Gebruikershandleiding i-spiegel 2.0 Versie: 1.0 Datum: 30 april 2014
Contact Word ook lid van de LinkedIn groep i-spiegel gebruikers om ervaringen te delen en voor toegang tot meer documentatie. Vragen? Stuur een e-mail naar helpdesk@i-spiegel.nl 2
INHOUD INTRODUCTIE... 4 1. DOWNLOADEN... 5 1.1 SYSTEEMEISEN... 5 1.2 DOWNLOADEN EN INSTALLEREN VAN DE SOFTWARE... 6 2. VERGELIJKEN... 7 2.1 EEN ONDERZOEK DEFINIËREN... 7 2.2 GEBRUIK VAN DE SOFTWARE... 7 2.2.1 START SOFTWARE... 7 2.2.2 SELECTEER ANALYSEMETHODE EN BESTANDEN... 8 2.2.3 SPECIFICEER KOLOMMEN... 10 2.2.4 VERGELIJK DE BESTANDEN... 12 2.2.5 VERWERK HET RESULTAAT... 13 3. ANALYSEREN... 16 3.1 RESULTAATCATEGORIE 0% SYNCHROON... 16 3.2 RESULTAATCATEGORIE 1-99% SYNCHROON... 16 3.3 RESULTAATCATEGORIE 100% SYNCHROON... 17 3.4 INHOUD VAN DE RESULTAATSBESTANDEN... 17 4. BATCH-VARIANT... 18 BIJLAGE 1: DEFINITIES... 20 BIJLAGE 2: BESTANDS- EN GEGEVENSFORMATS... 24 BIJLAGE 3: ANALYSEMETHODEN EN ZOEKPADEN... 29 BIJLAGE 4: EEN ONDERZOEK DEFINIEREN EN UITVOEREN... 35 3
INTRODUCTIE Voor u ligt de Installatie- en gebruikershandleiding van i-spiegel software 2.0. i-spiegel is een systeem waarbij gebruikers - met i-spiegel software - lokaal bestandsvergelijkingen uitvoeren, met het gebruik van de BRP (Basisregistratie Personen), de BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) en het HR (Handelsregister) als uitgangspunt. Versleutelde resultaten van de bestandsvergelijkingen moeten op het i-spiegel Portaal (www.i-spiegel.nl) worden ingeruild voor een sleutel, die de lokale resultaten beschikbaar maakt. i-spiegel software 2.0 is een doorontwikkeling van versie 1.0. Versie 1.0 werd in juni 2012 gelanceerd en begin 2014 waren er ruimt 300 geregistreerde gebruikende gemeenten. Deze gemeenten gebruikten de software om de mate van compliancy van binnengemeentelijke registraties aan genoemde basisregistraties vast te stellen. Na dit initiële succes is door KING/VNG besloten de software door te ontwikkelen met eenvoud en breed gebruik als uitgangspunten. Met i-spiegel software 2.0 zijn de volgende veranderingen ten opzichte van versie 1.0 gerealiseerd: Sterk verbeterde performance van de software Drie algemene onderzoeken (op basis van persoonsgegevens, adresgegevens of organisatiegegevens) in de software Twee inputformaten:.csv en XML Nu ook voor Windows server 2008 en 2012 Sleutels zonder inloggen op www.i-spiegel.nl Het principe van een i-spiegel analyse is eenvoudig: onderzoek de gegevens in een bepaald bestand (onderzoeksbestand) op overeenkomsten met een ander bestand (referentiebestand). Elke regel in het onderzoeksbestand wordt apart onderzocht en de resultaten geven aan in hoeverre en op welke punten deze regels in het onderzoeksbestand overeenkomen met één of meerdere regels in het referentiebestand. Deze handleiding beschrijft de installatie-vereisten en procedure, de wijze waarop de software werkt en geeft een blik op de wijze waarop de resultaten van een analyse geïnterpreteerd moeten worden. De software is intuïtief en geeft beperkingen en vereisten zelf aan. Deze handleiding geeft dan ook geenszins een uitleg van alle informatie en keuzemogelijkheden in de software. 4
1. DOWNLOADEN i-spiegel software is.net software die op uw lokale Windows systeem draait. Om i-spiegel software te gebruiken, moet u er allereerst voor zorgen dat uw systeem aan de minimale eisen voldoet. Hierna kunt u de software downloaden en de applicatie direct gebruiken. 1.1 SYSTEEMEISEN i-spiegel software 2.0 is een.net applicatie en ontworpen voor gebruik op PC s en servers met met de volgende besturingssystemen: - Windows Vista (met Servicepack 1 (SP1)) - Windows 7 - Windows 8.1 - Windows server 2008 (met Servicepack 1 (SP1)) - Windows server 2012 Op deze besturingssystemen dient minimaal Microsoft.Net Framework 4.0 geïnstalleerd, met de versie vanaf Update voor.net Framework 4 (KB2468871, zie http://support.microsoft.com/kb/2468871/nl). Dit Framework ondersteunt een aantal essentiële functionaliteiten van de i-spiegel software. Indien de benodigde onderdelen ontbreken, kunt u het gemakkelijk installeren mits u beschikt over een internetverbinding. Voor gebruikers van i-spiegel 1.0 i-spiegel software 2.0 kan naast i-spiegel 1.0 draaien. Het advies is i-spiegel 2.0 in een aparte lokale map op te slaan en vanuit deze map i-spiegel 2.0 te gebruiken. i-spiegel software 1.0 kan gebruikt blijven worden, ook in de uitwisseling van bestanden met www.i-spiegel.nl - maar biedt minder flexibiliteit en snelheid. 5
1.2 DOWNLOADEN EN INSTALLEREN VAN DE SOFTWARE De i-spiegel software wordt aangeboden via de website www.i-spiegel.nl. In het te downloaden.zip bestand, bevinden zich i-spiegel.exe en i-spiegelbatch.exe (voor i-spiegelbatch.exe: zie Hoofdstuk 4). 1. U gaat naar www.i-spiegel.nl/download 2. Download i-spiegel-2.0.zip 3. Pak de.zip file uit en sla de inhoud op in een nieuwe, zelf aangemaakte lokale map i-spiegel 4. Start de applicatie door te dubbelklikken op i-spiegel.exe. 5. Na een eerste vergelijking heeft i-spiegel.exe een aantal mappen aangemaakt: Upload-bestanden: i-spiegel slaat hier de upload-bestanden op; Sleutelbestanden: map waar u de gedownloade sleutels vanuit i-spiegel Portaal kunt opslaan; Detailresultaten: i-spiegel bewaart hier ontsleutelde en geopende detailresultaten; Systeembestanden: i-spiegel bewaart hier de logs van de bestandvergelijkingen. 6
2. VERGELIJKEN 2.1 EEN ONDERZOEK DEFINIËREN Voordat een i-spiegel onderzoek uitgevoerd kan worden, moet worden nagedacht over de onderzoeksvraag, de benodigde bestandspopulaties, de gegevens en duiding van de resultaten. In BIJLAGE 4 zijn 2 voorbeelden opgenomen die dit proces verduidelijken. 2.2 GEBRUIK VAN DE SOFTWARE Een bestandsvergelijking (analyse) bestaat uit een aantal stappen. Nadat u een nieuwe analyse start, dient u eerst een analysemethode te definiëren. Vervolgens dient u de locatie van de benodigde bestanden en de te onderzoeken gegevensvelden te selecteren. i-spiegel voert aan de hand van de geselecteerde analysemethode en de geselecteerde data de analyse uit. Het resultaat van de analyse wordt opgeslagen in het upload-bestand. 2.2.1 START SOFTWARE Na opstarten van de applicatie, is het startscherm zichtbaar. Met Nieuwe analyse wordt een nieuwe bestandsvergelijking gestart. Overzicht analyses geeft alle eerder uitgevoerde bestandsvergelijkingen. 7
Figuur 1: startscherm 2.2.2 SELECTEER ANALYSEMETHODE EN BESTANDEN Na selectie van Nieuwe analyse wordt allereerst gevraagd aan te geven welke analysemethode en welke bestanden moeten worden gebruikt. Voor analysemethode bestaan 3 mogelijkheden: - een analyse op basis van identificerende persoonsgegevens (Personen) - een analyse op basis van identificerende adresgegevens (Objecten / adressen) - een analyse op basis van identificerende organisatiegegevens (Organisaties) 8
Figuur 2: selecteer analysemethode en bestanden De keuze voor één van de mogelijkheden bepaalt hoe met gegevens in de regels van het onderzoeksbestand wordt gematcht met gegevens in het referentiebestand. Elke analysemethode heeft eigen eisen aan de bestanden die bij Referentiebestand en Voorbeeld Indien onderzocht wordt welke uitkeringsgerechtigde personen (SoZaWe) niet in de GBA zijn opgenomen, dan is personen de analysemethode die gebruikt moet worden. De te gebruiken bestanden dienen dan voorgeschreven set persoonsgegevens (BIJLAGE 3) te bevatten. Echter, als onderzocht wordt of de adressen waarop uitkeringsgerechtigde personen (SoZaWe) woonachtig zijn, BAG-conform zijn, dan is objecten/adressen de juiste analysemethode. De te gebruiken bestanden dienen dan voorgeschreven set adresgegevens (BIJLAGE 3) te bevatten. 9
Onderzoeksbestand moeten worden geselecteerd. In BIJLAGE 2 wordt uitgebreid stilgestaan bij de bestandsformaten. Bij Geef een kenmerk wordt naar een eigen kenmerk van de gebruiker gevraagd, die de herkenning van de resultaten vereenvoudigt. Dit kenmerk wordt na de analyse alleen getoond in het scherm Uitgevoerde analyses en is opgenomen in de namen van de resultaatbestanden. Voor gebruikers van i-spiegel 1.0 Bestanden die als input dienden voor i-spiegel software 1.0, kunnen ook gebruikt worden in i-spiegel software 2.0. Op ww.i-spiegel.nl worden echter geen potentiële baten meer berekend. 2.2.3 SPECIFICEER KOLOMMEN Na het specificeren van de analysemethode en de te gebruiken databestanden specificeert u in het volgende scherm de te vergelijken data. U ziet de eerste 5 records uit een kolom en dient alle benodigde kolommen juist te labellen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen verplichte en optionele kolommen. Verplichte kolommen zijn voorwaardelijk om de analyse te kunnen uitvoeren. Optionele kolommen verhogen de kwaliteit van de analyse, maar zijn niet noodzakelijk voor uitvoering. Voor informatie over de knop Exporteer voor batch wordt verwezen naar Hoofdstuk 4. Bij de specificatie van de kolommen geldt als regel dat elke kolom die wordt gelabeld in het ene bestand, ook moet worden gelabeld in het andere bestand. Uitzondering hierop vormt de analysemethode organisaties waarbij de extra eisen zijn t.a.v. de gegevens in het referentiebestand. Bij het toekennen van labels aan de kolommen wordt de gebruiker geholpen met het statusoverzicht in het linker deel van het scherm. Bij mouse-over van een element in het statusopzicht wordt het voorgeschreven format van de gegevens zichtbaar. 10
Figuur 3: scherm specificeer kolommen Aan de hand van het statusoverzicht in het linkerdeel van het scherm kunt u bepalen of de toekenning van labels aan de kolommen correct is. Als er nog rode stoplichten aanwezig zijn, kan de analyse nog niet gestart worden (zie figuur 3). Bij alleen groene stoplichten is de toekenning van labels aan de kolommen correct en kan de analyse gestart worden (zie figuur 4). De extra kolommen kunnen worden gebruikt om de resultaatsbestanden te verrijken met data uit onderzoeksbestand en/of referentiebestand. De gegevens in de extra kolommen worden niet gebruikt voor de daadwerkelijke analyse. Kolommen kunnen optioneel worden voorzien van een extra kolom -label en dit mag bij alleen het onderzoeksbestand, alleen het referentiebestand of beide. N.B. de selectie van de labels kan zowel met muis als de TAB-toets worden uitgevoerd. 11
Figuur 4: bij groene stoplichten kan de analyse gestart worden 2.2.4 VERGELIJK DE BESTANDEN Na correcte toekenning van labels aan de kolommen kan de analyse worden gestart met de knop Start analyse rechts onderin het scherm. i-spiegel software begint de analyse met het inlezen van de bestanden. Bij dit inlezen wordt een aantal controles uitgevoerd, die al dan niet leiden tot blokkeren van de analyse. Bij blokkeren van de analyse voldoen bepaalde gegevens in het referentiebestand niet aan de eisen. Het bestand zal moeten worden aangepast voordat de analyse kan worden herstart. Andere controles met negatief resultaat leiden tot alleen meldingen in het scherm en opname van de controle-resultaten in de logbestanden in de lokale map i-spiegel/systeembestanden. In BIJLAGE 3 is een overzicht van de controles opgenomen en het effect van een negatieve controle. 12
In geval de controles geen blokkade hebben opgeleverd, doorloopt i-spiegel software de analyse. Na afronding van een analyse genereert de software één uploadbestand (.isu). Met het.isu bestand, dat wordt opgeslagen in de lokale map i-spiegel/uploadbestanden kan op www.i-spiegel.nl een sleutel (.isk) worden verkregen om de analyse te ontsleutelen. 2.2.5 VERWERK HET RESULTAAT Na uitvoering van een analyse is het versleutelde resultaat opgenomen in het scherm Uitgevoerde analyses, zie figuur 5. Figuur 5: versleutelde analyses bevinden zich links in het scherm 13
Om een analyse te ontsleutelen, moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. ga naar www.i-spiegel.nl 2. upload daar het uploadbestand van de analyse (deze bevindt zich in de lokale map i-spiegel/uploadbestanden 3. na verwerking van het uploadbestand door www.i-spiegel.nl, komt een sleutelbestand beschikbaar. Download deze en sla deze op in de lokale map i-spiegel/sleutelbestanden 4. klik in de i-spiegel software op de knop Importeer sleutel(s) en selecteer het zojuist gedownloade sleutelbestand. De status van de analyse wijzigt zich naar ontsleutel 5. Na aanklikken van de knop ontsleutel wordt de analyse ontsleuteld en verhuist de analyse naar het rechter deel van het scherm, zie figuur 6. Er kunnen ook meerdere analyses ineens worden ontsleuteld. Importeer in dat geval meerdere sleutels tegelijk en gebruik de knop Ontsleutel alle analyses. De resultaten van ontsleutelde analyses zijn benaderbaar via de knop open bij de analyse, maar zijn ook te raadplegen via de lokale map i-spiegel/detailresultaten. Met de knop Verwijder wordt een analyse uit de software verwijderd. 1. Verwijderen van een versleutelde analyse betekent dat de analyse niet meer in het systeem beschikbaar. Het uploadbestand blijft nog wel bestaan, maar is door de verwijderde analyse niet meer bruikbaar. 2. Verwijderen van een ontsleutelde analyse betekent dat de detailresultaten worden verwijderd. Andersom wordt door het rechtstreeks verwijderen van detailresultaten uit de lokale map i-spiegel/detailresultaten ook de analyse in het scherm Uitgevoerde analyse verwijderd. Het is advies is om voorafgaand aan verwijdering van ontsleutelde analyses - de detailresultaten te kopiëren en op een andere locatie op te slaan. Uploadbestanden worden nooit verwijderd. Sleutelbestanden worden altijd verbruikt: na gebruik zijn deze niet meer beschikbaar. 14
Figuur 6: na ontsleuteling verplaatst een analyse zich naar het rechter deel van het scherm 15
3. ANALYSEREN De resultaten van een analyse bestaan uit 1, 2 of 3 resultaatsbestanden in.csv format (zie figuur 7). Elke bestand vertegenwoordigt een resultaatcategorie, te herkennen aan de bestandsnaam: 0%, 1-99% en 100%. Figuur 7: 3 resultaatsbestanden 3.1 RESULTAATCATEGORIE 0% SYNCHROON In deze resultaatcategorie zijn alle records uit het onderzoeksbestand opgenomen waarvan de identificerende gegevens niet zijn teruggevonden in het referentiebestand. Eventuele waarden van extra kolommen: - uit het referentiebestand zijn niet opgenomen omdat er geen overeenkomsten zijn met specifieke regels in het referentiebestand; - uit het onderzoeksbestand zijn altijd opgenomen. 3.2 RESULTAATCATEGORIE 1-99% SYNCHROON In deze resultaatcategorie zijn alle records uit het onderzoeksbestand opgenomen waarvan de identificerende gegevens deels zijn teruggevonden in het referentiebestand. 16
Eventuele waarden van extra kolommen: - uit het referentiebestand zijn alleen opgenomen als er een overeenkomst is met een specifieke regel in het referentiebestand; - uit het onderzoeksbestand zijn altijd opgenomen. 3.3 RESULTAATCATEGORIE 100% SYNCHROON In deze resultaatcategorie zijn alle records uit het onderzoeksbestand opgenomen waarvan de identificerende gegevens volledig zijn teruggevonden in het referentiebestand. Eventuele waarden van extra kolommen: - uit het referentiebestand zijn alleen opgenomen als er een overeenkomst is met een specifieke regel in het referentiebestand; - uit het onderzoeksbestand zijn altijd opgenomen. 3.4 INHOUD VAN DE RESULTAATSBESTANDEN Het resultaat van de bestandsvergelijking wordt in het.csv bestand in de volgende kolommen weergegeven: Kolom Regel onderzoekbestand Identificatie onderzoekbestand Adres onderzoekbestand Regel referentiebestand Identificatie referentiebestand Zoekpadresultaat Verschillen Optioneel: titel extra kolom(men> Informatie Het regelnummer van het onderzochte record in het onderzoekbestand Het kenmerk waarmee de persoon, organisatie of het object/adres wordt geïdentificeerd Het adres van de persoon, organisatie of object/adres in het onderzoekbestand. Het eventuele regelnummer van overeenkomende record in het referentiebestand Het eventuele kenmerk waarmee de persoon, organisatie of het object/adres wordt geïdentificeerd De resultaten van de gebruikte zoekpaden De eventuele verschillen tussen 2 betreffende records (1 ste waarde is referentiebestand, 2 de waarde is onderzoeksbestand) De waarden op de regels van de extra kolommen uit referentiebestand en/of onderzoeksbestand. 17
4. BATCH-VARIANT Met de i-spiegel software kunt u bestandsvergelijkingen ook geautomatiseerd en herhaald uitvoeren, middels batchfunctionaliteit via de command-line of in combinatie met een scheduler. Bij gebruik van de batchfunctionaliteit is een aantal zaken van belang. U dient voor een groot gedeelte de normale procedure te doorlopen en maakt daarbij (grotendeels) gebruik van de normale i-spiegel.exe. Slechts de feitelijke bestandsvergelijking wordt niet door i-spiegel.exe uitgevoerd maar met i-spiegelbatch.exe. U dient de volgende stappen te doorlopen. STAP 1 U volgt de normale procedure om een bestandsvergelijking te definiëren in i-spiegel.exe. STAP 2 In het scherm Specificeer kolommen specificeert u alle kolommen. Hierna gebruikt u de Exporteer voor batch knop en slaat het xml-bestand lokaal op (geef het bestand een naam die refereert aan de bestandsvergelijking). U kunt hierna het scherm van i-spiegel.exe minimaliseren of sluiten. Opmerking: met deze stap heeft u een zogenaamd configuratiebestand (.xml) aangemaakt. Dit configuratiebestand bepaalt welke specificaties worden gebruikt voor een bestandsvergelijking met het i-spiegelbatch.exe. Zo is hierin de naam en locatie van onderzoeks- en referentiebestand opgenomen, welke kolommen zijn voorzien van welke labels etc. Voor elk configuratiebestand dat wordt aangemaakt doorloopt u stap 1 en 2 opnieuw. STAP 3 Richt de scheduler in en bepaal op welk moment de door u gewenste vergelijkingen gedraaid kunnen worden. In de scheduler wordt (minimaal) gevraagd de configuratiebestanden aan de i-spiegelbatch.exe te koppelen. Via de command-line is het commando: i-spiegelbatch.exe [batch.xml]. Zorg ervoor dat i-spiegel.exe, i-spiegelbatch.exe in dezelfde lokale map zijn opgeslagen. 18
Opmerking: middels stap 3 roept u i-spiegelbatch.exe aan om de vergelijkingen te laten draaien. STAP 4 Nadat i-spiegelbatch.exe de bestandsvergelijking(en) heeft uitgevoerd, opent u het i- Spiegel.exe bestand en gaat naar het scherm Uitgevoerde bestandsvergelijking(en). De Versleutelde resultaten die door i-spiegelbatch.exe zijn geproduceerd, zijn hier zichtbaar. U vindt de uploadbestanden in de reguliere map Uploadbestanden. STAP 5 Vanaf het moment dat de Versleutelde resultaten uit de batch-procedure zichtbaar zijn in het scherm Uitgevoerde bestandsvergelijking(en), vervolgt u vanaf dit moment de normale procedure. 19
BIJLAGE 1: DEFINITIES 20
Basisregistratie Een bij wet aangewezen en gedefinieerde registratie die verplicht gebruikt moet worden binnen uitvoeringsprocessen van de overheid. Binnen de scope van i-spiegel zijn dit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en het Nieuw Handelsregister (NHR). Bestandspopulatie Een beschrijving van de geselecteerde records in een outputbestand. Bijvoorbeeld: alle personen die in de GBA zijn ingeschreven op een briefadres. Bestandsvergelijking Het per record onderzoeken van een onderzoeksbestand op overeenkomsten tussen en verschillen met een referentiebestand. Ook wel genoemd: analyse. Detailresultaten De resultaten van een bestandsvergelijking die alleen voor de organisatie die de bestandsvergelijking uitvoert, beschikbaar zijn. De detailresultaten kunnen viawww.i-spiegel.nl ontsleuteld worden met behulp van het upload-bestand. Gebruiker Een daartoe bevoegd persoon die namens een organisatie met de i-spiegel software een bestandsvergelijking uitvoert. Identificerende gegevens Gegevens die al dan niet in combinatie met elkaar leiden tot een uniek persoon, object/adres of organisatie. Bijvoorbeeld: een Adresseerbaar Object ID (BAG) of de combinatie van Handelsnaam, (Statutaire) Naam rechtspersoon en Bezoekadres vestiging (HR). i-spiegel Portaal Centraal online platform voor de uitwisseling van uploadbestanden voor sleutels. i-spiegel software Bestandsvergelijkingssoftware voor lokaal gebruik. Metaresultaten Geaggregeerde versleutelde resultaten van een bestandsvergelijking. Met het metaresultaat kan via i-spiegel Portaal een sleutel voor het ontsleutelen van detailresultaten verkregen worden. De metaresultaten zijn onderdeel van het upload-bestand. 21
Onderzoeksbestand Het bestand dat gebruikt wordt om afwijkingen daarin ten opzichte van een referentiebestand vast te stellen. Sleutelbestand Een bestand dat i-spiegel Portaal aan een gebruiker aanbiedt om versleutelde detailresultaten te kunnen ontsleutelen. Het sleutelbestand wordt aan de gebruiker aangeboden nadat een gebruiker een upload-bestand van een bestandsvergelijking heeft aangeboden aan i-spiegel Portaal. Ontsleutelde detailresultaten Nadat een gebruiker via de i-spiegel software de versleutelde detailresultaten aan het sleutelbestand heeft gekoppeld, zijn de detailresultaten ontsleuteld, d.w.z. vrij toegankelijk. Record Een gevulde regel in een referentie- of onderzoeksbestand die bestaat uit een reeks gegevensvelden. Het betreft bijvoorbeeld een regel met gegevens over een persoon (BRP), rechtspersoon (HR) of een adresseerbaar object (BAG). Referentiebestand Het bestand dat gebruikt wordt om de bestandsvergelijking op te baseren, de waarheid. Identificerende gegevens in onderzoekbestanden die niet overeenkomen met de gegevens in een referentiebestand worden beschouwd als afwijkingen. Referentiebestanden zijn meestal het resultaat van queries op de gegevens in basisregistraties BRP, BAG, WOZ en HR. Resultaatcategorieën De categorieën waarin de detailresultaten van een bestandsvergelijking worden ingedeeld. Er zijn 3 resultaatcategorieën: 100% synchroon: Records met geheel overeenkomende identificerende gegevens 1-99% synchroon: Records met deels overeenkomende identificerende gegevens 0% synchroon: Records met niet overeenkomende identificerende gegevens Uploadbestand Een versleuteld bestand met metaresultaten. Het upload-bestand verschilt per analysemethode. Na een bestandsvergelijking biedt een gebruiker het upload-bestand aan in het i-spiegel Portaal. N.B. In deze bestanden is géén tot personen herleidbare informatie opgenomen. 22
Versleutelde detailresultaten Elke bestandsvergelijking levert gedetailleerde informatie op recordniveau op. Na een bestandsvergelijking zijn de detailresultaten versleuteld (niet vrijelijk toegankelijk) bij de organisatie die de bestandsvergelijking uitvoert, opgeslagen. De resultaten kunnen via i- Spiegel Portaal ontsleuteld worden met behulp van het upload-bestand. Zoekpadresultaat Een code die per onderzocht record aangeeft met welke identificerende gegevens is gezocht en wat daarvan de uitkomst is. Het zoekpadresultaat bepaalt in welke resultaatcategorie een record valt. Het zoekpadresultaat wordt in de detailresultaten getoond om transparantie in de werking van de i- Spiegel-software te bieden en de gemeente te helpen de afwijkingen te duiden. 23
BIJLAGE 2: BESTANDS- EN GEGEVENSFORMATS 24
BESTANDSFORMATS i-spiegel software 2.0 accepteert.csv en.xml bestanden. Beide formats hebben eigen eisen..csv bestanden De bestanden moeten voldoen aan de volgende eisen: De output is een comma separated file (csv). Het standaardscheidingsteken is een puntkomma (;). Het bestand bevat geen afsluitend scheidingsteken per regel. Voor het overige moet het bestand voldoen aan de volgende eisen:! Eén headerregel met daarin de namen van de kolommen, daarna één (persoons-, object/adres- of organisatie-) record per regel;! Het bestand maakt gebruik van de Regelovergang Windowsstandaard (CR-LF);! Het bestand maakt geen gebruik van speciale end of file indicaties (Windowsstandaard). De quotes (" en ') en spaties rondom woorden en tussen de scheidingstekens worden door de software verwijderd bij het inlezen. Hierdoor kunnen bestanden die een "fixed format" hebben, ook verwerkt worden. De bestanden zijn bij voorkeur als UNICODE (UTF-8) geëxporteerd. TELETEX of ASCI kunnen ook, maar hebben niet de voorkeur..xml bestanden XML bestanden moeten zijn gebaseerd op schema s die zijn gepubliceerd op www.i-spiegel.nl 25
GEGEVENSFORMATS = verplichte kolom " = optionele kolom Minimaal 1 = 1 van de kolommen is verplicht, de andere kolommen zijn optioneel Huisnummer, huisletter en huisnummertoevoeging mogen in kolom Huisnummer worden gecombineerd. Lege kolommen Huisletter en Huisnummertoevoeging moeten in dat geval wel aanwezig zijn. Bij elk bestand kunnen 5 extra kolommen in vrij formaat worden toegevoegd. De waarden van regels in deze kolommen worden toegevoegd aan de regels van de uitvallijsten. Hiermee kan uitval gemakkelijker worden geduid. PERSOONZOEKEN FORMAAT REFERENTIE BESTAND ONDERZOEKS BESTAND A-nummer Numeriek, lengte 10 " " BSN Numeriek, lengte 9 " " Voorvoegsel geslachtsnaam Geslachtsnaam Geboortedatum Geboorteplaats Geslacht Postcode Alfabetisch, lengte variabel Alfabetisch, lengte variabel Numeriek, lengte 8 of 10 (jjjjmmdd of dd-mm-jjjj) Alfabetisch, lengte variabel Alfabetisch, lengte 1 (M, V, O) Alfanumeriek, lengte 6 of 7 (9999AA of 9999 AA) minimaal 1 minimaal 1 Huisnummer Numeriek, lengte variabel Huisletter Alfabetisch, lengte 1 Huisnummertoevoeging Alfanumeriek, lengte variabel 26
OBJECT / ADRESZOEKEN FORMAAT REFERENTIE BESTAND ONDERZOEKS BESTAND Adresseerbaar object ID Numeriek, lengte 16 " " Nummeraanduiding ID Numeriek, lengte 16 " " Openbare ruimte ID Numeriek, lengte 16 " " Naam Openbare ruimte Woonplaatsnaam Postcode (= Straatnaam) Alfanumeriek, lengte variabel Alfabetisch, lengte variabel Alfanumeriek, lengte 6 of 7 (9999AA of 9999 AA) " " " " Huisnummer Numeriek, lengte variabel Huisletter Alfabetisch, lengte 1 Huisnummertoevoeging Alfanumeriek, lengte variabel ORGANISATIEZOEKEN FORMAAT REFERENTIE BESTAND ONDERZOEKS BESTAND KvK-nummer Numeriek, lengte 8 " RSIN Numeriek, lengte 9 " " Vestigingsnummer Numeriek, lengte 12 " " Handelsnaam (Statutaire) naam rechtspersoon Bezoekadres Postcode Alfanumeriek, lengte variabel Alfanumeriek, lengte variabel Alfanumeriek, lengte 6 of 7 (9999AA of 9999 AA) Bezoekadres Huisnummer Numeriek, lengte variabel Bezoekadres Huisletter Alfabetisch, lengte 1 Bezoekadres Huisnummertoevoeging Postadres Postcode Postadres Straatnaam Alfanumeriek, lengte variabel Alfanumeriek, lengte 6 of 7 (9999AA of 9999 AA) Alfanumeriek, lengte variabel Postadres Huisnummer Numeriek, lengte variabel Postadres Huisletter Alfabetisch, lengte 1 Postadres Huisnummertoevoeging Alfanumeriek, lengte variabel minimaal 1 Bezoekadres en/of Postadres. Bij gebruik is elke kolom verplicht Bezoekadres en/of Postadres Bij gebruik is elke kolom verplicht 27
EXTRA KOLOMMEN FORMAAT REFERENTIE BESTAND ONDERZOEKS BESTAND Extra kolom 1 Vrij formaat " " Extra kolom 2 Vrij formaat " " Extra kolom 3 Vrij formaat " " Extra kolom 4 Vrij formaat " " Extra kolom 5 Vrij formaat " " CONTROLES VOORAFGAAND AAN ANALYSE BLOKKADES Controles die leiden tot blokkade van de analyse zijn hieronder opgenomen. De resultaten van de controles zijn ook opgenomen in de logbestanden. BESTAND AFWIJKING BLOKKADE Referentiebestand Geheel lege regel X Regels met alleen separators ; Incorrect BSN Incorrect A-nummer Incorrect datumtype Incorrecte geslachtsaanduiding Incorrect postcode format X X X X X X Naast controles die tot blokkade leiden, zijn er controles waarvan de resultaten alleen worden gemeld in logbestanden, scherm en eventueel de resultaten. Deze controles betreffen bijvoorbeeld: - A-nummers meerdere keren aangetroffen in één bestand - BSN s meerdere keren aangetroffen in één bestand - regels bevatten niet de minimaal benodigde set gegevens - etc. 28
BIJLAGE 3: ANALYSEMETHODEN EN ZOEKPADEN 29
WERKING ZOEKPADEN Elke analysemethode heeft een eigen set zoekpaden. Per regel in het onderzoeksbestand wordt beoordeeld welke waarden daarin aanwezig zijn en aan de hand daarvan een opeenvolging van zoekpaden afgelegd. In de tabellen hieronder is in de kolom Zoekpad aangegeven welke zoekpaden aanwezig zijn en in welke volgorde deze worden afgelegd (van laag nummer naar hoog). Per regel in het onderzoeksbestand worden maximaal 2 zoekpaden gevolgd, afhankelijk van de beschikbaarheid van gegevens in de betreffende regel. Na een exacte match met 1 regel in het referentiebestand, worden de aanwezige waarden vergeleken en het resultaat wordt als zoekpadresultaat uitgedrukt. Onderstaande tabellen geven het overzicht van de analysemethoden en bijbehorende data die de i-spiegel software gebruikt om een persoon, object/adres of organisatie te identificeren. Het resultaat van dit proces bepaalt of een persoon/objectadres/organisatie in de 0%, 1-99% of 100% resultaatcategorie valt. In de tabellen wordt met x deze mogelijke waarden aangegeven: 0: betreffende identificerende gegevens in record van onderzoeksbestand zijn niet gevonden in referentiebestand; 1: betreffende identificerende gegevens in record van in onderzoeksbestand komen overeen met specifiek records van referentiebestand; >1: betreffende identificerende gegevens in record van onderzoeksbestand komen overeen met meerdere records van referentiebestand. ANALYSEMETHODE: PERSONEN Zoekpad Deel zoekpadresultaat Identificerende gegevens 1 A-nummer:x A-nummer 2 BSN:x BSN 3 geslachtsnaam (N), geslacht (G), geboortedatum (D), Pers.geg.(NGDP):x geboorteplaats (P) 4 Pers.geg.(NGD):x geslachtsnaam, geslacht, geboortedatum 5 Pers.geg.(NGP):x geslachtsnaam, geslacht, geboorteplaats 30
6 Pers.geg.(NDP):x geslachtsnaam, geboortedatum, geboorteplaats 7 Pers.geg.(NG)Adres:x geslachtsnaam, geslacht, postcode, huisnummer* 8 9 Pers.geg.(ND)Adres:x Pers.geg.(NP)Adres:x geslachtsnaam, geboortedatum, postcode, huisnummer* geslachtsnaam, geboorteplaats, postcode, huisnummer* * Huisnummer = huisnummer + huisletter + huisnummertoevoeging Voorbeeld zoekpadresultaat: A-nummer:0 BSN:1 Pers.geg.(NGD):1 Pers.geg.(NG)Adres:0 Uitleg zoekpadresultaat: - er is met het A-nummer gezocht in het referentiebestand: dit leverde geen hit op (:0) - vervolgens is gezocht met het BSN: dit leverde 1 hit op (:1) - de betreffende regel in het referentiebestand komt op geslachtsnaam (N), geslacht (G) en geboortedatum (D) overeen met de regel in het onderzoekbestand (:1) - de combinatie van geslachtsnaam (N), geslacht (G) en postcode + huisnummer* (Adres) komt niet overeen tussen beide regels (:0) Geboorteplaats (P) was niet aanwezig in regel onderzoeksbestand. Daarom komt deze niet terug in het zoekpadresultaat. Verwerking in resultaatsbestand: Er zijn onvolkomenheden geconstateerd (A-nummer en Adres): in het zoekpadresultaat komen zowel 1-en als nullen voor:. Door deze combinatie wordt deze regel van het onderzoeksbestand verwerkt in resultaatcategorie 1-99% 31
ANALYSEMETHODE: OBJECTEN / ADRESSEN Zoekpad Deel zoekpadresultaat Identificerende gegevens 1 Adresseerbaar object ID (verblijfsobject, standplaats AdresObjectID:x of ligplaats) 2 NummerAanduidingID:x Nummeraanduiding ID 3 woonplaatsnaam, naam openbare ruimte en/of WpOrHuisn:x openbare ruimte ID, huisnummer* 4 PostcodeHuisnr:x postcode, huisnummer* * Huisnummer = huisnummer + huisletter + huisnummertoevoeging Voorbeeld zoekpadresultaat: AdresObjectID:>1 NummerAanduidingID:1 PostcodeHuisnr:1 Uitleg zoekpadresultaat: - er is met het Adresseerbaar Object ID gezocht in het referentiebestand: dit leverde meerdere hits op (:>1) - in deze hits is er 1 regel waarvan het Nummeraanduiding ID overeenkomt (:1) - in de betreffende regel komen postcode en huisnummer* (PostcodeHuisnr.) ook overeen (:1) Woonplaats en Openbare Ruimte (ID) hadden geen waarde in deze regel van het onderzoeksbestand. Daarom komen deze niet terug in het zoekpadresultaat. Verwerking in resultaatsbestand: Er zijn geen onvolkomenheden geconstateerd: in het zoekpadresultaat komen alleen 1-en voor: met alleen 1-en wordt deze regel van het onderzoeksbestand verwerkt in resultaatcategorie 100% 32
ANALYSEMETHODE: ORGANISATIES Zoekpad Deel zoekpadresultaat Identificerende gegevens 1 RSIN:x RSIN 2 KvK-nummer:x KvK-nummer 3 Vestigingsnummer:x Vestigingsnummer 4 5 6 7 NaamBezoekAdres:x NaamPostadres:x NaamBezoekadresFlex:x NaamPostadresFlex:x Handelsnaam en/of (Statutaire) Naam rechtspersoon, bezoekadres vestiging (= postcode, huisnummer*) Handelsnaam en/of (Statutaire) Naam rechtspersoon, postadres vestiging (= straatnaam, postcode, huisnummer*) vergelijk NaamBezoekadres, maar dan kruislings gezocht met Handelsnaam en/of (Statutaire) naam rechtspersoon vergelijk NaamPostadres, maar dan kruislings gezocht met Handelsnaam en/of (Statutaire) naam rechtspersoon * Huisnummer = huisnummer + huisletter + huisnummertoevoeging Voorbeeld zoekpadresultaat: KvK-nummer:0 NaamBezoekAdres:0 Uitleg zoekpadresultaat: - er is met het KvK-nummer gezocht in het referentiebestand: dit leverde geen hits op (:0) - vervolgens is gezocht met (Statutaire) Naam Rechtspersoon en/of Handelsnaam in combinatie het Bezoekadres (postcode en huisnummer*): dit leverde geen hits op (:0) - er zijn geen andere zoekpaden gebruikt omdat per regel maximaal 2 zoekpaden worden afgelegd RSIN, Vestigingsnummer en Postadres hadden geen waarde in deze regel van het onderzoeksbestand. Daarom komen deze niet terug in het zoekpadresultaat. 33
Verwerking in resultaatsbestand: Er zijn geen overeenkomsten gevonden: in het zoekpadresultaat komen alleen nullen voor: met alleen nullen wordt deze regel van het onderzoeksbestand verwerkt in resultaatcategorie 0%. CLASSIFICATIEREGELS A.D.H.V. HET ZOEKPADRESULTAAT Zoekpadresultaat Resultaatcategorie Alleen 1 of >1 100% Combinatie van 0, 1, >1 1-99% Alleen 0 0% 34
BIJLAGE 4: EEN ONDERZOEK DEFINIEREN EN UITVOEREN 35
INLEIDING Met i-spiegel software 2.0 kunnen gebruikers zelf een onderzoek definiëren. Concreet betekent dit dat er een onderzoeksvraag gedefinieerd dient te worden, de bestandspopulaties (filters) bepaald moeten worden, de data in de bestanden moet worden vastgesteld en de bestanden voor gebruik in i-spiegel software geproduceerd dienen te worden. Vervolgens kan i-spiegel worden gebruikt. Twee voorbeelden ter verduidelijking. VOORBEELD 1 Een woningcorporatie wil onderzoeken of haar huurders nog wel zijn ingeschreven in de gemeente waarin het verhuurde object staat. De onderzoeksvraag kan zijn: - hoeveel van mijn geregistreerde huurders zijn niet actueel ingeschreven in de GBA van de gemeente waarin het verhuurde object staat? Het i-spiegel onderzoek begint met het bepalen van de onderzoekspopulaties. In dit geval betekent dit dat bij de gemeente een afslag gemaakt dient te worden van de GBA als referentiebestand: alle actueel ingeschreven personen. Het onderzoeksbestand zal een verzameling zijn van alle huurders uit het huurderregistratiesysteem van de woningcorporatie. Deze selecties dienen te worden toegepast op de brondatabases, met als doel exports voor i- Spiegel software te verkrijgen. De gegevens in beide bestanden moeten voldoen aan de eisen voor analysemethode personen (zie BIJLAGE 2). Immers, de vergelijking zal gaan om identificerende persoonsgegevens. In i-spiegel software dient analysemethode personen gebruikt te worden. Na gebruik van de software geven de resultaatsbestanden 0% synchroon (huurder heeft geen hit bij een actueel ingeschreven persoon in de GBA) en 1-99% synchroon (huurder heeft gedeeltelijke hit bij een actueel in de GBA ingeschreven persoon) het antwoord op de onderzoeksvraag. Het aantal records in 0% en een deel van het aantal records in 1-99% synchroon (nader onderzoek) geeft huurders die niet of niet op het juiste adres in de betreffende gemeente in de GBA zijn ingeschreven. 36
Overigens, dit onderzoek kan zowel bij de gemeente als bij de woningcorporatie worden uitgevoerd, met inachtneming van de bepalingen in de Wet Basisregistratie Personen en de Wet bescherming Persoonsgegevens. VOORBEELD 2 Een gemeente wil onderzoeken of zij geen facturen verstuurt naar adressen die niet in de BAG zijn opgenomen. De onderzoeksvragen kunnen zijn: - naar hoeveel niet bestaande BAG adressen sturen wij vorderingen die langer dan 90 dagen open staan? - wat is de waarde van deze vorderingen? Het i-spiegel onderzoek begint met het bepalen van de onderzoekspopulaties. In dit geval betekent dit dat een afslag gemaakt dient te worden van de BAG als referentiebestand: alle actuele adressen. Het onderzoeksbestand zal een verzameling zijn van alle openstaande vorderingen meer dan 90 dagen open staan. Deze selecties dienen te worden toegepast op de brondatabases, met als doel exports voor i-spiegel software te verkrijgen. De gegevens in beide bestanden moeten voldoen aan de eisen van de analysemethode objecten/adressen (zie BIJLAGE 2). Immers, de vergelijking zal gaan om identificerende adresgegevens. Daarnaast moet minstens 1 extra kolom worden opgenomen om de 2 de onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden: het bedrag van de openstaande vordering per vordering (per regel in het onderzoeksbestand). In i-spiegel software dient analysemethode objecten/adressen gebruikt te worden. Na gebruik van de software geven de resultaatsbestanden 0% synchroon (adres van openstaande vordering heeft geen hit op een actueel adres in de BAG) en 1-99% synchroon (adres van openstaande vordering heeft gedeeltelijke hit op een actueel adres in de BAG) de antwoorden op de onderzoeksvragen. Het aantal records in 0% en een deel van het aantal records in 1-99% synchroon (nader onderzoek) geeft het aantal openstaande vorderingen naar niet bestaande BAG-adressen. Sommeren van de waarden van de extra kolom bedrag openstaande vordering van deze records geeft een antwoord op de vraag wat de waarde is van de betreffende vorderingen. 37