Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven 2014-2016 verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 gemeente Eindhoven Sector Facilitaire en Administratieve Ondersteuning (FAO) Afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV) juli 2017
Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Sector Facilitaire en Administratieve Ondersteuning (FAO) Afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV) Datum juli 2017
Inhoudsopgave Colofon 2 Inhoudsopgave 3 Managementsamenvatting 4 Inleiding 5 1. Lokale regelingen 8 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 10 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 11 4. Digitale archiefbescheiden 13 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 14 6. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats 15 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 16 8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 16 9. Rampen, calamiteit en veiligheid 17 10. Middelen en mensen 18 gemeente Eindhoven 3
Managementsamenvatting In artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 staat dat burgemeester en wethouders ten minste tweejaarlijks aan de raad verslag doen over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 Archiefwet (horizontale verantwoording). De gemeenteraad controleert op zijn beurt aan de hand van de aangeboden toezichtinformatie de taakuitvoering door het college. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht achteraf (interbestuurlijk toezicht). Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de archiefzorg en het archiefbeheer te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van 10 kwalitatieve Kritische Prestatie Indicatoren ontwikkeld. Door het beantwoorden van bij de KPI behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Deze archief-kpi s vormen een kapstok voor het periodieke verslag dat het college aan de gemeenteraad moet uitbrengen. De KPI s brengen een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Dit verslag beschrijft de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de periode binnen Eindhoven, geconstateerde verbeterpunten en de aanpak daarvan binnen de gemeentelijke organisatie. Dit document vormt het verantwoordingsverslag zoals hierboven beschreven. Rapportage onderzoek archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven Begin 2017 heeft de archieftoezichthouder, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), een rapport over de door hem gehouden KPI-audit in de periode aangeboden. De KPI s zijn hier kwalitatief (beschrijvend) gehanteerd. Het RHC doet daarin een aantal aanbevelingen ter verbetering. De algemene RHC-conclusie kunt u vinden in het tekstkader bij het hoofdstuk Inleiding (zie pagina 5). Plan van aanpak In de eerste helft van 2017 is prioriteit gegeven aan het actief aanpakken en voor zover als mogelijk afhandelen van een aantal aanbevelingen. Deze aanpak is beschreven onder de alinea in elk hoofdstuk. Inmiddels (beschrijving situatie per juli 2017) is een deel van de actiepunten gerealiseerd of in behandeling. Voor diverse punten is een bijdrage van verschillende gemeentelijke onderdelen vereist. Onder coördinatie van de programmamanager is hierover binnen het Programma Digitalisering sprake van samenwerking, afstemming en overleg. gemeente Eindhoven 4
Inleiding Het goed op orde hebben van het archief- en informatiebeheer: stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen van haar handelingen maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering draagt bij aan het collectieve geheugen van de maatschappij, door middel van het (laten) bewaren van informatie met (cultuur)historische waarde. Periodieke verantwoording In artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 staat dat burgemeester en wethouders ten minste tweejaarlijks aan de raad verslag doen over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 Archiefwet. BenW leggen hierbij de verslagen over die aan hen zijn uitgebracht, met name over het archief- en informatiebeheer van de archiefbescheiden die níet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeenteraad controleert op zijn beurt aan de hand van de aangeboden toezichtinformatie de taakuitvoering door het college. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht achteraf (interbestuurlijk toezicht). Dit verslag beschrijft de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de periode binnen Eindhoven, geconstateerde verbeterpunten en de aanpak daarvan binnen de gemeentelijke organisatie. Het verslag wordt door het college van BenW als toezichtinformatie aangeboden aan de raad met het voorstel het voor kennisgeving aan te nemen. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de archiefzorg en het archiefbeheer te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van 10 kwalitatieve Kritische Prestatie Indicatoren ontwikkeld. Door het beantwoorden van bij de KPI behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Deze archief-kpi s vormen een kapstok voor het periodieke verslag dat het college aan de gemeenteraad moet uitbrengen. De KPI s brengen een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Rapportage onderzoek archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven Begin 2017 heeft de archieftoezichthouder, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), een KPI-auditrapportage over aangeboden. Het RHC heeft specifieke aanbevelingen gedaan. Deze zijn in dit verslag bij de desbetreffende KPI bij de alinea opgenomen. Bij de alinea staat vervolgens de gemeentelijke aanpak. Algemene conclusie van het RHCe: Op basis van de onderzochte onderdelen kan geconcludeerd worden dat de gemeente Eindhoven volop bezig is met de gemeentelijke ontwikkelingen ten aanzien van de bedrijfsvoering. Merkbaar is dat de ontwikkelingen op het gebied van het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Eindhoven te vergelijken zijn met de landelijke gemeentelijke ontwikkelingen. gemeente Eindhoven 5
Ten aanzien van het archief- en informatiebeheer heeft de gemeente Eindhoven voldoende maatregelen getroffen voor de overbrenging van de archiefbescheiden. Er zijn en worden de nodige inspanningen verricht ten aanzien van de lokale regelingen, digitalisering, kwaliteitszorg, vernietiging en het calamiteitenplan. Binnen deze elementen zijn nog hier en daar de nodige verbeterpunten aan te brengen. Het is belangrijk dat er extra aandacht wordt geschonken aan de hybride archivering, digitale duurzaamheid, specifieke voorschriften voor digitaal archiefbeheer en aan de positie, kwantiteit en kwaliteit van DIV zodat het archiefbeheer en de compliance van de organisatie steeds beter gewaarborgd kunnen worden. Plan van aanpak Inmiddels (beschrijving situatie per juli 2017) is een deel van de actiepunten gerealiseerd of in behandeling. Voor diverse punten is een bijdrage van verschillende gemeentelijke onderdelen vereist. Onder coördinatie van de programmamanager is hierover binnen het Programma Digitalisering sprake van samenwerking, afstemming en overleg. Overzicht archief-kpi s Nr Kritische Prestatie Indicator Omschrijving van de hoofdvraag 1 Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4 Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal archiefbeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? gemeente Eindhoven 6
Valt buiten de scope van deze audit. 8 Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet Valt buiten de scope van deze audit. Heeft de gemeente plannen voor het behouden van de (te bewaren) archiefbescheiden in bijzondere omstandigheden? 10 Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Openbaar toegankelijke toezichtinformatie De gemeente Eindhoven streeft naar transparantie van haar handelen. Door bureau KING van de VNG is de website www.waarstaatjegemeente.nl opgericht. Hierop wordt toezichtinformatie met betrekking tot een tiental wetten (waaronder de Archiefwet) van gemeenten in Nederland openbaar toegankelijk gemaakt voor: raadsleden, archieftoezichthouders, burgers, andere belangstellenden. Eindhoven zal deze toezichtinformatie gaan aanleveren. gemeente Eindhoven 7
1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Overheidsorganen moeten bij het ontvangen, opmaken en beheren van informatie voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen (Archiefwet 1995). 1.1 Archiefverordening en Besluit informatiebeheer Hoe de organen van de gemeente vorm geven aan de zorg en het beheer van het archief- en informatiebeheer is bepaald in een Archiefverordening en een Besluit informatiebeheer. Ten tijde van de audit waren beide regelingen niet geactualiseerd. Beide regelingen zijn opnieuw vastgesteld: de Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 (raadsbesluit 21 juni 2016); het Besluit informatiebeheer gemeente Eindhoven 2016 (collegebesluit 7 juni 2016). 1.2 Samenwerkingsverbanden Bij overdracht van taken aan andere overheidsorganen en bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en/of het aangaan van een samenwerkingsverband treft het college van BenW adequate voorzieningen omtrent de archiefbescheiden. Indien (aspecten van) archiefbeheer(taken) zijn uitbesteed en/of gemandateerd, moet er een dienstverleningsovereenkomst worden opgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid. Van belang is dat altijd duidelijk moet zijn wíe verantwoordelijk is voor de zorg, het beheer, bewaring en toezicht op het beheer van archiefbescheiden. Ook in geval van opheffing, samenvoeging, of splitsing van taken dient het college, op grond van artikel 4 van de Archiefwet 1995, voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden. De gemeentelijke organisatie moet in deze gevallen zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding ervan. Organen van de gemeente Eindhoven nemen deel aan samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen. Momenteel ontbreekt het bij elke gemeenschappelijke regeling aan een of meer regels of bepalingen ( archiefparagraaf ) zoals vereist door de Archiefwet. Herstellen van de omissies in regels en bepalingen met betrekking tot het archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. In het actualisatietraject van het beleidskader Verbonden Partijen (sector Control e.a.) wordt in 2017 de veelal ontbrekende archiefparagraaf in de regeling/overeenkomst meegenomen. Het Team verbonden partijen overlegt met archiefdeskundigen en de interne inhoudelijke contactpersonen van de bestaande gemeente Eindhoven 8
gemeenschappelijke regeling /samenwerkingsverband om de omissies in kaart te brengen en te verbeteren. Bij het aangaan van nieuwe verbonden partijen/samenwerkingsverbanden of bij actualisering van Dienstverleningsovereenkomsten krijgt dit facet extra aandacht. 1.3 Uitbestede archiefbeheertaken aan externe private partijen De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) heeft contracten met externe partijen voor archiefbeheertaken (zoals archiefopslag, vernietiging, digitale archivering). Wat is er geregeld met betrekking tot Eindhovense informatie/data in geval van faillissement van de externe privaatrechtelijke partij? Herstellen van de omissies in de afspraken (contracten) om de goede, geordende en toegankelijke staat duurzaam te borgen bij de uitbesteding van archiefbeheertaken aan privaatrechtelijke partijen. In het voorjaar van 2017 heeft de afdeling DIV de lopende contracten met drie partijen, samen met de afdeling Inkoop, gescreend op omissies en aanvullende maatregelen genomen. gemeente Eindhoven 9
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van BenW ervoor te zorgen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Kwaliteitssysteem De gemeente moet zorgvuldig omgaan met informatie: verantwoord digitaal beheersen en beheren, van creatie tot vernietiging. Met een kwaliteitssysteem is de gemeente in staat om het proces van informatiebeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit geborgd kan worden, zowel ten aanzien van de dagelijkse uitvoering als in het kader van continu verbeteren. Een dergelijk systeem is van toepassing op de hele gemeentelijke organisatie en op alle informatieobjecten, dat wil zeggen de gehele informatiehuishouding inclusief interne applicaties, databases, netwerkschijven en andere digitale stromen. Eindhoven beschikt over elementen van een kwaliteitssysteem, zoals regelingen, richtlijnen en visies. Een kwaliteitssysteem als zodanig is niet benoemd en vastgelegd. Vaststellen van het kwaliteitssysteem en het onderwerpen aan een periodieke evaluatie. Stimuleren van bewustwording (organisatiebreed) van digitale archiefvorming en - beheer. Ter optimalisering van recente ontwikkelingen is in 2017 de interne kwaliteitszorg aangescherpt: in de vorm van controle op een juist gebruik van de registraties van documenten en dossiervorming in het Document Management Systeem (DMS). De toetsbare eisen worden voor de verschillende onderdelen vastgesteld, waaraan ook een risicoanalyse is gekoppeld. De bevindingen worden vastgelegd en in de vorm van verbetervoorstellen teruggekoppeld met de collega s. Het opzetten van een kwaliteitssysteem in de vorm van een integraal handboek, (met de werktitel) Handboek Kwaliteitssysteem Informatiebeheer gemeente Eindhoven is binnen het Programma Digitalisering ontwikkeld conform de landelijke Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Hiervoor is samenwerking gezocht met de gemeente Utrecht: het Utrechtse handboek is voorbeeld het Eindhovense handboek. In samenwerking met de Eindhoven Academie zijn trainingen voor het gebruik van Silverdocs (DMS) ingericht. De training is bedoeld voor alle betrokkenen die verantwoordelijkheid dragen voor informatie- en archiefbescheiden, zowel management als medewerkers. Doel is de bewustwording te vergroten en belang en noodzaak duidelijk te maken. Er is aandacht voor de verschillende rollen en verantwoordelijkheden t.a.v. informatievoorziening en digitale archiefvorming en beheer. gemeente Eindhoven 10
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Volgens artikel 3 van de Archiefwet 1995 is ieder overheidsorgaan verplicht de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Dit geldt voor álle archiefbescheiden: zowel fysiek als digitaal. Het beheer vindt plaats in elke fase van de levenscyclus van een document: van creatie tot vernietiging en/of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. 3.1 Geordend overzicht Artikel 18 van de Archiefregeling schrijft voor dat overheidsorganen dienen te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met andere woorden: de gemeente moet kunnen aangeven over welke archiefbescheiden het beschikt, waar deze archiefbescheiden zich bevinden en hoe deze kunnen worden geraadpleegd. Een geordend overzicht van álle papieren en digitale informatie draagt bij aan het in control brengen van de informatievoorziening, vooral wanneer archiefwaardige (digitale) informatie zich in allerlei vakapplicaties of buiten de beheeromgeving van DIV of de sector Informatisering en Beheer (IB) bevindt. Aan de hand van een geordend overzicht kan de digitale beheeromgeving voor de digitale archivering worden vastgesteld en wordt risicomanagement mogelijk gemaakt. Momenteel is er geen actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van ALLE archiefbescheiden aanwezig. Naast de documenten die zijn opgenomen in de post- en archiefapplicatie Corsa en in de huidige DMS-en, is ook archiefwaardige informatie opgeslagen in backoffice applicaties en op netwerkschijven. Om hier zicht op te krijgen is een overzicht nodig van de werkprocessen van de gemeente met de informatie die daarbij wordt ontvangen en gecreëerd en de vindplaats of applicatie waarin die informatie is opgeslagen. Onder coördinatie van de programmamanager Digitalisering is gestart om met behulp van de applicatie I-Navigator een totaaloverzicht samen te stellen van de vindplaats van alle archiefwaardige informatie binnen de gemeente. Hierbij wordt van de ervaring van de gemeente Helmond gebruikgemaakt. 3.2 Authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid De toegankelijkheid van de analoge - en digitale archieven is over het algemeen op orde. Als gevolg van digitaal werken en digitalisering is een hybride archiefsituatie ontstaan. Er zijn analoge dossiers aanwezig in het papieren dynamisch archief, terwijl er ook digitale dossiers over hetzelfde proces zijn gevormd in het DMS. Deze situatie is noch wenselijk gemeente Eindhoven 11
voor de gebruiker (onduidelijk) noch voor het beheer (dubbel, complex). DIV streeft ernaar deze situatie uit te faseren. Borging van de digitale duurzaamheid is niet voldoende geregeld. Onderzoeken welke maatregelen getroffen moeten worden om de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief te verbeteren en vervolgens deze maatregelen opnemen in (een) beleid(svisie). Aandacht voor de bestaande hybride archiefsituatie. Het programma Digitaal Duurzaam Beheer Systeem (DDBS) is het programma, waarin twintig gemeenten (waaronder Eindhoven) samen met het RHC Eindhoven samenwerken aan de ontwikkeling en implementatie van een digitale archiefbewaarplaats. In het eerdergenoemde Handboek Kwaliteitssysteem Informatiebeheer zijn inmiddels aan de hand van leidraden thema s uitgewerkt qua visie en beleid. In de bijlagen worden de concrete afspraken voor de verschillende onderdelen vastgelegd, zoals: metadatagegevens, handboek vervanging, opslagformaten, processtappen, digitale duurzaamheid enz. Er zijn maatregelen getroffen die de betrouwbaarheid en volledigheid van de gegevens waarborgen. Er zijn maatregelen genomen die de vindbaarheid en bruikbaarheid (leesbaarheid) nu en in de toekomst garanderen. Vanuit de sectoren zijn bij de afdeling DIV diverse verzoeken ontvangen om papieren dossiers achteraf te scannen (backlog scannen), zodat deze dossiers digitaal beschikbaar komen in het DMS. Dit wordt door de afdeling DIV, in samenspraak met de desbetreffende sector, planmatig aangepakt. Mede door backlog scannen wordt de hybride archivering op termijn uitgefaseerd. gemeente Eindhoven 12
4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Het beheer van digitale archiefbescheiden stelt specifieke eisen aan onder andere de inrichting van processen, duurzame toegankelijkheid, bepaalde metadata (informatie óver informatie) en (tijdigheid van) conversie. De gemeente is bekend met de NEN 2082 en het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Bij de opbouw en inrichting van o.m. het Document Management Systeem (DMS) en de Record Management Applicatie (RMA) worden deze als referentie gehanteerd. Momenteel zijn de contouren voor een vast te stellen beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden vastgelegd. De bestanden zijn op dit moment nog voldoende geordend en toegankelijk, leesbaar of waarneembaar, maar dat zal niet altijd zo blijven. Aangezien de gemeente grotendeels digitaal werkt, is het aan te raden beleid vast te stellen, waarin vastgelegd wordt hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (opslagformaat of drager) wijzigt, wie daarvoor verantwoordelijk is en de verplichting om processen-verbaal hiervan blijvend te bewaren. Vergroten van de kennis van de uitvoering van het beheer van digitale archiefbescheiden. Vaststellen van beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waaronder opslagformaten. Vaststellen van procedures en voorschriften ten aanzien van conversie, migratie en emulatie. Binnen het aandachtsgebied van informatiebeheer past Eindhoven de formele regelgeving ten aanzien van het beheer van digitale informatie toe. Het Handboek Kwaliteitssysteem Informatiebeheer is hiervoor de basis. Beleidsafspraken m.b.t. opslagformaten en de aspecten conversie, migratie en emulatie zijn hierin opgenomen. gemeente Eindhoven 13
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vernietiging van analoge dossiers loopt volgens schema en wet- en regelgeving. Bij het selecteren van archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, worden de (landelijk vastgestelde) gemeentelijke selectielijsten gehanteerd. Om digitaal te kunnen werken, scant DIV sinds medio 2013 analoge inkomende, uitgaande en interne poststukken. Om te zorgen dat de papieren archiefbescheiden niet langdurig bewaard hoeven te blijven, moet het college van BenW een Vervangingsbesluit nemen. Momenteel loopt er een project Digitalisering bouwvergunningdossiers. Hiervoor is een specifiek handboek vervanging vastgesteld. Vervreemding van archiefbescheiden is de laatste jaren niet aan de orde geweest. Het nemen van een Vervangingsbesluit door het college van BenW Er ontbreekt momenteel een procedure van vernietiging van digitale archiefbescheiden. Op 17 mei 2016 is het collegebesluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Eindhoven genomen. In het daarbij behorende Handboek Vervanging is het proces van vervanging beschreven en daarmee geborgd. De gescande stukken, opgenomen in dagdozen (op scandatum) worden na een wachtperiode van drie maanden doorlopend vernietigd. Op 4 oktober 2016 is het collegebesluit Vervanging archiefbescheiden met terugwerkende kracht genomen, van toepassing op te behandelen stukken gescand in de periode medio 2013 tot 20 mei 2016. Voor deze periode ontbrak namelijk een vervangingsbesluit. De desbetreffende dagdozen met bundels gescande stukken worden integraal extern opgeslagen en gedurende 12 jaar bewaard. Het opstellen van een vernietigingsprocedure voor digitale archiefbescheiden maakt onderdeel uit van het Handboek Kwaliteitssysteem Informatiebeheer. De door de VNG voorgelegde Nieuwe Selectielijst 2017, met een digitaal georiënteerde selectiemethodiek, wordt ook binnen Eindhoven toegepast. De record management applicatie (RMA) behorend bij het document management systeem (DMS) wordt ingericht op basis van een landelijke processtructuur en op basis van deze nieuwe Selectielijst 2017. Het proces van vernietiging van digitale archiefbescheiden wordt hierbij meegenomen. Onderzoek is gestart naar archiefwaardige informatie van met name risicovolle processen, opgenomen in vakapplicaties en netwerkschijven, zodat daar de (wettelijk verplichte) digitale vernietiging kan worden gerealiseerd. Het gemeentelijke Handboek vervanging uit 2016 wordt periodiek geactualiseerd en voorgelegd aan het RHCe (archieftoezichthouder). gemeente Eindhoven 14
6. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente heeft de verplichting om blijvend te bewaren archiefbescheiden na verloop van tijd over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats (gevestigd in gebouw RHCe, Raiffeisenstraat 18 in Eindhoven). Analoge (papieren) overheidsarchieven dienen na 20 jaar, in blokken van maximaal 10 jaar, overgebracht te worden waarbij deze in principe openbaar raadpleegbaar zijn. Alle analoge voor overbrenging in aanmerking komende bescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Uitzondering hierop zijn de bouwvergunningdossiers 1936-1989. Eindhoven heeft in dit verband hiervoor bij de provinciale archiefinspectie een machtiging tot opschorting overbrengingstermijn aangevraagd en verkregen. Deze serie bouwvergunningdossiers wordt momenteel gedigitaliseerd en naar verwachting digitaal overgebracht naar het e-depot. Regionaal e-depot Het programma DDBS (zie pagina 12) zit momenteel (medio 2017) in een herijkingsfase. Er vindt een evaluatie plaats en als output van de evaluatie zal een functioneel ontwerp worden opgeleverd. Recente ontwikkelingen ten aanzien van de positie van het RHCe binnen de Metropoolregio Eindhoven (MRE) kunnen mogelijk gevolgen hebben voor dit programma. gemeente Eindhoven 15
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke bewaaromstandigheden op orde? Deze KPI viel buiten de scope van de audit van het RHCe en is niet meegenomen in dit verslag. 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Deze KPI viel buiten de scope van de audit van het RHCe en is niet meegenomen in dit verslag. gemeente Eindhoven 16
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behouden van de (te bewaren) archiefbescheiden in bijzondere omstandigheden? Het is van belang dat de gemeente weet wat ze moet doen bij eventuele calamiteiten om de schade aan de gegevens, het risico op informatieverlies, zoveel mogelijk te beperken. Eindhoven beschikt over een calamiteitenplan archieven, voor het treffen van maatregelen bij beschadiging van analoge archiefbescheiden. Maatregelen met betrekking tot digitale archiefbescheiden zijn niet opgenomen in een calamiteitenplan. Eindhoven volgt met betrekking tot de informatiebeveiliging de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), maar dit heeft nog niet geleid tot een beleidsplan, richtlijn e.d. Opnemen van maatregelen voor digitale archiefbescheiden in een calamiteitenplan. Een uitgewerkt en vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid ontbreekt. Het ontwikkelen van een informatiebeveiligingsbeleid waarin rekening wordt gehouden met de beveiliging van zowel analoge als digitale archiefbescheiden is gewenst. In 2016 heeft het college van BenW besloten om een fulltime functie van CISO (Chief Information Security Officer) open te stellen. In afwachting van een succesvolle invulling wordt tijdelijk een specialist hiervoor ingehuurd. Momenteel worden in opdracht van de CIO-office door een gespecialiseerd bureau kaders voor informatiebeveiliging, beleid voor een aantal actuele deelgebieden en een programmavoorstel informatiebeveiliging uitgewerkt, gebaseerd op voornoemde BIG. Een dossier ter vaststelling van het informatiebeveiligingsbeleid is in voorbereiding (najaar 2017). Het item informatiebeveiliging (een systematische risicobeheersing van de gehele informatiehuishouding) vormt een onderdeel van het Handboek Kwaliteitssysteem Informatiebeheer. Binnen de sector Informatisering en Beheer (IB) is er een vastgesteld calamiteitenproces. Voor de dagelijkse werkzaamheden wordt de infrastructuur dubbel uitgevoerd. Het uitschrijven van specifieke maatregelen, zoals business continuity en disaster recovery heeft nog niet plaatsgevonden. gemeente Eindhoven 17
10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Middelen De afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV) is beheerder van de fysieke en digitale archiefbescheiden van de gemeente. In de Programmabegroting van de gemeente Eindhoven is voor zover bekend geen specifieke kostenpost voor DIV opgenomen. Archief- en informatiebeheer als taak valt binnen deze begroting onder het domein Bedrijfsvoering. Voor het gemeentelijke Programma Digitalisering is een specifieke kostenpost in de begroting opgenomen. Er is budget beschikbaar voor afzonderlijke projecten voor het archiefbeheer. In de sectorbegroting FAO is een opleidingsbudget voor de hele sector opgenomen. Personeel De afdeling DIV is momenteel ondergebracht binnen de sector Facilitaire en administratieve ondersteuning (FAO). DIV vormt een van de componenten van informatiebeheer, naast bijvoorbeeld de sector IB en de CIO-office. Als gevolg van digitalisering zijn taken en werkzaamheden van de DIV-medewerkers aan veranderingen en ontwikkelingen onderhevig. Opleiding en training zijn benodigd om de kwaliteiten en competenties van de medewerkers van DIV te ontwikkelen met het oog op de ondersteunende en adviserende rol die zij binnen de (digitale) organisatie hebben. Vanuit het oogpunt van digitaal werken en integraal informatiebeheer onderzoeken in hoeverre DIV beter gepositioneerd kan worden zodat DIV een volwaardig en gewaardeerd onderdeel van het informatiebeheer wordt. Kwantiteit en kwaliteit van DIV-medewerkers die met informatiebeheer te maken hebben, dienen gelijk te lopen aan de gemeentelijke ontwikkelingen. Onder coördinatie van de programmamanager is binnen het Programma Digitalisering sprake van gemeentebrede gezamenlijke samenwerking, afstemming en overleg op tal van aspecten op het gebied van archief- en informatiebeheer. Hierin is DIV als volwaardig en gewaardeerd partner betrokken. Eindhoven heeft de afgelopen jaren een forse inspanning gedaan in te spelen op de geschetste (digitale) veranderingen en om de kwaliteit en competenties die nodig zijn voor een adequaat archief- en informatiebeheer gemeentebreed te ontwikkelen. Medewerkers krijgen gelegenheid tot bij- en omscholing. Ook bij werving van personeel wordt rekening gehouden met competenties en vaardigheden die horen bij digitaal werken. gemeente Eindhoven 18