Interne Communicatie Blok 2 jr. 2 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 1
Programma vandaag Mededelingen 1. N@tschool 2. controle (volgende wk: inzage opdr. portfolio) Theoriecollege:start met strategie (bij verandering) Praktijk: consult per groep INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 03 SHEET 2
Consult 12.45u. 13.00u. Groep 2 13.00u. 13.15u. Groep 1 13.15u. 13.30u. Groep 3 Aan de slag Zorg dat je 5 min. voor tijd in omgeving verkeert!! INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 3
INTERNE COMMUNICATIE -Strategie (Bij verandering)
Analyse Strategie/missie Structuur Cultuur Leiderschapstijl Publieksgroepen Basisstructuur Doelstelling Doelgroep Strategie Taktiek Middelen Uitvoering Evaluatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 5
Inrichten ESH-model strategie structuur managementstijl cultuur systemen personeel Weggeman e.a., 1992 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 6
Veranderen Als je draagvlak hebt voor de verandering, is deze niet ingrijpend genoeg (Viehoff) INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 7
Acceptatie vertraagt door Informatie: Gebrek aan informatie Ambigue informatie Andere inschatting informatie Anders: Gevestigde belangen Onzekerheid, angst Negatieve ervaringen INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 8
Versnellen acceptatie Inhoud Koppel steeds terug naar doelen en beleid Maak de toekomstige situatie zichtbaar Streef quick wins na Geef aandacht aan het alledaagse Proces Geef tijd voor gewenning Biedt ruimte voor 2-richtingscommunicatie Toon voorbeeldgedrag INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 9
Formule voor verandering Veranderen is: Onbehagen Visie Condities Durf INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 10
Principes van communicatie rond veranderingen Het communicatieproces is net zo belangrijk als de inhoud Media informeren, mensen communiceren (tweezijdig) Informatie -> bewustwording en kennis, communicatie -> sense of urgency, ander gedrag Legitimering; iedereen kan communiceren over wat, wanneer en hoe, maar voor het waarom heb je gezag nodig Communicatie alleen werkt niet INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 11
BEKENDMAKING BEÏNVLOEDING Strategie: communicatiekruispunt EENRICHTINGSVERKEER INFORMEREN OVERREDEN DIALOGISEREN FORMEREN TWEERICHTINGSVERKEER INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 12
Strategie: communicatiekruispunt Informeren: accent op informatieverstrekking Overreden: accent op beïnvloeden, overtuigen Dialogiseren: accent op open uitwisseling van ideeën (groepen zijn gelijkwaardig, overleg) Formeren: accent op aangaan van samenwerkingsverbanden (groepen staan tegenover elkaar, conflicthantering, afstemming) INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 13
Veranderen heeft vele betekenissen Ik verander beleid Ik verander gebouw Ik verander organisatie Ik verander Piet Piet verandert De individuele belangen zijn veranderd in groepsbelangen. Onder druk van Piet is doel veranderd. Productieproces is veranderd conform de eisen. Informatiesysteem is sterk verbeterd. De stimulansen voor talentontwikkeling zijn veranderd. De belonings- en strafmiddelen worden anders ingezet. We hebben afgelopen periode veel geleerd en daardoor veel veranderd. Veranderen is leren. Deze verandering zingevend gewerkt. Alles is altijd in verandering. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 14
4 Redenen voor het gebruik van de kleuren bij organisatieverandering Zorg voor een veelkleurige veranderkundige diagnose vooraf: van mensen, organisaties, vraagstukken,. Kies situationeel voor de meest kansrijke kleur bij het aanpakken van een verandering. Wat past bij vraagstuk, bij organisatie, bij? Wees je bewust van je eigen voorkeursstijl, aannames en eenzijdigheid. Zorg dat je met anderen eenzelfde taal hanteert bij het praten over veranderen zonder gesteggel over er verandert pas iets als je. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 15
Bij organisatieveranderingen zijn vijf manieren van denken te onderkennen Denkwijze Er verandert iets als je:... Geeldruk Blauwdruk Rooddruk Groendruk Witdruk De belangen van de belangrijkste spelers bij elkaar kunt brengen tot een consensus middels een onderhandelingsproces. Duidelijke resultaten formuleert en vervolgens de implementatie planmatig uitvoert in een rationeel werkproces. Mensen motiveert, verleidt en (situationeel) beloont om gewenst gedrag op hun werk te vertonen middels een zorgvol proces met HRM-instrumenten. Mensen in leersituaties brengt met allerlei instrumenten, ze bewuster en bekwamer maakt waardoor hun vermogens toenemen op het werk. Begrijpt welke patronen een organisatie blokkeren en drijven, de blokkades slecht en ruimte biedt voor spontane evolutie gebaseerd op eigen energie van mensen. Veranderen bestaat in het oog van de veranderaar. Elke denkwijze heeft ++ en --, idealen en valkuilen. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 17
Geeldrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: belangen bij elkaar kunt brengen; mensen kunt dwingen tot (bepaalde) standpunten/meningen; coalities kunt vormen; nieuw beleid tot stand brengt; de neuzen kunt richten. Veranderen = een machtspel. Traject Resultaat: Onbekend & verschuivend. Interventies onder meer: alliantievorming, conclaafmethoden; arbitrage/bemiddeling; topstructurering; protégéconstructies/wegpromoveren. Ideaal Nastreven van overkoepelende belangen. De haalbare oplossing. Valkuil Luchtfietserij. Machtsstrijd (lose-lose). Veranderaar Rol: Procesbegeleider die gebruik maakt van eigen machtspositie. Competenties onder meer: onafhankelijkheid en zelfbeheersing; gevoelig voor machtsverhoudingen; omgevings-, strategie- en structureringskennis. Borging: Beleidsdocumenten/machtsbalans. Focus: Posities en context. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 18
Blauwdrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: resultaten vooraf formuleert; een goed stappenplan maakt; onderweg monitort en bijstuurt; stabiliteit bevordert; beheerst reageert op veranderingen; de complexiteit zoveel mogelijk reduceert. Veranderen = een rationeel proces. Traject Resultaat: Vooraf omschreven & gegarandeerd. Interventies onder meer: planning & control; vergaderprocedures & time management; strategische analyse & benchmarking; rationeel plannen, ontwikkelen kengetallen, voortgang bewaken. Borging: Meten = weten/iso-achtige systemen. Ideaal De wereld is maakbaar en planbaar. De beste concrete oplossing ( harde organisatieprocessen). Valkuil Over mensen heen walsen. Irrationele en externe aspecten negeren. Veranderaar Rol: Expert die formulering èn implementatie verzorgt indien gemandateerd. Competenties onder meer: analytisch vermogen; planning en beheersing; specialisatie in de inhoud; mondelinge- en schriftelijke presentatie. Focus: Kennis en resultaten. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 19
Rooddrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: mensen op de juiste manier prikkelt; het voor mensen aangenaam maakt; mensen situationeel beloont/straft; werkt volgens zorgvuldige en afgesproken procedures. Veranderen = ruilen. Traject Resultaat: Vooraf bedacht, maar niet gegarandeerd. Interventies onder meer: HRM-systemen voor beoordelen en belonen; planning van mobiliteit en diversiteit; sociale activiteiten; taakverrijking & -verbreding; zeepkist bijeenkomsten. Borging: HRM-systemen. Ideaal Juiste fit tussen organisatiedoelen en individuele doelen. Een motiverende oplossing ( zachte organisatie-processen). Valkuil Zachte heelmeesters... Negeren van machtsspel, verstikken van het bijzondere individu. Veranderaar Rol: Procedure-expert die soms oplossingen suggereert. Competenties onder meer: HRM-methoden; plannen en verzorgen van communicatie; werken in teams; zorgvuldigheid. Focus: Procedures en sfeer. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 20
Groendrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: mensen bewust onbekwaam maakt; mensen helpt om nieuwe dingen (in) te zien en te kunnen; mensen in gezamenlijke leersituaties brengt; mensen verandert. Veranderen= leren. Traject Resultaat: Vooraf geschetst, maar niet gegarandeerd, Interventies onder meer: feedback geven en spiegelen; opleidingstrajecten & teambuilding; leercirkels, gaming; coaching/intervisie; open systems planning. Borging: Permanent lerende organisatie. Ideaal Lerende organisatie: met iedereen, over alles, altijd. Een oplossing die mensen zelf bedenken en zichzelf eigen maken. Valkuil Ontkennen dat niet iedereen alles wil of kan leren. Geen prioritering, gebrek aan actie. Veranderaar Rol: Procesbegeleider die mensen steunt, Competenties onder meer: ontwerpen en begeleiden van leersituaties; kennis van organisatieontwikkeling; feedback kunnen geven; empathisch en creatief. Focus: Setting en communicatie. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 21
Witdrukdenken is te karakteriseren Vooronderstellingen Er verandert iets wanneer je: de innerlijke zekerheid van mensen aanspreekt; blokkades wegneemt en conflicten optimaliseert; patronen ontdekt en betekenissen schept; nieuwe helden en rituelen creëert. Veranderen= energie losmaken. Traject Resultaat: Onvoorspelbaar (weg is de herberg). Interventies onder meer: patroonherkenning; zelfstuderende teams, dynamiseren; open space bijeenkomsten; persoonlijke groei; afbreken heilige huisjes. Borging: Zelforganisatie. Ideaal Spontane evolutie. Benutten van toeval, conflicten en crises als kansen. De kunst van het niet-handelen. Valkuil Onvoldoende inzicht in drijvende krachten. Laissez faire en medewerkers opzadelen met zelfsturing. Veranderaar Rol: Persoonlijkheid die zichzelf als instrument inzet. Competenties onder meer: patroonherkenning en betekenisgeving; hanteren van (machts)blokkades; omgaan met onzekerheid; authenticiteit en zelfbewustzijn. Focus: Patronen en personen. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 22
Elke kleur volgt eigen redeneringen bij organisatieveranderingen Er verandert iets als je... belangen bij elkaar brengt Geel Blauw Rood Groen Wit eerst denkt en dan (planmatig) doet mensen op de juiste manier prikkelt mensen in leersituaties brengt ruimte biedt voor spontane evolutie in een... machtspel rationeel proces ruil-exercitie leerproces dynamiserend proces naar... een haalbare oplossing, win-win situatie de beste oplossing, een motiverende op- een oplossing die een oplossing die een maakbare wereld lossing, de beste 'fit' mensen samen vinden energie los maakt met interventies zoals coalitievorming & topstructurering projectmatig werken & strategische analyse beoordelen & belonen, sociale bijeenkomsten opleiding en coaching, open space meetings, open systems zelfsturende teams planning door een... procesbegeleider die zijn macht gebruikt inhoudelijk expert HRM expert procesbegeleider die mensen steunt persoonlijkheid die zichzelf als instrument inzet gericht op het resultaat is... posities en context onbekend en verschuivend kennis en resultaten omschreven & gegarandeerd procedures en sfeer bedacht, niet gegarandeerd setting en communicatie geschetst, niet gegarandeerd patronen en betekenissen onvoorspelbaar de borging doe je in... valkuilen zijn beleidsdocumenten en machtbalans luchtfietsen en lose-lose meten = weten negatie van externe en irrationele aspecten HRM-systemen negatie van macht en verstikkende systemen lerende organisatie niemand uitsluiten en gebrek aan actie zelforganisatie oppervlakkig begrip en laissez faire INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 23
Een workshop opzetten teneinde... Geel Blauw Rood Groen Wit het eens te worden met elkaar over doelstellingen of beleid. een duidelijk resultaat voor ogen te hebben aan het einde van de workshop. meer betrokkenheid te creëren; een goed gevoel met elkaar te hebben. iets van elkaar te leren; uit te wisselen. bewustzijn te vergroten; energie op te wekken; creatieve gedachten los te maken. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 24
Een missie formuleren om... Geel Blauw Rood Groen Wit een onderhandelingsresultaat vast te leggen. zo'n ding te hebben (als p.r.-middel). de neuzen te richten; verbondenheid op te roepen. goed met elkaar zienswijzen uit te wisselen; betekenissen van elkaar te leren kennen. een evolutiesprong te bewerkstelligen. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 25
Elke kleur heeft eigen succescriteria Paradigma: Geeldruk Blauwdruk Rooddruk Groendruk Witdruk Is succesvol want het schept: afstemmimg; doelconvergentie; afspraken. output; planmatigheid; sturing. binding; wij-gevoel; talentontwikkeling. lessen; aanpassingen; reflectie. consensus; win win situaties; draagvlak. doelmatigheid; efficiëntie; duidelijkheid. sfeer; samenwerking; trots. flexibiliteit; Zingeving aanpassingsvermogen; Verbinding ondernemerschap. Zelfsturing experimenten; organisatieontwikkeling; feedback loops. Als je een efficiënt traject wil, heb je al kleur gekozen. INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 26
Communicatie aanpak Zender Doelstellingen Doelgroep Inhoud Middelen Stijl INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 27
Zender Aandachtspunten: Communicatieve vaardigheden Geloofwaardigheid Keuzes Getrapt of rechtstreeks Mogelijkheden voor feed-back INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 28
Doelstellingen: Waarover/wat Kennis: kernboodschappen: WWWWH procedures, processen, methoden Houding: what s in it for me, persoonlijke kansen/bedreigingen kansen/bedreigingen voor de organisatie Gedrag: ervaren nieuwe situatie oefenen van procedures/processen/methoden INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 29
Doelgroepen: met wie Bij verandering: Invloed van de verandering Invloed op de verandering Algemeen: Echelons (rangen) Verschillende lokaties Vaste dienst of flexwerker Werktijd Thuisfront? INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 30
Communicatievormen (mediamix) Zeepkist Discussie WO 2-gesprek Schrift intranet Bew. maken situatie Bew. maken eigen funct. XXX 0 0 0 XX XX X XXX XX XXX 0 0 Taakinfo XX X X XXX XX XXX Kennis delen 0 XXX 0 XX 0 XXX Motiveren X X XX XXX 0? Missie/-doelen XX XX X 0 XXX X Feed-back 0 0 XX XX 0 X INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 31
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 04 SHEET 32