Access Module 0 Access, versie 97 (UK) Nummer: 012 (11062002) Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van.
VOORWOORD Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt de lesmap waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Deze lesmap is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft deze lesmap (welke uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzel dan niet om dit aan de trainer te vragen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actief begeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
2 Algemeen ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Cursusopbouw De cursus is opgebouwd uit een aantal modules. Elke module behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met één dagdeel. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt verder op deze pagina getoond in een stroomdiagram. Module-opbouw Iedere module is opgebouwd uit: Inhoudsopgave Hoofdstukken (zie volgende paragraaf) Case (opgave over de gehele module) Index (trefwoordenlijst) Hoofdstuk-opbouw De hoofdstukken hebben ook een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Procedures Oefeningen Omschrijving Korte uitleg over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp Bespreking van een bepaalde functie of handeling Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan uw computer Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk. De oefeningen zijn beschrijvend. U moet zelf de oplossingen bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk begrepen heeft. De structuur van de cursus Access 97 UK is als volgt:
Module 0 0-3 Module 1 Inleiding Module 2 Ontwerpen van tabellen Module 3 Relationele databases en queries Module 4 Formulieren en rapporten Module 5 Geav. formulieren en rapporten Module 6 Macro's en menu's Module 7 Beveiliging en Introductie Visual Basic Module 8 Visual Basic II U kunt aan de hand van het schema dus zelf het leertraject uitstippelen. Bijvoorbeeld U wilt uiteindelijk eenvoudige queries kunnen maken. U doorloopt daarvoor de modules Inleiding, Ontwerpen van tabellen", Relationele datbases en queries". Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/ Schrijfwijze! # Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkvoorbeelden te kunnen volgen. Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. $ Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Achter dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Cursief Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. Tekst tussen aanhalingstekens moet u intypen. Typ alleen de tekst in en niet de aanhalingstekens. Hoofdletters Shift+F1 Home, % Alle bestands- en directory-namen worden in hoofdletters weergegeven. Toetsencombinaties met een plus-teken tussen de toetsnamen geven aan dat de u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede kort indrukt, alsof u typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet indrukken, alsof u ze typt.
4 Algemeen Gebruiken van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt vaak gebruik gemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket.
Algemene Inhoudsopgave Module 5 Geavanceerde formulieren en rapporten Hoofdstuk 1 Geavanceerde formulieren...5-1 Hoofdstuk 2 Keuzelijsten...5-3 Verschillende keuzelijsten...5-3 Keuzelijsttypen...5-3 Waarden in de keuzelijst...5-4 In de keuzelijst geselecteerde waarde...5-4 Een afhankelijke keuzelijst met vaste waarden...5-4 Een niet-afhankelijke keuzelijst met waarden uit een tabel of query...5-7 Relevante eigenschappen keuzelijsten...5-10 Records zoeken met behulp van een keuzelijst...5-11 Procedures...5-11 Opgaven...5-13 Hoofdstuk 3 Option button, Check box, Toggle button...5-15 Check box, Toggle button of Option button maken...5-15 Procedures...5-16 Opgaven...5-17 Hoofdstuk 4 Groepsvakken...5-19 Welke waarde wordt weggeschreven?...5-19 Een groepsvak maken...5-19 Procedures...5-21 Opgaven...5-22 Hoofdstuk 5 Tabbesturingselement...5-23 Een tabbesturingselement maken...5-23 Procedures...5-25 Opgaven...5-27 Hoofdstuk 6 De tabvolgorde...5-29 De tabvolgorde wijzigen...5-29 Tabvolgorde na laatste veld in een formulier...5-30 Procedures...5-32 Opgaven...5-33 Hoofdstuk 7 Expressies...5-35 Een rekencontrol maken...5-35 Het gebruik van de opbouwfunctie...5-36 Procedures...5-38 Opgaven...5-39 Hoofdstuk 8 Pivot Table...5-41 Een Pivot table maken...5-41 Een Pivot table bewerken...5-44 Procedures...5-44 Opgaven...5-45 Hoofdstuk 9 Case...5-47
2 Inhoudsopgave Index...5-49
Inhoudsopgave 3 Module 6 Macro's Hoofdstuk 1 Een macro maken...6-1 Wat is een macro...6-1 Een macro maken...6-2 Een actie toevoegen...6-2 Procedures...6-4 Opgaven...6-5 Hoofdstuk 2 Enkele macro acties...6-7 Het afdrukken van formuliergegevens...6-7 OpenForm...6-7 PrintOut...6-9 Object sluiten (Close)...6-10 Vensterbesturing...6-10 Meldingen...6-12 Zoekacties...6-14 Procedures...6-15 Opgaven...6-16 Hoofdstuk 3 Een macro testen en uitvoeren...6-19 Een macro stap voor stap uitvoeren...6-19 Toepassen van een macro...6-20 Een macro aan een opdrachtknop toekennen...6-20 De Command Button Wizard...6-24 De macro Autoexec...6-27 Schakelborden...6-28 Een schakelbord aanmaken via het menu...6-28 Procedures...6-32 Opgaven...6-34 Hoofdstuk 4 Macrogroepen...6-39 Een macrogroep maken...6-39 De macro Autokey...6-40 Procedures...6-42 Opgaven...6-43 Hoofdstuk 5 Een voorwaarde toevoegen...6-45 Een voorwaarde toevoegen...6-45 Procedures...6-46 Opgaven...6-47 Hoofdstuk 6 Aangepaste werkbalken maken...6-49 Een nieuwe werkbalk maken...6-49 Opdrachtknop aan een werkbalk toevoegen...6-50 Een bestaande werkbalk wijzigen...6-53 Een knop toevoegen...6-53 Een knop verwijderen...6-53 Een knopvlak bewerken...6-54 Een nieuwe menubalk maken...6-56 Nieuwe balken koppelen aan een formulier...6-57 Een werkbalk aan een formulier koppelen...6-58 Een menubalk aan een formulier koppelen...6-58 Procedures...6-59 Opgaven...6-60
4 Inhoudsopgave Hoofdstuk 7 Case...6-61 Index...6-65
Inhoudsopgave 5 Module 7 Beveiliging en Introductie Visual Basic Hoofdstuk 1 Wachtwoorden en gebruikersdefinities...7-1 Waarom beveiligen...7-1 Wachtwoord voor het openen van de database...7-1 Een databasewachtwoord instellen...7-1 Een databasewachtwoord verwijderen...7-3 Beveiliging op gebruikersniveau...7-4 Wat is een werkgroep...7-4 Het werkgroepinformatiebestand...7-4 Definiëren van groepen...7-7 Een groep verwijderen...7-9 Een beheerder of gebruiker aanmaken...7-10 Een wachtwoord toevoegen...7-11 Procedures...7-15 Opgaven...7-17 Hoofdstuk 2 Toekennen van rechten...7-19 De User-level Security Wizard...7-19 Voorbereidingen...7-19 Wizard starten...7-20 De eigenaar...7-22 Eigenaar database-objecten wijzigen...7-22 Database-eigenaar...7-24 Overzicht van Access machtigingen...7-24 Machtiging gebruiker wijzigen...7-25 Procedures...7-29 Opgaven...7-31 Hoofdstuk 3 Introductie Visual Basic...7-33 Inleiding...7-33 Een toepassing...7-33 Objecten die communiceren met de gebruiker...7-33 Ondersteunende objecten...7-34 Stappen in de applicatieontwikkeling...7-34 Procedures...7-35 Opgaven...7-36 Hoofdstuk 4 Gebeurtenissen (Events)...7-37 Focusgebeurtenissen...7-37 Gegevensgebeurtenissen...7-39 Gegevens wijzigen...7-40 Gegevens toevoegen...7-41 Procedures...7-41 Opgaven...7-43 Hoofdstuk 5 Modules...7-45 Soorten modules...7-45 Rapport- of formuliermodule...7-45 Modulevenster...7-46 Globale module...7-48 Een procedure oproepbaar maken...7-50 Voor- en nadelen van modules voor formulieren en globale modules...7-50 Procedures...7-51 Opgaven...7-53
6 Inhoudsopgave Hoofdstuk 6 Variabelen...7-55 Naamgeving variabele...7-55 Variabelen declareren...7-55 Gegevenstype...7-57 Bereik van een variabele...7-58 Procedurebereik...7-59 Persoonlijkbereik...7-59 Openbaar bereik...7-60 Procedures...7-61 Opgaven...7-62 Case...7-65 Index...7-67
Inhoudsopgave 7 Module 8 Visual Basic II Hoofdstuk 1 Programmafouten...8-1 Compileren...8-1 Foutsoorten...8-2 Compileerfouten...8-2 Run-time fouten...8-3 Logische fouten...8-5 Procedures...8-6 Opgaven...8-7 Hoofdstuk 2 Hulpmiddelen bij het opsporen van fouten...8-9 Procedure onderbrekingen...8-9 Een onderbrekingspunt...8-9 Venster Debug...8-10 Controle toevoegen...8-15 Procedures...8-17 Opgaven...8-18 Hoofdstuk 3 Beslissingsstructuren...8-19 If...Then...8-19 Eénregelige If Then...8-19 Meerregelige If..Then...8-20 If...Then...Else...8-21 Select Case...8-23 Procedures...8-25 Opgaven...8-27 Hoofdstuk 4 Lusstructuren...8-29 Do...Loop...8-29 Do While...Loop...8-29 Do...Loop While...8-30 Do Until...Loop...8-31 For...Next...8-31 Procedures...8-33 Opgaven...8-35 Hoofdstuk 5 Lusstructuren, beslissingsstructuren en tabellen...8-37 Objectvariabelen...8-37 Methoden...8-38 Praktijkvoorbeelden...8-38 Lusstructuur voor een tabel...8-38 Beslissingsstructuren voor een tabel...8-40 Beslissingsstructuren voor een tabel en wijzigen van de gegevens...8-40 Procedures...8-44 Opgaven...8-45 Hoofdstuk 6 Case...8-47 Index...8-49
8 Inhoudsopgave