2 Integratie van energieprestatie Aanpak in vastgoedprocessen
Introductie Het EPI-CREM project (Energy performance Integration in (public) Corporate Real Estate Management) heeft als hoofddoel het bevorderen van de integratie van energieprestatie in vastgoedprocessen, in Engelstalig vakjargon aangeduid als Corporate Real Estate Management. Tot nu toe wordt er binnen veel (publieke) vastgoedmanagementorganisaties weinig aandacht besteed aan energie-efficiëntie binnen het nemen van beslissingen in het gebouwbeheer. Een van de redenen hiervoor is het ontbreken van instrumenten om het integrale besluitvormingsproces te faciliteren. EPI-CREM voorziet in een organisatorische aanpak en een set met instrumenten voor gebouweigenaren en gebruikers om energie te integreren in de besluitvorming bij vastgoedmanagement. In deze brochure wordt aandacht besteed aan de organisatorische aanpak om energie te integreren in vastgoedmanagement. 2 Integratie van energieprestatie in vastgoedprocessen Vastgoedprocessen Vastgoedprocessen zijn in elke organisatie weer anders ingericht, maar in hoofdlijn zijn er een aantal universele deelgebieden te benoemen. Voor het totaal aan vastgoedprocessen is er onderscheid gemaakt naar een viertal aandachtsgebieden, te weten: 1. Portfolio Management (strategisch beleid, verwerving en vervreemding vastgoed) 2. Asset Management (optimaliseren van financieeleconomische prestaties) 3. Facility Management (gebruikersprocessen) 4. Property & Maintenance management (technisch beheer en onderhoud) Bij elk van deze management gebieden doen zich vragen voor op het raakvlak van energieprestatie, zoals: Speelt energieprestatie een rol bij strategische vastgoedbeslissingen, zoals aankoop van vastgoed? (Portfolio Management) Hoe zien de financiële structuur en kaders eruit ten aanzien van mogelijke (extra) investeringen? Zijn financiële structuren of mechanismen mogelijk een belemmering voor integratie van energiemaatregelen in het vastgoedmanagement? (Asset Management) Is er ruimte voor investeringen; zijn er financieringsmogelijkheden? (Asset Management) Is er bewustwording en aandacht voor energiebesparing bij gebruikers? (Facility Management) Kan het energiethema worden gekoppeld aan een direct belang voor het primaire proces, zoals comfort, beperking ziekteverzuim; beter binnenklimaat? (Facility Management) Wordt er actief naar mogelijkheden gezocht om onderhoud, functionele aanpassingen en energetische maatregelen optimaal te combineren? (Maintenance Management) 3 Conclusie: energieprestatie raakt aan alle deelprocessen in vastgoedmanagement.
Integratie van energieprestatie in vastgoedmanagement Om er voor te zorgen dat energieprestatie een blijvend aandachtspunt wordt, moet het thema energieprestatie in deze vastgoedprocessen geborgd worden. Essentie is namelijk dat er niet eenmalige acties worden opgezet in het kader van een project, maar dat alle betrokkenen in hun werkzaamheden voor het vastgoed, energiebesparing als automatisme meenemen in onderzoek, inventarisatie, advies, besluitvorming en uitvoerende werkzaamheden. Het voorgaande geeft aan dat er een structurele verandering nodig is. Verandering in denken en doen, om energieprestatie een vaste, blijvende plaats te geven in vastgoedprocessen. Integratie van energieprestatie in vastgoedprocessen impliceert dat in elk van deze processen wordt gekeken naar wat er nodig is voor blijvende verandering. Om (organisatie)verandering tot stand te brengen en te borgen zijn vele methoden en technieken beschikbaar. Op basis van al bestaande modellen voor het borgen van blijvende verandering is het volgende model met negen voorwaarden voor integratie opgezet. Het model bestaat uit drie hoofdelementen: willen, kunnen en doen. 9 voorwaarden voor integratie van energie 4 5 Noodzaak en veranderingsbereidheid Willen Kunnen Doen Gedeelde visie op verandering Inspirerend leiderschap & draagvlak Effectiviteit van individuen en teams Inrichten organisatie Capaciteit en middelen Procesbegeleiding Communicatie Prestatiemanagement GEINTEGREERDE ENERGIEPRESTATIE Geen initiatief Geen richting Geen voorbeeldgedrag Geen vaardigheden Geen verankering Geen middelen Geen voortgang Geen informatie Geen resultaat GEINTEGREERDE ENERGIEPRESTATIE
Voorwaarden voor succes De essentie is dat deze voorwaarden als een soort keten werken. Als één van de schakels ontbreekt, ontstaat er geen blijvende verandering en wordt werkelijke integratie van energieprestatie niet bereikt. Het willen heeft te maken met het open staan voor het onderwerp energieprestatie. Dit betekent allereerst herkennen en erkennen dat er een bepaalde noodzaak is om tot actie te komen. Zonder het willen ontstaat er geen initiatief. Het kunnen heeft vooral te maken met de beschikbare mensen, capaciteit en deskundigheid en ook financiële middelen. Zonder het kunnen kan er geen uitvoering worden gegeven aan realisatie. Het doen ten slotte is uiteraard essentieel om daadwerkelijk resultaten te bereiken. Er moeten besluiten worden genomen en zaken tot uitvoering worden 6 gebracht. Zonder het doen blijft energieprestatie hangen doelstellingen toe te werken; teamvorming. 7 in mooie voornemens. Deze elementen hebben een onderlinge relatie waarbij zij voorwaardelijk zijn voor elkaar, maar niet per definitie in chronologische volgorde. Het niet kunnen nemen van energiebesparende maatregelen, kan bijvoorbeeld de opvattingen over het willen nemen van energiebesparende maatregelen negatief beïnvloeden. Elk van de drie hoofdelementen is verdeeld in drie aandachtsvelden. Aldus zijn er negen voorwaarden, waaraan een daadwerkelijke, blijvende integratie van energieprestatie zou moeten voldoen. In het schema rechts wordt ingegaan op wat er nodig is om deze voorwaarden in te kunnen vullen. DOEN KUNNEN WILLEN Noodzaak en veranderingsbereidheid Gedeelde visie Inspirerend leiderschap en draagvlak Kennis en vaardigheden Inrichten organisatie Capaciteit en middelen Procesbegeleiding Communicatie Monitoring 9 voorwaarden voor integratie van energieprestatie Wat is hiervoor nodig? Politiek/Beleidsbesluit om energieprestatie mee te nemen als vast onderdeel en aandachtspunt in alle processen met betrekking tot Corporate Real Estate Management. Oriëntatie en vaststellen van ambitie en te bereiken doelstellingen; visie langs welke wegen deze doelen bereikt kunnen worden. Ambassadeurs die visie uitdragen, organisatie enthousiasmeren, mensen mobiliseren om de gewenste veranderingen tot stand te brengen. Kennis en vaardigheden om gezamenlijk vanuit verschillende belangen/disciplines naar gemeenschappelijke Werkprocessen, functies, verantwoordelijkheden moeten zijn ingericht om integratie van energieprestatie te borgen. Begrotingen moeten zijn aangepast op eventuele budgettaire gevolgen t.a.v. investeringen en exploitatiekosten; benodigde personele inzet moet geborgd worden. Integratie van energieprestatie in vastgoedmanagement gaat niet vanzelf en zal begeleid, gestuurd en gefaciliteerd moeten worden. Informatie moet voldoende beschikbaar en toegankelijk zijn om gestelde doelen te kunnen bereiken. Inrichten proces en implementeren methodieken om de resultaten van energiemaatregelen periodiek te kunnen monitoren, evalueren en eventueel bij te sturen.
Checklist voor de integratie van energie in vastgoedmanagement Op basis van het principe van de negen voorwaarden is er een serie van checklisten uitgewerkt, waarin relevante aandachtspunten op het raakvlak van energieprestatie en het betreffende vastgoedproces staan vermeld. Hierbinnen is aangegeven wat er voor nodig is om betreffend aspect te borgen. Onderstaand een voorbeeld voor het niveau Portfolio Management: Proces Portfolio Management Procesonderdelen/Activiteiten check Wat is hiervoor nodig? Instrument/tool Algemeen: is invulling gegeven aan de negen voorwaarden voor integratie van energieprestatie? Besluit om energieprestatie mee te nemen als vast onderdeel en aandachtspunt in alle deelprocessen van Portfolio Management. Intentieverklaring/startdocument/beleidsdocument. Check op de negen voorwaarden en inzet en of aanpassing van de bijbehorende aanpak/instrumentarium. Strategisch vastgoedbeleid Is energieprestatie opgenomen als een van de criteria bij beleid en keuzen vastgoedbeleid? Vastgesteld beleid om het vastgoed in portefeuille te laten voldoen aan bepaalde gemiddelde minimum energieprestatie/kwaliteit en/of bepaalde minimum Vastgestelde doelen met betrekking tot energieprestatie van de portefeuille; meerjarenplan met ijkpunten; budgetplanning om doelen te bereiken. 8 kwaliteit per object. 9 Telt energieprestatie mee als criterium in het proces van verwerven en/of ontwikkelen van vastgoed? Telt energieprestatie mee als criterium in het proces van verkoop/afstoot van vastgoed? Vastgesteld beleid om te verwerven vastgoed met bepaalde minimum energieprestatie/kwaliteit te verwerven, dan wel met de mogelijkheid om na verwerving deze kwaliteit te bereiken; gekoppeld aan besluit om dit niveau dan ook te realiseren. Vastgesteld beleid ten aanzien van energiekwaliteit van af te stoten vastgoed. Keuzen of slechte energieprestatie aan de markt wordt over gelaten, of vanuit maatschappelijke verantwoordelijkheid in eigen beheer renoveren of amoveren. Energieprestatie eisen voor te verwerven/ontwikkelen vastgoed opgenomen in Programma van Eisen. Model om maatregelen en investeringen af te wegen bij upgrading van te verwerven vastgoed. Eventuele minimum eisen voor energieprestatie waaraan vastgoed moet voldoen bij verkoop ten behoeve van voortgezet gebruik.
Het managen van organisatieverandering De negen voorwaarden uit het model zijn vervolgens de basis voor een stappenplan om inzichtelijk te maken waar, op welke plek in de organisatie je het beste kunt beginnen en met welke activiteiten. Qua ontwikkelproces kan het volgende onderscheid leidraad zijn bij de aanpak; 1. Ontwikkeling vanuit de werkprocessen zelf, bottom-up benadering; 2. Ontwikkeling van bovenaf, top-down benadering. Vanuit deze twee uitersten zijn er vele tussenvarianten in een mix van beide benaderingen denkbaar. verandering is een combinatie gewenst van een topdown regie met een bottom-up inbreng: Top-down: omdat overzicht en afstemming nodig is in de samenhang tussen verschillende belangen en doelen in de organisatie. Het benodigde mandaat is op dit niveau aanwezig. Het biedt borging en zekerheid voor degenen die er echt mee aan de slag willen; Bottom-up: omdat verschillende partijen of organisatie-onderdelen vanuit hun verantwoordelijkheid en belangen de ruimte moeten krijgen om het proces te beïnvloeden, voorwaarde om enthousiasme en draagvlak te verkrijgen. Projectmatige aanpak: de EPI-CREM benadering In het onderstaande schema is een stapsgewijze aanpak van de integratie van energieprestatie in vastgoedprocessen weergegeven. Met het doorlopen van deze stappen wordt tevens invulling gegeven aan de negen voorwaarden voor de integratie van energie in vastgoedmanagement. De stappen in het ovale veld betreffen de organisatorische integratie. De stappen daaronder worden gemaakt met behulp van de EPI-CREM (software) tools. De EPI-CREM project resultaten De EPI-CREM methode en software tool en de EPI-CREM energie integratie aanpak zijn aanvullend op elkaar en faciliteren gezamenlijk de integratie van energieprestatie in de werkprocessen van vastgoedmanagement. Voor meer details over de EPI-CREM methode en software tool, zie ook de brochure EPI-CREM methode en software tool. Zie de introductiebrochure voor een overzicht van de volledige resultaten van EPI-CREM en de EPI-CREM website voor meer informatie en alle projectresultaten. Het initiatief kan overal in de organisatie liggen. Meestal is het echter nodig om dit op managementniveau te borgen voor continuïteit. Voor een blijvende integrale Intentieverklaring Visie/ambitie Plan van aanpak 10 Plan/middelen 11 Opleiding/training Inrichten organisatie Communicatieplan Verzamelen data Portfolio management aankoop/verkoop/aankoop herontwikkeling Asset management financieel beheer investeringen upgrading Input EPI-CREM software Output software: scenario s Afstemming CREM processen: beeldvorming uitwerking realisatie projecten Monitoren/evalueren Facility management afstemming gebruikers huurdersovereenkomsten Property & Maintenance management meerjarenplan uitvoering technische projecten
www.epi-crem.org Contactinformatie René Leeuw, Rijksgebouwendienst Tel: +31 (0) 70 339 17 77 E-mail: rene.leeuw@minvrom.nl Olaf Ooijevaar, BuildDesk Tel: +31 (0) 26 353 72 72 E-mail: olaf.ooijevaar@builddesk.com Rofaïda Lahrech, CSTB Tel: +33 (0) 16 468 82 90 E-mail: rofaida.lahrech@cstb.fr Susanne Geissler, Austrian Energy Agency Tel: +43 (0) 158 615 24 154 E-mail: susanne.geissler@energyagency.at Gerhard Moritz, Energie:bewusst Kärnten Tel: +43 (0) 463 536 308 81 E-mail: gerhard.moritz@ktn.gv.at This project is supported by the Community s Intelligent Energy - Europe programme under the contract EIE/07/129/S12.467632. Disclaimer The sole responsibility for the content of this webpage lies with the authors. It does not necessarily reflect the opinion of the European Communities. The authors and the European Commission are not responsible for any use that may be made of the information contained therein.