BDO ONLINE PERSONEEL Uw online salaris- en HR-systeem Omdat mensen tellen.
2 BDO Online Personeel OVER BDO Volgens BDO is accountancy en advisering veel meer dan regels en cijfers. We werken met mensen. Mensen zijn voor ons het uitgangspunt en de leidraad in ons handelen. Of het nu gaat om een familiebedrijf of een multinational, in alles wat we doen streven we samen met onze klanten naar zowel persoonlijk als zakelijk succes. Dat is wat telt. In Nederland werken 2.000 mensen aan een sterke klantrelatie en zij doen, indien nodig, een beroep op het internationale netwerk van BDO. Opgeteld leidt dit tot duurzame relaties tussen BDO en haar klanten. BDO. Omdat mensen tellen. Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. Voor het verkrijgen van een advies dat is toegesneden op uw concrete situatie kunt u zich wenden tot BDO Online Services B.V. of een van haar adviseurs. BDO Online Services B.V. en haar adviseurs aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van handelen of het nemen van besluiten op basis van de informatie in deze publicatie. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op enige andere wijze, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Vijfde editie, oktober 2013 BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam BDO actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Online Services B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam BDO optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms. 2013 BDO
Inhoudsopgave 3 INHOUDSOPGAVE Voorwoord... 4 1 Gebruiksvriendelijke salarisverwerking... 5 2 Eenvoudig grip op uw personele zaken... 8 3 Snel grip op uw verzuim en verlofuren... 11 4 HR-support... 13 5 Implementatie is snel geregeld... 15 6 Koppelingen BDO Online Personeel en HR-systemen; voorkom dubbele invoer van gegevens!... 17 7 Zelf doen of uitbesteden?... 19 BDO Online Personeel op een rij... 22
4 BDO Online Personeel VOORWOORD BDO Online Personeel betekent binnen mijn organisatie vooral gemak en veel tijdwinst. In deze brochure informeren we u uitgebreid over BDO Online Personeel. BDO Online Personeel is uw toegang tot een pakket hulpmiddelen voor het administreren, beheren en besturen van uw personele zaken. Kern vormt het salarisverwerkings- en personeelsadministratiepakket. Dit pakket is met zorg en aandacht speciaal voor u ontwikkeld. Kleinere en middelgrote organisaties willen namelijk wel een volledig pakket, maar geen onnodige of ingewikkelde functies die toch niet gebruikt worden. En daar hebben we rekening mee gehouden. Daarnaast is er de Online Personeelsadviseur om u met uw vragen over uw personele zaken snel en zo goed mogelijk te helpen. Door goed bereikbaar te zijn, per telefoon en per e-mail, door u te ondersteunen met veel praktische modellen en voorbeelden, en met informatie over actuele zaken. De Online Personeelsadviseur is uw altijd aanwezige, virtuele HR-adviseur, die u met raad en daad bij staat. Als klant van BDO kon u ons natuurlijk altijd al met uw vragen benaderen. Het grote verschil is dat met BDO Online Personeel de verwerking van uw salaris- en personeelszaken in een altijd toegankelijk en pragmatisch systeem is samengebracht. Hierdoor is het voor een aantrekkelijke prijs voor u beschikbaar. BDO Online Personeel is speciaal ontwikkeld voor het internet en toegankelijk via een internet browser. Voor ieder bedrijf dat overweegt om de huidige manier van werken te evalueren is het de moeite waard de voordelen van BDO Online Personeel te bestuderen. Deze voordelen zijn voor ieder bedrijf anders. Van klanten horen we onder meer de volgende redenen om over te stappen: geen zorgen over systeembeheer, updates en back-ups; snelle en directe communicatie via beveiligde verbindingen; altijd en overal toegang tot mijn gegevens; mogelijkheid om flexibel mee te werken; een volwaardig pakket, overzichtelijk en zonder onnodige functionaliteiten; geen papierwerk meer, geautomatiseerde dossieropbouw, enorme tijdsbesparing; altijd een betrouwbare en bereikbare gesprekspartner voor al mijn vragen; keuzemogelijkheden tussen wat ik zelf doe en wat ik uitbesteed; geschikt voor zowel kleinere als grotere organisaties; efficiënte salarisverwerking met gebruiksvriendelijke schermen en processen; werknemers hebben toegang via internet en/of app; zoveel als mogelijk geautomatiseerde communicatie met instanties en instellingen; digitale Personeelsadviseur met schat aan informatie en modellen; koppeling met rooster/urenregistratie; koppeling met financieel pakket. Kortom: vele argumenten om BDO Online Personeel eens serieus te bekijken en om een vergelijking met uw huidige situatie te maken. In deze brochure lichten we de ins en outs van BDO Online Personeel verder toe. Wilt u een snellere aanpak om meer inzicht te krijgen in deze toch ingewikkelde materie? Nodig een adviseur van BDO uit voor het verzorgen van een uitgebreide demo in uw eigen organisatie. Hij/zij maakt ook snel een scan van uw huidige situatie en vergelijkt deze met de mogelijkheden van BDO Online Personeel. Objectiviteit staat daarbij steeds voorop.
HOOFDSTUK 1 GEBRUIKSVRIENDELIJKE SALARISVERWERKING Hoofdstuk 1 Gebruiksvriendelijke salarisverwerking 5
6 BDO Online Personeel U heeft een betrouwbaar salarisverwerkings- en personeelsregistratiesysteem nodig. Met een partij die er zorg voor draagt dat wet- en regelgeving en wijzigingen in cao s en bedrijfstakregelingen tijdig in het systeem opgenomen worden. Dat spreekt voor zich. BDO Online Personeel ondersteunt u daarin. BDO Online Personeel biedt u onder meer de volgende functionaliteiten: het verzorgen van de salarisverwerking en personeelsregistratie; digitaal werkgevers- en werknemersdossier; het voorbereiden van meldingen voor werknemersverzekeringen (verzekeringsmaatschappijen, arbodiensten); het verzorgen van meldingen aan instanties (Belastingdienst, pensioenfondsen, etc.); het maken van proefberekeningen (Pro forma); het genereren van overzichten en managementrapportages; automatische signaleringen van jubilea, verjaardagen, einde (tijdelijk) dienstverband, poortwachtermomenten en eigen signalen); het bieden van praktische voorbeelden en modellen voor uw personele zaken die zich in de praktijk al hebben bewezen; een Servicedesk die uw vragen op systeemtechnisch gebied snel kan beantwoorden of u direct kan doorverbinden met specialisten op salaris- of HR-gebied. Tijdwinst bij de invoer Met BDO Online Personeel wordt het registreren en muteren van uw personeels- en salarisgegevens heel eenvoudig. BDO Online Personeel is modulair opgezet. Alle onderdelen zijn echter wel geïntegreerd. Het voordeel hiervan is, dat de gebruiker proactief wordt begeleid door alle schermen. Met een helptoets krijgt u een uitgebreide uitleg over de te vullen velden. Tevens zijn verplichte velden rood geaccentueerd. Deze manier van werken bespaart u als gebruiker veel tijd en de kans op het vergeten van bepaalde handelingen wordt geminimaliseerd. Als u toch nog met vragen zit helpt de BDO Online Personeel Servicedesk of uw salarisadministrateur u weer op het juiste spoor. Analyses in een handomdraai Voor de analyse van uw mutaties zijn diverse lijsten beschikbaar. Denk hierbij aan het mutatieverslag en het standenregister. Deze zijn standaard beschikbaar en op ieder moment af te drukken. Waardoor de analyse van gegevens zeer snel is uit te voeren en u tijd bespaart. Stamkaart Alle vaste gegevens worden vastgelegd op de stamkaart van de werknemer. Zowel huidige als historische gegevens worden overzichtelijk op de kaart getoond. Ook uw werknemers hebben de mogelijkheid hun stamgegevens zoals NAW, gezin, loonstroken, jaaropgaves en verlof online te raadplegen via ESS (Employee Self Service). Zij kunnen ook via ESS een verlofaanvraag indienen, en het digitale werkgevers- en werknemersdossier raadplegen. Uitwisseling instanties digitaal BDO Online Personeel is voor uw organisatie het transportmiddel voor het klaarzetten en verzenden van allerlei meldingen en bestanden naar externe organisaties, zoals Equens, Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en/of UWV. Uw ziek- en herstelmeldingen worden voorbereid en na uw fiat automatisch naar de arbodienst verstuurd als.pdf bestand. Ziek- en herstelmeldingen hoeven dus niet eerst geprint en vervolgens verstuurd of gefaxt te worden. Met BDO Online Personeel gebeurt dit met één druk op de knop. Pro-formaberekening Mocht een sollicitant of een medewerker willen weten wat de gevolgen van een mutatie zijn, dan kunt u zelf een pro-formaberekening uitvoeren. BDO Online Personeel houdt rekening met de voor u geldende cao en/of percentages die binnen uw organisatie van toepassing zijn.
Hoofdstuk 1 Gebruiksvriendelijke salarisverwerking 7 Cao-ondersteuning BDO onderhoudt voor u de cao-wijzigingen (meer dan 150 cao s). Indien er een cao-wijziging plaatsvindt dan wordt deze door BDO aangepast. Mocht het een wijziging zijn die met terugwerkende kracht moet worden toegepast dan berekent en verwerkt, BDO Online Personeel het verschil. Vooruit werken en achteraf corrigeren Met BDO Online Personeel kunt u vooruit werken waardoor u meer grip krijgt op uw werkdruk. U kunt mutaties invoeren die op een later tijdstip plaatsvinden. De salarismodule zal de mutaties pas verwerken wanneer de ingangsdatum is bereikt. Ook bevat de salarismodule een unieke herrekeningsmethodiek. Alle gegevens kunnen herrekend worden tot uiterlijk 1 januari van het huidige kalenderjaar. Veiligheid voorop Uiteraard werken we met beveiligde lijnen en een goede security, waardoor de privacy van uw gegevens optimaal beveiligd is. De partners voor ondersteunende soft- en hardware zijn door ons grondig gescreend op betrouwbaarheid en degelijkheid. ESS (Employee Self Service) Met ESS (Employee Self Service) krijgt uw werknemer online toegang tot loonstroken, verlofkaarten en jaaropgaven. De werknemer bouwt een online digitaal dossier op en u hoeft geen loonstroken meer te verzenden. Het is bovendien mogelijk om automatisch een mail te laten verzenden naar de werknemer op het moment dat een nieuwe loonstrook beschikbaar is gesteld op een door u gekozen (vaste) datum. Werknemers krijgen ook de mogelijkheid bepaalde documenten in het digitaal werknemersdossier in te zien. Hierbij kan gedacht worden aan arbeidsovereenkomsten e.d. Met de verstrekte inloggegevens kan de werknemer zowel via een pc met internet als via een smartphone of tablet app altijd en overal bij zijn of haar gegevens. Het is ook mogelijk de volgende gegevens aan uw werknemer ter beschikking te stellen: Openstaande verlofaanvragen, Gezin en contactpersonen, Opleidingen, Auto van de zaak, Beoordelingen en verstrekkingen (bijvoorbeeld laptops, tablets, fietsen, bedrijfskleding, etc.). Na de introductie van ESS is nu ook de functionaliteit MSS (Manager Self Service) toegevoegd. Op deze manier kunnen eindverantwoordelijken zelf dossiers bijhouden van medewerkers waarvoor zij verantwoordelijk zijn. MSS (Manager Self Service) De mogelijkheid bestaat om een gebruiker toegang te geven tot een deel van de dienstverbanden van een werkgever. Hiermee kan een afdelingsmanager toegang worden gegeven tot de medewerkers van zijn afdeling. Via uitgebreide autorisatiemogelijkheden kan tevens worden bepaald tot welke gegevens en functies de afdelingsmanager toegang heeft. Hierdoor wordt het mogelijk om de afdelingsmanager bijvoorbeeld zelf de verlofadministratie van zijn medewerkers te laten onderhouden. Loonstroken via internetbankieren Als uitbreiding op ESS is het mogelijk de loonstroken vanuit de internetportalen van ING, Rabobank en ABN AMRO op te vragen. Zodra de loonstroken beschikbaar zijn gesteld kan de werknemer via internetbankieren rechtstreeks toegang krijgen tot ESS. Modules van BDO Online Personeel Basismodule Personeelsregistratie Salarisverwerking Pro forma Eerste Dags Melding (indien verplicht gesteld door Belastingdienst) Aangifte Loonheffingen Journaliseringsmodule financieel Verstrekkingen Opleidingen Verlofadministratie Beoordelingen/functioneringen Ziekteverzuim/Poortwachtermomenten (Eigen) signalen optioneel via e-mail Digitaal werkgevers- en werknemersdossier Online Personeelsadviseur Employee Self Service Import variabele mutaties De koppeling met de financiële administratie is snel gemaakt Via de module Financieel kan de journaalpost, na uw goedkeuring van de salarisverwerking, worden ingelezen in uw financiële administratie. Mocht u gebruik maken van BDO Online Boekhouden, Twinfield, Exact Online, imuis of Reeleezee dan hoeft u, na uw fiattering, helemaal niets meer te doen. De journaalpost kan worden gedownload en ingelezen óf zelfs volledig automatisch worden ingelezen. Verder zijn er standaard bestanden beschikbaar voor ABW, AccountView, Afas, Alure, Asperion, Cash, Cash & Pay, DBS, Exact DOS/Windows, Exact Globe, Exact Globe > 3.60, Exact Online, Exact Online direct, Fis 2000, King, Minox, Preis, Preis origineel en SAP.
8 BDO Online Personeel HOOFDSTUK 2 EENVOUDIG GRIP OP UW PERSONELE ZAKEN
Hoofdstuk 2 Eenvoudig grip op uw personele zaken 9 U wilt een systeem dat het u gemakkelijker maakt om de administratie rondom uw personeel uit te voeren. Waarmee u met een druk op de knop inzicht krijgt in de belangrijke kosten en ontwikkelingen. Een systeem dat met u meedenkt en automatisch documenten opslaat voor uw personeelsdossiers. Met BDO Online Personeel heeft u hier minder zorg over. Documentenbeheer Alle output (salarisstroken, journaal, loonstaten) wordt digitaal opgeslagen, zodat een papieren archief overbodig wordt. Dit scheelt u tijd en archiefruimte. Het systeem kan alle documenten volgens de wettelijke termijn digitaal bewaren. Bij controles kunt u te allen tijde de benodigde overzichten afdrukken, waaronder het zogenaamde XML-auditfile. Via de module Digitaal dossier kan per werkgever en per dienstverband een dossier worden opgebouwd. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen. Voorbeelden van op te nemen werkgeversdocumenten: cao-teksten; bedrijfsregelingen; pensioenregelingen; roosters; etc. In het werknemersdossier kunnen documenten worden opgeslagen die gerelateerd zijn aan het dienstverband. Voorbeelden van op te nemen documenten: arbeidscontract; identiteitsbewijs; pasfoto s; etc. Hierdoor zijn deze voor een geautoriseerde gebruiker (werkgever en werknemer) overal en altijd beschikbaar. Het is best even wennen om slechts vanaf het computerscherm te werken, maar het scheelt een hoop overbodig archiefwerk. Signaleringen: het systeem helpt u alert te zijn U wilt graag op de hoogte worden gehouden wanneer een proeftijd of een tijdelijk contract afloopt? Maar ook wie er jarig zijn óf wanneer een medewerker de pensioengerechtigde leeftijd of zijn dienstjubileum bereikt? BDO Online Personeel signaleert deze data en komt met een overzicht en stelt u desgewenst via een mailbericht op de hoogte. Voorbeelden van signaleringen: poortwachtermomenten; afloop contracten; einde proeftijd; pensionering; (dienst)jubilea; verjaardagen. Tevens is het mogelijk eigen datumsignalen desgewenst via mailberichten in te stellen.
10 BDO Online Personeel Rapportages Binnen BDO Online Personeel zijn standaard (grafische) rapporten beschikbaar die u met een druk op de knop op uw scherm heeft. U kunt deze exporteren naar diverse formaten, te weten PDF, XLS, CSV, XML, HTML. Hierbij moet u denken aan controle-, ziekte- en managementoverzichten. Enkele voorbeelden hiervan zijn: mutatieverslagen; loonkostenontwikkeling; personeelsverloop; dienstjaren; ziekteverzuim; personeelsgegevens; opleidingen; loonresultaten op basis van eigen definitie; bezettingsoverzicht per afdeling. Personeelsanalyse Op basis van de verwerkte salarisgegevens is het mogelijk een Personeelsanalyse te laten maken van uw personeelsbestand en werkgeverslasten
Hoofdstuk 3 Snel grip op uw verzuim en verlofuren 11 HOOFDSTUK 3 SNEL GRIP OP UW VERZUIM EN VERLOFUREN
12 BDO Online Personeel Als HR-medewerker of salarisadministrateur wilt u graag een bijdrage leveren aan het houden van grip op de personeelskosten. Uw leidinggevende heeft dat nodig en u kunt uw toegevoegde waarde laten zien. Met BDO Online Personeel heeft u bijvoorbeeld snel inzicht in de ontwikkeling van kosten van ziekteverzuim en voert u snel en eenvoudig uw verzuimbeleid uit. Het verlofsaldo is altijd actueel en dus een goede basis voor het plannen en sturen. Uw werknemer kan zijn actuele verlofsaldo raadplegen via ESS (Employee Self Service). Snel reageren bespaart verzuimkosten Snel en adequaat reageren op een ziekmelding werkt het best voor het snel laten terugkeren van medewerkers op de werkvloer. Dat wijst onderzoek keer op keer uit. Met BDO Online Personeel kunt u uw automatisch gegenereerde ziek- en herstelmeldingen naar uw arbodienst versturen. In combinatie met de Poortwachtermodule heeft u een tool tot uw beschikking om op de juiste momenten aandacht te besteden aan de arbeidsongeschikte medewerker. En dat versnelt de terugkeer. Voldoen aan verplichtingen wordt eenvoudig Daarnaast bent u als werkgever verplicht om diverse activiteiten te ondernemen in het kader van de Wet Poortwachter. In BDO Online Personeel kunt u moeiteloos voldoen aan alle verplichtingen. Alle stappen zitten in het systeem op zodanige wijze, dat het u zeer weinig moeite kost om de juiste meldingen te doen en documenten op te stellen. Een ziekmelding ten behoeve van het UWV kan eenvoudig worden gemaild en geprint. Alle gegevens zijn al door het systeem ingevuld zodat u de melding alleen nog hoeft te ondertekenen. Het systeem werkt voor u Een ziekmelding kan op eenvoudige wijze worden gedaan. Door het instellen van datumsignalen wordt u, op tijdstippen dat u het wilt, geattendeerd op vervolgacties (maken probleemanalyse, plan van aanpak, evaluatie- en re-integratieverslag) die ondernomen moeten worden. Het dossier wordt automatisch opgebouwd. Zodat u met persoonlijke aandacht er alles aan kunt doen om arbeidsongeschikte medewerkers weer gemotiveerd en verantwoord aan het werk te hebben. De administratieve handelingen rondom ziekteverzuim kosten ons geen moeite meer. Verlofregistratie Overzicht houden op het gebruikte en openstaande verlofsaldo geeft u het inzicht om te sturen op de productiviteit. Naast Wettelijk- en Bovenwettelijk Verlof kunnen de onderstaande vormen van verlof apart worden bijgehouden: vakantie; adv; verlofsparen; tijd voor tijd; zorgverlof; verlof voor kinderen; calamiteitenverlof; bijzonder verlof; feestdagen; onbetaald verlof; verlof uit levensloopregeling. U kunt van elke verlofsoort de omschrijving aanpassen en aangeven of het saldo jaaroverschrijdend is. Tevens heeft u de keuze om verlofsoorten wel of niet te tonen aan uw werknemers in verband met het aanvragen van verlof. Ik heb altijd overzicht over de ontwikkeling van mijn verzuim per afdeling en kan op basis daarvan sneller beslissingen nemen om de kosten in de hand te houden.
HOOFDSTUK 4 HR-SUPPORT Hoofdstuk 4 HR-Support 13
14 BDO Online Personeel U wilt als ondernemer zaken die te maken hebben met uw personeels- en salarisadministratie kunnen delegeren aan een eigen salarisadministrateur of daarbij ondersteund worden door een extern bureau. Toch wilt u er ook zeker van zijn dat u snel adviseurs kunt raadplegen over wet- en regelgeving, arbeidsvoorwaarden en kwesties met medewerkers. Adviseurs die uw organisatie en uw stijl van managen kennen. Altijd ondersteuning dichtbij: de Servicedesk en uw salarisadministrateur Naast uw vaste BDO-adviseur die u en uw organisatie kent, kunt u voor vragen op systeemtechnisch gebied contact opnemen met onze Servicedesk. De Servicedesk is voor de gebruikers van BDO Online Personeel, per e-mail of per telefoon bereikbaar, en binnen 1 werkdag krijgt u een reactie op uw vraag. Als u tijdelijk tekort aan capaciteit heeft kunnen onze salarisadministrateurs zowel op afstand als op locatie direct bijspringen zodat de continuïteit van uw salarisverwerking altijd verzekerd is. Ondersteuning, kennis en betrokkenheid: HR-Services Team Als ondernemer, HR-medewerker en salarisadministrateur lukt het niet meer om van alle regelgeving, ontwikkelingen en wijzigingen op de hoogte te zijn en te blijven. Terwijl verkeerde veronderstellingen kunnen leiden tot extra onnodige kosten. Wat is een reëel arbeidsvoorwaardenpakket voor een nieuwe functionaris? Wat is een voor de fiscus acceptabele onkostenvergoeding voor mijn medewerkers? Hoe pas ik de levensloopregeling binnen mijn organisatie toe? Het voorleggen van deze vragen aan onze adviseurs geeft u de zekerheid dat u de juiste, onderbouwde beslissing neemt. We werken met ervaren adviseurs loonbelasting, HR-adviseurs, arbeidsjuristen en salarisadministrateurs die de praktijk kennen. Per 1 april 2013 is BDO gestart met een geïntegreerde aanpak van HR-dienstverlening. Collega s van de Salarisadministratie, Adviesgroep Loon- en Premieheffing, Arbeidsjuristen van BDO Legal en HR Consultants trekken gezamenlijk op in een HR-Services Team om ondernemers bij alle mogelijke personele vraagstukken in elke levensfase van hun bedrijf te assisteren. Een schat aan informatie via één knop bereikbaar: de Online Personeelsadviseur Het vinden van praktische en leesbare informatie over arbeidsrechtelijke zaken. Snel toegang hebben tot toepasbare modellen en voorbeelden om uw personeelsbeleid en salarisadministratie mee uit te voeren. Vaak gaat in het zoeken naar informatie een hoop tijd zitten. Dat wordt voor u opgelost met de Online Personeelsadviseur. U dient zich alleen te registreren. Het merendeel van de informatie op de website is vrij toegankelijk. Voor een vast bedrag per jaar kunt u ook toegang krijgen tot specifiekere informatie, checklisten, voorbeelden en modellen die zich in de praktijk van mkb-bedrijven meer dan bewezen hebben. En via de Servicedesk kunt u aanvullende verzoeken doen.
HOOFDSTUK 5 IMPLEMENTATIE IS SNEL GEREGELD Hoofdstuk 5 Implementatie is snel geregeld 15
16 BDO Online Personeel Het overstappen op een nieuw systeem vergt over het algemeen behoorlijk wat extra aandacht en energie. Dat doet u dan ook niet zomaar. Tegenover deze kosten horen natuurlijk ook baten te staan. Met BDO Online Personeel haalt u een methodiek in huis waarmee u tijd bespaart door een efficiëntere manier van werken. Het implementeren is relatief eenvoudig en het inwerken gaat snel. Voor u is het belangrijk dat BDO Online Personeel makkelijk te koppelen is aan andere systemen. Ook daaraan is gedacht. Systeemeisen BDO Online Personeel is een echte webbased applicatie. Het is speciaal ontwikkeld voor het internet en toegankelijk via een internetbrowser. Het systeem is dus 24 uur per dag, 7 dagen per week toegankelijk. U hoeft geen dure hardware of speciale software aan te schaffen. Het enige wat u nodig heeft is een toegang tot internet. Of dit nu vanuit kantoor, vanuit huis of vanaf uw vakantieadres gebeurt; overal waar u toegang heeft tot internet kunt u gebruik maken van BDO Online Personeel. Een pc, tablet of smartphone met internettoegang is voldoende. Systeemeisen: Adobe Reader, bij voorkeur de meest recente versie Meest recente versie van Internet Explorer, Safari, Firefox of Google Chrome Microsoft Office, minimaal versie 2010 Bij voorkeur de meest recente versie van het besturingssysteem Implementatie Nadat wij uw opdrachtbevestiging hebben ontvangen zullen wij een intakegesprek inplannen om met u uw bedrijfsgegevens, rekeningschema en eventuele aanvullende wensen door te nemen. Vervolgens zullen wij voor een juiste inrichting van uw bedrijf binnen BDO Online Personeel zorgdragen. Na de inrichting kunnen de werknemers worden ingevoerd of worden ingelezen op basis van de gegevens uit de laatste loonaangifte. Autorisatie U kunt standaard maximaal vier medewerkers laten autoriseren om toegang te geven tot BDO Online Personeel. Indien u meerdere gebruikers wilt autoriseren kunt u dit aanvragen bij de Servicedesk. U bepaalt tot welke modules uw medewerkers geautoriseerd moeten worden, schrijven of alleen lezen. Opleiding Tijdens de implementatie wordt u door BDO opgeleid om optimaal gebruik te kunnen maken van BDO Online Personeel. De cursus vindt plaats bij u in huis en neemt, afhankelijk van de omvang van uw organisatie, maximaal twee dagdelen in beslag. Het cursusmateriaal kan tevens gebruikt worden als handleiding. Na de korte opleiding kon ik direct zelf een salarisrun draaien, ik had niet gedacht dat het zo snel zou gaan. Support Voor al uw vragen op loongebied kunt u terecht bij onze specialisten van de BDO Salarisadministratie en voor systeemtechnische vragen bij onze Servicedesk. De Servicedesk is bereikbaar tijdens kantooruren per telefoon (0229) 25 98 60 of via e-mail onlinepersoneel@bdo.nl In geval van calamiteiten, bijvoorbeeld ziekte of vakantie, kunt u gebruik maken van de diensten van een salarisadministrateur. Uw salarisadministratie wordt direct door ons voortgezet totdat u een vervanger heeft gevonden.
Hoofdstuk 6 Koppelingen BDO Online Personeel en HR-systemen; voorkom dubbele invoer van gegevens! 17 HOOFDSTUK 6 KOPPELINGEN BDO ONLINE PERSONEEL EN HR-SYSTEMEN; VOORKOM DUBBELE INVOER VAN GEGEVENS!
18 BDO Online Personeel Een zeer belangrijke ontwikkeling is de directe koppeling tussen BDO Online Personeel en HR-systemen. Zo is er bijvoorbeeld de Rendementscoach van BDO waarbij er een totale integratie is gerealiseerd tussen de personeelsplanning, het kassasysteem, de financiële en de salarisadministratie met behulp van de planningssoftware Dyflexis. Speciaal voor de verzuimregistratie is er een koppeling met Absentiemanager. Absentiemanager maakt het mogelijk de verzuimregistratie in eigen beheer te voeren of deze te delen met bedrijfsartsen, arbodiensten en verzekeraars. Deze applicatie maakt gebruik van de basisgegevens zoals geregistreerd in BDO Online Personeel. Elke aanpassing in de personeelsgegevens wordt rond middernacht automatisch overgezet naar Absentiemanager. Het tussentijds forceren van de gegevensoverdracht via deze webservice is uiteraard ook mogelijk. Hierbij een kort overzicht van diverse HR-systemen die een koppeling hebben met BDO Online Personeel. ATPS is een HR-systeem waarbij de focus ligt op planning, toegangsbeveiliging en tijdregistratie (kloksystemen) maar ook bijvoorbeeld aanwezigheids- en calamiteitenregistratie. De geregistreerde uren kunnen vanuit het kloksysteem direct worden overgezet naar BDO Online Personeel. Teamuren Plan (East4 Software) is een systeem waarmee na het invoeren van een aantal vaste waardes weekroosters te genereren zijn en waarbij achteraf de daadwerkelijk gewerkte uren kunnen worden gevalideerd waarna deze uren via de webservicekoppeling worden overgezet naar BDO Online Personeel. Nostradamus is een Online Applicatie gespecialiseerd in de branches Horeca en Supermarkten met afzonderlijke modules/ systeempaketten voor: gastenmanagement (online reserveren, optimale tafelbezetting en gastenbeheer), personeelsmanagement (roosteren, urenregistratie) en inkoopmanagement (Volledig inzicht in voorraad en inkoop). Via webservices is het mogelijk om, met BDO Online Personeel als basis, het personeelsmanagementsysteem te vullen met de basisgegevens van het personeel. Andersom is het mogelijk om via webservices de gewerkte uren/loonmutaties vanuit Nostradamus met BDO Online Personeel te koppelen. Softbrick is een systeem voor tijdregistratie, personeelsplanning, normeren, budgetteren en toegangscontrole. De webservicekoppeling tussen Softbrick en BDO Online Personeel zorgt ervoor dat de geregistreerde uren foutloos en eenvoudig naar het salarispakket van BDO gezet kunnen worden. Ook aan de inputzijde kan BDO Online Personeel het Softbrick-systeem voorzien van personeelsinformatie, wat dubbele invoer van gegevens drastisch verminderd. Delta T van Atrea Systemen is het meest recente systeem voor planning, toegangscontrole en activiteitenregistratie waarmee een salariskoppeling is gerealiseerd. De urenmutaties uit Delta T worden automatisch doorgegeven naar BDO Online Personeel, waarmee een hoop tijd wordt bespaard en de kans op fouten tot een minimum is gereduceerd. Uiteraard zijn er veel meer partijen waarmee koppelingen via webservices tot stand kunnen worden gebracht. Naast bovengenoemde systemen behoren koppelingen met systemen als Accountview, Allure/Innolan, Atrea, Humanwave, i-muis, Intelly, Kidvision, Kronos, L1nda, mijnrooster/plan8, Newviews, Planrad, Reporting portal, RW retail solutions, Unidis, WorkForceExpertGroup en Yuki tot de mogelijkheden. Wij kunnen u buiten de standaard koppelingen ook een koppeling op maat bieden. Staat uw systeem niet in deze lijst? Neem dan contact op met onze Supportafdeling voor de mogelijkheden van onze BDO Datarotonde. Support Voor al uw vragen op loongebied kunt u terecht bij onze specialisten van de BDO Salarisadministratie en voor systeemtechnische vragen bij onze Servicedesk. De Servicedesk is bereikbaar tijdens kantooruren per telefoon (0229) 25 98 60 of via e-mail onlinepersoneel@bdo.nl Volg BDO Online Personeel op twitter via https://twitter.com/bdoonline voor het laatste nieuws op loongebied.
Hoofdstuk 7 Zelf doen of uitbesteden? 19 HOOFDSTUK 7 ZELF DOEN OF UITBESTEDEN?
20 BDO Online Personeel BDO biedt u de optimale dienstverlening voor de salarisverwerking van uw onderneming. U schakelt BDO gedeeltelijk of volledig in óf u voert de salarisverwerking geheel zelfstandig uit. Naar eigen behoefte kunt u de dienstverlening verder uitbreiden. Hierbij kunt u denken aan ondersteuning van arbeidsjuristen, HR-adviseurs of loonbelastingspecialisten. Loonstroken kunt u op uw eigen briefpapier printen en versturen, of online aan uw werknemers ter beschikking stellen via ESS (Employee Self Service). Optioneel kunt u de digitale loonstrook zelfs laten voorzien van uw eigen bedrijfslogo en/of -huisstijl. Met BDO Online Personeel kunt u kiezen uit vier pakketten: Pakket A Ik wil het gemak dat BDO mijn salarisverwerking uitvoert Wat doet u zelf? U levert de salaris- en personele mutaties aan via Mijn BDO, e-mail, fax of post aan de salarisadministrateur van BDO. Wat doet BDO voor u? het invoeren, toetsen en verwerken van de aangeleverde salaris- en personele mutaties; het berekenen van salarissen en andere arbeidsvoorwaarden; het onderhouden van CAO- en premiegegevens; het beschikbaar stellen van de salarisstroken en overige loonoutput via Mijn BDO; ziek- en herstelmeldingen (optioneel); Eerste Dags Melding (indien verplicht gesteld door Belastingdienst); het signaleren van gebeurtenissen die van invloed zijn op de loonverwerking zoals het bereiken van de AOW-leeftijd; gereedzetten van bestanden ten behoeve van de digitale loonaangifte; het bijhouden van de documenten voor de personeelsdossiers en het werkgeversdossier; (digitale) journaalpost ten behoeve van de financiële administratie beschikbaar stellen; het maken van back-ups; het upgraden van de programmatuur; het beantwoorden van al uw vragen over de toepassing van arbeidsvoorwaarden. Pakket B Ik wil zelf de salaris- en personeelsmutaties invoeren, maar ook de ondersteuning van BDO Wat doet u zelf? U voert de salaris- en personele mutaties zelf in met BDO Online Personeel Ziek- en herstelmeldingen verwerkt u zelf, evenals het communiceren van signalen naar leidinggevenden. U kunt altijd bij uw gegevens en aan de hand van informatie die u op een presenteerblaadje krijgt aangedragen kunt u gaan sturen op uw personeelsbeleid. Met de gratis pro-formamodule kunt u zelf pro-formaberekeningen uitvoeren. Wat doet BDO voor u? het toetsen en verwerken van de aangeleverde salaris- en personele mutaties (in- en uitdiensttreding, minimumloon, begin- en einddatum pensioenregeling en AOW-leeftijd) het berekenen van salarissen en andere arbeidsvoorwaarden; het onderhouden van CAO- en premiegegevens; het beschikbaar stellen van de salarisstroken en overige loonoutput via Mijn BDO; gereedzetten van bestanden ten behoeve van de digitale loonaangifte; het bijhouden van de documenten voor de personeelsdossiers en het werkgeversdossier; (digitale) journaalpost ten behoeve van de financiële administratie beschikbaar stellen; het maken van back-ups; het upgraden van de programmatuur; het beantwoorden van al uw vragen over de toepassing van arbeidsvoorwaarden.