Inhoud: 1. Inleiding 3.6 Tips voor een goede MR- en overlegvergadering Tip 1: Maak een agenda Tip 2: Wees kritisch m.b.t. het aanstellen van een voorzitter en secretaris Tip 3: Geef alle relevante informatie zo compleet en tijdig mogelijk Tip 4: Maak een actie- en besluitenlijst en bewaak die Tip 5: Koppel consequent terug aan de achterban Tip 6: Zoek externe hulp als de vergaderingen niet goed lopen
1. Inleiding We willen de medezeggenschap op school verbeteren, wat moeten we dan doen? Antwoorden op deze vraag van leden van medezeggenschapsraden, schoolleiders en schoolbesturen staan in deze handleiding. De 24 concrete tips op vier belangrijke aandachtsgebieden maken het mogelijk om het functioneren van de medezeggenschap op een hoger plan te tillen. U kunt meteen aan de slag. Dit tipboek is een steuntje in de rug bij het verbeteren van de medezeggenschap. Het is vergelijkbaar met de amuse voor een groot diner. Wie de smaak te pakken heeft, wil meer en kan vervolgens zijn honger naar meer informatie stillen door de gedragsankers van het Advies goede medezeggenschap in het onderwijs en de handreikingen van de Campagne Versterking Medezeggenschap te lezen. De dragende organisaties achter deze campagne de onderwijsvakbonden en de ouder-, leerling- en sectororganisatiesbevelen deze documenten dan ook van harte bij u aan om uw kennis verder te verdiepen. Ze zijn te vinden op www.versterkingmedezeggenschap.nl In elke paragraaf wordt aangegeven welke gedragsankers uit het Advies goede medezeggenschap er aan de orde zijn gesteld en in welke handreikingen er meer informatie over het behandelde thema staat.
3.6 Tips voor een goede MR- en overlegvergadering De medezeggenschapsraden voeren twee vormen van overleg, (1) de MR-vergadering en (2) de overlegvergadering. Ad 1: In de MR-vergadering bespreken de MR-leden de voorstellen en plannen van de schoolleiding en het schoolbestuur. Ze is bedoeld om MR-leden in staat te stellen om onderling meningen, visies en ideeën uit te wisselen, voordat de MR een standpunt inneemt. Verder kan de MR overgebleven vragen inventariseren die nog aan het bevoegd gezag moeten worden gesteld. Ook kan de MR op basis van zijn initiatiefrecht eigen plannen en voorstellen voorbereiden. Deze kunnen dan op een later moment op een zorgvuldige wijze aan de schoolleiding en het schoolbestuur worden gepresenteerd. Ad 2: In de overlegvergadering vergaderen de MR-leden samen met een vertegenwoordiging van het bevoegd gezag van de school. Meestal is dat de schoolleider (directeur, rector), maar het kan ook een delegatie van het schoolbestuur betreffen. In deze vergadering kunnen MR-leden inhoudelijke vragen stellen, hun standpunten kenbaar maken en hun eigen voorstellen presenteren. Hoe beter deze overleggen worden gevoerd, des te hoger hun rendement en dus des te groter de bijdrage van de medezeggenschap aan goed onderwijs. Echter, goed overleggen en vergaderen blijkt een kunst. In de vorige paragraaf wezen we daarom al op het belang van het medezeggenschapsreglement en de vergadertechnische afspraken in het huishoudelijk reglement. Hieronder volgen nog enkele andere belangrijke aandachtspunten. Tip 1: Maak een agenda Een goede vergadering begint met een ruim van te voren aangekondigde agenda waarop de te bespreken onderwerpen zijn opgenomen. Dit kunnen onvoorziene actuele thema s zijn en lang vooruit geplande onderwerpen op basis van een jaarplanning. De MR stelt voor de MR-vergadering zijn eigen agenda op. De agenda van de overlegvergadering is een verantwoordelijkheid van de MR en het bevoegd gezag samen. Zo weet iedereen wat er aan de orde komt en kan eenieder zich op de vergadering voorbereiden door tijdig de vergaderstukken te lezen, informatie in te winnen en mensen uit de achterban of deskundigen te raadplegen. Belangrijk is ook dat bij ieder onderwerp op de agenda wordt aangegeven wat er van de deelnemers aan de vergadering wordt verwacht. Is het voorliggende onderwerp ter kennisname, opinievormend of ter besluitvorming? De deelnemers weten dan op welk type discussie zij zich moeten voorbereiden. Een tijdsindicatie per onderwerp is voor de deelnemers eveneens een belangrijke indicator voor de benodigde voorbereidingstijd. Met het consequent opstellen van een agenda wordt hier niet alleen een agenda voor iedere MR- of overlegvergadering bedoeld. Het is van groot belang dat de MR en het bevoegd gezag ook vooruit denken. Onderwerpen waarvan men nu al weet dat die binnen afzienbare tijd aan de orde zullen komen, kunnen bijvoorbeeld in een jaarplanning worden opgenomen. Zeker bij ingewikkelde of gevoelige kwesties, zoals de
meerjarige begroting van de school of fusieplannen, is het van belang dat de MR-leden en de schoolleiding zich gedurende een langere periode kunnen voorbereiden. Tip 2: Wees kritisch m.b.t. het aanstellen van een voorzitter en secretaris Het in goede banen leiden van een vergadering en het adequaat notuleren en archiveren van hetgeen er is gezegd en besloten, zijn belangrijke vaardigheden voor goede medezeggenschap. Het is daarom verstandig om ouders, leerlingen en personeelsleden met aantoonbare communicatieve vergaderkwaliteiten nadrukkelijk uit te nodigen om zich kandidaat te stellen voor de MR. Zeker als het gaat om de invulling van de functies van voorzitter en secretaris. Tip 3: Geef alle relevante informatie zo compleet en tijdig mogelijk Gebleken is dat het niet tijdig en/of niet volledig ontvangen van alle relevante informatie één van de grootste bronnen van irritatie is tussen medezeggenschapsraden en schoolbesturen. Een schoolbestuur kan scholen niet goed besturen als het niet tijdig over alle relevante gegevens beschikt, en een onvoldoende geïnformeerde MR kan zijn kritische, constructieve rol evenmin waarmaken. Beide overlegpartners hebben hierbij een gelijkwaardige verantwoordelijkheid. Het schoolbestuur moet tijdig informatie verzamelen en aan de MR verstrekken. Maar ook de MR-leden hebben een (morele) plicht om hun kennis over een voorliggende kwestie met de schoolleiding te delen. Beide partijen hebben dus een brengplicht. Daarnaast bestaat er echter ook een zogenaamde haalplicht (het vragen om informatie). Blijft informatie achterwege of is ontvangen informatie onduidelijk of onbegrijpelijk, dan behoren zowel het bestuur als de MR in actie te komen en om extra informatie of om een nadere toelichting te vragen. Tip 4: Maak een actie- en besluitenlijst en bewaak die Het is verstandig om aan elke vergaderagenda een besluitenlijst en actiepuntenlijst toe te voegen. Zo weten de deelnemers wat er in de vorige vergaderingen is besloten en welke kwesties nog nader aan de orde moeten komen. Vergeet ook niet bij ieder openstaand actiepunt een verantwoordelijke voor de uitvoering aan te wijzen. Zo weet iedereen wie, wat en wanneer moet doen en welke resultaten er van hem worden verwacht. Bij iedere vergadering kan de voortgang van de actiepunten vervolgens worden bewaakt en tevens worden beoordeeld of de besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Tip 5: Koppel consequent terug aan de achterban Het werk van de MR behoort zichtbaar en merkbaar te zijn voor alle betrokken partijen binnen de school. De aanbevolen MR-modelreglementen, op www.infowms.nl te raadplegen, gaan ervan uit dat de medezeggenschapsraden jaarlijks een MR-verslag opstellen en dit binnen de school verspreiden. De MR kan echter nog veel meer doen om aan zijn achterban kenbaar te maken wat hij doet en wat er binnen de MR aan de orde is. Paragraaf 4 van dit tipboek is helemaal gewijd aan de relatie tussen MR en achterban.
Tip 6: Zoek externe hulp als de vergaderingen niet goed lopen Als een vergadering moeizaam verloopt, kunnen er vele redenen zijn. Het kan liggen aan personen, een gebrekkige vergadertechniek, een tekortschietende voorbereiding of informatievoorziening, een minder gelukkig gekozen vergaderlocatie of een onhandig tijdstip. Twee zien meer dan één en vreemde ogen dwingen. Het kan daarom handig zijn een externe deskundige om advies te vragen en eens kritisch mee te kijken en te denken als vergaderingen keer op keer onbevredigend verlopen. Wellicht is er iemand binnen uw achterban die een communicatie- of mediationbureau heeft. Verder kunt u uiteraard altijd om raad vragen bij de landelijke organisaties voor schoolbesturen, ouders en leerlingen en bij de onderwijsvakbonden. Relevante gedragsankers 4. De MR informeert zijn achterban 9. We werken professioneel 10. We maken een jaarplanning 13. De houden ons aan de volgende spelregels voor de MR-vergadering 14. We houden ons aan de volgende spelregels voor de overlegvergadering 15. We informeren elkaar zo volledig mogelijk Aanbevolen handreikingen: Handreiking 2: Overleg met het bevoegd gezag Handreiking 5: Geschillen voorkomen en oplossen