Werkkostenregeling Als werkgever kon u in 2014 nog kiezen of u gebruikmaakt van de Werkkostenregeling of van de oude regelingen voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2015 is iedere werkgever verplicht om de Werkkostenregeling toe te passen. Accountants Belastingadviseurs
Werkkostenregeling De Werkkostenregeling is een systeem om de belastbaarheid vast te stellen van vergoedingen en verstrekkingen die u als werkgever aan uw eigen werknemers geeft. Met de Werkkostenregeling mag maximaal 1,2% van de totale loonsom besteed worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Vergoedt en verstrekt een werkgever meer, dan is hij een eindheffing verschuldigd van 80%. Binnen de Werkkostenregeling kennen we de 'gerichte vrijstellingen', de 'intermediaire kosten', 'nihilwaarderingen' en een restcategorie, 'forfaitkosten' genaamd. Gerichte vrijstellingen De categorie 'gerichte vrijstellingen' bevat vergoedingen en verstrekkingen die u onbelast aan uw werknemers mag vergoeden. Het gaat hierbij om onder meer de bekende reiskosten ( 0,19 per kilometer), bijscholings-, cursus-, congres-, trainings-, studie- en outplacementkosten. Ook zakelijke verhuiskosten, vakliteratuur en maaltijden met een meer dan 10% zakelijk karakter (bijvoorbeeld maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen) vallen onder de gerichte vrijstellingen. Vanaf 2015 geldt een gerichte vrijstelling voor personeelskortingen. Op een product uit eigen bedrijf is 20% korting gericht vrijgesteld met een maximum van 500 per jaar. Ook arbovoorzieningen zijn vanaf 2015 gericht vrijgesteld. Voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen geldt een beperkt noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat ze gericht zijn vrijgesteld als de werknemer ze zonder meer nodig heeft voor zijn werk. De werkgever moet in eerste instantie beoordelen of de voorziening zonder meer nodig is voor de functie en tevens gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Werkkostenregeling januari 2015 2
Intermediaire kosten Ook de intermediaire kosten mag u als werkgever onbelast aan uw werknemers vergoeden. Dit zijn kosten die betrekking hebben op de aanschaf of het onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren: dit zijn bijvoorbeeld kosten gemaakt voor de auto van de zaak die aan de werknemer ter beschikking is gesteld. Het kunnen ook kosten zijn die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals relatiegeschenken of de kosten van een diner met een zakelijke relatie. Nihilwaardering, lagere waardering Voor sommige voorzieningen en verstrekkingen geldt een nihilwaardering. Per saldo mag u deze dan ook onbelast aan de werknemer geven. We noemen hier de belangrijkste: Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (zoals koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag); Ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (uniformen en overalls); Ter beschikking gestelde kleding die achterblijft op het werk; Ter beschikking gestelde kleding met een bedrijfslogo van ten minste 70 cm 2. Voor sommige verstrekkingen geldt een vaste waardering, zoals voor maaltijden ( 3,20 per maaltijd, dit geldt voor ontbijt, lunch en diner). Ook huisvesting en inwoning ( 5,40 per dag, inclusief het genot van energie, water en bewassing) en kinderopvang (aantal uur maal vastgestelde uurprijs) vallen onder deze vaste waardering. Werkkostenregeling januari 2015 3
Forfaitkosten Alle vergoedingen en verstrekkingen waarvoor geen nihilwaardering geldt en die niet als gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten zijn aan te merken, noemen we forfaitkosten. Als voorwaarde geldt wel dat deze vergoedingen en verstrekking niet veel hoger mogen zijn dan gebruikelijk is. Dat betekent dat u uw werknemer niet een extreem hoge vergoeding mag geven die niet past bij zijn gebruikelijk kostenpatroon. Als werkgever heeft u vervolgens de keuze om deze vergoedingen en verstrekkingen op normale wijze te verlonen bij de werknemer of te kiezen voor behandeling als forfaitkosten. Kiest u voor het laatste, dan mag u maximaal 1,2% van de totale loonsom van het jaar besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit is uw 'vrije ruimte'. Verstrekt en vergoedt u meer dan het forfait/vrije ruimte, dan bent u een eindheffing verschuldigd van 80%. De keuze voor het toewijzen aan het forfait dan wel het verlonen bij de werknemer dient u uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken te maken. Vaste kostenvergoeding Ook onder de Werkkostenregeling kunt u als werkgever nog steeds met vaste kostenvergoedingen werken. Er gelden echter wel specifieke voorwaarden. Zo moet u de kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang specificeren. Ook moet u de vergoeding specificeren naar het bedrag dat betrekking heeft op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige forfaitkosten. Bovendien moet u de vergoeding onderbouwen met een onderzoek, waarbij de inspecteur kan verzoeken dit onderzoek te herhalen. Andere vaste kostenvergoedingen vallen in het forfait. Werkkostenregeling januari 2015 4
Vereenvoudiging U hoeft nog maar één keer per jaar te toetsen of u de vrije ruimte overschrijdt en belasting moet betalen. De belasting wordt in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar aangegeven. Eerder afrekenen blijft overigens wel mogelijk. In 2015 is het mogelijk om de Werkkostenregeling voor een heel concern toe te passen. Er is sprake van een concern indien het gehele kalenderjaar minimaal 95% (direct danwel indirect) van de aandelen van de (klein)dochtermaatschappij in eigendom zijn. De vennootschap met de hoogste loonsom zal uiteindelijk de eventueel verschuldigde belasting moeten afdragen. Indien deze vennootschap de belasting niet kan betalen, is elke andere vennootschap binnen het concern hoofdelijk aansprakelijk. Actie loont Belangrijk is om te bepalen en berekenen wat de invloed is van de Werkkostenregeling op uw loonkosten. Afhankelijk van de uitkomsten daarvan kunt u bepalen of aanpassing van de arbeidsvoorwaarden wenselijk en mogelijk is. Ook kunt u de toepassing van de Werkkostenregeling toetsen aan de eventuele cao's. Inmiddels weten we uit ervaring dat ook in de gevallen dat de toepassing van de Werkkostenregeling neutraal of zelfs voordeliger uitpakt, een (her)beoordeling van de arbeidsvoorwaarden loont om te zien of verdere besparing mogelijk is. Onze belasting- en personeelsadviseurs ondersteunen u daar graag bij. Meer informatie Zoals gezegd is de nieuwe Werkkostenregeling complex en gedetailleerd. We hebben alleen de headlines vermeld. Het is dus heel goed mogelijk dat de binnen uw bedrijf gegeven vergoedingen niet vermeld zijn. Wilt u meer weten, neem dan contact op met Werkkostenregeling januari 2015 5
één van onze loonbelastingadviseurs via 0548-537470. Zij kunnen u precies vertellen wat in uw situatie de beste oplossing is. Werkkostenregeling januari 2015 6