Master Executive in Wedding Management SOORTEN DIENSTEN EN VERGOEDINGEN [LES 6] Event & Media Education. Alle rechten voorbehouden. Elke vorm van kopiëren of verspreiding van de inhoud, ook gedeeltelijk, is verboden.
In deze les zullen we het volgende behandelen: Soorten diensten Voor elke klant een passende dienst Basis service Gedeeltelijke organisatie van de bruiloft Volledige organisatie van de bruiloft Coördinatie van de trouwdag Soorten vergoedingen De vergoeding van de Wedding Planner Vergoeding per consult Vergoeding op basis van een percentage van het budget voor de bruiloft Geen kosten voor de klant Vergoeding op basis van een uurtarief Vergoeding op basis van een vast bedrag Tarief per compleet dienstenpakket Tarief op basis van het aantal gewerkte uren Tarief voor de coördinatie van de trouwdag Tarief voor specifieke diensten Betalingen Betalingsvoorwaarden 2
[Soorten diensten] 3
Voor elke klant een passende dienst Soorten diensten Het werk van een Wedding Planner is altijd divers, omdat elk bruidspaar anders is. Sommige klanten schakelen een professional in om de hele bruiloft te organiseren en te coördineren, en andere klanten willen juist dat de Wedding Planner slechts een gedeelte van de organisatie op zich neemt. Er zijn ook koppels die alleen een professional inschakelen voor de coördinatie van de trouwdag zelf. De vier belangrijkste diensten van een WP zijn dan ook: Basis service Gedeeltelijke organisatie van de bruiloft Volledige organisatie van de bruiloft Coördinatie van de trouwdag 4
Soorten diensten Basis service Bij de basis service vindt er een ontmoeting van ongeveer twee tot drie uur plaats tussen de Wedding Planner en het bruidspaar (niet te verwarren met het kennismakingsgesprek). Tijdens deze ontmoeting, geeft de Wedding Planner het koppel advies over hoe zij het beste hun bruiloft kunnen organiseren. Dit type dienst wordt meestal aangevraagd door bruidsparen die zelf hun bruiloft willen organiseren, maar die enkele tips en aanwijzingen willen zodat ze weten waar ze moeten beginnen en wat de beste werkwijze is. Enkele doeleinden van dit type dienst zijn: helpen om een goede planning op te zetten, adviezen geven m.b.t. de etiquette, helpen bij het opstellen van de budget planner, etc. 5
Soorten diensten Het bruidspaar dient de Wedding Planner een vergoeding te betalen voor deze dienst, die gebaseerd kan zijn op een uurtarief of op een vast bedrag (bijvoorbeeld gebaseerd op afspraken die maximaal drie uur duren). Het vaste tarief dat men kan hanteren (voor een consult van drie uur) kan variëren van 150 tot 400. Het bedrag hangt af van het gebied waarin de Wedding Planner werkzaam is (in een grote of kleine stad, in een gebied met lage of hoge inkomens, in een gebied met veel of weinig concurrentie, etc.). 6
Soorten diensten Gedeeltelijke organisatie van de bruiloft Dit type dienst wordt meestal aangevraagd door bruidsparen die zelf al begonnen zijn met de organisatie van hun bruiloft, maar gaandeweg problemen hebben ondervonden met bepaalde aspecten van de organisatie. Het zijn bruidsparen die bijvoorbeeld niet de juiste leveranciers kunnen vinden of die andere problemen tegen zijn gekomen m.b.t. de coördinatie of het vele werk dat de organisatie van een bruiloft met zich meebrengt. Sommige koppels maken van deze dienst gebruik omdat ze zich maar met een aantal specifieke aspecten van de organisatie bezig willen houden en de rest aan een professional willen overlaten. 7
Soorten diensten Een Wedding Planner kan het koppel bijvoorbeeld voorzien van een korte lijst met geschikte en betrouwbare leveranciers, die passen binnen het budget. Daarnaast, zou hij zich ook bezig kunnen houden met één of twee specifieke leveranciers en de coördinatie van de bijbehorende aspecten, gedurende de hele organisatorische fase van de bruiloft. Ook bij dit type dienst kan de Wedding Planner betaald worden op basis van een uurtarief of een vast bedrag (bijvoorbeeld voor elke leverancier waarmee de Wedding Planner zich direct bezighoudt). Men zou bijvoorbeeld een vast bedrag tussen de 150 en de 200 kunnen hanteren per leverancier. 8
Soorten diensten Als u kiest voor een vast bedrag, dan adviseren wij u om altijd goed na te denken over de mogelijke kosten die horen bij het coördineren van een bepaalde leverancier. Zo kunt u bijvoorbeeld te maken krijgen met reiskosten, wanneer u zich meerdere malen moet verplaatsen naar plekken die misschien ver bij uw kantoor vandaan liggen. U moet er dus zeker van zijn dat de vergoeding die u vraagt voldoende is om de reiskosten en de tijd die u investeert te dekken. 9
Soorten diensten Handige tip: Probeer de afspraken met de verschillende leveranciers en het bruidspaar op dezelfde dag in te plannen en, indien mogelijk, op uw kantoor. U zult zodoende tijd besparen en deze beter benutten. 10
Soorten diensten Volledige organisatie van de bruiloft Dit type dienst is de meest complete dienst die een koppel aan een Wedding Planner kan vragen. De Wedding Planner is niet alleen verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van de bruiloft, maar zal ook de trouwdag zelf coördineren. Dit type dienst houdt, over het algemeen, het volgende in: Een eerste advies voor het bruidspaar; Doorlopend advies voor het bruidspaar; Het opstellen van de budget planner; Een kalender opstellen met de verschillende ontmoetingen; 11
Soorten diensten Het zoeken naar de verschillende leveranciers; Het coördineren, contracteren en bevestigen van de verschillende leveranciers; Een op maat gemaakt concept voor de bruiloft creëren; Advies over de keuze van het thema, de stijl en de themakleur van de bruiloft; Het creëren van de huisstijl voor de bruiloft; De versieringen regelen; De coördinatie van de trouwdag zelf, waarin de Wedding Planner de leiding heeft en toezicht houdt. 12
Soorten diensten Men kan ook een aantal extra diensten toevoegen aan het complete dienstenpakket. Deze diensten, waarvoor de Wedding Planner een vergoeding zal krijgen, kunnen door het bruidspaar worden aangevraagd. Enkele voorbeelden zijn: Het coördineren van het verlovingsfeest; Gasten die van ver komen helpen met hotelarrangementen en vervoermiddelen; De huwelijksreis plannen; Het versturen van de bedankkaartjes; Etc. 13
Soorten diensten U kunt uiteraard zelf beslissen of u één of meerdere diensten wilt toevoegen aan de lijst die we zojuist hebben gegeven. De Wedding Planner krijgt bij dit type dienst zijn vergoeding meestal in de vorm van een vast bedrag (dat van tevoren is vastgesteld en afhangt van de totale uitgaven voor de bruiloft) of op basis van een percentage dat gebaseerd is op het beschikbaar gestelde budget van het bruidspaar. 14
Soorten diensten Coördinatie van de trouwdag Sommige bruidsparen organiseren liever zelf hun bruiloft, maar willen wel dat er op de trouwdag zelf een professional aanwezig is die de regie van de trouwdag en de coördinatie van de ceremonie en de receptie op zich neemt, en die ervoor zorgt dat alles volgens plan verloopt. In dit geval wordt de Wedding Planner dus alleen ingeschakeld op de dag van de bruiloft zelf. Het is dus de taak van de Wedding Planner om alle organisatorische aspecten en de verschillende leveranciers te coördineren (zowel in de kerk/het stadhuis als tijdens de receptie), zodat het bruidspaar en de gasten rustig en zonder stress kunnen genieten van de trouwdag. 15
Soorten diensten Dit type dienst houdt, over het algemeen, het volgende in: Een afspraak met het bruidspaar om alle nodige informatie te ontvangen m.b.t. de bruiloft en de manier waarop zij willen dat hun trouwdag verloopt. Laatste controle m.b.t. de verschillende leveranciers om de akkoorden te bevestigen. De af te leggen route tijdens de trouwdag uitproberen. Het deelnemen aan en het coördineren van de ingeplande repetities (maximaal ± 2 uur). Het deelnemen aan en het coördineren van de trouwdag. In de vergoeding moet u rekening houden met een maximaal aantal uur van aanwezigheid, bijvoorbeeld 10 uur. 16
[Soorten vergoedingen] 17
Soorten vergoedingen De vergoeding van een Wedding Planner Na de verschillende soorten diensten van een Wedding Planner te hebben behandeld, zullen we nu ingaan op de soorten vergoedingen. Er zijn verschillende manieren waarop een Wedding Planner uitbetaald kan worden. Zoals we al eerder hebben aangegeven, kiezen sommige professionals ervoor om een vast tarief te hanteren en andere voor een vergoeding op basis van een percentage van het beschikbaar gestelde budget voor de bruiloft. 18
Soorten vergoedingen Hieronder volgt een lijst met de verschillende opties waaruit een Wedding Planner kan kiezen m.b.t. vergoedingen: Vergoeding per consult Vergoeding op basis van een percentage van het budget voor de bruiloft Geen kosten voor de klant Vergoeding op basis van een vast bedrag Vergoeding op basis van een uurtarief 19
Soorten vergoedingen Vergoeding per consult Zoals we al eerder hebben kunnen lezen, is dit type vergoeding erg geschikt wanneer de Wedding Planner een basis service levert aan het bruidspaar. De Wedding Planner zal na de afspraak met het bruidspaar (die ongeveer één tot drie uur kan duren) een vergoeding krijgen voor zijn geleverde basis consult. Zoals we al eerder hebben aangegeven, kan een dergelijk basis consult tussen de 150 en de 400 kosten, afhankelijk van de ervaring van de professional en de markt waarin hij werkzaam is. 20
Soorten vergoedingen Vergoeding op basis van een percentage van het budget voor de bruiloft Wie hiervoor kiest, berekent dus zijn vergoeding aan de hand van een percentage over het totale budget dat het bruidspaar beschikbaar heeft gesteld voor het organiseren van hun bruiloft. De gehanteerde percentages liggen meestal tussen de 10% en de 15%. Dit percentage kan natuurlijk hoger of lager zijn op basis van het budget van het koppel. Hoe hoger het budget van het bruidspaar, des te lager is meestal het percentage dat een Wedding Planner toepast. 21
Soorten vergoedingen Het is belangrijk om te onthouden dat de vergoeding van een Wedding Planner altijd binnen het vastgestelde totale budget van het bruidspaar moet passen. Het moeten dus geen extra kosten zijn die bovenop hun budget komen. Als het budget van het bruidspaar bijvoorbeeld 25.000 is en het percentage van de Wedding Planner 10%, dan zal zijn vergoeding 2500 bedragen. Dit bedrag moet dus van het totale budget worden afgetrokken, waardoor er dus 22.500 overblijft voor de bruiloft. Het is dan ook belangrijk dat u zich bewust bent van het feit dat klanten soms verwachten dat de vergoeding van een Wedding Planner, op de één of andere manier, gecompenseerd (en dus teruggewonnen) wordt door het geld dat zij besparen met de diensten die hij voor hun aanschaft of de gunstigere tarieven die hij krijgt van zijn leveranciers. 22
Soorten vergoedingen Geen kosten voor de klant Sommige Wedding Planners kiezen ervoor om hun diensten gratis aan hun klanten aan te bieden. Deze manier van zaken doen is uiteraard niet populair bij de concurrentie omdat geen enkele professional gratis kan werken, wil hij kunnen leven van zijn werk. We hebben bovendien ook al eerder kunnen zien dat het niet meer dan normaal is dat een Wedding Planner betaald krijgt voor het werk dat hij als professional verricht. Maar hoe is het dan mogelijk dat sommige professionals gratis hun diensten aanbieden? 23
Soorten vergoedingen Het antwoord is: dankzij de leveranciers. Wedding Planners die geen vergoeding van hun klanten vragen, verdienen hun geld d.m.v. de commissies die zij ontvangen van de leveranciers die zijn betrokken bij de organisatie van de bruiloft. Over het algemeen zijn leveranciers bereid om de professional een korting te geven van 10%, ten opzichte van de prijs die voor de klant gerekend wordt. Het gehanteerde percentage hangt ook af van de onderhandelingscapaciteiten van de Wedding Planner en van de hoeveelheid werk die hij de leverancier bezorgt. Deze manier van werken wordt niet door alle Wedding Planners goedgekeurd. Veel professionals zien dit dan ook als een immorele manier van werken, aangezien het de Wedding Planner in zijn keuze voor een leverancier kan beïnvloeden. Hij zou immers kunnen kiezen voor de leverancier die hem het beste uitkomt, in plaats van te 24
Soorten vergoedingen kiezen voor de leverancier die het beste is voor het bruidspaar. Wanneer een Wedding Planner kiest voor deze manier van zaken doen, dan is het verstandig om dit uitdrukkelijk aan de klant uit te leggen. Net doen alsof u gratis werkt is niet alleen erg onwaarschijnlijk, maar ook onprofessioneel. Daarnaast, heeft het ook geen goede invloed op de hele sector. Het is dus belangrijk dat u aan de klant uitlegt dat uw vergoeding voortkomt uit de commissies die u van de leveranciers ontvangt. Om op deze manier te kunnen werken, moet u er 100% van overtuigd zijn dat de commissie daadwerkelijk van de officiële prijs (die gewoonlijk voor de klanten wordt gehanteerd) wordt afgetrokken en niet erbij op wordt geteld. 25
Soorten vergoedingen U moet er dus zeker van zijn dat de leverancier geen hogere prijs dan gebruikelijk aan de klant vraagt, wanneer deze met tussenkomst van een Wedding Planner gebruik wil maken van zijn diensten. Dit zou immers een oneerlijke poging zijn van de leverancier om de commissie van de Wedding Planner terug te winnen via de klant. Het is ook belangrijk om te onthouden dat sommige klanten achterdochtig kunnen worden wanneer Wedding Planners hun diensten gratis aanbieden. Ze kunnen dan twijfels krijgen m.b.t. de kwaliteit van de leveranciers en de professionaliteit van de Wedding Planner. Zelfs als de klant op de hoogte wordt gesteld van het feit dat de Wedding Planner zijn vergoeding krijgt d.m.v. commissies van de leveranciers, dan nog kan de klant het idee hebben dat er sprake is van een belangenconflict en dat de Wedding Planner niet kiest voor hetgeen dat het beste is voor het bruidspaar. 26
Wanneer de klanten kunnen profiteren van de commissies Soorten vergoedingen Er zijn echter ook Wedding Planners, bijvoorbeeld de professionals die vergoedingen van hun klanten vragen d.m.v. een vast tarief of een percentage op basis van hun budget, die hun klanten laten profiteren van de kortingen die zij ontvangen van hun leveranciers. Op deze manier wordt het grote voordeel dat het bruidspaar heeft bij het laten organiseren van hun bruiloft door een professional overduidelijk. Vaak is het totaal van de commissies en de kortingen die de Wedding Planner ontvangt van zijn leveranciers gelijk aan de totale vergoeding die de Wedding Planner krijgt van de klant. 27
Soorten vergoedingen Het is dus overduidelijk dat het voor bruidsparen, in dit geval, gunstig is om een Wedding Planner in te schakelen. Er zit immers niet veel verschil tussen de kosten voor een zelfgeorganiseerde bruiloft en een bruiloft georganiseerd door een professional. Er zijn echter ook Wedding Planners die zowel de commissies van de leveranciers als de vergoeding van de klant voor zichzelf houden. In andere sectoren gebeurt dit maar al te vaak (reisbureaus ontvangen bijvoorbeeld zowel een commissie van hun leveranciers als een vergoeding van hun klanten). In het geval van de Wedding Planners wordt deze manier van werken, wanneer de klant erachter komt, echter niet altijd op prijs gesteld. Het is in ieder geval belangrijk dat u zeker weet dat uw commissies geen invloed hebben op de prijs die de leveranciers hanteren voor de klant en dat het de onderhandelingen niet belemmert. 28
Soorten vergoedingen U moet echter zelf beslissen hoe u zaken wilt gaan doen en uw keuzes zullen invloed hebben op het karakter van uw onderneming en uw concurrentievermogen. Het is belangrijk dat u altijd eerlijk en professioneel bent en dat u op respectvolle wijze omgaat met uw klanten, leveranciers en concurrenten. Een ondernemer die op sluwe wijze zaken doet, zal geen lang bestaan hebben en de negatieve mond-tot-mondreclame (zowel van de klanten als de leveranciers) zal de onderneming veel schade aanrichten. 29
Soorten vergoedingen Vergoeding op basis van een uurtarief Wedding Planners werken vaak met uurtarieven bij de gedeeltelijke organisatie van bruiloften. Het uurtarief dat een professional hanteert kan liggen tussen de 20 en 150 per uur, met een gemiddelde van 50 per uur. Bij het bepalen van het uurtarief, moet een Wedding Planner rekening houden met de markt waarin hij werkzaam is en met zijn werkervaring (is het een 30
Soorten vergoedingen startende ondernemer of heeft hij al enige ervaring). Dit betekent echter niet dat u als startende Wedding Planner per se het laagste tarief moet hanteren. Alles hangt af van de professionaliteit en de vaardigheden die u uw klanten kunt garanderen. 31
Soorten vergoedingen Vergoeding op basis van een vast bedrag Sommige professionals werken liever met een vast tarief. Er zijn ook klanten die hier de voorkeur aan geven, omdat ze dan precies weten wat de totale prijs is van de geleverde diensten en niet voor verrassingen kunnen komen te staan. Klanten die de Wedding Planner betalen aan de hand van een percentage over hun budget, kunnen door dit type vergoeding namelijk beïnvloed worden. Zij kunnen immers diensten toevoegen of verwijderen, om de uiteindelijke vergoeding van de Wedding Planner te beïnvloeden. Wedding Planners, die vergoed worden op basis van een percentage van het budget, kunnen op hun beurt weer proberen om het hele beschikbare budget te gebruiken (ook als dit niet echt nodig is) of om de klant duurdere opties te laten kiezen, zodat zijn vergoeding niet lager wordt. 32
Soorten vergoedingen Hieronder volgt een lijst van de soorten tarieven die een Wedding Planner kan hanteren in verschillende situaties: VAST TARIEF PER COMPLEET DIENSTENPAKKET VAST TARIEF OP BASIS VAN HET AANTAL GEWERKTE UREN VAST TARIEF VOOR DE COÖRDINATIE VAN DE TROUWDAG VAST TARIEF VOOR SPECIFIEKE DIENSTEN 33
Soorten vergoedingen VAST TARIEF PER COMPLEET DIENSTENPAKKET In dit geval rekent de Wedding Planner een vast bedrag, dat hij hanteert voor het complete dienstenpakket (de complete organisatie van een bruiloft). Men kan ervoor kiezen om in detail aan te geven wat de inhoud is van een dergelijk compleet pakket. Zo zou men kunnen aangeven hoeveel tijd men maximaal aan de ontmoetingen met de klanten of aan telefonische consults wil besteden, etc. De vaste tarieven die worden gehanteerd liggen, over het algemeen, tussen de 1000 en de 3000, afhankelijk van de complexiteit van de opdracht en het beschikbare budget. 34
Soorten vergoedingen VAST TARIEF OP BASIS VAN HET AANTAL GEWERKTE UREN De Wedding Planner kan in dit geval een aantal verschillende tarieven vaststellen, op basis van het aantal uur dat hij nodig zal hebben voor het organiseren van een bruiloft. Een Wedding Planner kan bijvoorbeeld dienstenpakketten van 30 of 40 uur aanbieden en voor elk pakket een vaste prijs hanteren. U zou ook bepaalde kortingen voor de klant kunnen toepassen, om deze aan te moedigen om grotere en duurdere dienstenpakketten aan te schaffen. 35
Soorten vergoedingen Denkt u bijvoorbeeld aan het aanbieden van 5 gratis extra werkuren, als de klant een pakket aanschaft van 40 uur. Om dergelijke dienstenpakketten vast te stellen, moet men wel over veel ervaring beschikken m.b.t. de tijd die nodig is om een bruiloft te organiseren. Door ervaring kan een Wedding Planner een realistische inschatting maken van de benodigde tijd en de meest geschikte tarieven bepalen voor elk project. 36
Soorten vergoedingen VAST TARIEF VOOR DE COÖRDINATIE VAN DE TROUWDAG Zoals we al eerder hebben aangegeven, zijn er ook bruidsparen die alleen een Wedding Planner inschakelen voor de coördinatie van de trouwdag zelf. Om het tarief voor dit type dienst vast te stellen, moet u rekening houden met het aantal uren dat u aanwezig moet zijn op een bruiloft. Daarnaast, moet u ook rekening houden met de tijd die nodig is om u goed voor te bereiden op de bruiloft en dus uw werk goed te kunnen uitvoeren tijdens de ceremonie en de receptie. 37
Soorten vergoedingen Zoals we al eerder hebben aangegeven, moet een Wedding Planner vooraf de routes bestuderen, weten hoe de bruiloft eruit zal zien en de akkoorden met de leveranciers controleren. De kosten voor dit type dienst kunnen oplopen tot 1300/1400. Bij het bepalen van uw tarief, moet u ook hier rekening houden met de markt waarin u werkzaam bent, uw doelgroep, het type dienst dat u aanbiedt en de tarieven van de concurrentie. 38
Soorten vergoedingen VAST TARIEF VOOR SPECIFIEKE DIENSTEN Deze optie hebben we al eerder besproken in het hoofdstuk over de gedeeltelijke organisatie van een bruiloft. Een bruidspaar kan een Wedding Planner vragen om de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor één bepaald aspect van de organisatie of voor de coördinatie van één specifieke leverancier. Zoals we al eerder hebben aangegeven, zou u dus een vast tarief kunnen hanteren tussen, bijvoorbeeld, de 150 en de 200 per leverancier. 39
[Betalingen] 40
Betalingsvoorwaarden Betalingen Wat voor soort vergoeding u ook hanteert, u moet ook de betalingsvoorwaarden bepalen. Deze voorwaarden moeten in het contract vermeld staan en, bij voorkeur, aan de hand van een betalingsoverzicht. Vergeet nooit om elk klein detail te definiëren en te verduidelijken (wat is er wel en niet bij uw vergoeding inbegrepen). Hoe duidelijker u bent, des te minder kans op misverstanden die ontevredenheid bij de klanten kunnen veroorzaken. 41
Betalingen Vergeet niet om een bedrag vast te stellen dat u behoudt (voor het werk dat u uitgevoerd heeft), mocht de bruiloft geannuleerd worden of mochten er andere onverwachte gebeurtenissen zijn. Zoals we al eerder in de cursus hebben kunnen zien, moet u ook bepalen of u een centrale of niet-centrale rol speelt in de relatie tussen de klanten en de leveranciers. Als u zelf verantwoordelijk bent voor het ondertekenen van de contracten met de leveranciers en dus hun facturen direct betaalt, dan moet u uw klanten voorzien van een duidelijk betalingsoverzicht dat rekening houdt met de verschillende betalingsdeadlines. 42
Betalingen Zodoende ontvangt u op tijd de bedragen van uw klanten, om deze vervolgens over te kunnen maken aan de leveranciers, en loopt u niet het risico om zelf geld te moeten voorschieten. Tot slot, is het belangrijk om te weten dat de betalingsvoorwaarden die u hanteert een positieve invloed kunnen hebben op uw business. Denkt u bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om uw klanten een betalingsregeling aan te bieden in termijnen, via een partnerschip met een bank of een andere financiële instelling die deze mogelijkheid biedt. 43