GHOR4all Handleiding voor Organisatiebeheerders Auteur: Orangehill Versie: 1.1 Datum: okt 22, 2013
Inhoud 1 Inleiding... 1 2 Aanmelden in het systeem... 2 2.1 Inloggen... 2 2.2 Wachtwoord vergeten... 2 3 Starten met GHOR4all... 4 4 Organisatiegegevens... 5 4.1 24-uurs bereikbaarheid... 6 4.2 Capaciteitsgegevens... 7 4.3 Planvorming Zorg continuïteit... 9 4.3.1 Delen disbalansen van zorg... 11 4.4 Redactioneel... 14 4.5 Adres gegevens... 15 5 Instellingen... 17 6 Export... 17
1 Inleiding De applicatie GHOR4all kent twee doelen: 1. Informatievoorziening tijdens een grootschalig incident: Met behulp van GHOR4all kan de sectie GHOR in het Regionaal Coördinatiecentrum (RCC) tijdens een grootschalig incident of crisis over de relevante gegevens beschikken van zorg verlenende organisaties in de eigen regio. Het RCC beschikt hiermee over de informatie die nodig is om, bijvoorbeeld bij een evacuatie of ontruiming, adequate hulpverlening op gang te brengen. Ook kan een instelling in GHOR4all aangeven of ze capaciteit heeft om tijdelijk cliënten van een collega-instelling op te vangen, die tot evacuatie moet overgaan. 2. Inzicht in zorgcontinuïteit ketenpartners: GHOR4all laat zien hoe de continuïteit van een instelling is geregeld. Het biedt inzicht in de status van planvorming op de zeven disbalansen van zorg waarmee een zorginstelling te maken kan krijgen. Hierdoor heeft de instelling duidelijk in beeld waar de voorbereiding op calamiteiten goed of minder goed is georganiseerd. Tevens heeft het GHOR-bureau inzicht in de vraag hoe de continuïteit van zorg regio breed is gewaarborgd. Page 1 of 17
2 Aanmelden in het systeem Om gebruik te kunnen maken van het systeem moet een gebruiker inloggen. Hieronder wordt beschreven hoe u dit kunt doen en wat er moet gebeuren in het geval u uw wachtwoord bent vergeten. 2.1 Inloggen Indien u login gegevens heeft gekregen van de redacteur van GHOR4all, dan kunt u inloggen op: https://beheer.ghor4all.nl. U krijgt dan het volgende inlogscherm te zien: Vul gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op Aanmelden 2.2 Wachtwoord vergeten Als u uw wachtwoord bent vergeten, kan het systeem automatisch een nieuw wachtwoord genereren en naar u mailen. Klik daarvoor op de link Uw wachtwoord vergeten?. Dan verschijnt de volgende pagina: Page 2 of 17
Als u zich niet op de juiste wijze aanmeldt, verschijnt de volgende tekst op het scherm: In geval van verkeerde gebruikersnaam: In geval van juiste gebruikersnaam maar verkeerd wachtwoord: Indien er 4 keer achter elkaar foutief wordt ingelogd wordt uw gebruikersaccount geblokkeerd voor 30 minuten: Om het account weer vrij te geven kunt uw weer op de link Uw wachtwoord vergeten klikken en vervolgens uw gebruikersnaam en e-mail adres invoeren en een nieuw gegenereerd wachtwoord wordt naar u gemaild. Als de gebruiker of de gebruikersnaam niet bekend is, of als het e-mail adres dat is ingevoerd niet overeenkomt met het e-mail adres van de gebruiker, dan dient u contact op te nemen met het GHORbureau. Page 3 of 17
3 Starten met GHOR4all Na inloggen komt u op het startscherm van GHOR4all. In de menubalk vindt u de volgende opties: Organisatie o subitem Organisatieoverzicht: Als u het beheer heeft over meerdere organisaties, dan wordt het overzicht van deze organisaties getoond. o subitem Selecteer organisatie Selecteer één van de locaties om de gegevens in te zien of te bewerken. (zie hiervoor hoofdstuk 4 Organisatiegegevens) Instellingen o subitem Persoonlijke instellingen: Uw persoonlijke gebruikersinstellingen. Export: hier heeft u de mogelijkheid om de door u beheerde organisaties te exporteren naar Excel gesorteerd op sector. Page 4 of 17
4 Organisatiegegevens Nadat u vanuit het startscherm op een organisatienaam geklikt heeft, komt u in het organisatiescherm met daar de algemene en GHOR4all specifieke organisatiegegevens gepresenteerd in tabs. De organisatiegegevens worden onderverdeeld in de volgende onderdelen (tabs): 24-uurs bereikbaarheid: op deze tab bevinden zich de 24-uurs bereikbaarheidsgegevens die vooral voor de organisatiebeheerders van belang zijn. Capaciteitsgegevens: op deze tab bevinden zich de sectorafhankelijke vragenlijst afhankelijk van de gekoppelde sector(en). Planvorming Zorgcontinuïteit: op deze tab bevinden zich de invullijsten van de gevolgen van disbalans afhankelijk van de gekoppelde sector(en). Redactioneel: op deze tab ziet u de verantwoordelijke GHOR regio en de sectoren waar de organisatie aan gekoppeld is. Ook worden hier de eventuele regio( s) getoond waarmee de organisatie gedeeld wordt. Tevens wordt hier weergegeven met welke organisatie(s) de huidige organisatie is gekoppeld Adres gegevens: Hier bevinden zich de algemene adres gegevens. Een organisatie wordt als volgt gepresenteerd: 1. Bovenaan de pagina bevindt zich de Organisatienaam met adresgegevens 2. Aan de rechterkant de actieknoppen : zoals Printbare versie, Opslaan. Met de knop Printbare versie wordt u doorgestuurd naar een pagina met een volledig overzicht van alle tabs van de organisatie. LET OP: alleen de zichtbare sector tab wordt geprint. Indien er meerdere sectoren aan een organisatie zijn gekoppeld dan dienen deze afzonderlijk geprint te worden. Bijvoorbeeld een organisatie is gekoppeld aan de sectoren Ziekenhuizen en Verpleeg- en Verzorginstellingen en voor beide zijn de capaciteitsgegevens ingevuld. Page 5 of 17
Dan dient twee keer de printbare versie uitgeprint te worden 1 keer met de sectortab Ziekenhuizen in beeld en 1 keer voor de sectortab Verpleeg- en Verzorginstellingen. 3. Ruimte voor de systeemmeldingen 4. De weergave van de organisatiegegevens in tabs 4.1 24-uurs bereikbaarheid In de tab 24-uurs bereikbaarheid vult u de functionaris in, waar de GHOR telefonisch contact mee kan leggen tijdens een incident. Daarnaast vult u het telefoonnummer in waarop deze functionaris te bereiken is. Reeds ingevulde gegevens kunt u hier bewerken. Het veld controledatum geeft aan wanneer u een herinneringsmail ontvangt om te controleren of de organisatiegegevens nog up-to-date zijn. Deze mail bevat een overzicht van alle organisaties waarvan de controledatum is verlopen met een link naar de betreffende organisaties. Indien de gegevens binnen de organisatie nog steeds correct zijn, volstaat het klikken op de knop Opslaan om de controledatum op te hogen. Page 6 of 17
4.2 Capaciteitsgegevens In de tab Capaciteitsgegevens kunnen de sectorspecifieke vragenlijsten worden ingevuld of bewerkt door middel van de knop Invullen sectorspecifieke informatie. Indien u start met de vragenlijst kunt u door middel van de Knoppen Volgende en Vorige door de vragenlijst navigeren en met de knop Opslaan en sluiten kunt u de vragenlijst ook tussentijds opslaan en het scherm verlaten. 1. Indien een vraag bestaat uit sub vragen bijvoorbeeld een onderverdeling van het aantal beschikbare plaatsen dan zal de hoofdvraag in de treeview (linker gedeelte) pas groen gemarkeerd worden als alle sub vragen zijn ingevuld, tot die tijd zal de hoofdvraag oranje gemarkeerd blijven ter indicatie dat er nog informatie ontbreekt. 2. Indien een vraag uit de sectorspecifieke informatie is beantwoord of geen afhankelijkheden meer heeft dan zal de vraag in de treeview groen gemarkeerd worden. 3. In het rechtergedeelte bij de invoervelden is ruimte gereserveerd voor systeemmeldingen, bijvoorbeeld indien totaal tellingen van onderverdelingen niet overeenkomen. 4. De functieknoppen voor het navigeren door en opslaan van de vragenlijst. U kunt ook op een vraag in de treeview (linker gedeelte) klikken om snel naar nog in te vullen onderdelen te gaan of om bepaalde onderdelen te wijzigen. Page 7 of 17
Na invulling van de capaciteitsgegevens wordt de ingevoerde informatie grafisch weergegeven op het tabblad Capaciteitsgegevens. Als een organisatie is gekoppeld aan meerdere sectoren en er dus meerdere sectorspecifieke vragenlijsten ingevuld kunnen worden dan worden deze beschikbaar gemaakt op het tabblad Capaciteitsgegevens door middel van sectortabs: Page 8 of 17
Door te klikken op de tabs worden de verschillende capaciteitsgegevens van de desbetreffende sector getoond met de mogelijkheid om deze in te vullen en/of te wijzigen door middel van de knop Invullen sectorspecifieke informatie 4.3 Planvorming Zorg continuïteit In de tab Planvorming Zorg continuïteit kunnen de sectorspecifieke disbalansen van zorg worden ingevuld of bewerkt door middel van de knop Invullen gevolgen disbalans voor deze sector. Indien u start met invullen kunt u door middel van de Knoppen Volgende en Vorige door de vragenlijst navigeren en met de knop Opslaan en sluiten kunt u de vragenlijst ook tussentijds opslaan en het scherm verlaten. De hoofdvragen bij de disbalansen zijn steeds direct benaderbaar. De sub vragen daaronder zijn bij de eerste keer invullen steeds stapsgewijs benaderbaar maar na invullen zijn ze direct benaderbaar. Afhankelijk van de antwoorden kunnen er een of meerdere sub vragen bij de hoofdvragen openklappen. 1. Indien een disbalans van zorg bestaat uit een of meerdere subvragen dan zal de hoofdvraag in de treeview (linker gedeelte) pas groen gemarkeerd worden als alle subvragen zijn ingevuld, tot Page 9 of 17
die tijd zal de hoofdvraag oranje gemarkeerd blijven ter indicatie dat er nog informatie ontbreekt. 2. Indien een (sub)vraag uit de disbalans van zorg is beantwoord of geen afhankelijkheden meer heeft dan zal de vraag in de treeview groen gemarkeerd worden. 3. In het rechtergedeelte boven de invoervelden is ruimte gereserveerd voor systeemmeldingen, indien aan bepaalde veld voorwaarden bij invoer niet wordt voldaan. 4. De functieknoppen voor het navigeren door en opslaan van de disbalansen van zorg. U kunt ook op een vraag in de treeview (linker gedeelte) klikken om snel naar nog in te vullen onderdelen te gaan of om bepaalde onderdelen te wijzigen. Na invulling van een of meerdere disbalansen per sector wordt de ingevoerde informatie zichtbaar op het tabblad Planvorming Zorg continuïteit. Vanuit dit tabblad zijn de diverse disbalansen van zorg ook direct benaderbaar door of op de titel of op het potloodicoontje te klikken: Page 10 of 17
Als een organisatie is gekoppeld aan meerdere sectoren en er dus meerdere sectorspecifieke disbalansen van zorg ingevuld kunnen worden dan worden deze beschikbaar gemaakt op het tabblad Planvorming Zorg continuïteit door middel van sectortabs: Door te klikken op de tabs worden de verschillende disbalansen van zorg van de desbetreffende sector getoond met de mogelijkheid om deze in te vullen en/of te wijzigen door middel van de knop Invullen gevolgen disbalans voor deze sector 4.3.1 Delen disbalansen van zorg Een organisatiebeheerder kan gevolgen van disbalans van zorg die zijn ingevoerd voor een zorgaanbieder of locatie koppelen aan overige zorglocaties. Als het beleid voor de locaties hetzelfde is, dan hoeft de organisatiebeheerder de informatie nog maar één keer in te voeren en op één plaats actueel te houden. Het delen van desbetreffende informatie met andere organisatie kan alleen in de volgende situaties: Organisatiebeheerder is beheerder is van beide organisaties De organisaties zijn gekoppeld (zie ook tabblad redactioneel in hoofdstuk 4.4) De organisaties zijn gekoppeld aan dezelfde sector Als organisaties zijn gekoppeld aan elkaar en ze zijn gekoppeld aan dezelfde sector dan heeft een organisatiebeheerder die de gekoppelde organisaties beheert de beschikking over een knop om een disbalans van zorg te delen met een of meer gekoppelde organisaties: Page 11 of 17
Deze knop opent het scherm waarin de gekoppelde organisaties kunnen worden gedeeld: Als een organisatie zijn disbalans deelt met een andere organisatie worden deze getoond onder de disbalans met de mogelijkheid (knop: Niet meer delen ) om de disbalans niet langer meer met deze organisatie(s) te delen. Page 12 of 17
De disbalansen van zorg zijn bij de organisatie die ze gedeeld krijgt niet te wijzigen, wijzigingen kunnen alleen bij de organisatie die de disbalans deelt worden doorgevoerd. De organisatie die de disbalans gedeeld krijgt kan er wel altijd voor kiezen om de disbalans te ontkoppelen door middel van de Ontkoppel knop: Page 13 of 17
4.4 Redactioneel Het tabblad Redactioneel is vooral informatief. 1. Het eerste blok bestaande uit: de verantwoordelijke GHOR regio en de geselecteerde regio s en geselecteerde sectoren is alleen informatief. De Geselecteerde regio s toont, indien gevuld, met welke regio de huidige organisatie gegevens gedeeld worden. De Geselecteerde sectoren toon aan welke sectoren de organisatie is gekoppeld. Dit ziet u ook weer terug in de tabs Capaciteitsgegevens en Planvorming Zorg continuïteit. Page 14 of 17
2. Het blok Gekoppelde organisaties toont aan met welke organisatie(s) de huidige organisatie een relatie heeft. Een koppeling tussen organisaties is een van de voorwaarden die het mogelijk maken om de disbalansen van zorg op het tabblad Planvorming Zorg continuïteit te kunnen delen (zie hoofdstuk 4.3). 4.5 Adres gegevens Op de tab Adres gegevens staan de algemene adres gegevens zoals deze worden geleverd afhankelijk van de verschillende basisregistraties. Organisaties binnen GHOR4all kunnen 3 verschillende basisregistraties hebben: 1. SOCARD De Algemene SoCard gegevens zijn alleen leesbaar en kunnen verder niet gewijzigd worden. Indien de gegevens volgens de Organisatiebeheerder niet correct zijn kan een wijzigingsverzoek worden ingediend met de Corrigeer knop onderaan de pagina. Een pop up venster zal dan verschijnen met een opmerkingen veld naar de beheerder van de organisatie in SoCard. Page 15 of 17
2. GHOR4all Een organisatie met basisregistratie GHOR4all is volledig in beheer binnen GHOR4all. De organisatiebeheerder heeft hier de mogelijkheid om de algemene organisatie gegevens direct te bewerken. 3. Nederlands Handels Register (NHR) De NHR gegevens zijn alleen leesbaar en kunnen verder niet gewijzigd worden. Deze worden aangeleverd en bijgehouden vanuit een externe bron. Page 16 of 17
5 Instellingen Het subitem Persoonlijke instellingen is het scherm voor het aanpassen van uw persoonlijke gegevens. E-mail adres, Wachtwoord, Volledige naam en Organisatie zijn velden die hier gewijzigd kunnen worden. 6 Export Vanuit het menu item Export is het mogelijk om de organisaties die u beheert in een Excel file te exporteren gegroepeerd op sector. Op deze manier is het mogelijk voor beheerders om een overzicht te krijgen van wat er ingevuld is per organisatie. Page 17 of 17