functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Flanders Investment & Trade zoekt een straffe medewerker provinciale kantoren Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Hasselt Vacaturenummer: 26645 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zie je het wel zitten om de contactpersoon te zijn voor Vlaamse bedrijven die vragen hebben over internationaal ondernemen en activiteiten van Flanders Investement & Trade? Ben je een goede communicator die snel en accuraat de informatie aan de juiste personen kan bezorgen en heb je geen problemen met zelfstandig werken? Dan is deze functie waarschijnlijk echt iets voor jou! Flanders Investement & Trade is op zoek naar een gemotiveerde medewerker die het team van het provinciaal kantoor te Hasselt wil versterken. Interesse? Aarzel niet te solliciteren! 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Internationale Handel heeft als opdracht om het internationaal ondernemen vanuit Vlaanderen op een duurzame wijze te bevorderen door het aanbieden van kwalitatief hoogstaande en specifieke diensten aan bedrijven gevestigd in Vlaanderen teneinde deze bij alle facetten van het internationaal ondernemen te begeleiden, te ondersteunen en te stimuleren. Om deze opdracht te kunnen realiseren beschikt de afdeling Internationale Handel over drie belangrijke pijlers: De geografische sectoren Een binnenlands netwerk
Een buitenlands netwerk De afdeling is tevens verantwoordelijk voor het coördineren en sturen van alle activiteiten die ontwikkeld worden door derden op het vlak van internationale handel en waarvoor een beroep gedaan wordt op het binnen- of buitenlands netwerk van Flanders Investment & Trade. Het binnenlands netwerk bestaat uit : adviseurs exportvaardigheden adviseurs internationaal ondernemen provinciale kantoren De adviseurs exportvaardigheden begeleiden bedrijven bij hun exportactiviteiten door gebruik te maken van de exportmeter. De exportmeter is een instrument dat de exportvaardigheid meet van een bedrijf op verzoek van het bedrijf zelf of op vraag van een adviseur internationaal ondernemen. De adviseurs internationaal ondernemen beheren een portefeuille van ongeveer 80 bedrijven die zij intensief begeleiden bij hun exportinspanningen. Tevens staan zij in voor een goede samenwerking met de actoren in het exportlandschap. Al hun opdrachten zijn regionaal gebonden. Zij werken vanuit de Provinciale Kantoren. De medewerker Provinciale Kantoren verleent administratief ondersteunende diensten aan het binnenlands netwerk om bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking ervan. Voor deze functie werk je vanuit het provinciaal kantoor in Hasselt. In dit kantoor werken 2 adviseurs en 2 medewerkers, waarvan eent voltijds en een halftijds. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als medewerker in het provinciaal kantoor ben je het eerste aanspreekpuint voor bedrijven die vragen hebben over internationaal ondernemen, Flanders Investemnet & Trade, subsidies en activiteiten. Samen met je collega s probeer je deze vragen zo snel en accuraat mogelijkte beantwoorden. Verder ben je ook verantwoordelijk voor de communicatie en promotie van interne activiteiten naar de verschillende bedrijven waarmee samengewerkt wordt en neem je deel aan de organisatie van contactdagen. Als medewerker behandel je niet alleen standaarddossiers. Je ondersteunt de adviseurs wanneer hierom gevraagd wordt en gaat zelf op zoek naar mogelijke antwoorden of oplossingen voor de vragen die je voorgelegd worden. pagina 2 van 11
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling- en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn: - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Statistieken opmaken en verwerken - Persmappen samenstellen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van facturen, brieven, rapporten, - Actualiseren van exporteursbestand/contactbeheer - Beheer klassement/aanmaak en actualiseren van firmadossiers - Archiefbeheer - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - rapportering aan de coördinator binnenlands netwerk pagina 3 van 11
Dossierbehandeling Dossiers (helpen) opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke of de klant bezorgen om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten en ondersteunende taken Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) om de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Berekenen van gegevens in dossiers rond boekhouding en economaat - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Administratieve voorbereiding en follow-up van contactdagen en exportdagen - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - Secretariaatstaken allerhande : onthaal, telefoon, agenda, typwerk, registratie en versturen van post, fotokopies nemen en verspreiden - Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef - Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, pagina 4 van 11
Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal om bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Registreren van post van de eigen entiteit - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden - Opvolgen van correspondentie in PC-systeem - Circulatiemappen verspreiden - Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Verspreiden van informatiepakketten - Verwelkomen van bezoekers - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - Afspraken maken - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van zalen - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, pagina 5 van 11
4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal 3 jaar functierelevante beroepservaring in de administratieve ondersteuning. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jonas De Keersmaecker, jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be, 0472276121). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Basiskennis van Engels en Frans Basiskennis van de gebruikte informaticatoepassingen (MS Office) Basiskennis van internationale handel is een bijkomende troef 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 11
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11
5 AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens de internationale context waarin Flanders Investment & Trade werkt en waarbij jij niet te onderschatten een schakel in de keten kan worden. Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2113,63 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 19 juni 2017. pagina 8 van 11
6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Inzicht in de functie Eventuele ervaring in de internationale handel Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel in de week van 19 juni 2017. 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESRPEK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Hasselt op 27 juni 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. pagina 9 van 11
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19 juni 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26645. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 19 juni 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02 553 01 08. pagina 10 van 11
8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Peter Jaspers functietitel peter.jaspers@fitagency.be 02 504 87 08 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jonas De Keersmaecker selectieverantwoordelijke jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be 0472 27 61 21 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 september 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 26645. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker provinciale kantoren. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11