Handreiking Impact Analyse Berichtenbox - MijnOverheid

Transcriptie

1 Handreiking Impact Analyse Berichtenbox - MijnOverheid Versie 1.0 Datum 12 juni 2012 Status Definitief

2 Colofon Projectnaam MijnOverheid Versienummer 1.0 Contactpersoon Servicecentrum Logius Organisatie Logius Postbus JE Den Haag Bijlage(n) 0 Pagina 2 van 11

3 Inhoud Colofon 2 Inhoud 3 1 Inleiding Doel Doelgroep Leeswijzer Suggesties Begeleiding bij aansluiten 5 2 Vragenlijst Selectie berichtstroom Technische ondersteuning Communicatie Overig (projectopzet/kosten-baten) 9 3 Contactgegevens 11 Pagina 3 van 11

4 1 Inleiding 1.1 Doel Deze handreiking is bedoeld als kader voor overheidsorganisaties die zich oriënteren en overwegen om aan te sluiten op de Berichtenbox van MijnOverheid. Daarnaast kan dit document gebruikt worden ter bepaling van benodigde doorlooptijd, kosten en organisatie wanneer men een start wil maken met een projectplan (bijvoorbeeld PID in PRINCE2-termen) voor een aansluiting op de Berichtenbox. 1.2 Doelgroep Deze handleiding richt zich op: 1. overheidsorganisaties die berichten willen en mogen aanleveren aan burgers (op BSN) via MijnOverheid; 2. leveranciers die voor en in opdracht van deze organisaties webdiensten of infrastructurele voorzieningen beheren. 1.3 Leeswijzer Deze handreiking bestaat uit een vragenlijst die enkele verschillende deelaspecten belicht die komen kijken bij het digitaal communiceren door overheden naar burgers via de beveiligde Berichtenbox van Mijnoverheid. De vragen verwijzen naar keuzes die uw organisatie zelf moet maken om tot een aansluiting te kunnen komen. De antwoorden gelden samen als een uitkomst van een zogenaamde globale impact-analyse voor de aansluiting van uw organisatie op de Berichtenbox. Er zijn vier soorten vragen (deelaspecten), betreffende: - de selectie van de berichtstroom (stromen); - de technische ondersteuning - de communicatie (momenten, manieren, doelgroep) - de projectorganisatie en overige vragen. Voor de fasering van het aansluitproces zelf, zie de Handleiding Aansluiten Berichtenbox. Veronderstelde voorkennis bij het hanteren van deze handreiking, bestaat uit algemene factsheets en presentaties over doel, nut en opzet van gebruik van MijnOverheid. 1.4 Suggesties Logius vindt het belangrijk dat u snel en zonder problemen van de Berichtenbox gebruik kunt maken. Deze handreiking helpt u daarbij. Heeft u suggesties om dit proces verder te verbeteren? Stuur die dan op naar Servicecentrum Logius. NB: er zijn aan deze handreiking gelieerde documenten: - Modelopzet Business Case gebruik Berichtenbox - Handleiding Aansluiten Berichtenbox - Koppelvlakspecificaties Berichtenbox - Handleiding Berichtenbox Leveranciersportaal Pagina 4 van 11

5 1.5 Begeleiding bij aansluiten Heeft u vragen over het aansluitproces? Bel dan met Servicecentrum Logius. Wij helpen u graag verder. Telefoon (10 ct p/m) [email protected] Voor de laatste versie van dit document, overige documentatie van MijnOverheid en actuele informatie, zie: Pagina 5 van 11

6 2 Vragenlijst 2.1 Selectie berichtstroom 1. Met welke berichtstroom, of berichtstromen wil uw organisatie een start maken? Advies: een stroom waar standaard in een kort tijdvak van enkele weken een flinke groep burgers mee bereikt moet worden, waar nu al persoonlijk geadresseerde brieven naar uitgaan, naar burgers waarvan het BSN bekend is en waar de aanmaak van berichten met een systeem gebeurt, waarvan technische instellingen met de leverancier vlot te regelen zijn (zie vragen hieronder); 2. Is daarbij sprake van gelijkmatige stroom berichten of van batches en pieken? Een gelijkmatig gespreide stroom is voor een eerste productiepilot doorgaans wat moeizamer te organiseren, vooral omdat tussenresultaten met kleine aantallen minder goed in beeld blijven. Het is daarom handiger de aandacht van de aansluiting te richten op een eerste stroom die in 2 weken direct meer dan 300 berichten genereert; bedenk daarbij dat de populatie potentieel geadresseerden met een MijnOverheid Account op het moment dat u start nog beperkt kan zijn (in de loop van 2013 wordt schaling naar miljoenen gebruikers verwacht). 3. Mag het BSN voor de berichten (de wettelijke taak/dienst) inderdaad benut worden? Doorgaans zal dat het geval zijn. Een check is raadzaam zodra de berichtenstroom niet voortvloeit uit een directe wettelijke taak, maar bijvoorbeeld samenhangt met een andere rol van uw organisatie (bijv. als werkgever naar het eigen personeel). Pagina 6 van 11

7 2.2 Technische ondersteuning 4. Kan het afhandelingsysteem dat de papieren brieven in de huidige situatie genereert ook PDF s van die brieven genereren (bijlage bij het bericht)? Eerste vraag is waar in logistieke zin de papieren brieven naar cliënten worden aangemaakt en of ook op die plek, of een station daarvoor, de stapel berichten in digitale vorm al kan worden aangemaakt, per BSN, en in het juiste PDF/A-formaat. Het kan zijn dat ergens in deze (interne) keten een PDFgenerator moet worden geïnstalleerd (al of niet aangeschaft). 5. Is implementatie van de berichtstructuur voor de berichtenbox vlot organiseerbaar (als output van het afhandelingssysteem)? Of vanaf een andere plek in uw infrastructuur? De PDF (brief) hoort bij een bericht dat in essentie de onderwerpaanduiding, aanleiding en het belang voor de geadresseerde helder maakt. Dit bericht moet volgens de standaardspecificatie (XSD) aangemaakt worden; vraag is of dit met de beschikbare hulpmiddelen eenvoudig is te doen, of dat er systeemaanpassingen voor nodig zijn; is dat dan release-kalenderafhankelijk of tussendoor te regelen? Zowel voor de planning als voor het budget van het project een belangrijke vraag. 6. Welke werkwijze wil uw organisatie hanteren om voor één of meer processen vooraf te checken of er voor de met een bericht te bereiken burger een MijnOverheid-account is? Er zijn technisch en functioneel twee varianten. Uw organisaties kan bij de voorbereiding van ieder moment van verzending nagaan of voor de betreffende BSN s een MijnOverheid-account en dus een Berichtenbox bestaat of niet. Per keer kunt u digitaal een lijst ophalen (beveiligd op basis van Digikoppeling). Daarnaast kunt u een schaduwbestand opbouwen van BSN s met account bij MijnOverheid (MO) op basis van een MOservice die aangeeft welke burgers over een account beschikken (en hebben aangegeven berichten te willen ontvangen van uw organisatie). Een vervolgvraag hierbij is welke applicatie bij uw organisatie op basis van de MO-service(s) de check gaat doen en welke wijziging van code/instellingen daarvoor nodig zijn? Wanneer kan dat gerealiseerd worden? (en door wie?) Deze vraag is voor doorlooptijd, planning en kosten van groot belang. Pagina 7 van 11

8 7. Hoe gaat de herinrichting van het verzendproces eruit zien als u (tijdelijk) een deel via papieren post en een deel via de digitale Berichtenbox laat lopen; wat komt erbij kijken om dat te organiseren? Deze vraag moet mogelijk voor elke potentiële berichtstroom apart beantwoord worden; dat hangt af van de verdeling van taken (concentratie of centralisatie) en de ondersteunende infrastructuur (mid-office/esb?) voor de digitale dienstverlening van uw organisatie en postverzending. Wat is uitbesteed? Wat doet een postkamer, wat ligt bij secretariaten? Wie gaat de invoering van de nieuwe werkwijze coördineren? 8. Gaat uw organisatie de technische invulling van de koppeling leggen via Diginetwerk of via internet met toepassing van Digikoppeling? En: beschikt uw organisatie al over een Diginetwerk-aansluiting? Heeft uw organisatie (of leverancier) ervaring met de ebms-variant van Digikoppeling? In de praktijk wil met de realisatie van de technische verbindingen nogal eens doorlooptijd gemoeid zijn. Hoe meer ervaring uw gemeenten heeft of in uw infrastructuur al beschikbaar of bekend is, hoe eenvoudiger het wordt. Moet er nog een Digikoppeling-adapter worden aangeschaft en geïnstalleerd? Of is die er al? Heeft u een idee van de levertijd bij de aanvraag van een nieuw certificaat of kan vanaf een bestaand endpoint (URL) met bestaand certificaat en ION gewerkt worden? De handleiding Digikoppeling (website Logius) levert nog meer vragen en detail op. De Website van Logius biedt ook meer houvast over de keuze voor Diginetwerk. 9. Waar wordt het Berichtenbox Leveranciersportaal (een beheertool) voor de functionele besturing van berichtstromen en controle op afleverrapporten belegd? Een organisatievraag die samenhangt met de antwoorden op andere vragen. Iemand zal voor uw organisatie nieuwe berichtstromen moeten aanmelden, de forecast van grotere volumina moeten melden aan Logius, beheer moeten voeren over de zichtbaarheid van uw organisatie in MijnOverheid (dat wordt geregeld in het leveranciersportaal), en de bewaking op de verzending moeten doen. Bij problemen met een zending kan hier ook de coördinatie van diagnosestelling en contact met de servicedesk van Logius belegd worden, voor het beheer van de aansluiting. Aansluiting op het Berichtenbox Leveranciersportaal betekent installatie van een certificaat en beveiligde toegang via internet tot een beheertool. Pagina 8 van 11

9 2.3 Communicatie 10. Wie gaat over de functionele communicatie naar de doelgroep waarvoor de berichten zijn bedoeld? Welke afdeling of directie met welke (wettelijke) taak is voor het bericht naar de burger verantwoordelijk? De inhoud van het bericht en de korte aankondiging in de berichtmelding zal met deze verantwoordelijke afstemming verdienen. Ook de vragen over het bereik van geadresseerden en flankerende communicatie over de eerste stromen en het aanmaken van een gebruikersaccount bij Mijnoverheid, of ter verruiming van de groep te bereiken burgers, dat alles zal met de afdeling of directie doorgenomen moeten worden. 11. Is aanvullende communicatie naar een potentiële doelgroeppopulatie nodig om voldoende eerste gebruikers van eigen bodem te hebben? Zo ja, wanneer vindt dan de werving plaats en is dan gedacht aan het tijdig inplannen van het laten registreren als gebruiker (aanmaken gebruikersaccount)? Veronderstelling is dat in eerste aanleg met de meer dan huidige gebruikers (stand juni 2012) van MijnOverheid voldoende bereik in de eerste stromen kan ontstaan. Maar dit is proces/berichtstroom afhankelijk. 2.4 Overig (projectopzet/kosten-baten) 12. Welke projectorganisatie is intern nodig? Gegeven de berichtstroom die in de pilot centraal staat, de antwoorden op bovenstaande vragen, de benodigde rol van de leverancier (of meerdere), de ICT-coördinatie intern, de procesaanpassingen, de communicatiekant, zal er een projectleider aan de slag gaan, die medewerking moet kunnen krijgen van diverse andere (lijn/staf/specialisten). Projectgroep of werkgroepen zullen hiertoe vastgesteld moeten worden. Er zijn tal van gerelateerde vragen: hoe gaat het escaleren bij hobbels? Wie gaat het testen coördineren (leverancier?), wie stelt het lokale testplan op en rapporteert naar de lokale projectleider? De tester zal ook gedurende de aansluiting af en toe met het Servicecentrum van Logius en mogelijk met operationele beheerders bij de RDW te maken krijgen. Normale projectmanagementnoties zijn hier verder van toepassing. De juiste bestuurlijke verankering (op voldoende niveau in de organisatie) zal een randvoorwaarde zijn voor succes, gezien het infrastructurele karakter van de Berichtenbox: het mogelijk gebruik voor verschillende berichtenstromen en taakgebieden binnen uw organisatie. Pagina 9 van 11

10 13. Onderbouwing van de eenmalige aansluitkosten (investeringen) die in beeld komen, zal een oriëntatie op te behalen baten vergen. Zijn in dat verband de kosten per (papieren) bericht in de huidige situatie bekend of te herleiden uit financiële rapportages en productiecijfers van diensten? Deze vraag is voor de eigen zakelijke rechtvaardiging en onderbouwing daarvan van groot belang. Zijn de bekende kosten van de papieren/klassieke post inclusief de handling van de verzending? Of gaat het alleen om het kale drukwerken/of porto-bedragen? 14. Is de omvang bekend van de stromen waarmee - na een eerste begin of pilot - volume gemaakt kan worden met de berichtenbox? Ook dit is van belang met het oog op de onderbouwing van de business case. Als in het kader van lopende klantrelaties bovendien telefonische vragen of vragen aan de balie voorkomen kunnen worden, door korte attenderende standaardberichten uit de procesbesturing, dan kan verdergaande benutting van de berichtenbox kosten helpen besparen. 15. Is een raming van de invoeringkosten af te geven op basis van de antwoorden op de voorgaande vragen (1 t/m 12)? Spreekt voor zich: om tot nadere onderbouwing i.c. rechtvaardiging te komen van de benodigde investering. Pagina 10 van 11

11 3 Contactgegevens Indien u meer informatie wenst over de Berichtenbox van MijnOverheid, neem dan contact op met het Servicecentrum Logius. Telefoon: (10 ct p/m) werkdagen van uur tot uur. [email protected] Internet: Postadres: Postbus JE Den Haag Pagina 11 van 11