Beleidsplan 2013 2016 van de Stichting Ayuda Maya Inhoud Doelstelling en werkwijze Primaire fondsenwerving Andere activiteiten voor fondsenwerving Deskundigheidsbevordering Vermogensbeheer Besteding van de fondsen Continuïteit van de projecten 1/5
Doelstelling en werkwijze Stichting Ayuda Maya heeft ten doel: a. het verbeteren van de leefomstandigheden van de Maya-bevolking in Guatemala op het gebied van gezondheid, hygiëne, educatie en economische ontwikkeling en b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. Ayuda Maya verwezenlijkt dit doel door selectie en financieel of anderszins ondersteunen van projecten in Guatemala. Bij de selectie van projecten laat Ayuda Maya zich leiden door de zogeheten Millenniumdoelen. In 2000 hebben regeringsleiders van 189 landen afgesproken om vóór 2015 de belangrijkste wereldproblemen aan te pakken. Er zijn acht concrete doelstellingen vastgelegd: de millenniumdoelen.(www.millenniumdoelen.nl) Ayuda Maya let er op dat bij de keuze van haar projecten een bijdrage wordt geleverd aan één of meerdere millenniumdoelen. Er kunnen projecten worden aangemeld die niet geheel door deze millenniumdoelen worden geregeerd. In dat geval zal Ayuda Maya een afweging maken over nut en noodzaak om voor het betrokken project middelen ter beschikking te stellen, mits het project binnen de hoofddoelstelling van Ayuda Maya valt. Bij de selectie van projecten onderzoekt Ayuda Maya de haalbaarheid van het project, de moraliteit en stabiliteit van de partnerorganisatie. Alvorens middelen toe te wijzen onderzoekt Ayuda Maya of een projectaanvraag door de belanghebbenden in brede zin wordt gedragen. 2/5
Bij voorkeur werkt Ayuda Maya rechtstreeks met organisaties die de projecten uitvoeren dan wel monitoren. Dit om de benodigde gelden zo gericht mogelijk en met zo weinig mogelijk kosten te kunnen besteden. Hiervoor heeft Ayuda Maya regelmatig contact met de partnerorganisaties en streeft Ayuda Maya ernaar om de projecten ten minste 1x per jaar te bezoeken. Ayuda Maya werkt transparant en zal haar donateurs en andere belangstellenden regelmatig op de hoogte stellen van de voortgang van de projecten en de besteding van de middelen. Primaire fondsenwerving Ayuda Maya werft haar fondsen onder meer door inschakeling van Serviceclubs, zoals de Soroptimisten, Odd Fellows, Rotary. Hieraan besteedt Ayuda Maya aandacht door leden van deze clubs te benaderen en zo te bewerkstelligen dat zij voor Ayuda Maya activiteiten willen gaan ondernemen. Ayuda Maya helpt hen daarbij door het ter beschikking stellen van promotiemateriaal dan wel door een presentatie van een of meer bestuursleden van Ayuda Maya. Hiernaast werft Ayuda Maya fondsen door het geven van lezingen en presentaties aan belangstellenden, met als doel donateurs te werven voor periodieke inkomsten. Omdat Ayuda Maya pas in 2009 is opgericht zal de opbouw van een donateursbestand dat min of meer gegarandeerde inkomsten genereert veel aandacht vergen. Hierom kan Ayuda Maya vooralsnog geen langjarige substantiële verplichtingen aangaan. Wel kunnen enkele kleinschalige verplichtingen tot circa 2.000,-- per jaar voor een periode van maximaal 2 jaar worden aangegaan. Ook zullen wij ons inspannen om indien daar aanleiding voor bestaat publiciteit in lokale media te verkrijgen. Tenslotte zullen wij contacten leggen met andere organisaties, bijvoorbeeld scholen. Dit om hen enthousiast te maken om activiteiten voor projecten van Ayuda Maya te organiseren. Andere activiteiten voor fondsenwerving -verkoop artikelen uit Guatemala Ayuda Maya beschikt over een aantal artikelen uit Guatemala die zij verkoopt onder andere op festivals, beurzen en bijzondere markten. Ook streeft Ayuda Maya naar enkele permanente verkooppunten, waarbij de verkoop om niet plaatsvindt. De gehele netto opbrengst is bestemd voor de projecten die Ayuda Maya ondersteunt. Ayuda Maya betaalt voor de inkoop van de artikelen in Guatemala een faire prijs. promotie Veel belang hechten we aan het up-to-date houden van onze website. Daarnaast zal er meer aandacht komen voor de inzet van social media. (o.a. face-book en MyWorld-community) Stimuleren van reizen naar Guatemala voor belangstellenden Ayuda Maya beoogt de bewustwording van belangstellenden te ondersteunen door het stimuleren van reizen naar Guatemala. 3/5
Van het eerdere idee om zelf reizen te gaan organiseren stappen wij bij nader inzien af. Als fondsenwervingsmiddel is dit ook minder geschikt gezien het feit dat het relatief veel tijd en energie vergt om dit goed te organiseren afgezet tegen de opbrengst. Daarnaast is er de verantwoording die je neemt als organisator in een niet ongevaarlijk land als Guatemala. Er is inmiddels een betrouwbare professionele reisorganisatie gevonden: Adrenalinatours, gevestigd in Guatemala, die reizen op maat kan verzorgen. Een eventueel bezoek aan de projecten kan ingepast worden. Deskundigheidsbevordering Bestuursleden van Ayuda Maya bevorderen hun kennis en professionaliteit door deelneming aan congressen, seminars en cursussen die regelmatig worden georganiseerd door organisaties die zich met ontwikkelingssamenwerking bezig houden, zoals bijvoorbeeld het COS. Dit heeft ook als gevolg dat het netwerk van Ayuda Maya groter wordt. Vermogensbeheer Ayuda Maya houdt een bankrekening en een spaarrekening aan bij de Rabobank. Om de kosten zo laag mogelijk te houden is gekozen voor Internetbankieren. Het saldo op de lopende rekening zal zo laag mogelijk gehouden worden en niet direct benodigd geld zal op de spaarrekening worden geboekt. Kasgeld uit de verkoop van artikelen zal alleen bij voldoende omvang afgestort worden. Dit om ook hiervan de stortingskosten zo laag mogelijk te houden. Bij de oprichting van Ayuda Maya is gebruik gemaakt van vreemd vermogen in de vorm van een direct opeisbare lening van 40.000,- om de aangegane verplichting van de aanleg van een waterleiding in San Nicolas zeker te stellen. Met de in 2009 gerealiseerde fondsen en verkregen subsidies is de lening in 2010 geheel afgelost. Besteding van de fondsen De gerealiseerde inkomsten zijn bestemd voor huidige en toekomstige verplichtingen. Het bestuur van Ayuda Maya zal zo nodig besluiten of een deel van de gerealiseerde inkomsten zal worden aangehouden ter bestrijding van onvoorziene uitgaven; zoals noodhulp bij calamiteiten die de bevolking binnen de doelgroep treffen. Indien Ayuda Maya periodieke verplichtingen aangaat zal zij deze niet langer dan 2 jaar garanderen en zal zij hiervoor direct een reserve aanhouden van maximaal 2x de jaarlijkse verplichting. Uit deze reserve worden de aangegane verplichtingen gefinancierd. Ter dekking van eventuele koersverschillen tussen de Euro en US$ of Guatemalteekse Quetzal houdt Ayuda Maya een reserve aan van 15% van de aangegane verplichtingen in. Na afronding van een project zal een positief saldo uit deze reserve bij de algemene middelen worden gevoegd. 4/5
Nieuw aangedragen projecten met een omvang van meer dan 10.000,-- neemt Ayuda Maya in portefeuille. Een besluit tot financiering zal pas genomen worden indien een voorgaand groot project financieel is afgerond. Voor de komende periode is besloten onze hoofdactiviteiten te richten op het aanleggen van waterleidingen in Alta Verapaz. We willen voorkomen dat onze gelden te veel versnipperd worden. Af en toe bereiken ons verzoeken om donaties van andere stichtingen, projecten enz. Jaarlijks wordt een bedrag van 1.000,-- gereserveerd en dit bedrag kan worden aangewend om aan de extra verzoeken te voldoen, mits deze binnen onze doelstellingen vallen. Ayuda Maya zal voorts bij iedere projectaanvraag onderzoeken of er voor het betrokken project mogelijkheden bestaan tot het verkrijgen van subsidies bij subsidiegevers, zoals NCDO, Cordaid, Wilde Ganzen, ICCO etc. In 2012 is ons eerste project in samenwerking met Wilde Ganzen tot stand gekomen. Voor de komende jaren willen wij met nieuwe projecten zoveel mogelijk blijven samenwerken met Wilde Ganzen en eventueel andere medefinanciers zoals Achmea/Eureko en andere subsidiegevers. Continuïteit projecten Voor de projecten in Alta Verapaz blijkt Adicay een betrouwbare uitvoerende organisatie. Adicay is afhankelijk van donoren die projecten financieren. Op dit moment zijn zij afhankelijk van Ayuda Maya en een Zwitserse organisatie. Dit is een kwetsbare situatie, daarom zullen wij gaan uitkijken naar meer fondsenwervende organisaties of mensen die ook in dit gebied willen gaan samenwerken met Adicay..-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.- 5/5