Oriëntatie in de praktijk De praktijk als leerstof: ervaring opdoen en ervaren worden Werkboek BeroepsPraktijkVorming het begeleidings- en beoordelingsboek voor de beroepspraktijkvorming Opleiding: Secretariële Beroepen Cohort 2011
Kwalificatie: Secretariële Beroepen (CREBO: 93200/93211/93212) Kwalificatiedossier: 2010 Code: BPV-SB-KD2010 Versie: 1.0 Drenthe College, oktober 2011 BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 2
Wegwijzer Sector Economie en Dienstverlening Locatie Assen Leerjaar 1 Opleiding Secretariële Beroepen Crebocode opleiding Cohort 2011 Periode/Data BPV van tot Persoonlijke gegevens stagiair(e) Naam stagiair(e) Telefoonnummer E-mailadres Gegevens BPV-begeleider Drenthe College Naam BPV-begeleider Telefoonnummer E-mailadres Gegevens BPV-bedrijf Naam BPV-begeleider Telefoonnummer BPV-bedrijf E-mailadres BPV-bedrijf BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 3
INHOUDSOPGAVE WEGWIJZER... 3 INLEIDING... 7 1. BEELD VAN DE BEROEPENGROEP... 9 1.1 WAT DOET DE BEROEPENGROEP SECRETARIËLE BEROEPEN?... 9 1.1.1 Kerntaak 1 Verzorgt de correspondentie... 9 1.1.2 Kerntaak 2 Verzorgt bijeenkomsten... 9 1.1.3 Kerntaak 3 Verzorgt de post en het archief... 10 1.2 WAAR WERKT EEN SECRETARESSE?... 11 1.3 WAT MOET EEN SECRETARESSE KUNNEN?... 11 1.4 OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER... 13 2. TOELICHTING OP HET WERKBOEK BPV... 14 3. HET OPLEIDEN... 16 3.1 VISIE VAN HET DRENTHE COLLEGE... 16 3.2 DE MANIER VAN OPLEIDEN... 16 3.3 DE TOUR DE FRANCE (HET ETAPPEMODEL)... 16 3.4 ER LEIDEN VELE WEGEN NAAR.. ITALIË (HET EXPEDITIEMODEL)... 16 4. HET BPV-WERKBOEK... 18 4.1 INLEIDING EN TOELICHTING OP HET GEBRUIK VAN HET BPV-WERKBOEK... 18 4.2 VOORWAARDEN VOOR BPV EN KEUZERICHTINGEN... 19 4.3 HET BEGELEIDEN... 20 4.3.1 de Praktijkbegeleider... 20 4.3.2 de Studieloopbaanbegeleider... 21 4.3.3 de Stagiaire... 22 4.4 HET BEOORDELEN... 22 4.4.1 Leerdoelen... 22 4.4.2 Werkprocessen... 22 4.4.3 Beoordelen... 23 4.4.5 Herkansing of verlenging BPV... 23 4.4.6 Onenigheid of geschil... 23 4.5 DE BPV STAP VOOR STAP... 24 4.6 SCHEMA BEROEPSPRAKTIJKVORMING (BPV) ZAKELIJKE DIENSTVERLENING IN EEN NOTENDOP... 25 4.7 BPV PLAN BOL... 26 4.8 AAN DE SLAG IN DE BPV... 28 4.9 HET EINDVERSLAG VAN DE TOTALE BPV PERIODE... 31 4.10 BPV URENVERANTWOORDINGSOVERZICHT... 32 5. DE BEOORDELINGSFORMULIEREN... 33 5.1 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93233 SECRETARESSE... 34 5.1.1 Werkproces 1.1 secretaresse (93233)... 35 5.1.2 Werkproces 1.2 secretaresse (93233)... 36 5.1.3 Werkproces 1.3 secretaresse (93233)... 37 5.1.4 Werkproces 2.1 secretaresse (93233)... 38 5.1.5 Werkproces 2.3 secretaresse (93233)... 40 5.1.6 Werkproces 2.5 secretaresse (93233)... 42 5.1.7 Werkproces 2.6 secretaresse (93233)... 43 5.1.8 Werkproces 2.8 secretaresse (93233)... 45 5.1.9 Werkproces 3.1 secretaresse (93233)... 46 BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 4
5.1.10 Werkproces 3.2 secretaresse (93233)... 47 5.1.11 Werkproces 3.3 secretaresse (93233)... 48 5.2 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93231 JURIDISCH SECRETARESSE... 49 5.2.2 Werkproces 1.2 juridisch secretaresse (93231)... 51 5.2.3 Werkproces 1.3 juridisch secretaresse (93231)... 52 5.2.4 Werkproces 2.4 juridisch secretaresse (93231)... 53 5.2.5 Werkproces 2.5 juridisch secretaresse (93231)... 54 5.2.6 Werkproces 2.6 juridisch secretaresse (93231)... 56 5.2.8 Werkproces 2.9 juridisch secretaresse (93231)... 58 5.2.9 Werkproces 3.1 juridisch secretaresse (93231)... 59 5.2.10 Werkproces 3.2 juridisch secretaresse (93231)... 60 5.2.11 Werkproces 3.3 juridisch secretaresse (93231)... 61 5.2.12 Werkproces 3.4 juridisch secretaresse (93231)... 62 5.3 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93232 MEDISCH SECRETARESSE... 64 5.3.1 Werkproces 1.1 medisch secretaresse (93232)... 65 5.3.2 Werkproces 1.2 medisch secretaresse (93232)... 66 5.3.3 Werkproces 1.3 medisch secretaresse (93232)... 67 5.3.4 Werkproces 2.1 medisch secretaresse (93232)... 68 5.3.5 Werkproces 2.3 medisch secretaresse (93232)... 70 5.3.6 Werkproces 2.5 medisch secretaresse (93232)... 72 5.3.7 Werkproces 2.6 medisch secretaresse (93232)... 73 5.3.8 Werkproces 2.7 medisch secretaresse (93232)... 75 5.3.9 Werkproces 2.8 medisch secretaresse (93232)... 77 5.3.10 Werkproces 2.9 medisch secretaresse (93232)... 79 5.3.11 Werkproces 3.1 medisch secretaresse (93232)... 80 5.3.12 Werkproces 3.2 medisch secretaresse (93232)... 81 5.3.13 Werkproces 3.3 medisch secretaresse (93232)... 82 5.4 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93251 DIRECTIESECRETARESSE... 83 5.4.1 Werkproces 1.1 directiesecretaresse (93251)... 84 5.4.2 Werkproces 1.2 directiesecretaresse (93251)... 86 5.4.3 Werkproces 1.3 directiesecretaresse (93251)... 88 5.4.4 Werkproces 2.1 directiesecretaresse (93251)... 90 5.4.7 Werkproces 2.5 directiesecretaresse (93251)... 94 5.4.8 Werkproces 2.6 directiesecretaresse (93251)... 96 5.4.9 Werkproces 2.8 directiesecretaresse (93251)... 98 5.4.10 Werkproces 3.1 directiesecretaresse (93251)... 100 5.4.11 Werkproces 3.2 directiesecretaresse (93251)... 102 5.4.12 Werkproces 3.3 directiesecretaresse (93251)... 104 5.5 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93252 MANAGEMENTASSISTENT... 106 5.5.2 Werkproces 1.2 managementassistent (93251)... 109 5.5.3 Werkproces 1.3 managementassistent (93251)... 111 5.5.4 Werkproces 2.1 managementassistent (93251)... 113 5.5.5 Werkproces 2.2 managementassistent (93251)... 115 5.5.6 Werkproces 2.3 managementassistent (93251)... 117 5.5.8 Werkproces 2.5 managementassistent (93251)... 119 5.5.9 Werkproces 2.6 managementassistent (93251)... 121 5.5.10 Werkproces 2.8 managementassistent (93251)... 123 5.5.11 Werkproces 2.10 managementassistent (93251)... 125 5.5.12 Werkproces 3.1 managementassistent (93251)... 126 5.5.13 Werkproces 3.2 managementassistent (93251)... 128 5.5.14 Werkproces 3.3 managementassistent (93251)... 130 BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 5
5.6 BEOORDELINGSFORMULIER BPV ALGEMENE BEROEPSVAARDIGHEDEN... 132 6. BEGRIPPENLIJST... 133 BIJLAGE 1: KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEK... 137 BIJLAGE 2:LEERLINGENENQUÊTE MET BETREKKING TOT DE BPV... 140 BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 6
INLEIDING De beroepspraktijkvorming (BPV) in een notendop. Geachte BPV-begeleider, Als onderwijsteam van het Drenthe College zijn wij zeer verheugd over het feit dat u een bijdrage wilt leveren aan het ontwikkelen van competenties die onze leerlingen nodig hebben om uit te groeien tot een volwaardig beroepsbeoefenaar in uw beroepsgroep. Het nieuwe onderwijs gaat uit van het zoveel mogelijk aanleren van kennis en vaardigheden in de praktijk; de leerlingen moeten laten zien dat ze het vak of onderdelen daarvan kunnen uitoefenen in een contextrijke omgeving; de BPV-plaats is in dat opzicht de meest geschikte plek daarvoor. De leerlingen werken in twee jaar (niveau 2) of drie jaar (niveau 3 en 4) aan het behalen van hun diploma. Daar waar het diploma in voorafgaande jaren het resultaat was van het positief afronden van vakken en deelkwalificaties, is het diploma nieuwe stijl het resultaat van het op voldoende wijze beheersen van kerntaken van het beroep onderverdeeld in werkprocessen (zie blz. 11) die gekoppeld zijn aan beroepscompetenties. Deze kerntaken, werkprocessen en competenties staan beschreven in een kwalificatiedossier. Het bovenstaande betekent dat uw taak als praktijkbegeleider is veranderd; het BPV-werkboek zoals u dat nu voor u hebt liggen, is vooral gericht op de leerlingen die bij u BPV-werkzaamheden verrichten. Uitgangspunt voor het behalen van een diploma is een aantal voor het beroep kenmerkende kerntaken, onderverdeeld naar werkprocessen, waaraan competenties zijn gekoppeld die door landelijke organen in samenspraak met het bedrijfsleven is samengesteld. Elk werkproces is voorzien van een aantal criteria, die u kunt vinden op het beoordelingsformulier (zie hoofdstuk 5) Uw bijdrage in de opleiding van de leerling is het geven van praktijkopdrachten aan de leerling (welke werkprocessen kan de leerling in uw bedrijf uitvoeren?) en het bespreken van die opdrachten. Die opdrachten kunnen voortkomen uit leerdoelen van de leerling die hij/zij heeft geformuleerd voordat hij/zij de BPV in gaat. Halverwege de BPV en aan het eind daarvan zult u een functioneringsgesprek met de leerling voeren, waarin ook de werkprocessen aan bod kunnen komen. De leerling geeft vooraf aan of en zo ja welke werkprocessen en competenties hij met u tijdens dat functioneringsgesprek wil bespreken. De leerling moet van dat functioneringsgesprek een verslag maken, waarin hij uw feedback moet verwerken. U leest daarna dat verslag en zet uw paraaf. Indien u van mening bent dat de leerling een werkproces voldoende beheerst, kan hij/zij u vragen een beoordelingsformulier in te vullen; de leerling voegt het verslag van het functioneringsgesprek bij dit beoordelingsformulier; ook kunt u een inhoudelijke opmerking plaatsen in het vakje toelichting Ook vragen we van u als praktijkbegeleider om de bewijsstukken die de leerling aan zijn dossier wil toevoegen, te paraferen, om zo de authenticiteit te waarborgen. De leerlingen bouwen tijdens hun opleiding aan de opbouw van een portfolio om o.a. hun leerontwikkeling te bewijzen BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 7
In het BPV-werkboek treft u naast de beoordelingsformulieren voor de werkprocessen ook nog een beoordelingsformulier van de totale BPV aan. Dit algemene beroepsvaardighedenformulier bepaalt of de leerling zijn BPV voldoende heeft afgerond. (zie paragraaf 5.4) In paragraaf 4.6 vindt u op één bladzijde samengevat in schema alle fasen van de BPV! We hopen dat u veel plezier zult beleven aan het begeleiden van onze leerling. Voor ons als onderwijsteam is er niets leuker dan het begeleiden van leerlingen richting beroepsbeoefenaar. We achten uw bijdrage daarin van zeer groot belang. Dat betekent dat wij altijd open staan voor vragen en opmerkingen, zowel over de opleiding als over de BPV. Tot slot willen we u attenderen op het klanttevredenheidsonderzoek in de bijlage van het BPVwerkboek. We stellen het zeer op prijs als u deze enquête aan het einde van de BPV periode voor ons wilt invullen. Met vriendelijke groet, Team Zakelijke Dienstverlening Drenthe College BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 8
1. Beeld van de beroepengroep 1.1 Wat doet de beroepengroep secretariële beroepen? De naam secretaresse is de verzamelnaam voor alle secretariële beroepen. Wanneer het gaat om specifieke taken voor een bepaalde secretaressegroep wordt dit vermeld. Het werk binnen de beroepengroep secretariële beroepen op niveau 3 en 4 bestaat uit drie kerntaken: 1.1.1 Kerntaak 1 Verzorgt de correspondentie In het secretaressevak behoort het opstellen van teksten en het bewerken van door anderen geschreven teksten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal tot de dagelijkse werkzaamheden. Veel correspondentie wordt afgedaan met een bericht per e-mail. Het bewerken van teksten wordt veelal zelfstandig uitgevoerd, met name bij directiesecretaresses en managementassistenten. Door de juridisch en medisch secretaresse wordt voor het uitwerken van de correspondentie de dictafoon regelmatig gebruikt, in andere secretaressefuncties wordt de dictafoon in mindere mate gebruikt. Van de medisch secretaresse wordt een goede kennis van de medische terminologie verwacht. Van de juridisch secretaresse wordt specifieke kennis van en vaardigheid in het gebruik van juridische terminologie verwacht. Voor het voeren van correspondentie verzamelt de secretaresse op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht tijdig gegevens ter voorbereiding op het verwerken van verschillende soorten teksten, zoals mailings, brieven, offertes, verslagen etc. De secretaresse werkt de verzamelde informatie uit tot een schriftelijk bericht, controleert het document inhoudelijk en taalkundig op juistheid en volledigheid, geeft het vorm volgens de huisstijl, stemt de aard en toonzetting van het document zo nodig af met de opdrachtgever en slaat het op. Zij moet regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de verwerking van de producten. Daarnaast moet zij regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Zij registreert de documenten en draagt zorg voor het (laten) ondertekenen van het document, voegt eventueel aanvullende informatie en bijlage(n) toe aan het document, voegt het document (met bijlagen) toe aan het juiste (elektronische) dossier en maakt het geheel gereed voor distributie. Bij het verzorgen van correspondentie moet de secretaresse regelmatig bepalen welk distributiekanaal/- middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. 1.1.2 Kerntaak 2 Verzorgt bijeenkomsten Een van de eerste werkzaamheden bij het verzorgen van een bijeenkomst is het opstellen van een planning, een draaiboek of een checklist. Vervolgens vraagt de secretaresse mondeling of schriftelijk intern en/of extern offertes op van verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten, maakt een voorselectie aan de hand van criteria in het draaiboek of op de checklist, overlegt eventueel met de opdrachtgever over de meest geschikte locatie en faciliteiten en reserveert deze. Zij stelt prioriteiten binnen de planning, werkt simultaan, lost organisatorische en inhoudelijke problemen op en is flexibel en stressbestendig. Ze gaat zorgvuldig om met de in- en externe relaties en respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie, waarmee zij te maken krijgt. Vervolgens nodigt de secretaresse deelnemers uit voor een bijeenkomst die plaatsvindt en voorziet hun van (vergader)stukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Ook ontvangt de secretaresse (internationale) bezoekers/relaties, voorziet hun van informatie, verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 9
De secretaresse stelt voorafgaand aan de (internationale) bijeenkomst aan de hand van de financiële gegevens, eventueel in overleg met de opdrachtgever, een begroting op, stelt na afloop van de (internationale) bijeenkomst en de afhandeling van de financiële zaken, eventueel in overleg met de opdrachtgever, een overzicht op van de werkelijk gemaakte kosten en vergelijkt de begroting met de werkelijk gemaakte kosten, waarna ze een mogelijke verklaring geeft voor overschrijdingen en overschotten en deze ter controle voorlegt aan de opdrachtgever. Als de taak niet goed wordt uitgevoerd, kunnen er tal van problemen ontstaan voor en tijdens de bijeenkomst, informatie is bijvoorbeeld niet, onvolledig of te laat verzonden, voorzieningen zijn niet op tijd, te krap of te overdadig aanwezig, mensen zijn niet uitgenodigd of de verkeerde mensen zijn uitgenodigd, de aard en omvang van de locatie en faciliteiten stroken niet met de bijeenkomst, de begroting wordt (ver) overschreden. Voor het goed uitvoeren van de taken toont de secretaresse analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. Wanneer medewerkers van het secretariaat onvoldoende duidelijk worden geïnstrueerd, komt het tijdig en volledig aanleveren van de producten in gedrang. Specifieke activiteiten: Juridisch secretaresse (niveau-3) De juridisch secretaresse richt zich minder op het organiseren van bijeenkomsten en richt zich voornamelijk intern op het voorbereiden en verzorgen van vergaderingen. Ook handelt zij financiële zaken af, zoals het controleren van declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota s en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding op de verdere boekhoudkundige verwerking. Medisch secretaresse (niveau-3) Specifieke taak van de medisch secretaresse is het verzorgen van het spreekuur. Zij maakt (telefonisch) afspraken met patiënten voor het spreekuur, houdt het patiëntenboek bij en zoekt voor het spreekuur begint de betreffende dossiers en foto s op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Zij ontvangt patiënten, voorziet hun van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling in het ziekenhuis. Ook stelt zij declaraties, nota s en rekeningen op voor patiënten, controleert deze en verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem. Managementassistent (niveau-4) De managementassistent vraagt voor de manager verschillende offertes aan voor verschillende producten en diensten ten behoeve van de uitvoering van een of meer projecten, vergelijkt de offertes qua prijs en kwaliteit en stelt een voorstel op voor de manager of projectleider(s). Ook registreert de managementassistent de uren van de manager of projectmedewerkers van een of meer projecten per project in het administratieve systeem en bewaakt ze de aantallen uren van de projectmedewerkers op basis van het projectplan. Ze signaleert eventuele overschrijdingen en meldt deze aan de projectleiding, verwerkt de onkostendeclaraties, stelt facturen op voor derden en verwerkt facturen van derden voor bij haar eigen organisatie gedetacheerde projectmedewerkers. 1.1.3 Kerntaak 3 Verzorgt de post en het archief De secretaresse ontvangt, leest, registreert, sorteert, scant en/of kopieert en distribueert fysieke en digitale poststukken, bewaakt de afhandeling van de poststukken en handelt deze in volgorde van BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 10
belangrijkheid af. De secretaresse frankeert de uitgaande fysieke post en verzendt fysieke en digitale post. De secretaresse verwerkt documenten, ze beheert de archiefstukken, legt dossiers aan en beheert deze, ze onderhoudt het dynamisch archief, waarbij ze eventueel een nieuw (deel van het) archief opzet. De secretaresse stelt prioriteiten en is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse informatiestromen. Ze gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van deze documenten. Ze beheert het archief met het oog op de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Indien de secretaresse deze taak niet goed uitvoert, komt inkomende en uitgaande fysieke en/of digitale informatie niet op de juiste plaats terecht en is het archief niet toegankelijkheid. De secretaresse moet regelmatig de afweging maken of ze bepaalde vertrouwelijke gegevens/informatie moet verstrekken of moet achterhouden. Specifieke activiteiten: Juridisch secretaresse (niveau-3) De juridisch secretaresse neemt digitale en/of fysieke documenten met betrekking tot juridische procedures op in een dossier. Ze legt eventueel een nieuw dossier aan en deelt dit in volgens voorschrift. Ze zoekt, indien nodig, in de roladministratie van de eigen organisatie of de rechtbank de zaken op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) en actualiseert de dossiers met inachtneming van de bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels. Ze zorgt voor de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van de dossiers en waarborgt zo nodig geheimhouding van de dossiers. Ze bergt het dossier op in het actuele (elektronische) archief(systeem). 1.2 Waar werkt een secretaresse? In vrijwel alle arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit, het midden- en kleinbedrijf (MKB) alsmede in het grootbedrijf) kan een secretaresse werkzaam zijn. Deelnemers die een opleiding Secretariële beroepen volgen, hebben de keus af te studeren als secretaresse, juridisch secretaresse, medisch secretaresse, directiesecretaresse of managementassistent. 1.3 Wat moet een secretaresse kunnen? De secretaressefunctie is een op zichzelf staande functie met eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De taken veranderen met de omstandigheden. Zo zijn trends en innovaties van invloed op het werk van de secretaresse. De rol en betekenis van secretariële beroepsbeoefenaren is volop in ontwikkeling. Het zelfbewustzijn is gegroeid. De term dienstbaarheid heeft plaats gemaakt voor dienstverlenend en ondersteunend. Het vak stijgt in aanzien, vergt meer opleiding en scholing. Door de technologische ontwikkelingen in het bedrijfsleven is het vak complexer geworden en heeft de secretaresse meer de rol van informatiemakelaar toebedeeld gekregen. Routinematige taken nemen af, de secretaresse verricht minder correspondentie (managers werken zelf met e-mail en telefoon), ze besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. De nadruk is komen te liggen op informatie genereren en kennis hebben van zaken om goed aan te kunnen sluiten bij de wensen en behoeften van de opdrachtgever. De huidige secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Ze moet ervoor zorgen dat de informatie bij de juiste mensen en op de juiste plekken terechtkomt en dat de noodzakelijke vervolgacties plaatsvinden. De harde eisen aan haar deskundigheid op het gebied van taalbeheersing, computerkennis, notuleren, archiveren en organiseren blijven van kracht. De secretaresse moet meer dan vroeger beschikken over BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 11
communicatieve en sociale vaardigheden. Ze krijgt meer managementtaken op haar bord en dat veronderstelt dat ze zelfstandig en initiërend kan werken, dat ze processen kan overzien en dat ze over een probleemoplossend vermogen beschikt. Op welk niveau de secretaresse ook werkzaam is, ze blijft de ondersteuner. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 12
1.4 Overzicht van het kwalificatiedossier BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 13
2. Toelichting op het werkboek BPV Dit BPV-werkboek is bestemd voor de begeleiding van de stagiaires. BPV betekent BeroepsPraktijkVorming zie begrippenlijst. Deze wegwijzer is een korte introductie. Het BPV-werkboek zelf is vanuit het perspectief van de stagiaire geschreven. De map is als volgt ingedeeld: 1e tabblad: Hoofdstuk 3 Het opleiden met daarin de Visie van het Drenthe College t.a.v. het competentiegericht leren. Via twee metaforen proberen we dit te verhelderen. 2e tabblad: Hoofdstuk 4 Het BPV-werkboek met daarin: Een toelichting op het gebruik Voorwaarden voor de BPV en keuze richtingen Het Begeleiden rol van de praktijkbegeleider zie begrippenlijst rol van de SLB-er rol van de stagiaire Het Beoordelen leerdoelen zie begrippenlijst praktijkopdrachten beoordelen algemene beoordeling BPV herkansing/verlenging onenigheid Beoordelen of verschil De BPV stap voor stap Aan de slag in de BPV Format voor de praktijkopdrachten Formulier voor BPV urenverantwoording 3e tabblad: Hoofdstuk 5 De Beoordelingsformulieren Beoordelingsformulieren voor de werkprocessen Aan ieder werkproces zijn een aantal competenties gekoppeld met beheersingscriteria. Deze beheersingscriteria zijn een leidraad voor de beoordeling. Beoordelingsformulier algemene beroepsvaardigheden voor de BPV 4e tabblad: Hoofdstuk 6 De Begrippenlijst Bijlage1:Het klanttevredenheidsonderzoek Bijlage2:De leerling-enquête De stagiaire wordt in de BPV begeleid door een eigen SLB-er. Deze heeft geregeld contact met de stagiaire en bezoekt de BPV-bedrijven voor begeleidings- en beoordelingsgesprekken. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 14
In onderstaand schema geven we aan hoe we contact met de BPV-bedrijven willen onderhouden. We willen voor iedere stagiaire en praktijkbegeleider de volgende afspraken vastleggen: Beroepspraktijkvormingsmodel Zakelijke Dienstverlening Assen Leerjaar: Periode: Dagen 1 e leerjaar februari- juli 2 (donderdag + vrijdag) 2 e leerjaar februari- juli 3 (maandag t/m woensdag) 3 e leerjaar augustus- januari 4 (maandag t/m donderdag) Verlof dagenmodel Zakelijke Dienstverlening Assen Leerjaar: Periode: Dagen 1 e leerjaar februari- juli 4 verlofdagen buiten de officiële feestdagen 2 e leerjaar februari- juli 6 verlofdagen buiten de officiële feestdagen 3 e leerjaar augustus- januari 8 verlofdagen buiten de officiële feestdagen Leerling overlegt op te nemen vrij dagen met begeleider van het BPV-bedrijf! Bezoekschema docenten van school Zakelijke Dienstverlening Assen Leerjaar: Periode: 1 e bezoek 2 e, 3 e of 4 e BPV -week 2 e bezoek Halverwege BPV-periode 3 e bezoek Einde BPV-periode De behoefte aan begeleidingsgesprekken kan per stagiaire zeer verschillend zijn. Hiervoor willen we graag ruimte geven. Op verzoek van de stagiaire, praktijkbegeleider of SLB-er kunnen er naar behoefte nog 1 á 2 gesprekken gepland worden. Wanneer het BPV-bedrijf tegen vragen aanloopt waarop het BPV-werkboek of de stagiaire geen antwoord kan geven dan moet het BPV-bedrijf niet aarzelen contact op te nemen met de SLB-er. Wij hopen het BPV-bedrijf en de stagiaire met deze wegwijzer en het BPV-werkboek voldoende informatie te hebben gegeven voor een goede start van de BPV. Voor vragen, opmerkingen en/of adviezen houden wij ons graag aanbevolen: neem daarvoor contact op met de betrokken SLB-er. Wij wensen het BPV-bedrijf en stagiaire een zeer geslaagde BPV. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 15
3. Het opleiden 3.1 Visie van het Drenthe College Het Drenthe College wil jullie opleiden tot gekwalificeerde werknemers die over de kennis en vaardigheden beschikken die de moderne arbeidsmarkt van jullie vraagt. Competentiegericht onderwijs sluit goed aan bij deze doelstellingen. Het realiseren van competentiegericht leren en opleiden kunnen we als Regionaal Opleidingen Centrum niet alleen. Daarvoor willen we graag nauw met de praktijk, samenwerken, zodat we samen investeren in kennis en arbeidsperspectief in Drenthe. 3.2 De manier van opleiden Waarin verschilt nu de manier waarop jullie opgeleid worden van een traditionele opleiding? Om het verschil tussen beide manieren van leren te verhelderen, worden hieronder twee metaforen beschreven. Het gaat in beide metaforen om de wijze waarop je als stagiaire de opleiding doorloopt: in een etappemodel of in een expeditiemodel. Metaforen dekken nooit de werkelijkheid maar voeden de verbeeldingskracht en de fantasie. Ze nodigen uit tot verder associëren en uitwerken. Zo zijn ze hier bedoeld. 3.3 De Tour de France (het etappemodel) De renners verschijnen elke morgen tegelijk aan de start. De route is uitgestippeld, de etappes zijn precies uitgezet in kilometers en tijd. Het eindpunt is Parijs en iedereen hoopt daar op de vastgestelde dag aan te komen. Maar het parcours is zwaar en iedereen weet dat er veel uitvallers zijn. Toch worden kosten nog moeite gespaard om de renners goed te verzorgen en te begeleiden. Er is een ploeg van mecaniciens, soigneurs en medici die de renners ieder vanuit hun eigen deskundigheid proberen tot betere prestaties te krijgen. Ze (achter)volgen de renners en bij een lekke band wordt de hele fiets verwisseld. Op tijd krijgen ze voedsel en drinken aangereikt. Vaak weten de renners zelf niet wat er in hun eten en drinken zit omdat deskundigen hebben onderzocht en bedacht wat goed voor hen is. Gevreesd zijn de individuele tijdritten, je kunt dan niet terugvallen op je ploegmakkers en de tijdwaarnemers zijn streng en onverbiddelijk. Het afsnijden van de route of het nemen van een andere (= verkeerde) weg leidt tot diskwalificatie. De renners hebben weinig oog voor de schoonheid van het landschap, ze beoordelen het op gemakkelijk of moeilijk te fietsen. Tijd voor bezinning is er niet, want elke morgen moet je weer zo fit mogelijk aan de start verschijnen en een topprestatie leveren. s Avond evalueert de ploegleider de rit van die dag en krijgt iedere renner instructies voor de volgende dag. Helaas is er elke dag maar één winnaar en zijn er veel verliezers en uitvallers omdat ze het tempo niet volhouden. Alleen de sterken die de bergen hebben bedwongen en de hitte en regen hebben getrotseerd, komen uiteindelijk in Parijs aan en ontvangen, uitgeput, hun beloning van de grote tourbazen. Na afloop gaat iedereen zijns weegs, meestal naar huis, om op te laden voor de volgende krachtproef. 3.4 Er leiden vele wegen naar.. Italië (het expeditiemodel) Op het afgesproken tijdstip verzamelt zich een groep bij het vertrekpunt voor een wandeltrektocht naar Rome. Ze hebben zich aangemeld voor deze expeditie omdat ze het een uitdaging vinden, maar ook om onderweg veel interessante dingen te zien en met elkaar veel plezier te beleven. De bestemming is Rome, maar de route ligt niet vast en het eindpunt trouwens ook niet. Eenmaal in Italië aangekomen is het ook mogelijk om in Milaan of Florence de reis te beëindigen, afhankelijk van BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 16
je interesse en je verdere plannen. Bij het vertrekpunt verschijnt iedereen met een rugzak, de een wat voller dan de ander. Maar bij iedereen is er nog voldoende ruimte om onderweg interessante en leerzame voorwerpen te verzamelen. Die moeten aan het eindpunt getoond worden als bewijs dat men onderweg heel wat opgepikt heeft. Zo moet iedereen bij aankomst vloeiend Italiaans kunnen spreken en schrijven, moet men kaart kunnen lezen en met een kompas of GPS kunnen werken. Verder moeten er enkele tekeningen en foto s van renaissancegebouwen inzitten, een aantal typeringen van de landschappen waar men doorgetrokken is en een beschrijving van interessante ontmoetingen die men met de lokale bevolking heeft gehad. De keuze hiervan is vrij. De groep trekt van hut naar hut, maar spoedig vormen zich kleinere groepen, omdat sommigen een andere weg nemen om een museum te bezoeken, of liever een omweg nemen door het dal dan over de steile berg te gaan, of even een rustdag inlassen om de omgeving beter te verkennen. s Avonds in de hut tref je dus steeds weer andere trekkers. Er worden dan veel ervaringen uitgewisseld en tips gegeven over mooie dingen die men heeft gezien, maar ook over moeilijke punten in de tocht. Soms nodigt men een plaatselijke deskundige uit die veel over de natuur en cultuur kan vertellen en ook advies kan geven over het vervolg van de route en de lastige bergpaden die nog komen en wat je moet doen bij noodweer in de bergen. Op sommige momenten wordt veel van de samenwerking gevraagd. Bijvoorbeeld als er door hevige regenval een bruggetje is weggeslagen, of als iemand zijn enkel heeft verstuikt. Maar het interessante is ook dat je veel van elkaar leert onderweg. De een weet veel van planten en dieren, derde zorgt altijd voor een goede de ander van architectuur en de sfeer in de groep. Hoewel niet precies is voorgeschreven welke route je moet lopen, zitten er wel enkele verplichte trajecten in. Die zijn namelijk zo interessant dat je die niet mag missen. Bovendien moet je daar voorwerpen opsporen en verzamelen die je verder op je reis niet meer tegenkomt. Ook moet je je onderweg enkele malen verplicht bij een controlepost melden. Je moet dan de inhoud van je rugzak laten zien en dan wordt beoordeeld of het verantwoord is om verder te trekken. Het kan namelijk zijn dat je niet genoeg voorwerpen hebt verzameld die je juist op het volgende traject nodig hebt. Natuurlijk kun je proberen de lieden van de controlepost te overtuigen dat het met jouw attributen ook wel gaat lukken, maar zij hebben het laatste woord. De laatste controle vindt in Milaan, Florence of Rome plaats. Je treft daar reisgenoten aan die al eerder zijn gearriveerd, maar je mist nog een aantal mensen die wat langer bij bezienswaardigheden zijn blijven kijken en enkelen hadden moeite met het tempo tijdens het bergtraject. Iedereen kan bij aankomst trots zijn rugzak uitpakken en bij alle verzamelde voorwerpen een boeiend verhaal in het Italiaans houden. Dat is spannend, maar ook een mooie afsluiting. In een feestelijke stemming wordt vervolgens het bewijs voor deelname aan deze expeditie uitgereikt. Daarna gaat iedereen zijns weegs, met een goed gevulde rugzak, om de rest van Italië te verkennen. De tweede beschrijving staat model voor onze manier van opleiden. In de eerste plaats gaat het uiteindelijk om een integratie van kennis, vaardigheden en houdingen. Dit betekent niet dat kennis en inzicht op zich niet waardevol zijn, integendeel, maar ze staan altijd in functie van het uiteindelijke handelen in de praktijk. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 17
4. Het BPV-werkboek 4.1 Inleiding en toelichting op het gebruik van het BPV-werkboek Inleiding Je bent dit jaar begonnen met een opleiding binnen de sector Zakelijke Dienstverlening. Omdat deze opleiding helemaal in het teken staat van het competentiegericht leren is het noodzakelijk dat je veel ervaring opdoet in de praktijk. Dit noemen we duaal leren; je leert zowel op school als in de praktijk. Vanaf het begin van je BPV is het de bedoeling dat je kennis gaat maken met het werken in praktische beroepssituaties. Inmiddels ben je door het werken in Simnet al in aanraking gekomen met allerlei beroepssituaties. Tijdens deze eerste kennismaking met de praktijk van je toekomstige beroep is het de bedoeling dat je vanuit leeropdrachten gaat werken aan je beroepscompetenties. Daar komen we later in dit werkboek op terug. Gebruik BPV-werkboek Het werkboek BPV is een boek waaruit je werkt als beginnend beroepsbeoefenaar in de sector Zakelijke Dienstverlening. Na een half jaar theorie en praktijksimulatie op school ga je, in de tweede helft van het eerste leerjaar, kennismaken met de BeroepsPraktijkVorming (de BPV). Ook in het vervolg van je opleiding krijg je te maken met de BPV. In deze periodes van de opleiding doe je ervaring op in het werkveld. Je kunt ervaren wat het is om werknemer te zijn en welke vaardigheden, kennis en houding je daarbij nodig hebt. Tevens geven deze periodes je de mogelijkheid om te bewijzen dat je een goede beginnende beroepsbeoefenaar bent. Dat je het vak (voor een deel) onder de knie hebt. Dat jij in staat bent om taken, opdrachten en activiteiten uit te voeren als dienstverlener. De beroepspraktijkvorming is een belangrijk onderdeel van de opleiding. De school bereidt je voor op verschillende taken, maar het beste kun je deze taken en de daarbij behorende vaardigheden en kennis laten zien in de praktijk. Naast de studieloopbaanbegeleider (SLB-er), die jou op school en in de BPV begeleidt, speelt ook de praktijkbegeleider een belangrijke rol bij het oefenen en aanleren van beroep competenties. Zowel op school als tijdens de BPV ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen leerproces. Er wordt van je verwacht dat je tijdens de BPV voortdurend op zoek gaat naar situaties waarvan en waarin je iets kunt leren. Je overlegt met je praktijkbegeleider welke praktijkopdrachten je gaat uitvoeren. Belangrijk is ook dat je leert nadenken over je eigen handelen (we noemen dit reflecteren zie begrippenlijst) : waarom handel jij zoals je handelt. Zou je het een volgende keer ook zo aanpakken of juist anders? Wanneer je dat kunt aangeven, ben je een bekwame (= competente) beroepskracht en dat is wat het werkveld graag wil. Voor alle beroepen binnen de sector Zakelijke Dienstverlening is uitgezocht welke kerntaken, werkprocessen en beroepscompetenties nodig zijn om het beroep goed uit te kunnen oefenen. Deze informatie is landelijk verzameld en gebundeld in het kwalificatiedossier zie begrippenlijst. In dit kwalificatiedossier staan de typische kerntaken van een beroep. Bij elke kerntaak horen werkprocessen en beroepscompetenties. Deze werkprocessen geven aan wat je moet kunnen en kennen om het beroep waarvoor je hebt gekozen te kunnen uitvoeren. Aan het eind van je opleiding moet je deze werkprocessen beheersen. In dit werkboek staan de beoordelingsformulieren waarop je kunt lezen hoe je kunt / moet bewijzen dat je een werkproces beheerst en op welke criteria de beoordelaar zijn beoordeling baseert; dat is BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 18
ook handig voor jou, want nu kun je vooraf eens kijken waar je op moet letten als je aan een beroepscompetentie werkt. Tijdens de BPV-periodes kun je aan deze werkprocessen werken. In dit BPV-werkboek houd je bij hoe jouw leerproces verloopt. Je neemt dit boek gedurende de hele opleiding met je mee, je hebt het tijdens elke BPV-periode weer nodig. Door steeds vanuit dezelfde documenten te blijven werken, houd je goed het overzicht welke werkprocessen je al beheerst en aan welke werkprocessen je nog moet werken. 4.2 Voorwaarden voor BPV en keuzerichtingen De eerste tien weken heb je je georiënteerd op je beroep en naar aanleiding van deze oriëntatie heb je een keuze gemaakt voor een beroepsrichting. In de loop van het 2 e leerjaar maak je een keuze ten aanzien van de uitstroomdifferentiaties. Het Drenthe College biedt de volgende richtingen binnen Zakelijke Dienstverlening aan: Uitstroomdifferentiaties: Niveau 2: Administratief medewerker o Telefonist/receptionist o Bedrijfsadministratief medewerker o Secretarieel medewerker Niveau 3: Secretariële Beroepen o Algemeen secretaresse o Juridisch secretaresse o Medisch secretaresse Financiële Beroepen o Financieel administratief medewerker Niveau 4: Secretariële Beroepen : o Managementassistent o Directiesecretaresse o Projectsecretaresse Financiële Beroepen : o Bedrijfsadministrateur o Assistent accountant Medewerker marketing en Communicatie : o Marketing medewerker o Assistent communicatiemedewerker o Medewerker evenementenorganisatie o Junior Accountmanager Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 19
Juridische beroepen: o Medewerker personeel en arbeid o Medewerker sociale zekerheid o Medewerker zakelijke dienstverlening Om deel te kunnen nemen aan de BPV in het eerste leerjaar moet je aan een aantal voorwaarden voldoen: Voldoende beoordeling beoordelingsgesprek met de SLB-er; Voldoende beoordeling functioneringsgesprek zie begrippenlijst binnen Simnet zie begrippenlijst ; Je hebt een persoonlijke richtingskeuze gemaakt. 4.3 Het begeleiden Hieronder beschrijven we op welke wijze we de begeleiding en beoordeling tijdens de BPV hebben geregeld. Tevens beschrijven we in het kort wat van jou als stagiaire, de praktijkbegeleider en de SLBer wordt verwacht tijdens de BPV. De begeleiding Tijdens de BPV word je begeleid door een praktijkbegeleider op de werkplek en op school door je SLB-er. 4.3.1 de Praktijkbegeleider Tijdens de BPV word je begeleid door een praktijkbegeleider. De functie van de praktijkbegeleider is: beoordelen van de werkprocessen en beroepscompetenties in de praktijk; aanbieden van de praktijkopdrachten; beoordelen van de bewijzen; paraferen van de bewijzen; beoordelen van de beroepshouding; ondersteunen van de stagiaire bij zijn/haar dagelijks werk in de praktijk; contactpersoon zijn naar het ROC Drenthe College. De praktijkbegeleider zal regelmatig samen met jou de werkzaamheden in de praktijk bespreken. Daarnaast is de praktijkbegeleider niet altijd ook de opdrachtgever. Het kan zo zijn dat een andere medewerker van het bedrijf of de instelling jou opdrachten geeft. Met de praktijkbegeleider maak jij een werkplanning en maak je afspraken over beoordelen. De praktijkbegeleider is het aanspreekpunt voor jouw SLB-er tijdens de BPV. Hieronder wordt benoemd wat je van je praktijkbegeleider mag verwachten, heel belangrijk is dat jij initiatiefnemer bent! Hij/zij neemt de tijd voor jou om regelmatig met jou je werk door te spreken; draagt zorg voor het aanbieden van de praktijkopdrachten op basis van jouw leerdoelen; maakt samen met jou afspraken over de werkplanning; maakt met jou afspraken over de praktijkopdrachten die je gaat verrichten tijdens de BPV; is voor jou het eerste aanspreekpunt in het bedrijf; is bereid en in staat jouw werkprocessen, beroepscompetenties en praktijkopdrachten te beoordelen; bereidt samen met jou de voortgangsgesprekken en het eindgesprek voor; voert minimaal tweemaal tijdens de BPV een voortgangsgesprek met jou en je SLB-er; voert het eindgesprek met jou en je SLB-er; BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 20
bezoekt indien mogelijk de werkveldbijeenkomsten op het ROC; activeert het zelfstandig leren; onderhoudt contact met de SLB-er van de opleiding; geeft jou feedback; stimuleert reflectie; creëert een veilig (leer- en werk)klimaat waarin confrontatie mogelijk is; stimuleert je om je eigen leervermogen (blijvend) te ontwikkelen. 4.3.2 de Studieloopbaanbegeleider Naast de begeleiding door de praktijkbegeleider word je ook begeleid door je SLB-er. De SLBer zal met jou regelmatig de vorderingen doornemen en afspraken maken over je persoonlijk ontwikkelingsplan. Hieronder wordt benoemd wat je van je SLB-er mag verwachten, heel belangrijk is dat jij initiatiefnemer bent! Hij/zij: gaat regelmatig met jou in gesprek over je vorderingen; begeleidt bij je leerproces; houdt zicht op de voortgang van het leerproces in de praktijk; houdt zicht op de voortgang van de beoordeling in de praktijk; is het eerste aanspreekpunt voor de praktijkbegeleider namens school; geeft en organiseert regelmatig reflectie en feedback; is voor jou het eerste aanspreekpunt namens school; activeert het zelfstandig leren; creëert een veilig (leer- en werk)klimaat waarin confrontatie mogelijk is; stimuleert je om je eigen leervermogen (blijvend) te ontwikkelen; voert minimaal twee voortgangsgesprekken met jou en je praktijkbegeleider; voert het eindgesprek met jou en je praktijkbegeleider; luistert goed naar wensen van de praktijk en vertaalt dit naar het onderwijsaanbod; luistert goed naar wensen van de praktijk en vertaalt dit naar een aanbod binnen de werkveldbijeenkomsten. Op school zul je ingedeeld zijn in een SLB-groep. Tijdens de studieloopbaanuren staat de reflectie op de BPV voorop. In een vorm van intervisie zie begrippenlijst bespreek je met elkaar verschillende zaken rond het leren in de praktijk. Ook zal in individuele gesprekken de voortgang van de leerdoelen, de leeropdrachten, je POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan) en je kwalificatiedossier besproken worden. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 21
4.3.3 de Stagiaire Ook van jou wordt een bepaalde inzet en motivatie verwacht. Kort gezegd komt het er op neer dat je: initiatieven neemt en verantwoordelijkheid neemt ten aanzien van je leerproces; je inzet tijdens de BPV; de gemaakte afspraken met de praktijkbegeleider nakomt; je houdt aan de regels van het bedrijf of de instelling waar je werkt; de gemaakte afspraken op school met onder andere de SLB-er en je studiegenoten nakomt; als er iets is contact opneemt met de praktijkbegeleider of de SLB-er; je bij ziekte e.d. afmeldt bij de praktijkbegeleider. En je mailt de SBL er. Je belt dan naar het ziekmeldingnummer van het Drenthe College in Assen 088 188 4101, Emmen 088 188 3701 en Meppel 088 188 3001. Vergeet niet je ook weer beter te melden i.v.m. de registratie in Magister. relevante bewijzen verzamelt en van een handtekening laat voorzien; beoordelingsformulieren laat ondertekenen en van feedback laat voorzien; reflectieverslagen schrijft volgens de STARR-methodiek zie begrippenlijst, waarin je je eigen functioneren en handelen beschrijft, erop reflecteert, nieuwe leerdoelen SMART zie begrippenlijst formuleert en dat je dit document laat ondertekenen door je praktijkbegeleider én SLB-er; op de hoogte bent van de praktijkopdrachten, werkprocessen, beroepscompetenties en prestaties en je deze uit kunt leggen aan de praktijkbegeleider; gemiddeld eens per drie weken een begeleidingsgesprek met je praktijkbegeleider regelt en hierover schriftelijk aan rapporteert aan je SLB-er; voortgangs- en eindgesprekken voorbereidt door middel van agenda en zorgt voor verslaglegging aan zowel SLB-er als praktijkbegeleider; zelfstandig leert; reflecteert; feedback tot je neemt zonder in de verdediging te gaan. 4.4 Het Beoordelen Tijdens de BPV- periode werk je aan je werkprocessen en beroepscompetenties. Je kunt kennis en ervaring opdoen in de praktijk. Werken, leren en beoordelen gaan tijdens de BPV samen. 4.4.1 Leerdoelen Je hebt voorafgaande aan de BPV, op school met begeleiding van je SLB-er, leerdoelen geformuleerd. Je leerdoelen heb je geformuleerd in je POP. Om optimaal te kunnen leren tijdens de BPV is het van belang dat je deze leerdoelen doorneemt met de praktijkbegeleider. Met hem (of haar) bekijk je op welke manier je aan deze leerdoelen tijdens de BPV kunt werken. 4.4.2 Werkprocessen Op basis van de werkopdrachten die uitgevoerd kunnen worden op het BPV- bedrijf en de door de leerling geformuleerde persoonlijke leerdoelen wordt een BPV- plan opgesteld. Vervolgens maak je een planning om het BPV- plan te realiseren. Op basis van het BPV-plan maak je een planning. Leg deze planning ook voor aan je SLB-er. Vanuit deze planning kunnen de SLB-er en de praktijkbegeleider regelmatig met jou de voortgang bespreken. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 22
4.4.3 Beoordelen Je verricht tijdens de BPV werkzaamheden, die voortvloeien uit de werkprocessen van het kwalificatiedossier. Als je de werkprocessen naar tevredenheid van je praktijkbegeleider hebt uitgevoerd, kun je hem verzoeken een beoordelingsformulier in te vullen. Hieronder kun je lezen wat dat inhoudt. De praktijkbegeleider bekijkt de criteria die op het beoordelingsformulier staan vermeld en geeft daarbij feedback; Hij/zij zet een handtekening; Voeg het bewijs toe aan je portfolio. Wat wordt er beoordeeld? Gedurende je opleiding zorg je ervoor dat je de werkprocessen en beroepscompetenties behorende bij het kwalificatiedossier van jouw opleiding bewijst. 4.4.4 Algemene beoordeling BPV Naast het laten beoordelen van werkprocessen en beroepscompetenties wordt natuurlijk ook naar jouw functioneren als beroepsbeoefenaar gekeken; dat houdt in dat er ook een beoordeling van je totale functioneren binnen de BPV plaatsvindt. De praktijkbegeleider zal op het beoordelingsformulier Algemene beroepsvaardigheden (zie 3.2) de beoordeling noteren. De BPV is voldoende als op veertien of meer punten voldoende is gescoord. 4.4.5 Herkansing of verlenging BPV In principe is er binnen de BPV geen sprake van herkansing. Je mag zo vaak werken aan een activiteit of opdracht als nodig is. Mocht de BPV niet met een voldoende afgesloten kunnen worden binnen de vastgestelde tijd (aantal uren) dan kun je in aanmerking komen voor een verlengde BPV na afloop van de reguliere opleiding. In overleg met de SLB-er en de examencommissie zal het een en ander met jou en eventuele wettelijke vertegenwoordigers als je nog geen 18 bent, besproken en vastgelegd worden. 4.4.6 Onenigheid of geschil Mocht er onenigheid bestaan over de beoordeling in de BPV dan moet daarover eerst contact gezocht worden met de SLB-er. Dit kan leiden tot een gesprek tussen de praktijkbegeleider, SLB-er en jou. Mocht ook na dit gesprek geen overeenstemming kunnen worden bereikt dan zal de examencommissie hierover benaderd worden. Het besluit dat de examencommissie neemt is bindend voor alle partijen. Beroep tegen deze uitspraak is alleen mogelijk volgens de officiële regelingen zoals aangegeven in het Examenreglement van het Drenthe College. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 23
4.5 De BPV stap voor stap Stap 1 Voorbereiding Bereid je voor op je BPV-plek (door internet of info klasgenoot / docent). Stap 2 Contact opnemen / solliciteren Schrijf een sollicitatiebrief waarin je beschrijft: waarom je op dat bedrijf of die instelling je BPV wilt uitvoeren; aan welke leerdoelen je in dat bedrijf / deze instelling wilt werken; wie je bent en welke kennis / vaardigheden je beheerst; welke werkervaring je al hebt. Wat zijn je sterke en minder sterke punten Schrijf je sollicitatiebrief volgens het format op www.taalwinkel.nl Stap 3 Sollicitatiegesprek Maak een afspraak voor een sollicitatie/kennismakingsgesprek. Bedenk wat je mee moet nemen tijdens dit gesprek. Bekijk de website van het bedrijf! Zoek uit waar het bedrijf is en hoe laat en bij wie je je moet melden. Zorg dat je de leerdoelen duidelijk op papier hebt gezet en bij je hebt als je naar je BPV-adres gaat. In overleg met de BPVbegeleider van het bedrijf kun je dan kijken of het mogelijk is om aan deze leerdoelen te gaan werken. Als je het goed gedaan hebt wordt je aangenomen! Gefeliciteerd! Stap 4 Aan de slag in de BPV: zie volgende bladzijde. BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 24
4.6 Schema beroepspraktijkvorming (BPV) zakelijke dienstverlening in een notendop Start leerling in het bedrijf Leerling stelt met BPV-begeleider van het bedrijf een BPV-plan op BPV-plan In het BPV-plan komt te staan: Leerling maakt hier in overleg A. Welke werkprocessen de leerling kan oefenen en laten beoordelen in het bedrijf. met de studieloopbaan- Overzicht werkprocessen: Zie hoofdstuk 5 begeleider op school B. Aan welk(e) verbeterpunt(en) wil de leerling werken? (bijvoorbeeld initiatief nemen) smart leerdoelen van, en bespreekt ze met zijn BPVbegeleider van het bedrijf Leerling gaat aan de slag in het BPV-bedrijf en Leerling oriënteert zich op het bedrijf met opdracht: organogram, ondernemingsvorm en geschiedenis van het bedrijf(verplichte opdracht) Idee: leerling geeft een presentatie over het BPV-bedrijf op school tijdens slb -lessen - Aan welke werkprocessen en overige taken is gewerkt. - Hoe aan het verbeterpunt is gewerkt. Leerling maakt weekverslagen met daarin: BPV-begeleider vult twee maal het beoordelingsformulier BPV Algemene Beroepsvaardigheden in. 1. Halverwege de BPV-periode, voor het 2 e bezoek van de docent van school Leerling maakt agenda en 2. Aan het einde van de BPV-periode als eindbeoordeling! notulen voor 1 e, 2 e en 3e Deze beoordeling bepaalt of de leerling de BPV voldoende afsluit of niet! bezoek van de docent van (Beide keren vult de leerling ook een zelfbeoordeling in onafhankelijk van zijn school BPV-begeleider van het bedrijf!) Leerling laat geoefende werkprocessen beoordelen op de beoordelingsformulieren per werkproces en laat Starr-reflectie verslagen van de gedane werkprocessen en verbeterpunt(en) lezen en ondertekenen door BPV-begeleider van het bedrijf. Leerling schrijft a.d.h.v. zijn/haar weekverslagen en eventueel eerder gemaakte aantekeningen een eindverslag, waarin hij/zij de eigen ontwikkeling beschrijft tijdens de BPV-periode BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0 Pagina 25