1/13 Winkind DVO - De standaardsoftware voor de dienst onthaalouders Inleiding Marius Software Ontwikkeling bvba is gespecialiseerd in software voor kinderopvang. Het programma Winkind is ontwikkeld in samenwerking met een aantal diensten voor onthaalouders. Het wordt permanent geëvalueerd en up-to-date gehouden. Winkind heeft een groeiend aantal gebruikers en wordt ondertussen door meer dan 450 Diensten voor Onthaalouders en Kinderdagverblijven in Vlaanderen gebruikt. Bij het ontwerpen van het programma zijn de volgende zaken op het voorplan geplaatst. De gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Mits een korte opleiding kan je je helemaal toeleggen op het administratieve werk, waarbij Winkind complexe taken automatiseert. De volledigheid van het pakket. Winkind is een standaardpakket dat de gebruiker toelaat alle administratie eigen aan de DVO te doen. Winkind gebruikt een betrouwbare en krachtige MS SQL Server database, en ondersteunt meerdere gelijktijdige gebruikers (indien je beschikt over de multi-user versie).
2/13 Winkind werkt in de courante pc-omgevingen, zijnde: Een Windows systeem met gemiddelde prestaties, geheugenruimte, schermresolutie en printer. Bemerk: elke nieuwe computer voldoet hieraan, en de meeste oudere ook. Winkind kan op een enkele pc of in een netwerk gebruikt worden. Vereisten: Windows 2000 Service Pack 4; Windows XP Service Pack 2; Windows Vista; Windows 7, 8 en 10; Windows Server 2003; Windows Server 2008; Computer met Intel of compatibele Pentium III 500 MHz of snellere processor (1 GHz of sneller is aanbevolen) Minimum 192 MB RAM (512 MB of meer is aanbevolen) 600 MB ruimte op de harde schijf Schermresolutie: 1024x768 inktjet- of laserprinter Winkind bevat o.a. volgende functionaliteiten. Basisgegevens van ouders. Dit omvat bv. financiële en contactgegevens. Basisgegevens van kinderen. Dit omvat ook de kindcodes en referteplannen Basisgegevens van onthaalouders, met alles voor het sociaal statuut. Beheer van documenten (pdf, word, xls,..) die kunnen opgeslagen worden bij een fiche en daar kunnen geraadpleegd worden Online opvragen, controleren en raadplegen van de kindcodes bij een kind Beheer van de vormingen voor de onthaalouders Maandgegevens. Hier voer je aanwezigheden in en bekijk je bv. statistieken. Doorsturen maandgegevens naar Kind en Gezin. Opvragen van het resultaat van de verwerking van deze maandgegevens bij Kind en Gezin Facturatie. Je maakt facturen aan voor aanwezigheden en de vergoedingen voor de onthaalouders. Deze gegevens kan je exporteren naar een boekhoudpakket. Rapportering aan K&G. Alle rapporteringen kunnen naar Kind en Gezin doorgestuurd worden, Fiscale attesten kunnen afgedrukt en/of per e-mail verstuurd worden Talrijke nuttige lijstafdrukken voor intern gebruik, met uitgebreide filter-mogelijkheden. E-mailing, voor facturatie, fiscale attesten en voor communicatie.
3/13 Beheer dossier ouders, kinderen en onthaalouders De werking lijkt op een klassieke fichebak, maar de computer biedt ons hier veel meer gebruiksgemak. Je kan op een eenvoudige manier fiches invoeren, wijzigen, wissen en raadplegen. Je kan een filter plaatsen op de gegevens (dit is een selectie van gegevens die aan één of meerdere voorwaarden voldoen). Je kan allerlei lijsten en fiches afdrukken. Bij de ouders hoef je enkel de totale inkomsten ofwel de loonfiche in te geven. De dagprijzen met de verminderingen worden dan automatisch berekend. Er wordt een volledige historiek bijgehouden van de financiële gegevens van de ouders. Er volgen hier een paar schermafdrukken die je een beeld geven van de mogelijkheden. De fiche van een gezin, met het tabblad van de basisgegevens in beeld.
4/13 Diverse hulptabellen maken het invullen van gegevens eenvoudiger. Deze hulptabellen kan je volledig zelf opbouwen, bv. de groepen of de aansprekingen die je wil gebruiken. Ook bij de kinderen en de onthaalouders heb je dezelfde mogelijkheden qua lijsten en selecties. Dit is het tabblad Basisgegevens het scherm Kinderen. De kindcodes bij een kind kunnen online opgehaald (of gecontroleerd) worden uit de database van K&G.
5/13 Tabblad met bijkomende gegevens. Je kan hierop de respijtdagen invoeren. Deze worden berekend door Winkind.
6/13 Dit is het tabblad Basisgegevens van het scherm Onthaalouders.
7/13 Dit is het tabblad Kinderen van het scherm Onthaalouders. Op dit scherm zie je het overzicht van de referteplannen van de kinderen. Je kan bovendien per onthaalouder een rapport afdrukken van deze referteplannen. Verlof van de onthaalouders wordt hier overzichtelijke weergegeven.
8/13 Vormingen voor onthaalouders kunnen volledig beheerd worden, met alle nodige rapportering voor Kind en Gezin. Met de Wachtlijst kan je alle aanvragen naar kinderopvang beheren.
9/13 Maand Je de aan- en afwezigheden invullen van het kindje bij de onthaalouder. Dit kan via de webtoepassing WinkindOnthaal ook door de onthaalouder zelf gebeuren. Deze gegevens worden dan in Winkind geïmporteerd. De sluitingsdagen van de onthaalouder worden automatisch gedimd. Na het invullen van de prestaties kan je een overzicht afdrukken met de prestaties en de gegevens voor het sociaal statuut. Alle kindcodes en bijhorende dagprijs kunnen via een druk op een knop online gecontroleerd worden uit de database van Kind en Gezin. Op deze manier kan je correcte facturen opmaken aan de hand van de meest recente kindcode.
10/13 Schermafdruk van het rapport overzicht dagen Facturatie Na het intikken van de gegevens volgt natuurlijk de facturatie. Ouders: overzichtelijke maandstaat met de facturen, eventueel opgesplitst tussen overschrijvingen en domiciliëringen. een bestand of een lijst voor de bank voor de domiciliëringen (conform BVB, Belgische Vereniging voor Banken)) facturen voor de ouders per domiciliëring of per overschrijving E-facturen verzenden: de facturen worden per e-mail verstuurd naar de ouders die hiervoor een toestemming verleend hebben Onthaalouders overzichtelijke lijst met de vergoedingen (met geplaatste kinderen) een bestand of een lijst voor de bank om de betaling voor de onthaalouders te doen (conform BVB) individuele vergoedingen voor de onthaalouders, met detail van de opgevangen kinderen. E-vergoedingen verzenden: de vergoedingen worden per e-mail verstuurd naar de onthaalouders die hiervoor een toestemming verleend hebben Bovendien kan je nog een aantal statistieken afdrukken met een overzicht van de maand afdrukken. Alles is aangepast aan de nieuwe Europese overschrijvingen en SEPA Direct Debit (Europese domciliëringen).
11/13 Sociaal statuut Vervolgens kan je de gegevens voor het sociaal statuut aanmaken. Winkind maakt per maand 2 rekenbladen aan: een rekenblad met de identificatiegegevens en een rekenblad met de maandgegevens. Je moet deze gegevens nadien nog in het originele rekenblad van de rsz of rszppo plakken. Op een paar minuten is het rekenblad voor de rsz/rszppo klaar. Vervolgens kan je dan via Winkind rechtstreeks de formulieren c220b afdrukken.
12/13 Rapportering aan Kind en Gezin, Kwartaalstaten en Jaarlijkse attesten en lijsten De maandelijkse rapportering aan Kind en Gezin wordt naar hen verzonden met een druk op een knop. Het resultaat van de verwerking van deze rapporten kan ook online opgevraagd worden uit de database van Kind en Gezin. Ook de jaarrapportering is volledig voorzien. Winkind is volledig aangepast aan de reglementering van Kind & Gezin en wordt steeds aangepast aan elke nieuwe reglementering. Er zijn bovendien heel wat statistieken voorzien per kwartaal en per jaar. Veiligheidskopie In Winkind is een systeem ingebouwd om met een druk op een knop een veiligheidskopie te nemen van alle gegevens (data). Je kan die veiligheidskopie indien nodig ook terugzetten.
13/13 Systeembeheer Je kan Winkind volledig naar je eigen wensen instellen. Hieronder zie je het eerste tabblad van dit scherm. Ondersteuning Door het onderhoudscontract kan je steeds bellen voor ondersteuning naar Marius Software Ontwikkeling bvba. We proberen je steeds zo snel mogelijk te helpen. Het onderhoudscontract zorgt ervoor dat je steeds up-to-date blijft. Komen er wijzigingen in de reglementering van Kind en Gezin, dan krijg je zo snel mogelijk een nieuwe versie. Bovendien worden er regelmatig nieuwe versies uitgebracht met nieuwe functionaliteit (dit zijn dikwijls suggesties of vragen van gebruikers die in een nieuwe versie verwerkt worden).