Time Management Sneller, eenvoudiger, productiever! Eerste sessie Extra voordeel voor snelle beslissers! Quick Win: multitasken Structureel: direct beslissen Toepassingen: Concreet beslissen
Structureel Leer direct beslissen, dat zal u een hoop extra tijd opleveren! Wat is beslissen? Een beslissing nemen wil zeggen duidelijk aangeven voor uzelf en voor de ander of u een taak wel of niet zal doen. > Bij elke onduidelijkheid die u hierover laat bestaan zal de ander aannemen dat u de taak wel zal doen. > Voor uzelf zal u steeds opnieuw met die taak in uw hoofd zitten, en dit zal uw denken verder belasten en uw productiviteit doen dalen. > Uiteindelijk zal u die taak ergens tussen moeten wringen en zal dit zowel de kwaliteit van uw werk als het beeld dat anderen van u hebben doen dalen!
Drie belangrijke uitdagingen! 1. Weten welke taken u mag en kan weigeren 2. Neen kunnen en durven zeggen 3. De relatie met de ander veilig stellen Wat kan u weigeren? We nemen vaak te snel een extra taak aan omwille van verschillende redenen, zoals; - We doen het graag - Omwille van de autoriteit van de persoon die het vraagt - Indien we het zelf niet doen, wordt het toch niet goed gedaan - Al deze redenen, zijn géén reden om een extra taak aan te nemen! Meestal is het een extra belasting die ons hindert!
Wat kan u weigeren?(2) Om zinvolle resultaten neer te zetten, moet u in de eerste plaats bezig zijn met die zaken die voor uw functie belangrijk zijn. Dat is de reden waarom u uw loon zal ontvangen, dat zijn de zaken waarop u beoordeeld zal worden. Bijkomende taken worden snel een gewoonte, maar doen uw productiviteit en de kwaliteit van uw werk op andere gebieden gevoelig dalen. Bovendien zorgen ze voor extra werkdruk, stress en onbehagen. Wat kan u weigeren?(3) Natuurlijk kan u een extra taak op u nemen, om een collega uit de nood te helpen, om een relatie te ondersteunen of in een noodsituatie. Maar de gouden regel is dat u enkel die zaken zal accepteren, wanneer uw eigen kerntaken volledig en naar behoren afgewerkt zijn!
Neen kunnen zeggen Een taak weigeren is niet steeds eenvoudig, maar vaak noodzakelijk! Er is een eenvoudige manier om correct neen te zeggen; Luister eerst aandachtig en vat in uw eigen woorden samen hoe u de opdracht begrepen heeft. Vraag of u dat correct interpreteerde. Geef aan dat u graag wil helpen, doch dat dit buiten uw taak valt. Laat tevens weten dat u het toch wil doen, maar dat u er geen tijd voor heeft. Doe een directe suggestie voor een andere oplossing (verwijs bijvoorbeeld naar iemand voor wie het wel binnen zijn of haar kerntaken valt). Neen kunnen zeggen(2) Dit is natuurlijk moeilijker wanneer het uw directe chef is die de vraag stelt. Vaak accepteren we de taak dan uit gewoonte! Doe dit niet! Geef aan dat u het wil doen en vraag tegelijk welke van uw andere taken u daarvoor dan kan laten vallen. Met andere woorden, laat uw chef de prioriteiten bepalen! (Een tip; nadat u dit besproken heeft, bevestig het in een vriendelijke email)
Neen kunnen zeggen(3) Dit is ook moeilijk wanneer het niet uw directe chef, maar een andere hoger geplaatste manager is die de vraag stelt. Vaak accepteren we ook die taak dan uit gewoonte! Doe dit niet! Doe het zelfde als bij uw chef, maar vraag de ander om vooraf met uw chef te bespreken welke taken u dan als minder prioritair mag behandelen. (Een tip; nadat u dit besproken heeft, bevestig het in een vriendelijke email aan zowel uw chef als de andere manager) De relatie bewaken! Relaties zijn natuurlijk belangrijk. En de verwachtingen die sommigen er van hebben zijn vaak hoog. Bij het accepteren of weigeren van taken, is de relatie natuurlijk een belangrijk gegevens. In het volgende deel (hoe beslissen en communiceren) bieden we je de juiste aanpak om de relaties veilig te stellen.
Hoe beslissen? En hoe u beslissing op je juiste wijze communiceren Direct beslissen. Direct plannen en communiceren. Rust en zekerheid. Weg met de stress! Hoe direct beslissen? Op basis van vorige regels, beslis direct ja of neen Indien Ja, neem je agenda, kijk hoeveel tijd het zal kosten en plan het onmiddellijk! Indien neen, laat dat direct weten aan de ander (zie volgend deel)
Tips voor Ja Laat de ander weten dat je het doet Bepaal de timing op basis van je agenda, en communiceer die onmiddellijk Geef aan dat je de ander op de hoogte zal houden van de status (en noteer onmiddellijk enkele taken in je agenda om dit niet te vergeten) Dit voorkomt dat men je regelmatig zal contacteren voor updates. Tips voor neen Laat de ander onmiddellijk weten dat je het niet doet! (schep geen foute verwachtingen!) Maak duidelijk dat het geen onwil is, maar dat je de tijd er niet voor hebt. Help de ander door samen naar een alternatieve oplossing te zoeken. Kijk wie hem of haar wel zou kunnen helpen.
Kernboodschap Beslis onmiddellijk Plan onmiddellijk Communiceer direct Voordelen hiervan Rust en zekerheid Niets vergeten Geen tijdverlies