2008 2009 Oudervereniging Ashram College November 2009
Voorwoord Bij deze presenteert het bestuur van de Ouder Vereniging Ashram College haar jaarverslag van het leerjaar 2008/2009. Met een bezetting van 8 ouders heeft de OVAC het afgelopen jaar wat betreft aantal op volle sterkte kunnen werken. In dit leerjaar was er helaas geen vertegenwoordiging van ouders uit de vestiging Nieuwkoop. Zodoende zijn we naarstig op zoek naar een ouder met een kind op de Ashram vestiging in Nieuwkoop. Gelukkig zijn de kinderen van de OVAC ouders wel goed verdeeld over de verschillende leerjaren dus hebben we op uiteenlopende onderwerpen kunnen meepraten en mee denken. In dit verslag kunt u weer lezen welke activiteiten we het afgelopen jaar hebben georganiseerd. Waarbij de thema-avonden tot de jaarlijkse hoogtepunten behoren. Gedurende vijf vergaderingen zijn er vele onderwerpen besproken met de vertegenwoordiger(s) van de school. Denk daarbij aan de gevolgen van het wisselend aantal nieuwe leerlingen, de problematiek rondom de gratis schoolboeken, en de uitkomsten van de enquête onder de ouders van het eerste leerjaar. We gebruiken onze internetsite steeds meer om verslag te doen van onze activiteiten en alle verslagen en activiteiten zijn daar te vinden. Kijkt u eens rustig rond op deze site, met behalve verslagen ook interessante links en andere informatie. Voor het schooljaar 2009/2010 worden weer volop plannen gemaakt om onze stelling van ouders, voor ouders nog beter te kunnen waarmaken. Rest mij te melden dat de OVAC er is voor de ouders dus schroomt U niet om contact met ons op te nemen als U meent dat wij U kunnen helpen, informeren en soms ondersteunen. Jaap Bruijnen, Voorzitter 1
Bestuur Het bestuur is het schooljaar begonnen met de volgende bestuursleden: Naam Functie Aangetreden Aftredend Jaap Bruijnen Lucien de Freitas Nita Berendse Herman Schot Frans van der Horst Marlies Kraamer Conny Bredenbeek Vivian Knudsen Fred Smit Martin Duivenvoorde voorzitter secretaris penningmeester pr, website en ontwerp bestuurslid+ MR bestuurslid bestuurslid bestuurslid afgevaardigde directie afgevaardigde directie Bestuurswijzigingen 2008-2009 juni 2006 sept. 2004 nov. 2004 juni 2010 juni 2009 juni 2009 juni 2008 december 2008 In December 2008 heeft Fred Smit afscheid genomen van het Ashram College en daarmee ook van de OVAC. Martin Duivenvoorden is waarnemend afgevaardigde van de directie tot een definitieve invulling voor deze plaats gevonden is. Herman Schot heeft aan het einde van het schooljaar afscheid genomen van de OVAC omdat hij vanaf het schooljaar 2009 2010 geen kinderen meer op het Ashram College heeft. De taken van Herman zijn verdeeld over de overige bestuursleden. Fred en Herman zijn beide lang lid geweest van het OVAC bestuur en hebben heel veel voor de OVAC betekend. Lucien de Freitas heeft tijdens de zomervakantie in 2009 afscheid genomen wegens verhuizing naar een ander deel van het land. Hiermee is de functie Secretaris vacant. Ook Vivian Knudsen en Anita Keyzer heeft afscheid genomen, wegens drukke werkzaamheden. Rene Driesen is in 2008 toegetreden tot het bestuur. Het bestuur heeft besloten dat bij voorkeur een half jaar voordat de bestuurstermijn erop zit een plaatsvervanger wordt gezocht. Zodat hij een halfjaartje kan meedraaien om ervaring op te doen. Hiermee wordt ervaring en kennis behouden en is er toch voldoende doorstroming. Dit jaar zullen de functies secretaris, voorzitter en MR lid ingevuld moeten worden. Vergaderdata en Overige activiteiten Vergaderdata 25-09-08 20-11-08 26-02-09 23-04-09 04-06-09 Alphen Alphen, jaarvergadering Nieuwkoop Alphen Nieuwkoop Overige activiteiten 09-09-08 13-11-08 12/13-01-09 16/17-01-09 12-03-09 introductieavond leerjaar 1, Alphen/Nieuwkoop Thema-avond Huiswerkbegeleiding, Nieuwkoop Open huis, Nieuwkoop Open huis, Alphen Thema-avond Financiële opvoeding van pubers, Alphen 2
Activiteiten De OVAC heeft een aantal standaard activiteiten die elk jaar plaats vinden en ook in schooljaar 2008-2009 zijn georganiseerd. Welkomstborrel Wederom heeft de ouderraad de ouders van de nieuwe leerlingen een welkomstdrankje aangeboden. Dit gebeurt altijd na de eerste kennismakingsavond op school. Het is een goede gelegenheid om ons als ouderraad OVAC te presenteren en kennis te maken met deze ouders. Deze welkomstborrel werd wederom als aangenaam ervaren. Daarom zal het bestuur deze inmiddels traditie geworden gelegenheid voortzetten. Bulletin De Ovac heeft in het schooljaar 2008/2009 4 maal een bijdrage geleverd aan het Ashram Bulletin. Het gedrukte bulletin gaat via de kinderen naar de ouders en is in digitale vorm op de Ashram-website beschikbaar. Thema avond Gedurende het leerjaar zijn twee thema avonden georganiseerd. November 2008 in Nieuwkoop, met als onderwerp Huiswerkbegeleiding en in maart 2009 in Alphen met het thema Financiële opvoeding van pubers. Beide avonden zijn door de aanwezige ouders als leerzaam en positief ervaren. Verslagen van beide thema-avonden staan op de OVAC site. Open dagen Traditie getrouw heeft de OVAC deelgenomen aan het Open Huis op beide vestigingen. De ouderraad had een eigen kraampje waar informatie over de OVAC verkrijgbaar was. Het was prettig te ervaren dat veel ouders het waardeerden dat er een ouderraad aanwezig is. Enquête Voor de derde maal is er in mei een tevredenheidonderzoek geweest onder de ouders van de leerlingen, van leerjaar 1, waarvan de aanbevelingen aan de directie zijn aangeboden en de uitslag op de website is gezet. Erg grote verschillen met de uitslag van vorige leerjaren waren er niet en over het algemeen hebben de ouders een positieve mening over de school en het onderwijs. Site De site van de OVAC, te bereiken via het ouders portaal op de site van het ashram college is hét communicatiekanaal van de OVAC. Op de site staan de bulletins, verslagen van de thema-avonden en andere relevante informatie voor ouders van kinderen op het Ashram. 3
Ouderraad als tussenpersoon De ouderraad heeft zich als taak gesteld als doorgeefluik, bemiddelaar en voorlichter te fungeren tussen ouders en school. Op deze taak is de ouderraad verscheidene malen aangesproken; de meeste vragen kwamen via de website-vragenlijst binnen. Vaak ging het er alleen om ouders door te verwijzen naar de juiste functionaris op school. Een enkele keer was een luisterend oor of advies per E-mail voldoende. Als het mogelijk is probeert de OVAC om bijzondere, vaak eenmalige, aanschaffingen te betalen welke niet uit het normale schoolbudget gefinancierd kunnen worden. Medezeggenschapsraad Frans van der Horst heeft namens de ouderraad deelgenomen aan de MR. Hierdoor ontstond er steeds een uitwisseling tussen ouderraad en MR. Indirect is er een extra ouder vertegenwoordiging in de MR. De informatie die de ouderraad ontvangt vanuit de MR, gecombineerd met de informatie vanuit de leiding van de school zorgt ervoor dat de ouderraad aardig inzicht heeft in de ontwikkelingen en gebeurtenissen op school. Daardoor kan de ouderraad, waar nodig, anticiperen. Heroriëntatie op activiteiten De OVAC is dit jaar gestart met een heroriëntatie op haar activiteiten. Eén activiteit die zal vervallen is de Enquête. De school doet mee aan het programma Vensters voor verantwoording, daarmee vervalt de noodzaak voor een aparte enquête vanuit de OVAC. In overleg met school wordt onderzocht of de OVAC activiteiten kan toevoegen aan haar programma om de participatie van ouders verder te bevorderen. Hierover zal in het volgend schooljaar verder worden gesproken. De site zal in de loop van volgend jaar ook een nieuw uiterlijk krijgen. 4
Verslag van de penningmeester In een van de volgende paragrafen van dit hoogdstuk treft u het inkomsten en uitgaven overzicht van de oudervereniging. We zullen voor u de gerealiseerde cijfers van het schooljaar 2008-2009 vergelijken met de begroting zoals deze opgezet is in de jaarvergadering van oktober 2008. De inkomsten van de oudervereniging zijn dit jaar ( 2.477 euro) achtergebleven bij de begroting. Dit wordt veroorzaakt door een terugloop in het leerlingenaantal. We hopen gezien de toename van het aantal leerlingen bij aanvang van het nieuwe schooljaar dat deze terugval in inkomsten een tijdelijke is. De uitgaven zijn ook (1.570 euro) achtergebleven bij de begroting. Dit heeft met name te maken met een verschuiving in het uitgaven patroon welke niet voorzien was. Alphen aan den Rijn Voor de vestiging Alphen aan de Rijn zijn vooral de uitgaven voor het examengeschenk (het foto jaarboek) veel hoger uitgevallen dan begroot. Voor komend schooljaar zullen wij in overleg met de directie deze uitgaven gaan aanpassen. Nieuwkoop Voor de vestiging Nieuwkoop lopen de uitgaven in pas met de begroting. Het examengeschenk (dit jaar als aandenken een mooie pennenset) is weer met groot enthousiasme ontvangen. Algemeen De algemene uitgaven zijn binnen budget gebleven dit schooljaar. Echter, er heeft wel een verschuiving in het bestedingspatroon plaatsgevonden. Meer geld is er gegaan naar de thema avonden. Als oudervereniging wilden we graag u als ouder nog meer betrekken bij de thema avonden. Wij hebben dit gedaan door naast de reguliere aankondigingen op de site alle ouders/verzorgers aan te schrijven over de onderwerpen welke besproken zouden gaan worden. Dit heeft weliswaar geleid tot een toename in opkomst tijdens de avonden, doch hier heeft wel een prijskaartje aan gehangen. De uitgaven voor de thema avonden zijn verdubbeld. Een grote en niet begrootte uitgave van dit schooljaar is het afscheid van directielid Fred Smit geweest. Wij als OVAC hebben gemeend Fred namens alle ouders een mooi en passend afscheidscadeau te geven. Wij hebben Fred verblijdt met een sculptuur genaamd Op scheiding van wegen. Dit is hem aangeboden tijdens een diner georganiseerd door het bestuur van de oudervereniging. Een niet gedane maar wel begrootte uitgave is die van het Ashram Fonds. Jaarlijks stelt de oudervereniging een bedrag ter beschikking voor dit Fonds. Van de school uit is er het afgelopen schooljaar geen beroep op dit fonds gedaan. Mede doordat er vanuit de directie geen beroep is gedaan op het Ashram Fonds, is het ondanks de stijgende uitgaven voor met name het foto jaarboek, de thema avonden en het onvoorziene afscheid van Fred Smit gelukt dit schooljaar het verlies en daardoor het interen op de reserves tot een minimum te beperken. 5
Het saldo op onze Resultaten rekening is daardoor gelijk gebleven met het voorgaand jaar. Voor het komend jaar zullen wij de begroting aanpassen aan de verwachtte inkomsten en rekening houden met een stijgende uitgaven lijn. Hierdoor is er voor ons de noodzaak de sponsoring van het foto jaarboek te verminderen en zal er intern gekeken moeten gaan worden naar een manier om het uitgaven patroon te beperken, zonder dat de ouders/verzorgers hiervan schade ondervinden. Blijvende vaste uitgaven De thema avonden Het examencadeau Sponsoring van: o het Ashram Bulletin o het Ashram Fonds o het Kerstgala o de introductie avonden Verantwoording schooljaar 2008/2009 Inkomsten Ouderbijdrage Rente 11.973,00 232,06 Totaal 12.205,06 Uitgaven Alphen: afscheidscadeaus schoolverlaters + drankjes introductie avond Nieuwkoop: afscheidscadeaus schoolverlaters + drankjes introductie avond, kerst, sinterklaas Uitgave algemeen: cadeaubonnen sprekers/verlatende OVAC leden, presentatie, sluiting schooljaar, fotoboek, KvK, thema-avond en Ashram bulletins 7.332,30 1.857,32 2.856,62 Totaal bedrag 12.046,24 Op 12 november 2009 heeft de kascommissie de administratie en bijbehorende stukken van de OVAC bij de penningmeester gecontroleerd en kan hierbij verklaren dat de verslaglegging een getrouw beeld geeft van de financiële activiteiten van de OVAC. Bij deze wil ik de penningmeester bedanken voor de geleverde inspanningen Namens de kascommissie Jaap Bruijnen 6
Begroting 2009 2010 Inkomsten Ouderbijdrage Rente 12.000,- 150,- Totaal 12.150,- Uitgaven Alphen: Examengeschenk (fotoboek) + drankjes introductie avond Nieuwkoop: Attentie begeleiders kampweek, Sinterklaas/kerstviering, Examengeschenk Uitgave algemeen: Thema avonden, enquête, Ashram Bulletin, Diner, Ashram Fonds, Diversen 4.150,00 1.825,00 6.175,00 Totaal bedrag 12.150,00 Alpen aan den Rijn, November 2009 7