Afspraken vet voorbeeldenmap oefeningenmap

Transcriptie

1 Inleiding Excel /3 is het derde deel van een reeks van drie delen over Excel. We veronderstellen in dit deel dat je de technieken die aan bod zijn gekomen in de eerste twee delen onder de knie hebt (Frans, Excel /3, 2010) (Frans, Excel /3, 2011). In het tweede deel werden reeds een aantal gevorderde onderwerpen van Excel behandeld. In dit deel behandelen we nog enkele van deze onderwerpen. Onder een Wat als-analyse verstaan we dat we een werkblad opmaken dat gebaseerd is op bepaalde invoervariabelen. Door de invoervariabelen te wijzigen, veranderen de resultaten of m.a.w. "Wat zou het resultaat zijn als we deze invoervariabelen gebruiken?". We bespreken in dit verband gegevenstabellen, Scenariobeheer, Doelzoeken en Oplosser. In het tweede hoofdstuk gaan we nog even verder in op subtotalen (zie Excel /3) en bekijken we databasefuncties bij lijsten. We illustreren ook heel wat informatiefuncties. Het derde hoofdstuk besteden we aan de integratie van Excel met de andere Office-pakketten. In een volgend hoofdstuk halen we gegevens op van het web, we illustreren het gebruik van het oudere programma MS Query om gegevens op te halen en we bekijken de nieuwe invoegtoepassing PowerPivot. Met PowerPivot kan je grote hoeveelheden gegevens uit diverse gegevensbronnen in Excel verwerken. Een groot gedeelte van dit boek gaat in op het gebruik van macro s en het automatiseren van handelingen m.b.v. de programmeertaal Visual Basic for Applications (VBA) in Excel. Je leert eerst macro s opnemen. Daarna leer je de taal VBA stapsgewijs kennen. Net als in de eerste twee delen wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden leer je de technieken van Excel kennen. Na elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Maak ze. Je verwerkt de leerstof en je ontdekt nog meer nieuwe elementen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan bestanden die je nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. Op de cd-rom vind je ook een document met de naam Lees mij.pdf. Dit bestand bevat last minute informatie m.b.t. de cursus en de inhoud van de cd-rom. Je kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Je vindt op de cd-rom nog volgende hoofdstukken: - Installatie Het hoofdstuk leert hoe je Microsoft Office 2010 installeert, hoe je achteraf onderdelen bij installeert of verwijdert. - Afspraken m.b.t. naamgeving Indien we macro s maken en programmeren, beginnen we de naam van het besturingselement met een prefix dat de aard van het besturingselement typeert. We geven een lijst met prefixen. Ik hoop dat je Excel nog wat meer leert doorgronden m.b.v. deze cursus. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren, zijn welkom. Roger Frans augustus 2011

2 Afspraken We gaan van start... In de volgende hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Excel gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen zijn vet gedrukt, namen van menukeuzen, knoppen, e.d. zijn schuin gedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen zijn gescheiden door een schuine streep, bv. Tabel / Tabel invoegen. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ex2010_3_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf, bv. onder de map Mijn documenten. We noemen deze map in het boek de voorbeeldenmap. De voorbeelden en oefeningen die je in deze cursus zelf uitwerkt, plaats je in een map met de naam Ex2010_3_Oef. We noemen deze map in het boek de oefeningenmap.

3 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE WAT ALS-ANALYSE Inleiding Gegevenstabellen Voorbeeld Gegevenstabel met enkele invoervariabele Herrekenen van een werkblad Eén invoervariabele maar meerdere formules Gegevenstabel met twee invoervariabelen Cellen onzichtbaar maken Scenariobeheer Een begroting opstellen Naam geven aan de invoervariabelen Een scenario toevoegen Een gunstig scenario toevoegen Een derde scenario maken Bewaar de werkmap Een scenario weergeven m.b.v. het dialoogvenster Scenariobeheer Een scenario weergeven in de Werkbalk Snelle toegang Een scenario bewerken Een rapport maken Doelzoeken Het voorbeeld Opmerking Oplosser Installeren van Oplosser Openen van het voorbeeld De Oplosser starten Restricties toevoegen Opslaan van de parameters Een tweede voorbeeld van Oplosser Maximale winst op elektronische apparaten Uitwerking met Oplosser Invoegtoepassingen verwijderen Oefeningen SUBTOTALEN EN DATABASEFUNCTIES BIJ LIJSTEN Inleiding Subtotalen maken Sorteren van de lijst Subtotalen toevoegen Opmaak aanpassen Subtotalen over meerdere kolommen Meerdere aggregatiefuncties Databasefuncties Syntaxis Voorbeelden De databasefunctie DHAAL() Opvangen van fouten Enkele andere IS-functies De functie ISLEEG() De functie ISGETAL() De functies ISTEKST() en ISGEENTEKST() De functie ISLOGISCH()... 48

4 4 Excel /3 2.7 Overzicht informatiefuncties Oefeningen INTEGRATIE MET ANDERE PAKKETTEN Inleiding Exporteren van gegevens in Access naar Excel Exporteren van gegevens van Word naar Excel Gegevens uit Excel exporteren naar Access Gegevens uit Excel kopiëren naar Word Een Excel-bestand insluiten in Word Een Excel-bestand koppelen in Word Invoegen Object Plakken speciaal Koppeling bijwerken Koppelingen beheren Een Excel-bestand koppelen in Access Een PowerPoint-presentatie koppelen in Excel Oefeningen EXTERNE GEGEVENS OPHALEN Inleiding Van Web Ophalen van externe gegevens van een webpagina Hernieuwen van de gegevens Verbindingen bekijken Eigenschappen Van andere bronnen Microsoft Query Een subset van de gegevens Een eerste voorbeeld Gegevensbron Wizard Query Tweede voorbeeld Vernieuwen, Verbindingen, eigenschappen, enz PowerPivot Inleiding Installeren Gebruik van PowerPivot Importeren van gegevens uit Access Berekende kolom toevoegen Importeren van gegevens uit een tekstbestand Relaties aanbrengen Draaitabel maken Aanpassen filter bij een tabel Importeren van gegevens uit Excel Een tweede draaitabel maken Oefeningen MACRO S Inleiding Het tabblad Ontwikkelaars Beveiligingsniveau Opnemen van een macro De macro uitvoeren De macro starten vanuit het lint Uitvoeren m.b.v. de sneltoets Relatieve of absolute verwijzingen gebruiken Macro opnemen, tweede voorbeeld De macro uitvoeren Relatieve of absolute verwijzingen gebruiken Sneltoets wijzigen Een macro toekennen aan een knop in de werkbalk Snelle toegang Een macro koppelen aan een knop in het werkblad Een knop tekenen

5 Inhoudsopgave Een macro toewijzen aan een knop Besturingselement opmaken De grootte of de plaats wijzigen Een werkmap met macro's opslaan Een werkmap met macro's openen Een macro koppelen aan een grafisch object Verwijderen van een macro Oefeningen INLEIDING TOT VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS Inleiding Een macro opnemen De Visual Basic-omgeving De Visual Basic Editor Projectverkenner Het eigenschappenvenster Codevenster De programmacode Een subprocedure Commentaar Help voor VBA Cursorbesturingstoetsen En de betekenis? Toch fout Een oplossing en een techniek Debuggen van programmacode Programmacode stap voor stap uitvoeren Het venster Direct Objecten, methoden en eigenschappen Terminologie Eigenschappen Methoden Collecties Het objectenoverzicht Het objectenoverzicht Verwijzingen Oefeningen PROCEDURES EN FUNCTIES IN VBA Inleiding Een zelfgedefinieerde functie Een bijkomende module in Personal.xlsb Een functie om 100-delige graden om te zetten naar 60-delige graden Een functie Compileren van de code Oproepen van de functie Variabelen Gegevenstypen in VBA Declareren van variabelen De instructie Dim Persoonlijke variabelen Openbare variabelen Statische variabelen Declareren is niet verplicht, tenzij Naamgeving Het statement Let Operatoren Rekenkundige operatoren Operatoren voor tekenreeksen Vergelijkingsoperatoren Logische operatoren Ingebouwde functies Sgn()

6 6 Excel / Int() en Fix() Round() Functies om te converteren Een subprocedure Definitie en voorbeeld De subprocedure aanmaken De procedure Voettekst InputBox() De macro Afdrukvoorbeeld maken Het geheel uittesten InputBox() Syntaxis Constanten Symbolische constanten Ingebouwde constanten Modules en procedures Syntaxis van een subprocedure Syntaxis van een functieprocedure Bereik van variabelen en constanten Enkele tips bij het editeren Ctrl+<spatiebalk> Een blok programmacode in commentaar plaatsen Oefeningen HET OBJECTMODEL VAN EXCEL Inleiding Objectenhiërarchie Een object Een collectie Verwijzen naar een element uit een collectie Verwijzing naar een object Methoden, eigenschappen en gebeurtenissen Eigenschappen Methoden Gebeurtenissen Help Het object Range Verwijzen naar een object van het type Range met de eigenschap Range() De eigenschap Cells De eigenschap Offset De methoden Select, Copy en Paste De methoden ClearContents, Clear en Delete Objectvariabelen Meer over cellenbereiken en het object Range Union De eigenschap Range toegepast op een object van het type Range Een gebied als een verzameling van R1C1-notatie Een grafiek maken Oefeningen CONTROLESTRUCTUREN IN VBA Inleiding De selectie Programmacode Testen Korte uitleg Testen in het venster Direct Het statement MsgBox en de functie MsgBox() Het If-statement Syntaxis Voorbeeld Voorbeeld Exit Function

7 Inhoudsopgave Ingebouwde functies Left() Right() Mid() Len() UCase() LCase() VarType() IsEmpty() IsNull() Het Select/Case-statement Een voorbeeld Aanmaken van de macro Aanmaken van een opdrachtknop Syntaxis Nog een voorbeeld Het For/Next-statement Het voorbeeld Aantallen per dag Programmacode Let op: niet automatisch herrekend En voor de tweede week? De syntaxis De aantallen per week De formules voor de aantallen per balie De (gewone) iteratie Het voorbeeld Programmacode Do While/Loop en andere lussen Enkele datumfuncties De functie Weekday() De functie CDate () De functie IsDate() De functie Format Weergave van getallen Weergave van tijd en datum Opletten met datums in programmacode Strings De instructie For Each/Next Toch nog een opmerking Oefeningen ARRAYS Inleiding Arrays Een voorbeeld Declaratie van een array Eéndimensionaal? Meerdimensionale arrays Voorbeeld Uitbreiding syntaxis statements Public, Private, Dim en Static Meerdimensionaal? Dynamische arrays Een array in een Variant Oefeningen MEER OVER PROCEDURES EN DEBUGGEN Inleiding Argumenten van een procedure ByVal en ByRef Optionele parameters Een array van parameters Enkele ingebouwde functies IsMissing()

8 8 Excel / LTrim(), RTrim() en Trim() Benoemde argumenten Fouten opsporen Een onderbrekingspunt De volgende stap Snelcontrole Macro hervatten Stap over Verwijderen van een breakpoint Een controle-expressie toevoegen Een controle-expressie toevoegen Controle-expressies verwijderen On Error Goto Een voorbeeld Toch niet foutloos? Het statement On Error Goto Een foutafhandelingsroutine in het voorbeeld Het statement Resume Oefeningen FORMULIEREN MAKEN Inleiding Een formulier toevoegen Vertreksituatie Een formulier toevoegen Eigenschappen instellen Tonen van het formulier De Werkset Besturingselementen Besturingselementen in een formulier Een label in een formulier toevoegen en instellen Een tekstvak toevoegen en de eigenschappen instellen Kopiëren van besturingselementen Een besturingselement verwijderen Een opdrachtknop Tabvolgorde Besturingselementen koppelen aan een cel Een formulier tonen Knop toevoegen in het blad Factuur Uittesten van de knop Een waarde in een besturingselement plaatsen Gegevens invullen Gegevens in het formulier opslaan in het werkblad Controle of een veld is ingevuld Uittesten Sluiten van het dialoogvenster De knop Annuleren Automatisch starten van de macro Andere besturingselementen Aanmaken van een dialoogvenster met een keuzelijst Eigenschappen van het label en de keuzelijst Een macro aanmaken om te testen Ingebouwde dialoogvensters Oefeningen INTERACTIE MET ANDERE TOEPASSINGEN MET VBA Inleiding Interactie met Word Het document in Word De werkmap in Excel Een verwijzing naar een toepassing opnemen Een nieuw object maken Instructies in Word Instructies in Excel Samenvoegen van de code

9 Inhoudsopgave Uittesten Een bestaand object gebruiken Interactie met Access Verwijzing Wat willen we doen? Objecten in Excel De programmacode om een keuzelijst op te vullen Uittesten Een lijst met lettertypen Wat willen we? Programmacode Uittesten en bewaren Oefeningen LITERATUURLIJST TREFWOORDENREGISTER