Handleiding KMO-beheer G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be
Inhoud 1. Doel van document... 2 2. Algemene werking... 3 3. Registratie voertuig... 4 4. Uitvoering op een voertuig... 5 4.1. Verkooporder... 5 4.2. Verkoopbon... 6 5. Verzending naar Car-Pass... 7 6. Troubleshooting... 8 1
1. D O E L V A N D O C U M E N T Dit document beschrijft de werking van Car-Pass, zodanig gefactureerde uitvoeringen aan een voertuig, kunnen worden doorgestuurd. De instructies worden uitgelicht aan de hand van een fictief voorbeeld. Bij eventuele vragen of opmerkingen, aarzel niet om onze helpdesk te contacteren: E-mail: helpdesk@adsolut.be Tel: 011/360 361 Veel leesplezier! 2
2. A L G E M E N E W E R K I N G De Car-Pass module in Adsolut, zorgt ervoor dat gefactureerde uitvoeringen aan een voertuig, worden verzameld en worden doorgegeven aan Car-Pass. Een voertuig kan worden ingevoerd, met de noodzakelijke gegevens (chassis nr., merk, type, datum inschrijving, etc.). Zodra een er iets wordt uitgevoerd op een voertuig, kan dit opgehaald worden op een verkoopbon. Zodra deze verkoopbon gefactureerd wordt, staan deze gegevens klaar om door te geven aan Car- Pass. Het verzenden van de gegevens naar Car-Pass kan op ieder moment, volgens een frequentie naar eigen voorkeur. Het volstaat om dan een datumbereik te kiezen, waarna Adsolut een rechtstreekse verbinding maakt, met Car-Pass en de gegevens doorstuurt. Opgelet deze handleiding bouwt verder op het KMO-beheer. Een basis kennis van het KMO-beheer is gewenst om de handleiding goed te begrijpen. De werking wordt hieronder beschreven aan de hand van een case voorbeeld. Cursieve, grijze tekst in de volgende hoofdstukken gaan over dit voorbeeld: Klant Max brengt zijn wagen binnen op 12/06/2014, voor een herstelling aan zijn wagen Ford Falcon, nummerplaat 9-MAD-MAX. Op zijn voertuig wordt een oliefilter en een luchtfilter vervangen. Bij het uitvoeren van deze herstelling, wordt ook de kilometerstand genoteerd op 74 122 km. De wagen en de herstelling worden ingevoerd in Adsolut. Op het einde van de dag worden deze gegevens doorgestuurd naar Car-Pass. 3
3. R E G I S T R A T I E V O E R T U I G Allereerst dient een een nieuwe wagen geregistreerd te worden, in Adsolut. Dit kan, via volgende weg: KMO-beheer > Voertuigen: Klik vervolgens op Nieuw en vul de nodige gegevens aan: Hieronder volgt een korte beschrijving van de velden: Nummerplaat Chassisnr Merk Type Datum inschr. Datum eerste inschr. Relatie Nummerplaat van het voertuig Chassis nummer van het voertuig Merk van het voertuig Type van het voertuig Datum laatste inschrijving Datum eerste inschrijving Klant gekoppeld aan dit voertuig Klik op Opslaan zodra gegevens vervolledigd werden: Het voertuig is nu klaar om opgehaald te worden op een verkoopbon of een verkooporder. Naar aanleiding van het voorbeeld, werd Max zijn wagen, een Ford Falcon ingevoerd, met alle details van dat voertuig, die van toepassing zijn op Car-Pass. 4
4. U I T V O E R I N G O P E E N V O E R T U I G Nu het voertuig bekend is, kan deze opgehaald worden op een verkoop order, of een verkoopbon. Er kan vertrokken worden vanuit een verkooporder, waarna de orderlijnen kunnen overgehaald worden naar een verkoopbon. Het is niet verplicht te vertrekken vanuit een verkooporder, er kan ook meteen gewerkt worden vanuit een verkoopbon (in dat geval, sla onderstaand hoofdstuk Verkooporder over en ga meteen naar hoofdstuk 4.2 Verkoopbon ). 4. 1. V E R K O O P O R D E R Ga naar KMO-beheer > Orders: Klik vervolgens op Nieuw en kies de relatie en het betreffende voertuig: Merk op, dat ook de voertuig gegevens kunnen opgehaald/genoteerd worden, in volgende velden (groen gemarkeerd in de schermafdruk hierboven): Voertuig Klik op het afrolpijltje om een bestaand voertuig op te halen Km. Stand Kilometerstand op het moment van de uitvoering aan het voertuig Kies in tabblad Artikels, welke artikelen gebruikt worden voor de uitvoering op het voertuig: Vul het order eventueel verder aan, zoals gewenst. Het verkooporder kan nu opgehaald worden, in een verkoopbon, voor de aflevering van de uitgevoerde werken. Zoals in het voorbeeld werd aangehaald, werd Max zijn wagen 9-MAD-MAX ingevoerd, met kilometerstand 74 122 km. Voor de herstelling uit te voeren, werden een olie-en luchtfilter gebruikt. 5
4. 2. V E R K O O P B ON Maak vanuit een verkooporder, een verkoopbon aan, of haal de orderlijnen van één of meerdere verkooporders op, in een nieuwe verkoopbon, of maak een geheel nieuwe verkoopbon aan: Let erop dat het voertuig en de km. stand zijn ingegeven. De orderlijnen van het order uit de vorige stap werden hier opgehaald, van de herstelling aan Max zijn wagen. Nu de gegevens van een voertuig op een verkooporder staan, kunnen deze ook geraadpleegd worden op het voertuig zelf. Klik op KMO-beheer > Voertuigen: De verkoopbon die hierboven werd ingegeven, kan hier geraadpleegd worden. Zodra velden Factuur en Fact. Dat. (groen gemarkeerd), kunnen deze gegeven worden doorgestuurd naar Car-Pass. Dubbelklik op een verkoopbon, om het detail ervan te openen. De verkoopbon voor Max zijn olie-en luchtfilter is zichtbaar op de voertuig kaart van de Ford Falcon (KMO-beheer > Voertuigen). Gezien kolommen Factuur en Fact. Dat nog blanco zijn, wil dat zeggen dat de verkoopbon nog niet werd gefactureerd. Pas wanneer deze is gefactureerd, zal deze lijnen worden opgenomen in de export naar Car-Pass. Zodra de verkoopbon gefactureerd wordt, kunnen de gegevens doorgestuurd worden naar Car-Pass. Klik op Factureer om de verkoopbon te finaliseren en te factureren: 6
5. V E R Z E N D I N G N A A R C AR- P A S S De verzending naar Car-Pass kan op elk moment uitgevoerd worden. Om deze verzending te starten, klik op Kantoor > Taken/Lijsten/Statistiek, zet een vinkje bij Export gegevens naar Car-Pass en kies vervolgens op OK : Kies vervolgens een van tot datum, om een datum bereik op te geven. Alle gefactureerde verkoopbonnen binnen het opgegeven datum bereik worden dan verzameld: Klik op Genereer om de verzamelde gegevens te verzenden naar Car-Pass. Opgelet het is aangeraden een frequentie te hanteren (wekelijks, maandelijks, etc.) om gegevens te versturen naar Car-Pass. Op die manier kan vermeden worden dat er per ongeluk meerdere keren, dezelfde gegevens worden verstuurd. De herstelling aan Max zijn wagen werd gefactureerd op 12/06/2014 en valt binnen het opgegeven datum-bereik. Deze gegevens worden vervolgens verstuurd naar Car-Pass. Klaar! De gegevens zijn meteen en rechtstreeks verzonden naar Car-Pass. Ter bevestiging van de ontvangen gegevens, zal Car-Pass steeds een informatieve mail versturen van de ontvangen gegevens. Controleer deze mail, op volledigheid. 7
6. T R O U B L E - S H O O T I N G Een voertuig werd in een verkoopbon gezet en geëxporteerd, maar staat niet in de ontvangst mail van Car-Pass? o Controleer of de verkoopbon werd gefactureerd, via KMO-Beheer > Voertuigen > Open de detailfiche van het betreffende voertuig > zoek de betreffende verkoopbon in tabblad Verkoopbonnen > Controleer of veld Factuur en Fact. Dat staan ingevuld: Indien deze blanco is, dient de verkoopbon nog gefactureerd te worden. Dubbelklik op verkoopbon om deze onmiddellijk te openen. Er komt een foutmelding bij het verzenden naar Car-Pass en/of ik krijg geen ontvangstmail van Car-Pass? o Controleer je internet verbinding. o Indien voor de eerste keer verzonden wordt, is de Car-Pass log-in mogelijk nog niet, of incorrect ingevuld in Adsolut. Vraag bij Car-Pass je log-in gegevens op en geef deze door aan onze helpdesk (e-mail: helpdesk@adsolut.be of 011/360 361). o Indien de log-in correct is en er is een werkende internet-verbinding: contacteer Car-Pass. 8