Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) 9 Toets uw eigen continuïteitsplan Deze vragenlijst is een gecomprimeerde en op onderdelen aangepaste versie van de vragenlijst die de auditdiensten en de Inspectie OOV hebben gebruikt bij de quick scan op de departementale continuïteitsplannen. De vragenlijst is opgesteld op basis van een referentiekader dat op hoofdlijnen de verschillende onderdelen van een continuïteitsplan beschrijft. Ook zijn de handleidingen gebruikt die de ministeries van BZK en van VWS hebben opgesteld voor continuïteitsmanagement door vitale organisaties. Als indicatie om te beoordelen in hoeverre vragen positief, gematigd positief of negatief te beantwoorden zijn, worden per vraag criteria (smileys) aangegeven. De vragenlijst is niet meer dan een hulpmiddel om te bezien of de organisatie qua planvorming op de goede weg is. Het is geen bewijs dat het continuïteitsplan werkt in de praktijk. Ook zal niet iedere vraag op uw organisatie van toepassing zijn. Elke organisatie heeft immers haar eigen specifieke karakter en het continuïteitsplan zal daar in de meeste gevallen op zijn toegesneden. Behalve voor zelftoetsing kunt u de vragenlijst ook gebruiken om plannen van andere vergelijkbare organisaties tegen het licht te houden en over en weer elkaars plannen te toetsen. Door de uitkomsten vervolgens naast elkaar te leggen en gezamenlijk te bespreken bestaat de mogelijkheid van elkaar te leren. Een dergelijk systeem van collegiale toetsing wordt in verschillende branches al toegepast. Vragenlijst ook digitaal beschikbaar Dit Inspectiebericht en het referentiekader zijn ook te vinden op de website van de Inspectie OOV (www.ioov.nl). Tevens is de vragenlijst via deze website te downloaden.
10 Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Referentie 1 Kritieke processen en kritieke functies zijn beschreven. Voor elke organisatie zijn kritieke processen/functies te benoemen, die tijdens een grieppandemie niet mogen uitvallen. Het gaat zowel om primaire processen/functies als om ondersteunende processen/functies. Deze kunnen per organisatie verschillen. 1 2 3 4 Bevat het continuïteitsplan een actueel overzicht van de kritieke processen/ functies die doorgang moeten vinden tijdens een grieppandemie? Bevat het continuïteitsplan een onderbouwing waarom deze processen/functies als kritiek worden beschouwd? Is er binnen het in vraag 1 bedoelde overzicht van kritieke processen/functies een prioritering aangebracht? Is per kritiek proces/functie in beeld gebracht hoeveel personele capaciteit minimaal noodzakelijk is? Is hierbij ook in de vervanging van functionarissen voorzien? Zijn bedrijfsartsen/arbo-coördinatoren en BHV-ers als kritieke functies benoemd? Het continuïteitsplan bevat een actueel overzicht en in het plan is onderbouwd waarom deze processen/functies als kritiek worden beschouwd. Het continuïteitsplan bevat wel een actueel overzicht, maar in het plan is niet onderbouwd waarom deze processen/functies als kritiek worden beschouwd. Het continuïteitsplan bevat geen actueel overzicht. Er is een prioritering aangebracht voor alle kritieke processen/functies. Er is een prioritering aangebracht voor het merendeel van de kritieke processen/functies. Er is geen prioritering aangebracht voor de kritieke processen/functies. De minimaal benodigde capaciteit is per kritiek proces/functie in beeld gebracht en in de vervanging van functionarissen is voorzien. De minimaal benodigde capaciteit is niet voor elk kritiek proces/functie in beeld gebracht of slechts globaal aangegeven en/of de vervanging van functionarissen is onduidelijk of maar voor een deel geregeld. De minimaal benodigde capaciteit is niet in beeld gebracht en in de vervanging van functionarissen is niet voorzien. Zowel de bedrijfsarts/arbo-coördinator als de BHV-functie zijn als kritieke functies benoemd. Alleen de bedrijfsarts/arbo-coördinator of alleen de BHV-functie is als kritieke functie benoemd. Noch de bedrijfsarts/arbo-coördinator noch de BHV-functie zijn als kritieke functie benoemd.
Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) 11 Referentie 2 Specifieke taken i.v.m. een grieppandemie zijn in beeld gebracht. Naast de continuïteit van de dagelijkse dienstuitvoering, moet ook rekening worden gehouden met extra taken, juist omdat er een grieppandemie is. Deze referentie is vooral van belang voor onderdelen die een rol hebben in de rampenbestrijding en crisisbeheersing en voor uitvoerende diensten of afdelingen. 5 6 7 8 Is er zicht op de specifieke taken die in verband met een grieppandemie op uw organisatie afkomen? Is hierover iets opgenomen in het continuïteitsplan? Zijn er (operationele) draaiboeken waarnaar wordt verwezen? Heeft afstemming plaatsgevonden met interne betrokkenen en externe partners in verband met de specifieke taken? Inclusief onderbouwing welke interne betrokkenen en externe partners het betreft. Zijn de specifieke taken belegd? Inclusief onderbouwing met voorbeelden hoe en bij wie de specifieke taken zijn belegd. Zijn maatregelen om de uitvoering van de specifieke taken te waarborgen in het continuïteitsplan beschreven? Let hierbij op: Vindt er aansturing plaats? Weet iedereen wat hij moet doen? Zijn medewerkers bekwaam en toegerust? Zijn voldoende medewerkers beschikbaar? Het continuïteitsplan bevat een overzicht van (mogelijke) specifieke taken en/of het continuïteitsplan verwijst naar plannen of draaiboeken van onderdelen of (uitvoerings)organisaties. In het continuïteitsplan wordt globaal aandacht besteed aan (mogelijke) specifieke taken. Het al dan niet bestaan van specifieke taken is niet in het continuïteitsplan vermeld. Er heeft afstemming plaatsgevonden met zowel interne betrokkenen als externe partners over de specifieke taken. Er heeft alleen afsteming plaatsgevonden met interne betrokkenen of in-/externe afstemming is wel als aandachtspunt benoemd, maar moet nog plaatsvinden. Er heeft geen afstemming plaatsgevonden over de specifieke taken. De specifieke taken zijn toegewezen aan functionarissen. Het merendeel van de specifieke taken is toegewezen aan functionarissen. De specifieke taken zijn niet toegewezen. Maatregelen zijn beschreven en toegewezen aan functionarissen. Maatregelen zijn wel beschreven, maar niet toegewezen aan functionarissen. Maatregelen zijn niet beschreven en niet toegewezen aan functionarissen.
12 Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Referentie 3 Kwetsbaarheden en afhankelijkheden zijn benoemd. Belangrijk is vast te stellen hoe kwetsbaar de kritieke processen/functies zijn voor een tekort aan mensen en/of middelen. Hierbij kan worden gedacht aan de uitval van personeel, kennis en informatie, communicatiemiddelen en ICT-voorzieningen. Ook moeten afhankelijkheden worden geïnventariseerd. In hoeverre zijn kritieke processen/functies afhankelijk van derden? En in hoeverre zijn derden afhankelijk van de organisatie? 9 10 11 Zijn in het continuïteitsplan de kwetsbaarheden per kritiek proces/functie benoemd? Is specifiek ingegaan op (borging van) knelpunten, ontstaan door uitval van: 1. Personeel (waaronder scenario s bij 10, 30 en 50% uitval)? 2. Kennis en informatie? 3. Communicatiemiddelen? 4. ICT? 5. Overige bedrijfsmiddelen? Is per kritiek proces/functie in beeld gebracht: 1. In welke opzichten de organisatie afhankelijk is van derden? 2. In welke opzichten derden afhankelijk zijn van de organisatie? Voor alle kritieke processen/functies zijn kwetsbaarheden benoemd. Voor het merendeel van de kritieke processen/functies zijn kwetsbaarheden benoemd. Voor geen van de kritieke processen/functies zijn kwetsbaarheden benoemd. Alle genoemde knelpunten zijn opgenomen en maatregelen zijn benoemd. Een deel van de genoemde knelpunten is opgenomen en/of niet voor alle knelpunten zijn maatregelen benoemd. Geen van de benoemde knelpunten is opgenomen. In het continuïteitsplan is voor alle kritieke processen/functies benoemd in welk opzicht de organisatie afhankelijk is van derden en in welk opzicht derden afhankelijk zijn van de organisatie. In het continuïteitsplan zijn afhankelijkheden benoemd voor het merendeel van de kritieke processen/functies of in het continuïteitsplan is alleen benoemd in welk opzicht de organisatie afhankelijk is van derden en niet in welk opzicht derden afhankelijk zijn van de organisatie. In het continuïteitsplan zijn geen afhankelijkheden benoemd.
Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) 13 Referentie 4 Weerbaarheidsmaatregelen zijn beschreven. Tevens is voorzien in een plan voor de implementatie en de borging van deze maatregelen. Bij deze referentie gaat het om maatregelen die worden genomen om de weerbaarheid van de eigen organisatie te verhogen. Ook moet worden bepaald of kritieke processen/functies onder alle omstandigheden overeind moeten blijven. Met het oog op de continuïteit van de organisatie moeten verder de implementatie en borging van de weerbaarheidsmaatregelen worden beschreven. 12 13 Zijn in het continuïteitsplan per kritiek proces (weerbaarheids)maatregelen beschreven? In de handleidingen worden voorbeelden van maatregelen genoemd: 1. verantwoordelijkheidstoedeling; 2. vervanging/mandatering; 3. brede inzetbaarheid/functieroulatie (denk aan vertrouwelijke functies); 4. poolvorming; 5. vastlegging basis- en spoedprocedures; 6. alternatieve overlegvorming; 7. contractbeheer; 8. samenwerking met andere organsaties; 9. uitwijkmogelijkheden; 10. testen/oefenen. Zijn de implementatie en de borging van de weerbaarheidmaatregelen in het continuïteitsplan beschreven? Het gaat hierbij om: toedeling van verantwoordelijkheden voor de uitvoering; afspraken over de planning, de voortgang en de rapportage. Het continuïteitsplan bevat een overzicht van de weerbaarheidsmaatregelen en in het plan is onderbouwd waarom deze maatregelen worden genomen. Het continuïteitsplan bevat wel een overzicht van de weerbaarheidsmaatregelen, maar in het plan is niet onderbouwd waarom deze maatregelen worden genomen. Het continuïteitsplan bevat geen overzicht van de weerbaarheidsmaatregelen. In het continuïteitsplan is opgenomen wie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de maatregelen en zijn afspraken gemaakt over de planning, de voortgang en de rapportage. In het continuïteitsplan wordt alleen in algemene zin aandacht besteed aan de implementatie en de borging van de weerbaarheidsmaatregelen. In het continuïteitsplan wordt geen aandacht besteed aan de implementatie van de weerbaarheidsmaatregelen.
14 Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Referentie 5 Maatregelen op het terrein van personeelsbeleid (P-maatregelen) zijn benoemd. Tevens is voorzien in een plan voor de implementatie en de borging van deze maatregelen. Belangrijk is dat alle medewerkers worden voorbereid op het blijven functioneren van de organisatie tijdens een grieppandemie. Zij moeten weten wat er van hen wordt verwacht als de organisatie volgens het grieppandemie-scenario gaat werken. Zij moeten op de hoogte zijn van de prioritering in het werk en van de specifieke (aan de grieppandemie gerelateerde) werkzaamheden. De organisatie dient alle noodzakelijke maatregelen te nemen om de hygiëne op de werkplek en op plaatsen waar contact met het publiek mogelijk is, zoveel mogelijk te waarborgen. Deels kan de continuïteit van de organisatie worden geborgd door medewerkers hun werkzaamheden vanuit huis te laten verrichten. Met het oog op de continuïteit van de organisatie dient ook de implementatie en borging van personeelsmaatregelen te worden beschreven. 14 15 16 17 Zijn de volgende onderdelen van het personeelsbeleid specifiek benoemd in het continuïteitsplan: communicatiebeleid; rechtspositie (denk o.a. aan werktijden, ATW, e.d.); bedrijfsmaatschappelijke zorg; verzuimbeleid en verzuimregistratie; arbobeleid? Is de implementatie en borging van de P-maatregelen in het continuïteitsplan beschreven? Het gaat hierbij om: toedeling van verantwoordelijkheden voor de uitvoering; afspraken over de planning, de voortgang en de rapportage. Worden in het continuïteitsplan activiteiten genoemd opdat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht als de organisatie volgens het scenario grieppandemie gaat werken? Inclusief onderbouwing welke activiteiten het betreft. Heeft de organisatie maatregelen beschreven om de hygiëne op de werkplek en op plaatsen waar contact met het publiek mogelijk is, zoveel mogelijk te waarborgen? Zo ja, welke maatregelen? Alle genoemde punten zijn in het continuïteitsplan benoemd. Het merendeel van de genoemde punten is in het continuïteitsplan benoemd. Geen van de genoemde punten is in het continuïteitsplan benoemd. In het continuïteitsplan is opgenomen wie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de P-maatregelen en er zijn afspraken gemaakt over de planning, de voortgang en de rapportage. In het continuïteitsplan wordt alleen in algemene zin aandacht besteed aan de implementatie en de borging van de P-maatregelen. In het continuïteitsplan wordt geen aandacht besteed aan de implementatie van de P-maatregelen. Het continuïteitsplan vermeldt zowel activiteiten voor algemene instructies (bijv. algemene intranetberichten) als voor specifieke instructies (bijv. afspraken over het overnemen van werkzaamheden. Er zijn alleen activiteiten vermeld voor algemene instructies en/of er zijn geen activiteiten vermeld, maar op ad hoc basis zijn of worden wel acties ondernomen. Er zijn geen activiteiten vermeld. Het continuïteitsplan bevat een overzicht van hygiënemaatregelen en tevens is opgenomen wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en er zijn afspraken gemaakt over de implementatie. Het continuïteitsplan bevat wel een overzicht van hygiënemaatregelen, maar niet beschreven is wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en de inplementatie. In het continuïteitsplan wordt geen aandacht besteed aan hygiënemaatregelen.
Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) 15 18 19 Wordt medewerkers de mogelijkheid geboden om hun werkzaamheden vanuit huis te verrichten? Is aandacht besteed aan nazorg (terugkeer naar de normale situatie)? Het gaat hierbij om: 1. afbouw van de crisisorganisatie; 2. teams weer in balans (herstel overbelaste medewerkers en opvang van medewerkers die te maken hebben met sterfgevallen); 3. herstel achterstanden. De mogelijkheid tot thuiswerken wordt geboden en de haalbaarheid is onderzocht. De mogelijkheid tot thuiswerken wordt wel geboden, maar er is niet onderzocht of er bijvoorbeeld voldoende ICT-capaciteit is. De mogelijkheid tot thuiswerken wordt niet geboden. Nazorg maakt integraal onderdeel uit van het continuïteitsplan. Nazorg komt globaal aan de orde in het continuïteitsplan. In het continuïteitsplan wordt geen aandacht besteed aan nazorg. Referentie 6 De organisatie en het beheer van de continuïteitsplanning zijn geborgd. Belangrijk is de continuïteit van het continuïteitsplan te borgen. Naast het aanwijzen van verantwoordelijke functionarissen zijn daarvoor voldoende financiële middelen nodig en capaciteit om het continuïteitsplan ten uitvoer te brengen. Ook moet zijn bepaald wie het continuïteitsplan actueel houdt en zorgt dat eventuele wijzigingen worden gecommuniceerd. 20 21 Is het continuïteitsplan behandeld en formeel goedgekeurd door het bevoegde orgaan? Is het continuïteitsplan met de OR besproken? Het continuïteitsplan is formeel goedgekeurd. Het continuïteitsplan is niet formeel goedgekeurd. Het continuïteitsplan is met de OR besproken. Het continuïteitsplan is niet met de OR besproken. Vervolg Referentie 6 >>>
16 Jaargang 6, nummer 1 (maart 2010) Inspectiebericht Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Vervolg Referentie 6 >>> 22 23 24 25 26 27 Zijn de noodzakelijke competenties bij het totstandkomingsproces betrokken? Is sprake van organisatiebrede betrokkenheid of is slechts een beperkt deel van de organisatie betrokken bij het opstellen het continuïteitsplan? Zijn (aanvullende) maatregelen genomen om de volledigheid van het continuïteitsplan te waarborgen? (oefeningen, audit, afstemming met derden, contracten met derden)? Zo ja, welke maatregelen? Is er zowel op bestuurlijk/managementniveau als op uitvoerend niveau een functionaris benoemd, die verantwoordelijk is voor het continuïteitsplan? Is de vervanging van beide functionarissen geborgd? Zijn het beheer en het actueel houden van het continuïteitsplan geborgd? Het gaat niet alleen om het actualiseren van maatregelen, maar ook van kritieke processen (er kunnen immers nieuwe processen bijkomen en/of processen kunnen afvallen). Is de financiering van het continuïteitsplan geborgd? Is dit zichtbaar gemaakt in de begroting? Wanneer treedt het continuïteitsplan in werking en wanneer wordt weer afgeschaald? En wie beslist daartoe? Er is sprake van organisatiebrede betrokkenheid bij het totstandkomingsproces. Er is wel sprake van brede betrokkenheid bij het totstandkomingsproces, maar het betreft niet alle noodzakelijke competenties. Er is geen sprake van brede betrokkenheid bij het totstandkomingsproces. Het continuïteitsplan bevat meerdere (aanvullende) maatregelen om de volledigheid te waarborgen. Het continuïteitsplan bevat een beperkt aantal (aanvullende) maatregelen om de volledigheid te waarborgen. Het continuïteitsplan bevat geen (aanvullende) maatregelen om de volledigheid te waarborgen. Zowel op bestuurlijk/managementniveau als op uitvoerend niveau is een functionaris benoemd en de vervanging is geborgd. Alleen op bestuurlijk/managementniveau of alleen op uitvoerend niveau is een functionaris benoemd of functionarissen zijn wel benoemd, maar de vervanging is niet geborgd. Noch op bestuurlijk/managementniveau noch op uitvoerend niveau is een functionaris benoemd. Beheer en actueel houden van het continuïteitsplan zijn expliciet geregeld en de verantwoordelijkheid voor het actualiseren is toegewezen. De intentie tot periodiek actualiseren is wel aanwezig, maar er is geen planning voor het actualiseren opgesteld en de verantwoordelijkheid voor het actualiseren is niet toegewezen. In het continuïteitsplan staat niets vermeld over het periodiek actualiseren. Continuïteitsplanning maakt onderdeel uit van de bedrijfsvoering, is terug te vinden in de begroting en er is budget beschikbaar. De financiering is zichtbaar gemaakt in de begroting, maar er is (nog) geen budget beschikbaar gesteld. De financiering van het continuïteitsplan is niet geborgd. In het continuïteitsplan is vastgelegd wanneer het plan in werking treedt, wanneer weer wordt afgeschaald en wie beslist tot de inwerkingtreding en de afschaling. Er is afgesproken wie beslist tot de inwerkingtreding en de afschaling, maar onduidelijk is wanneer dit het geval is. Er zijn geen afspraken gemaakt over het in werking treden van het continuïteitsplan en de maatregelen. Ook is niet duidelijk wie het besluit hiertoe neemt.