SAP Customer Success Story Groothandel Gröninger Cleaning Systems Picture Credit Customer Name, City, State/Country. Used with permission. Partner Gröninger Cleaning Systems: Leverancier industriële reinigingssystemen marktgerichter dankzij SAP In de markt voor professionele reinigingssystemen en tank cleaning is Gröninger een grote speler. Het bedrijf heeft een omzet van vier tot zes miljoen euro per jaar en circa 3.000 Europese klanten. In 2004 stroomlijnde het de bedrijfsprocessen om beter in te spelen op marktontwikkelingen. De implementatie van SAP Business One vormde hierin een onmisbare stap.
2 SAP Customer Success Story Groothandel Gröninger Cleaning Systems Bedrijf of organisatie Gröninger Cleaning Systems Hoofdkantoor Schiedam Branche Groothandel Producten en diensten Industriële reiniging Medewerkers 25 (2005) Omzet of begroting 6 miljoen (2005) Website www.groninger.nl Implementatiepartner Domani Business Solutions BUSINESS TRANSFORMATION Belangrijkste doelstellingen: bestaande, zwaar verouderde systeem vervangen voordelen van ERP combineren met flexibele, gebruiksvriendelijke en kleinschalige MKB-software. : SAP Business One Grootste voordelen: Forse tijdsbesparing bij traceren en aanpassen van gegevens Volledige integratie van bedrijfsprocessen Verhoogde efficiency in administratieve taken BEREIKTE VOORDELEN 1 Vroeger gegevens 4 keer invoeren, nu 1 keer 1 1 FTE minder nodig 20% Verwachte administratieve besparing 20 procent Vroeger moesten we drie weken inplannen voor de bestellingen van onderdelen. Met de materiaalplanning van SAP Business One is dat teruggebracht tot een paar dagen. Henk Klein, Directeur, Gröninger Cleaning
3 SAP Customer Success Story Groothandel Gröninger Cleaning Systems Bedrijfsprocessen stroomlijnen en inspelen op ontwikkelingen In de Europese markt voor professionele reinigingssystemen en tank cleaning is Gröninger Cleaning Systems een grote speler. De Schiedammer onderneming is goed voor een omzet van vier tot zes miljoen euro per jaar en heeft circa 3.000 Europese klanten. Van origine is het een familiebedrijf, in 1947 opgericht door vader en zoon Gröninger. In 2004 werd het overgenomen en zette het een herziening van de bedrijfsprocessen in gang, teneinde beter aan te sluiten bij de marktontwikkelingen. De implementatie van SAP Business One vormde hierin een onmisbare stap. Gröninger beslaat het hele spectrum van schoonmaaksystemen. Het is in de omgeving Rijnmond dealer van Kärcher-reinigingsapparatuur. Daarnaast heeft het bedrijf een engineeringafdeling waar stationaire maatwerksystemen worden ontwikkeld voor de reiniging van industriële objecten, zoals vrachtwagens, opslagtanks, tankwagons en grote silo s. Eenmalige, grote systemen dus, stelt directeur Henk Klein. Daarmee behalen we driekwart van onze omzet. We hebben 25 medewerkers, maar zijn in heel Europa actief. In Nederland is ons marktaandeel bijna 80 procent, in Duitsland zo goed als 20 procent en in België circa 30 procent. We hadden een nieuwe oplossing nodig en wilden een systeem dat alle processen in het bedrijf kon ondersteunen. Henk Klein, directeur, Gröninger Cleaning
4 SAP Customer Success Story Groothandel Gröninger Cleaning Systems SAP voldeed exact aan onze wensen Bij de omslag naar de marktgerichtere werkwijze die Gröninger enkele jaren geleden inzette, kwam ook de automatisering ter sprake. Het systeem dat we hadden was in feite afgeschreven, legt Klein uit. Het ging om een inflexibele, zwaar verouderde VMS-omgeving uit 1986. Bovendien was de hardware storingsgevoelig, waardoor het hele systeem instabiel werkte. Daarnaast was de software arbeidsintensief. We werken veel met bouwgroepen die bestaan uit samengestelde onderdelen. Als we de prijs aanpasten van een klepje dat in twintig systemen voorkwam, moesten we die prijs twintig keer invoeren. Kortom: we hadden een nieuwe oplossing nodig en wilden een systeem dat alle processen in het bedrijf ondersteunt. 200 200 punten die we in software wilden terugzien We hebben binnen Gröninger een paar avonden overlegd, vervolgt Klein. Op een spreadsheet hadden we een overzicht gemaakt van zo n 200 punten die we in de software wilden terugzien. Met dit eisenprogramma hebben we enkele toonaangevende ICT-namen benaderd, waaronder SAP. We verwachtten niet dat SAP voor een MKBbedrijf als het onze een goede oplossing had. De presentatie van SAP Business One verraste ons echter. We dachten aanvankelijk dat SAP in die demo exact onze spreadsheet volgde. Maar toen we dat uitspraken, bleek onze spreadsheet bij de presenterende adviseur onbekend te zijn. SAP voldeed blijkbaar uit zichzelf al exact aan onze wensen, of voelde deze prima aan. Onze eerste indruk was daarmee natuurlijk direct goed.
5 SAP Customer Success Story Groothandel Gröninger Cleaning Systems SAP Business One uitstekend afgestemd op situatie MKB In latere demo s raakte het team van Gröninger verder overtuigd van SAP, vertelt Klein. We vreesden aanvankelijk dat SAP Business One een groot, log systeem zou zijn. De demonstraties van Domani Business Solutions en referenties namen mijn angst weg. SAP Business One is uitstekend afgestemd op de situatie in het MKB. Voorjaar 2005 namen we de beslissing en per 1 oktober 2005 gingen we al over op SAP. De implementatie duurde dus zo n 4 maanden. Het oude systeem bezorgde iedereen flinke kopzorgen. Klein: Het redden van de data uit dat systeem was een drama. Veel datavelden waren anders ingezet dan had gemoeten, waardoor we ze niet konden gebruiken. Overgebleven data is via een koppeling naar Excel of Word overgezet om op te schonen. GROOTSTE VOORDELEN 1 1 FTE minder nodig 1 Vroeger gegevens 4 keer invoeren, nu 1 keer 20% Verwachte administratieve besparing 20 procent
6 SAP Customer Success Story Groothandel Gröninger Cleaning Systems Administratieve tijdwinst van 20 procent bespaart 1 FTE Met een implementatietool van SAP ging oude data naar het nieuwe systeem. SAP en implementatiepartner Domani Business Solutions gaven gelukkig goede ondersteuning met een implementatietool. Dat scheelde ons dagen werk. Er bleef echter handwerk nodig. De lange implementatie lag dus niet aan SAP, maar aan het oude systeem. SAP Business One is normaliter binnen 15 werkdagen te implementeren. De efficiencyvoordelen worden nu zichtbaar, vooral bij bestellen, magazijnbeheer en facturatie. Klein: Naar verwachting behalen we in de volledige administratie uiteindelijk een besparing van 20 procent. Ook kunnen we op de lange termijn met één FTE minder toe. Het aanpassen van alle bouwgroepen verloopt zeer soepel. Bovendien verloopt het terugvinden van gegevens vele malen beter dan met het oude systeem. Je kunt vrijwel overal een zoekfunctie toepassen en processen volgen. Het is ideaal. Voorheen moesten we vier keer dezelfde gegevens invoeren: voor de bestelling, de offerte, de levering en de factuur. Nu hoeft dat nog maar één keer. Daarnaast kunnen we eenvoudig digitaal bestellingen plaatsen bij Kärcher, waarvoor we tot voor kort de fax moesten gebruiken. Ook het bestellen bij leveranciers van onderdelen voor de industriële reinigingssystemen gaat sneller. Het gaat vaak om duizenden onderdelen, waarvoor we vroeger drie weken moesten inplannen. Met de materiaalplanning van SAP Business One is dat teruggebracht tot een paar dagen.
7 Gröninger Cleaning Systems Tijdsbesparing van 20 procent De basisprocessen zijn nu goed afgedekt, zegt Klein. De verkoopadministratie, de productieplanning, de engineering planning, bonnenafhandeling en urenregistratie brengen we binnenkort ook in SAP onder. Begin 2008 wil Gröninger alle bedrijfsprocessen in SAP hebben ondergebracht, inclusief CRM. Klein is tevreden. SAP luistert en neemt feedback serieus. In nieuwe releases zijn onze verzoeken op een degelijke manier verwerkt. Het overzicht van de grootboekrekening is daarvan een mooi voorbeeld. Die service, gecombineerd met de gebruiksvriendelijkheid, stabiliteit en flexibiliteit, maakt het hele pakket af. Gröninger is een klein bedrijf, maar we hebben alle processen die je kunt bedenken. Warehousing, productie, verkoop, noem maar op. Dat maakt Gröninger een complex bedrijf voor automatiseerders. We hebben een compleet ERP systeem nodig, maar wel een kleine versie ervan. SAP Business One biedt dat. Als ik alles opnieuw zou doen, zou ik exact dezelfde keuze maken. Picture Credit Customer Name, City, State/Country. Used with permission.
Picture Credit Customer Name, City, State/Country. Used with permission. www.sap.nl 2480641 (11/11) 2011 SAP AG. Alle rechten voorbehouden. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA en andere producten en diensten van SAP die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en andere landen. Business Objects en het logo van Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius en andere producten en diensten van Business Objects die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Business Objects Software Ltd. Business Objects is een onderneming van SAP. Sybase en Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere en andere producten en diensten van Sybase die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Sybase, Inc. Sybase is een onderneming van SAP. Alle andere genoemde namen van producten en diensten zijn handelsmerken van de desbetreffende ondernemingen. De informatie in dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie. Productspecificaties kunnen per land verschillen. Dit materiaal kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het wordt uitsluitend ter informatie geleverd door SAP AG en de aan haar gelieerde ondernemingen ( SAP Group ), zonder dat hier enige rechten aan kunnen worden ontleend en zonder garantie van enige aard, en SAP Group is niet aansprakelijk voor fouten of omissies met betrekking tot het materiaal. De enige garanties voor producten en diensten van SAP Group zijn de garanties in de uitdrukkelijke garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd, indien van toepassing. Niets in deze publicatie mag worden opgevat als een aanvullende garantie.