen Overheidsservicebus) die zich richt op het vergemakkelijken van de informatieuitwisseling en daarmee de samenwerking. Diginetwerk Diginetwerk verbindt (bestaande) fysieke netwerken van overheidsorganisaties met elkaar. Zo ontstaat er één besloten netwerk van overheidsnetwerken. Daarbinnen kunt u veilig gegevens uitwisselen met andere overheden. Dignetwerk levert connectiviteit en bespaart u tijd en geld. Want u heeft nog maar één aansluiting nodig om gegevens te kunnen uitwisselen met diverse overheidsorganisaties. Digipoort Overheidstransactiepoort; Digipoort heeft een centrale rol als digitale toegangspoort van bedrijven naar overheidsinstellingen. Het is een gratis overheidsdienst, regelt authenticatie via certificaten (o.a. Diginotar en CreAim), heeft beveiligde verbindingen (2-SSL), gestandaardiseerde koppelvlakken en is een enkelvoudig aansluitpunt (eenmalige aansluiting). Digipoort hanteert standaard techniek, zoals webservices, het SOAP protocol en XML berichten. EbMs ebxml Messaging Service. EbMS is een ebxml specificatie dat een standaard biedt om berichten op een veilige en betrouwbare manier te verzenden. HRM Human Resource Management. Ook wel Personeel en Organisatie (P&O). HR-XML extensible Markup Language (XML) is een standaard voor het definiëren van formele markup-talen voor de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. XML is een bepaalde manier om gegevens gestructureerd vast te leggen. Deze manier is gedefinieerd en mag door iedereen worden gebruikt. Het is ontworpen om zowel door een programma als door een mens leesbaar te zijn. XML is niet alleen geschikt om gegevens in op te slaan maar wordt veel gebruikt om gegevens via het internet te versturen. Het is Platform onafhankelijk, uitbreidbaar en interoperabel tussen systemen. In XML Schema kan men schema s maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond waarvan Pagina 30 van 32
zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators. Een XML Schema geeft hiervoor onder meer aan wat de elementen zijn van een XML-document, waar zij voorkomen, wat de kenmerken zijn waaraan ze moeten voldoen, etc. Een XML Schema kan onder meer aangeven wat voor soort tags in een XML-document mogen voorkomen. XSD Schema Definition Language. In XML Schema kan men schema s maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond waarvan zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators. HTTP HyperText Transfer Protocol; protocol voor communicatie tussen webclient (meestal webbrowser) en een webserver op inter- en intranet. HTTPs Secure http protocol Logius Logius is de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Logius beheert overheidsbrede ICT-oplossingen en gemeenschappelijke standaarden, die de communicatie tussen overheden, burgers en bedrijven vereenvoudigen. Met oog voor de samenhang in de infrastructuur van de e-overheid. PKIoverheid Public Key Infrastructure voor de overheid, kortweg PKIoverheid, maakt betrouwbare digitale communicatie mogelijk. SOAP Simple Object Acces Protocol. SOAP is een communicatie protocol voor communicatie tussen webservices, een format voor berichtverzendingen, gebaseerd op XML. SOAP is een protocol om webservices te benaderen. SSL Secure Sockets Layer (SSL) en Transport Layer Security (TLS) (zijn opvolger), zijn encryptie-protocollen die communicatie op het internet beveiligen. Webservice Een webservice kan omschreven worden als een applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen ( SOAP & XML). Een webservice maakt het mogelijk om op afstand (meestal over het Internet) vanaf een clientcomputer een dienst op te vragen aan een server, bijvoorbeeld het maken van een berekening, het leveren van gegevens of het uitvoeren van een taak. WS Applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen (SOAP & XML) met de mogelijkheid vanaf een client-computer een dienst op te vragen aan een server. Webservices Een webservice is een combinatie tussen data en technologie en maakt het mogelijk om op afstand via internet vanaf de eigen computer een dienst op te vragen aan een server. In de koppelvlakspecificaties zijn regels opgesteld om met Digipoort te communiceren via webservices. WSDL WebService Description Language; Een WSDL-document is een XML-document, bestaande uit een verzameling definities. Aanbieders van webservices publiceren een WSDL-document, zodat klanten na het lezen van dit document technisch gezien exact weten hoe ze gebruik kunnen maken van de webservice. Pagina 31 van 32
Afkorting Toelichting ASN Advance Shipping Notice (Berichtsoort) AuSP Authentication Service Provider BPEL Business Process Execution Language BPMN Business Process Modelling Notation BSP Billing Service Provider BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties CPA Collaboration Protocol Agreement cxml Commerce XML EBF Electronisch Bestellen en Factureren ebxml Electronic Business using extensible Markup Language ebxml electronic business using extensible Markup Language EF Electronisch Factureren EZ Ministerie van Economische Zaken HR-XML human resources management XML PI Proces Infrastructuur SNO Service Niveau Overeenkomst UBL Universal Business Language WUS WUS is een acroniem voor WSDL, UDDI en SOAP XBRL extensible Business Reporting Language XML Extensible Markup Language Pagina 32 van 32