Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Grapharma B.V. te Beek en Donk, op 17 november 2015 Utrecht, 2015
1. Geïnspecteerde locatie(s): Grapharma B.V. Beekerheide 22c Beek en Donk Documentnummer: V1006909 2016-1258909 Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 17 november 2015 4. Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur Opiumontheffing G 6280 Registratie API distributeur 6. Datum vorige inspectie: 17 maart 2010 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Grapharma B.V. (hierna Grapharma) is een groothandel in geneesmiddelen. Geneesmiddelen worden ingekocht op basis van een order van één van de afnemers. Om deze reden is Grapharma in principe niet voorraadhoudend. Grapharma betrekt de geneesmiddelen bij twee groothandels ( ). Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: - Er is een nieuwe RP aangesteld - Vanaf 1 januari 2016 zal Grapharma de opslag en distributie van geneesmiddelen van een andere G vergunninghouder ( ) gaan verzorgen. F132/01 Bladzijde 2 van 10
Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GDP routine Melding Aanvraag Farmatec Anders, Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V 2 11.2 V 3 11.3 V 4 11.4 V 5 11.5 V 6 11.5 V 7 11.5 Personeel/Responsible Person (RP) V 9 11.6 Bedrijfsruimte en uitrusting V 10 11.6 Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V 11 11.6 V 12 11.7 V 13 11.8 V 14 11.9 Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, eigenaar, Responsible Person (RP), bedrijfsleider F132/01 Bladzijde 3 van 10
11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel is de belangrijke tekortkoming in het rapport van het bezoek van 17 maart 2010 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 17 november 2015. Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. 15.2. Belangrijke 15.2.1. Criteria voor het aan de voorraad toevoegen van retour gekomen geneesmiddelen, zijn niet vastgelegd. Criteria voor het aan de voorraad toevoegen van retour gekomen geneesmiddelen zijn vastgelegd. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming voldoende is gecorrigeerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd. 11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Kwaliteitssysteem Er is een kwaliteithandboek waarin de procedures op het gebied van GDP zijn beschreven. Het handboek is recent herzien naar de nieuwe GDP richtsnoer. Er is geen procedure voor change control aanwezig. Managementreview Er is geen procedure aanwezig die beschrijft hoe periodieke beoordeling en controle van het kwaliteitssysteem door de bedrijfsleiding plaatsvindt. Een systematische beoordeling en controle door de bedrijfsleiding vindt niet plaats op het gebied van GDP. Kwaliteitsrisicobeheer Er is een procedure voor kwaliteitsrisicobeheer aanwezig. Een analyse van de risico s op het gebied van GDP is nog niet uitgevoerd. 11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Responsible Person (RP) Er is een externe RP waarmee een overeenkomst afgesloten is. In deze overeenkomst is niet opgenomen dat de RP continue bereikbaar dient te zijn. Ook is niet vastgelegd hoe vaak de RP Grapharma minimaal bezoekt. De RP heeft een opleiding gevolgd die voldoet volgens de nieuwe GDP richtsnoer. Er is een functiebeschrijving voor de RP aanwezig. Deze is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Bij Farmatec is een tweede RP aangemeld voor vermelding op de vergunning. Deze is nog niet toegevoegd. Met de tweede RP is nog geen overeenkomst afgesloten. Ander personeel De twee overige medewerkers zijn voldoende opgeleid op het gebied van GDP. Voor de sleutelfuncties zijn functiebeschrijving aanwezig. Deze zijn tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen. 11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Bedrijfsruimten De bedrijfsruimten maken tijdens de rondgang een schone en ordelijke indruk. Omdat de goederen ontvangstruimte de geneesmiddelen niet bij alle weersomstandigheden voldoende bescherming biedt, zijn er pallethoezen aangeschaft die indien noodzakelijk de geneesmiddelen voldoende beschermen bij het lossen. Er is een afsluitbare ruimte voor geneesmiddelen die in quarantaine staan (recall, breuk, retouren) en een koelcel. In de koelcel is geen vaste plaats voor quarantaine geneesmiddelen aanwezig. Indien dit noodzakelijk is, is in een procedure beschreven hoe deze gecreëerd dient te worden. Temperatuurbeheersing - De koelcel is aangesloten op een apart alarmsysteem voor temperatuurbewaking. Een alarm wordt gegenereerd naar de meldkamer die een medewerker van Grapharma hiervan telefonisch op de hoogte brengt; - In de overige delen van het magazijn zijn temperatuurloggers aanwezig. Deze kunnen geen alarm F132/01 Bladzijde 4 van 10
genereren bij een temperatuurexcursie. Deze loggers worden wekelijks uitgelezen om het temperatuurverloop te analyseren. In de procedure staat nog beschreven dat de loggers één keer per maand worden uitgelezen. Tevens wordt de temperatuur op deze loggers dagelijks bekeken. Deze controle wordt niet aantoonbaar vastgelegd; - De loggers zijn gekalibreerd. Kalibratie certificaten zijn aanwezig; - Een zomermapping is uitgevoerd. Hierbij is rekening gehouden met de lichtkoepel in het magazijn. Uit de mapping resultaten is naar voren gekomen dat het onder deze lichtkoepels te warm kan worden. Daarom worden direct onder de lichtkoepels geen geneesmiddelen opgeslagen. Dit is duidelijk op de stellingen aangegeven. Een wintermapping moet nog worden uitgevoerd; - Uit de mapping studie van de koelcel is zichtbaar dat er temperatuurexcursies hebben plaatsgevonden boven de 8ºC. Er is niet vastgelegd waarom deze excursies zijn opgetreden en welke gevolgen deze hebben gehad voor de kwaliteit van de geneesmiddelen; - In de procedure voor temperatuurbeheer wordt onder kopje 2 nog gesproken over ompakken. Deze activiteiten vinden niet meer plaats, Grapharma heeft hier geen vergunning meer voor. Schoonmaak en ongediertebestrijding Er zijn een register en een procedure voor schoonmaakwerkzaamheden, deze zijn tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Ongediertebestrijding is uitbesteed. Computersysteem Het computersysteem is nog niet gevalideerd voor de GDP kritische processen. Beveiliging De beveiliging van het pand is naar genoegen van de Inspectie geregeld. 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Er is versiebeheer van de procedures. Procedures zijn afgetekend door de RP en voorzien van een revisiehistorie. 11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie leveranciers/opdrachtgevers Er is een lijst met goedgekeurde leveranciers aanwezig. Deze wijkt af van het handboek. Voor vergunninghouders wordt geen gebruik gemaakt van de Europese EudraGMDP database bij de controle op bevoegdheden. De hercontrole van leveranciers/opdrachtgevers vindt jaarlijks plaats. In de procedure is niet beschreven hoe deze hercontrole dient te worden vastgelegd. De uitvoering deze hercontrole kan hierdoor niet aantoonbaar worden gemaakt. Tijdens het inspectiebezoek zijn de bevoegdheden van de leveranciers beoordeeld. Hier zijn geen afwijkingen geconstateerd. Kwalificatie afnemers In de procedure voor de kwalificatie van afnemers zijn niet alle bronnen die hiervoor geraadpleegd kunnen worden juist beschreven. De controle op de bevoegdheden van apotheken wordt niet uitgevoerd aan de hand van het IGZ gevestigd apothekers register. Voor vergunninghouders wordt geen gebruik gemaakt van de Europese EudraGMDP database. De hercontrole van afnemers vindt jaarlijks plaats. In de procedure is niet beschreven hoe deze hercontrole dient te worden vastgelegd. De uitvoering van deze hercontrole kan hierdoor niet aantoonbaar worden gemaakt. Tijdens het inspectiebezoek zijn de bevoegdheden van de afnemers beoordeeld. Hier zijn geen afwijkingen geconstateerd. Ontvangst en opslag Bij levering belt de chauffeur aan en de geneesmiddelen worden onder toezicht van een medewerker van Grapharma gelost. Er vindt een eerste controle plaats op breuk. Indien een geneesmiddel breuk wordt ontvangen, wordt hier een melding en een foto van gemaakt en wordt de afleverbon onder voorbehoud getekend. Vervolgens vindt in de volgende ruimte, aan de hand van de pakbon, een uitgebreide controle plaats op aantal, batchnummer, vervaldatum, breuk en vermoedelijke vervalsingen. Als alles in orde is bevonden worden geneesmiddelen tijdelijk opgeslagen alvorens ze verzonden worden. Orderpicken en verzenden Geneesmiddelen orders worden handmatig gepickt aan de hand van een picklijst. Een tweede controle vindt plaats van de gepickte orders. Vervolgens worden de orders gereed gemaakt voor verzenden en in een apart aangeduide plaats in het magazijn geplaatst alvorens ze worden opgehaald. Koelkastorders F132/01 Bladzijde 5 van 10
worden gepickt op het moment dat de vervoerder aanwezig is, zodat ze niet buiten de koelcel hoeven worden opgeslagen. 11.6. Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten Er is een procedure voor de afhandeling van klachten operationeel. Hierin is niet opgenomen dat er trendanalyses van klachten worden gemaakt. Op het klachtenformulier is geen mogelijkheid tot het invullen van een oorzaakanalyse van de klacht. Preventieve acties worden zeer summier beschreven, waardoor het op een later tijdstip onduidelijk is welke acties exact zijn uitgevoerd en waarom. Retourzendingen Er is een procedure voor retouren waarin de criteria voor het terug opnemen van retour ontvangen geneesmiddelen staan beschreven. Retouren komen haast niet voor, gezien geneesmiddelen worden ingekocht op een al geplaatste order. De rol van de RP bij retouren is goed beschreven. Koelkast geneesmiddelen komen nooit retour. Vervalste geneesmiddelen Er is een procedure voor de omgang met vervalste geneesmiddelen. Deze is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Recall Er is een procedure voor recall aanwezig. Hierin wordt naast de juiste contactgegevens ook nog verwezen naar de Regionale Inspectie. Er waren geen overige opmerkingen over de procedure. 11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Dit staat beschreven in de overige paragrafen van dit hoofdstuk. 11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Één keer per jaar wordt een zelfinspectie op het gebied van GDP uitgevoerd. Hiervoor is een procedure opgesteld. Deze is samen met het verslag van de laatste zelfinspectie van oktober 2015 ingezien tijdens het inspectiebezoek en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. 11.9 Vervoer Op dit moment is met zowel de leveranciers als afnemers afgestemd dat de verantwoordelijkheid voor het vervoer bij de leverancier of afnemer ligt. Per januari 2016 zal Grapharma het vervoer voor een opdrachtgever gaan verzorgen. Dit vervoer zal uitbesteed gaan worden. Een geschikte partner wordt hiervoor nog gezocht. Deze dient nog volledig gekwalificeerd te worden. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken De honorering van het toevoegen van de tweede RP aan de vergunning van Grapharma door Farmatec heeft nog niet plaatsgevonden, ondanks dat dit verzoek al geruime tijd geleden is ingediend. Grapharma zal contact opnemen met Farmatec over de stand van zaken voor het toevoegen van de tweede RP op de vergunning. 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning F132/01 Bladzijde 6 van 10
12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd. 15.2 Belangrijke 15.2.1 Er is geen procedure aanwezig die beschrijft hoe periodieke beoordeling en controle van het kwaliteitssysteem door de bedrijfsleiding plaatsvindt. Een systematische beoordeling en controle door de bedrijfsleiding vindt niet plaats op het gebied van GDP. [GDP 1.4] 15.2.2 Temperatuurbeheersing is niet voldoende geborgd. Dit blijkt o.a. uit: - De uitleesfrequentie van de temperatuurloggers in de praktijk komt niet overeen met de in de procedure beschreven frequentie; - De dagelijkse controle van de temperatuur op de loggers wordt niet aantoonbaar vastgelegd; - Een wintermapping moet nog worden uitgevoerd; - Er is niet vastgelegd waarom er temperatuurexcursies zijn geweest tijdens de zomermapping van de koelcel en welke gevolgen deze hebben gehad voor de kwaliteit van de geneesmiddelen; [GDP 3.2.1] 15.3 Overige 15.3.1 Er is geen procedure voor change control aanwezig. [GDP 1.2] 15.3.2 Een analyse van de risico s op het gebied van GDP is nog niet uitgevoerd. [GDP 1.5] 15.3.3 In de overeenkomst met de externe RP is niet opgenomen dat de RP continue bereikbaar dient te zijn. Ook is niet vastgelegd hoe vaak de RP Grapharma minimaal bezoekt. [GDP 2.2] 15.3.4 Het computersysteem is nog niet gevalideerd voor de GDP kritische processen. [GDP 3.3.1] 15.3.5 In de procedure voor temperatuurbeheer wordt onder kopje 2 nog gesproken over ompakken. Deze activiteiten vinden niet meer plaats, Grapharma heeft hier geen vergunning meer voor. [GDP 4.2] F132/01 Bladzijde 7 van 10
15.3.6 Kwalificatie leveranciers/opdrachtgevers/afnemers: - De lijst met goedgekeurde leveranciers wijkt af van het handboek. - Voor vergunninghouders wordt geen gebruik gemaakt van de Europese EudraGMDP database bij de controle op bevoegdheden; - De controle op de bevoegdheden van apotheken wordt niet uitgevoerd aan de hand van het IGZ gevestigd apothekers register; - In de procedure is niet beschreven hoe de hercontrole van leveranciers/opdrachtgevers/afnemers aantoonbaar dient te worden vastgelegd. [GDP 5.2 en 5.3] 15.3.7 In de procedure voor klachten is niet opgenomen dat er trendanalyses van klachten worden gemaakt. Op het klachtenformulier is geen mogelijkheid tot het invullen van een oorzaakanalyse van de klacht. Preventieve acties worden zeer summier beschreven, waardoor het op een later tijdstip onduidelijk is welke acties exact zijn uitgevoerd en waarom. [GDP 6.2] 15.3.8 In de procedure voor recall zijn de contactgegevens van de Regionale Inspectie nog opgenomen. [GDP 6.5] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. 15.5 Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het plan van aanpak is in goede orde ontvangen en als voldoende beoordeeld. Over het plan van aanpak heb ik nog de volgende opmerking: 15.2.1. Naast het opstellen van een procedure is het ook van belang dat er een managementreview wordt uitgevoerd. Deze review wordt vervolgens periodiek herhaald. Het plan van aanpak zal tijdens een volgend inspectiebezoek op uitvoeringsniveau worden beoordeeld. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: F132/01 Bladzijde 8 van 10
17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Grapharma B.V., locatie Beekerheide 22c te Beek en Donk wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F132/01 Bladzijde 9 van 10
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F132/01 Bladzijde 10 van 10