Managementrapportage

Managementrapportage Augustus tot en met oktober 2013 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden augustus t/m oktober 2013. Algemeen Directeur J.D. van Arkelschool wegens ziekte afwezig Uittreden Vervangingsfonds Fusie Oranjehof Prinsenhof / situatie Alkmaarse scholen Helene De Vries, directeur van de J.D. van Arkelschool, is vanwege ziekte in ieder geval tot de Kerstvakantie afwezig. De directeursfunctie zal tijdelijk worden waargenomen door een drietal collega s, waarvan twee uit het team van de school zelf. Annechina Korvemaker, directeur van Het Baken, zal tijdelijk de functie van Helene waarnemen. Op donderdag is zij aanwezig op de school. Maandag, woensdag en vrijdag is Nicole Balder, de administratieve kracht van de school, aanwezig. Dinsdag is Lydia Tierolf, leerkracht van de school, aanspreekbaar. Vanwege het aanzienlijke financiële voordeel van tenminste 200.000,00 op jaarbasis (bij het huidige, normale ziekteverzuimpercentage) heeft het CVB besloten om per 1 januari 2014 uit het Vervangingsfonds te stappen en over te gaan naar het eigen risicodragerschap. De GMR heeft ingestemd met dit besluit. Conform het fusieprotocol heeft het CvB het intentiebesluit genomen de basisscholen Oranjehof en Prinsenhof per 1 augustus 2014 te fuseren. De gefuseerde school zal bestaan uit drie locaties. De locatie Kofschipstraat van de Oranjehof wordt met ingang van 1 augustus 2014 gesloten. Op 2 en 3 oktober jl. zijn de teams en medezeggenschapsraden van beide scholen over de fusie geïnformeerd. Op 9 en 10 oktober jl. zijn de ouders per locatie over het voornemen van het bestuur geïnformeerd. Tijdens de bijeenkomsten is er informatie verstrekt over het profiel van de nieuwe school. Op 30 oktober jl. is er een extra bijeenkomst geweest voor de ouders van de leerlingen van de Kofschipstraat. Alle bijeenkomsten zijn naar tevredenheid verlopen. De fusieschool zal ook een nieuwe naam krijgen. De nieuwe naam zal worden onthuld tijdens de opening van het nieuwe gebouw van de Prinsenhof Amstelstraat op 13 december 2013. Inzet Ed Hubert bij CPOW Met ingang van 1 januari 2014 zal Financial controller/sectormanager Administratie Ed Hubert op dinsdagen en woensdagen als Controller werkzaam zijn voor en bij CPOW. De werktijdfactor van Ed bij Tabijn zal hiertoe worden teruggebracht tot 0,6 fte. Het CvB verwacht dat de taken van Ed bij Tabijn binnen deze werktijdfactor uitgevoerd kunnen worden. CPOW is een confessioneel schoolbestuur met 19 basisscholen in de regio Waterland. Het is de bedoeling dat Tabijn per 1 januari 2015 ook de personele en financiële administratie gaat verzorgen voor CPOW. Hiertoe heeft CPOW inmiddels een Europees aanbestedingstraject opgestart. Tabijndag 2014 Leerlingentelling 1 oktober 2013 Op vrijdagmiddag 3 oktober 2014 vindt er een Tabijndag plaats. Er is een commissie samengesteld om deze dag te organiseren. Met een leerlingenaantal van 5.625 op 1 oktober 2013 is er op Tabijnniveau sprake van een vrijwel gelijk aantal leerlingen als op 1 oktober 2012 (5.628). Een knappe prestatie, omdat er in vrijwel alle gemeenten waar Tabijn scholen heeft sprake is van krimp van het leerlingenaantal. Bladzijde 1 van 6

Organisatie Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 24 september 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het jaarlijks gesprek met het dagelijks bestuur van de GMR, de mogelijke samenwerking met het schoolbestuur CPOW en de inzet van financial controller Ed Hubert in deeltijd bij CPOW (de RvT verleende onder voorwaarden goedkeuring aan deze constructie), de financiële kwartaalrapportage m.b.t. het tweede kwartaal 2013, en de opzet van de toezichtcyclus voor de periode 2014-2018 (de RvT stemde in met de nieuwe toezichtcyclus). GMR De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 2 oktober 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het voornemen van het CvB om uit het Vervangingsfonds te treden (de GMR verleende instemming), en een voorstel m.b.t. verkleining van de GMR, de door het CvB voorgestelde verdeelsleutel m.b.t. de zgn. prestatiebox-middelen (extra budget vanuit de overheid voor o.a. professionalisering en opbrengstgericht werken). Directeurenberaad Het directeurenberaad kwam bijeen op 26 augustus, 9 september, 23 september en 7 oktober 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de verkiezing van een nieuwe secretaris van het directeurenberaad, de evaluatie van het functioneren van het directeurenberaad in het schooljaar 2012-2013, het functioneren van de flexpool, enkele uitgangspunten m.b.t. aanpassing van de gesprekkencyclus (het systeem van functionerings- en beoordelingsgesprekken), de plannen m.b.t. leiderschapsontwikkeling, de samenwerking met de Vrije Universiteit (Jelle Jolles), het strategisch beleid 2014-2018, de fusie van de Oranjehof en Prinsenhof in Alkmaar, het gebruik van moderne ICT-middelen (met name tablets) op de Tabijnscholen, en het verzuim- en reïntegratiebeleid. Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomsten intern begeleiders Op 5 september en 29 oktober zijn de intern begeleiders bij elkaar gekomen. Naast de vaste agendapunten: Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen en Intervisie zijn op 5 september de ervaringen met SCOL (Sociale Competentie Observatie Lijst) besproken. Op 29 oktober is na een presentatie van Jonne Gaemers de conceptversie van het Strategische Beleidsplan in groepen besproken. M.n. de laatste bijeenkomst werd door alle betrokkenen als prettig en zinvol ervaren. Netwerken leerkrachten Alle leerkrachten hebben in de september en oktober kunnen deelnemen aan een netwerk. Op 25 september kwamen 40 leerkrachten van de groepen 7 en 8 bij elkaar om geïnformeerd te worden over modern reken- en wiskunde onderwijs en ervaringen met elkaar uit te wisselen. De leerkrachten van de groepen 1/2, 3/4 en 5/6 kwamen op resp. 16 september, 9 september en 2 oktober bij elkaar om geïnformeerd te worden het gebruik van diverse leesstrategieën bij het begrijpend luisteren en begrijpend lezen. De bijeenkomsten zijn zeer goed bezocht. Bijeenkomst leerkrachten groep 3 Leerkracht-leerling trainingen Kurzweil Op 25 september zijn de leerkrachten van groep 3 bij elkaar geweest voor een presentatie over het effectief werken met Veilig Leren Lezen. Marcel Schmeier liet op een aansprekende wijze zien hoe je meer uit de methode kan halen en nog betere resultaten kunt boeken. Op 19 september en 1 oktober zijn in de ochtend en de middag vier trainingen voor leerkrachten en leerlingen georganiseerd om goed met het programma Kurzweil te kunnen werken. Er hebben in 45 koppels van leerkrachten en leerlingen aan deelgenomen. Het enthousiasme van de deelnemers was groot. Bladzijde 2 van 6

Inspectiebezoek Gesprek inspectie en bestuur Bijeenkomsten excellente scholen Managementoverleg met directies Werkgroep Onderwijskwaliteit Op 14 oktober heeft de inspecteur de Anne Frank school bezocht. Het was een intensieve dag voor alle betrokkenen. De school werd geïnspecteerd in het kader van het vierjaarlijks bezoek en via een steekproef geselecteerd voor een onderzoek naar de kwaliteit van het leergebied wereldoriëntatie. De conclusie van de inspectie is dat de kwaliteit van het onderwijs op de Anne Frank school op orde is. De school behoudt het basisarrangement. Bij 2 indicatoren, die betrekking hebben op het planmatig uitvoeren van de zorg en de analyse van de zorg, zijn verbeteringen nodig. Op 20 september heeft het jaarlijkse gesprek met de inspectie plaatsgevonden. Dit gesprek wordt gevoerd in het kader van het risicogericht toezicht. Recente ontwikkelingen bij de inspectie en Tabijn komen dan aan de orde. Ook wordt er gesproken over de kwaliteit van de scholen. Alle scholen krijgen een basisarrangement. Enkele scholen krijgen een basisarrangement met een attendering. De directeuren van de Augustinus, de Binnenmeer, de Bosschool, de Duif, de Paulusschool en het Rinket zijn in het afgelopen kwartaal twee keer bij elkaar geweest om te praten over het streven naar excellentie op de school, de wijze waarop dat inhoud wordt gegeven. Het overleg bestond vooral uit het uitwisselen van gedachten hierover en de wijze waarop naar het excellente onderwijs wort toegewerkt. Tijdens de laatste bijeenkomst is afgesproken dat er enkele scholen die in 2013 het predicaat excellentie hebben gekregen zullen worden bezocht. De afgelopen maanden heeft de algemene directie met de directies van alle scholen het halfjaarlijkse managementoverleg gehad. Tijdens het overleg is aan de hand van het jaarverslag teruggeblikt op het afgelopen schooljaar. Een belangrijk onderdeel is het bespreken van de leerresultaten van het afgelopen jaar. Specifieke aandacht is er besteed aan de risicofactoren op schoolniveau; een vragenlijst die in elk team is behandeld. Ook is het jaarplan voor het huidige schooljaar besproken. Tenslotte is in dit gesprek ingegaan op schoolspecifieke zaken als het leerlingenaantal, de groepsgrootte en de personele ontwikkelingen. Op 6 september heeft de werkgroep Onderwijskwaliteit vergaderd. Deze werkgroep, die bestaat uit drie directeuren, drie intern begeleiders en de leden van de algemene directie, heeft met het CvB gesproken over de ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden waar Tabijn is vertegenwoordigd. Daarnaast is gesproken over de opzet van het audittraject van Tabijn met Salomo, een schoolbestuur uit Zuid-Kennemerland. Auditteams samengesteld uit personeelsleden van de scholen van beide besturen bezoeken in de komende vier jaar alle scholen. Voor het schrijven van een zelfevaluatie en het uitvoeren van een audit is een draaiboek Zelfevaluatie en audit gemaakt. Personeel Thema werk en gezondheid In samenwerking met de werkgroep werk en gezondheid is het concept verzuimbeleidsplan opgesteld. Basis van het verzuimbeleid vormt het gedragsen het eigen regiemodel. Dit concept is gepresenteerd door de sectormanager HRM in het Directeuren Beraad. In het Directeuren Beraad is tevens aangekondigd dat er vanaf 1 januari 2014 vanuit Tabijn een nieuwe samenwerking gestart gaat worden met een bedrijfsarts en verzuimconsultant van de arbo dienstverlener Perspectief. Het Tabijn concept verzuimbeleidsplan wordt in november in de Personeelsraad en de GMR gepresenteerd. Daarna wordt de GMR gevraagd in te stemmen met het Tabijn verzuimbeleid (januari 2014). Bladzijde 3 van 6

Mentorentraining Bijeenkomst startende leerkrachten Arbo contactpersonen Adjuncten-netwerk HRM-thema s in het Directeuren Beraad De interne opleiders hebben op woensdag 4 oktober een training voor mentoren verzorgd. Doelstellingen van deze training waren het informeren van mentoren over hun rollen, taken en het afstemmen van wederzijdse verwachtingen. De interne opleiders hebben de bijeenkomst voor startende leerkrachten georganiseerd op 30 oktober. Voor deze bijeenkomst was Hans Ploeg, directeur Kornak, uitgenodigd. Thema van de bijeenkomst was het werken met Action Type (een instrument om eigen kwaliteiten en de kwaliteiten van een team in kaart te brengen) en Marzano. Op 16 oktober heeft de professionaliseringsbijeenkomst voor de Tabijn arbocontactpersonen plaatsgevonden. Doelstelling van deze bijeenkomst was het informeren van de arbo-contactpersonen over de nieuwe RI&E van Arbomeester. De bijeenkomst was georganiseerd door de preventiemedewerker Fred de Wildt (directeur Visser t Hooft) en uitgevoerd door Norbert Pié van Maedilon. Op 24 september heeft de eerste bijeenkomst van het adjuncten netwerk plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst van een dagdeel is met elkaar het thema van het komende jaar voor het adjuncten netwerk bepaald: het adjuncten netwerk als leergemeenschap. In samenwerking met de sectormanager Financiën heeft de sectormanager HRM in het Directeuren Beraad een casus met als thema disfunctioneren en financiële consequenties besproken. Doelstelling hiervan was om ook vanuit de financiële invalshoek het belang van het vroeg bespreekbaar maken van disfunctioneren en het belang van vroegtijdig en adequaat handelen wanneer er sprake is van disfunctioneren aan de orde te stellen. Tijdens het Directeuren Beraad van 9 september heeft de sectormanager HRM een presentatie verzorgd rondom het thema Management Development. Doelstellingen van de presentatie waren om directeuren te informeren over de stappen in Management Development (van strategisch beleidsplan, naar management development beleid tot aan programma s, -trajecten en activiteiten), een overzicht te geven van alle activiteiten vanuit het huidige strategische beleidsplan, de richting van het nieuwe strategische beleidsplan rondom leiderschap en het inventariseren van de behoefte aan activiteiten voor het komende schooljaar en specifiek voor de tweedaagse in februari. Tijdens dit Directeuren Beraad heeft de sectormanager HRM tevens de belangrijkste evaluatiepunten van de pilot gesprekkencyclus teruggekoppeld. Deze pilot is in gang gezet in het kader van het voeren van resultaatgerichte gesprekken in plaats van gesprekken gericht alleen op competenties. Leergang bewegingswetenschappen In september 2013 zijn 12 leerkrachten gestart met de leergang bewegingswetenschappen! ICT Personeel Onderwijskundige ontwikkelingen ICT-Consultant Nico Sloep was in augustus 40 jaar in dienst. We hebben daar op gepaste wijze aandacht aan besteed tijdens de koffie. Leerkracht Robin Smorenberg van de Windhoek mag zich naast ADE, Apple Distinguished Educator nu ook Microsoft Expert Educator (250 wereldwijd) noemen. Sectormanager ICT Erik van der Saag heeft na bezoek aan het EBC/EEC congres contact gelegd met Maurice de Hond. In het kader van uitwisseling van ervaringen tussen de Steve Jobs school van O4NT en onze ervaringen met het werken met de tablet (Ipad) zal Maurice de Hond samen met Hans Theeboom de Windhoek bezoeken. Robin Smorenberg heeft ondertussen op uitnodiging van Maurice de Hond deelgenomen aan een werklunch met de directie van Bladzijde 4 van 6

Kennisnet en tevens een interview gegeven in aanwezigheid van de secretaris generaal van OCW. Microsoft ICT-coördinatoren Collega besturen Post HBO ICT Infrastructuur Sectormanager ICT Erik van der Saag heeft op uitnodiging van Microsoft Educatie deelgenomen aan een sessie denktank voor onderwijs. Met de ICT-coördinatoren zijn we op bezoek geweest bij Innofun te Breda. Men was verbaasd over het hoge kennisniveau van onze coördinatoren op het gebied van o.a. social media. In onze lokale ICT-coördinatorenbijeenkomst hebben we verder aandacht besteed aan het onderdeel social media. Doel is het opleveren van een raamwerk protocol. Het schoolbestuur Flore heeft interesse getoond in onze opzet van SharePoint. Bestuurder Adrie Groot is met een collega op bezoek geweest om kennis te nemen van ons platform. Het schoolbestuur Atrium is volledig voorzien van nieuwe servers en computers. Het onderhoudscontract met de ICT-dienst van Tabijn wordt gecontinueerd. Veertien deelnemers zijn aangemeld. De opleiding gaat in 2014 van start onder de paraplu van de Tabijnacademie. Op twee scholen ontstond een probleem met de bandbreedte. Door de aanschaf van Snappet, een leerconcept met per leerling een tablet ( wel 180 stuks op de Kornak) heeft er toe geleid dat er op twee scholen een extra publieke kabelverbinding van Ziggo is binnengebracht. Daarmee is er voorlopig genoeg bandbreedte. De verwachting is dat dit voor meer scholen zal gaan spelen. De structurele kosten voor de internetverbindingen gaan hierdoor wel fors omhoog. Financieel beleid Financieel verslag tot en met 3 e kwartaal 2013 Het financiële resultaat tot en met september 2013 is 899.000 negatief. Het begrote negatieve resultaat is in de vergelijkbare periode 723.000, waardoor een negatief verschil t.o.v. de begroting ontstaat van 176.000. De verwachting is dat de personeelslasten in het laatste kwartaal van 2013 boven de begroting uitstijgen. Dit wordt veroorzaakt door uitbetaling dag van de leraar(oktober), door meer personeelsinzet en door de gestegen sociale werkgeverslasten. Het afgelopen jaar is er een Lente-, Nationaal Onderwijs- en Herfstakkoord afgesloten, waarbij met name bij het laatste twee akkoorden extra geld beschikbaar is gekomen voor het PO. In november zijn de regelingen (behoud werkgelegenheid jonge leerkrachten en extra lumpsum) door OCW afgegeven en voor Tabijn houdt dit in dat er 1,3mln extra beschikbaar komt. Van deze beschikbare middelen moet 1,1mln als bate in de jaarrekening 2013 opgenomen worden. De verwachting was dat het resultaat 2013 uit zou komen op 1,1 mln negatief tegenover een begroot tekort van 880.000. Echter door de extra inkomsten van 1,1 mln is de prognose van het jaarresultaat 2013 bijgesteld naar nihil. Huisvesting Anne Frank Bareel In de herfstvakantie is het noodgebouw verwijderd. In overleg met Gemeente en omwonenden is de erfafscheiding vernieuwd. Het terrein waarop het noodgebouw stond is opnieuw ingericht. Het hoofdgebouw van de Bareel is intern verbouwd, de mediazaal is omgebouwd tot een groepsruimte, berging en spreekkamer. De werkzaamheden zijn bijna afgerond. De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semipermanente gebouw (Het Blok) moet worden omgezet naar een definitieve Bladzijde 5 van 6

omgevingsvergunning per 1 juli 2014. Het gebouw zal moeten worden aangepast de eisen van het Bouwbesluit. Nadat de bouwkosten bepaald zijn en zijn goedgekeurd door de Gemeente kan de omgevingsvergunning worden aangevraagd. Burghtweijt - Bovenbouw Anne Frank Prinsenhof II Meerjarenonderhoud Veiligheidscontroles In de zomervakantie zijn bouwkundige aanpassingen verricht in het gebouw van de Burghtweijt. De naam wordt gewijzigd in Bovenbouw Anne Frank. Aan het begin van het nieuwe schooljaar konden de bovenbouw Anne Frank, dependance Van Gilseschool en de vestiging NSDSK gebruik maken van de huisvesting. Het hekwerk rondom het gebouw is in de zomervakantie vernieuwd. De nieuwbouw Prinsenhof is begin schooljaar 2013-2014 in gebruik genomen. Na de ingebruikname zijn nog diverse inrichtingswerkzaamheden uitgevoerd, ook is de keuken geplaatst. De gebruikers zijn enthousiast over het nieuwe gebouw. De oude Prinsenhof is gesloopt. Door de Gemeente worden deze winter de bestratingen aangepast rondom de school. De tegelijkertijd gebouwde nieuwe school voor Heliomare wordt volgend jaar in gebruik genomen. Naar verwachting zal per 1 januari 2015 de Regeling Overheveling Buitenonderhoud in werking treden. Het budget voor het buitenonderhoud zal dan rechtstreeks vanaf het Rijk naar het Schoolbestuur gaan. Momenteel loopt dit nog via de Gemeentes. Door een extern adviesbureau is het meerjarenonderhoudsplan van onze gebouwen bijgesteld. Dit plan is basis voor het onderhoud van onze schoolgebouwen. Volgend jaar zal overleg met de gemeenten worden gevoerd over de overgang van het buitenonderhoud. Hierbij richten wij ons op onze ambitie optimale huisvesting te creëren om goed onderwijs te kunnen geven. In deze maanden zijn bij een achttal schoolgebouwen de NEN3140 inspecties van de elektrische installaties gehouden. Na drie jaar zijn op één na alle gebouwen geïnspecteerd en zijn of worden de elektrische installaties waar noodzakelijk aangepast om veilige werkplekken te hebben. Maandelijks wordt bij alle scholen gecontroleerd of het brandmeldsysteem goed functioneert. Bladzijde 6 van 6