1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 63/2014 van 30 juli 2014 Betreft: Aanvraag van de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen tot machtiging voor de aanwending van het identificatienummer van het Rijksregister in het kader van een onderzoek naar de weerslag van sensibiliseringscampagnes op de consumptie van de verstrekkingen van de tandheelkundige sector in het kader van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, alsook op de mondgezondheid van kinderen en adolescenten (RN-MA-2013-031) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen ontvangen op 06/03/2013; Gelet op bijkomende ontvangen informatie en toelichting op 16/04/2013; 22/04/2013; 25/04/2013; 24/02/2014; 20/06/2014; 25/06/2014 en 04/07/2014. Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 08/07/2014;
Beraadslaging RR 63 /2014-2/9 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 30 juli 2014, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe om de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen, hierna de aanvrager, te machtigingen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor een sensibiliseringsproject i.s.m. het RIZIV (Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering) inzake tandverzorging bij kinderen met als doel de mondgezondeid, en zo het welzijn, van kinderen en jongeren in België te verbeteren via een evidence based benadering inzake het sensibiliseren van populatiegroepen.... 2. Het Comité vestigt er de aandacht op dat deze beraadslaging samen moet worden gelezen en toegepast met de bepalingen van beraadslaging nr. 13/007 van 22 januari 2013, gewijzigd op 15 april 2014, die het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, Afdeling Gezondheid in verband met dit dossier uitbracht. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. Overeenkomstig artikelen 5, eerste lid, 2, en 8 WRR wordt de machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 4. Tussen het Verzekeringscomité van het RIZIV en de aanvrager werd op 2 maart 2009 een overeenkomst 1 afgesloten voor het uitvoeren van een sensibiliseringscampagne inzake tandverzorging bij kinderen met als doel de mondgezondheid, en zo het welzijn, van kinderen en 1 Op 22 juli 2013 werd een Eerste wijzigingsclausule bij deze overeenkomst ondertekend, waarbij enkele aspecten (de periode gedurende dewelke het onderzoek loopt en het aantal bij het onderzoek betrokken kinderen) werden aangepast.
Beraadslaging RR 63 /2014-3/9 jongeren in België te verbeteren. Deze overeenkomst kadert in de toepassing van artikel 56 2 van de wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen gecoördineerd op 14 juli 1994. 5. Het sensibiliseringsproject behelst twee luiken: de voortzetting van de sensibiliseringsactiviteiten die sinds 2003 vanuit het RIZIV worden georganiseerd en waarbij er aan de hand van tandmobielen naar kinderen toe op permanente wijze wordt geïnformeerd en gesensibiliseerd over mondverzorging, en dit zowel bij pre-schoolse kinderen als schoolgaande jeugd; screeningsactiviteiten die de weerslag van sensibiliseringscampagnes op de consumptie van de verstrekkingen van de tandheelkundige sector in het kader van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en bijgevolg op de mondgezondheid van de kinderen en adolescenten moeten opmeten. Deze effectmeting zal wetenschappelijk begeleid worden vanuit de UGent. 6. Het onderzoek kadert dus in een taak van algemeen belang, namelijk het verbeteren van de mondgezondheid, en zo het welzijn, van kinderen en jongeren in België via een evidence based benadering inzake het sensibiliseren van populatiegroepen, in het bijzonder deze met het hoogste risico voor tand- en mondaandoeningen. 7. Bijgevolg komt de aanvrager als private instelling van Belgisch recht met rechtspersoonlijkheid op grond van artikel 5, eerste lid, 2, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 3 A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 8. Op grond van artikel 4 WVP is het identificatienummer van het Rijksregister een persoonsgegeven, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Een persoonsgegeven dient bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor het wordt verwerkt. B. FINALITEIT 2 Art. 56, 1 - Het Verzekeringscomité kan overeenkomsten sluiten voor onderzoek en vergelijkende studie van bepaalde modellen van verstrekking en financiering van geneeskundige verzorging. De uitgaven die hiermee gepaard gaan worden aangerekend op de begroting voor administratiekosten van het Instituut en integraal ten laste genomen door de tak geneeskundige verzorging. 3 Bij beraadslaging RR nr. 54/2010 van 22 december 2010 werd de aanvrager reeds eerder gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor een pilootstudie i.s.m. het RIZIV m.b.t. tandheelkundige verzorging voor personen met bijzondere noden met de bedoeling een aangepast gezondheidsbeleid voor deze doelgroep te ontwikkelen.
Beraadslaging RR 63 /2014-4/9 9. Zoals hiervoor werd aangestipt, heeft de studie tot doel om de mondgezondheid, en zo het welzijn, van kinderen en jongeren in België te verbeteren via een evidence based benadering inzake het sensibiliseren van populatiegroepen. 10. Om te kunnen nagaan of sensibiliseringscampagnes een weerslag hebben op de tandheelkundige zorgconsumptie van kinderen en jongeren en op hun mondgezondheid zullen gegevens afkomstig uit persoonlijke bevraging en medische onderzoek van de kinderen (wiens ouders hebben ingestemd met deelname aan deze studie) worden gekoppeld aan gegevens inzake hun effectieve zorgconsumptie, die via het IMA (Intermutualistisch Agentschap) zullen worden opgevraagd bij de verzekeringsinstellingen. 11. Bij de groep van pre-schoolse kinderen probeert men een zicht te krijgen op de effectmeting via een bevraging van verantwoordelijken van de instellingen. Bij de schoolgaande jeugd selecteert men 2 representatieve cohorten kinderen en volgt men deze op gedurende vier jaar in schoolverband door middel van een jaarlijkse sensibilisering en screening. Daarnaast zijn er 2 controlegroepen die enkel gescreend worden en niet gesensibiliseerd. Om een beeld te krijgen op de huidige mondgezondheidssituatie en de evolutie ervan gedurende de campagne, worden er gegevens verzameld bij deze 4 doelgroepen via een vragenlijst en een klinisch mondonderzoek. Bij de effectevaluatie wordt er een verband gelegd tussen de subjectieve mondgezondheid (resultaten vragenlijst), de objectieve mondgezondeid (bevindingen mondonderzoek) en het zorgconsumptiepatroon van de betrokkenen (gegevens van verzekeringsinstellingen). 12. De studie zal worden uitgevoerd aan de hand van persoonsgegevens die afkomstig zijn uit volgende bronnen: een persoonlijke bevraging en medisch onderzoek van de kinderen wiens ouders hebben ingestemd met deelname aan het onderzoek en zorgconsumptiegegevens van de verzekeringsinstellingen (via IMA). 13. De persoonsgegevens die in het kader van de bevraging en het mondonderzoek worden geregistreerd na het verkrijgen van de geïnformeerde toestemming, worden door tussenkomst van een intermediaire organisatie gecodeerd en gekoppeld aan de gegevens die worden opgevraagd bij het IMA waarna ze aan de onderzoekgroep van de UGent voor analyse worden overgemaakt. Het e- health platform zal hierbij optreden als intermediaire organisatie. 14. Het is met het oog hierop dat de aanvrager het identificatienummer van het Rijksregister wenst te gebruiken.
Beraadslaging RR 63 /2014-5/9 15. Het Comité stelt vast dat het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid WRR. Het Comité stelt tevens vast dat het een gerechtvaardigd doeleinde betreft gezien de verwerking kadert binnen artikel 7, 2, k) en artikel 4, 1, 2, in fine, WVP. 16. Het Comité heeft echter eveneens moeten vaststellen, na bevraging terzake van de aanvrager, dat het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister in het kader van de persoonlijke bevraging en het medisch onderzoek van de kinderen (sinds 2009 4 ) niet voorafgaandelijk werd gemachtigd door het Comité. 17. Het Comité stelt vast dat de aanvrager én diens opdrachtgever (het RIZIV) hebben verzuimd om, alvorens voormelde bevraging aan te vatten, af te toetsen of alle reglementaire vereisten in acht werden genomen. Onderhavige beraadslaging regulariseert deze situatie voor het verleden niet. 18. Het Comité neemt daarenboven akte van het feit dat het identificatienummer van het Rijksregister definitief uit het bestand van de aanvrager, houdende de resultaten van de persoonlijke bevraging en het medisch onderzoek van de kinderen, zal worden verwijderd, eens de beoogde koppeling met de gegevens inzake gezondheidszorguitgaven, is gerealiseerd en dit gelet op het feit dat in de toekomst geen vervolgstudies zullen worden uitgevoerd die een koppeling op basis van het identificatienummer vereisen. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van het identificatienummer 19. De aanvrager wenst dat de gegevens die tijdens de persoonlijke bevraging en het medisch onderzoek van de kinderen zijn verzameld, worden gekoppeld met informatie verstrekt door de verzekeringsinstellingen (via het IMA). Het is met het oog op de realisatie van deze koppelingen dat de aanvrager het identificatienummer wenst te gebruiken, teneinde zeker te zijn dat er geen gegevens van verschillende personen worden samengebracht. 20. Het Comité stelt vast dat een persoon aan de hand van het identificatienummer -dat een uniek nummer is- zonder foutenmarge geïdentificeerd kan worden. Misverstanden of persoonsverwisselingen die zouden kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen worden op die manier vermeden. Wanneer de voorgenomen koppelingen gebeuren aan de hand van 4 Het identificatienummer werd door de aanvrager reeds bij de ouders opgevraagd naar aanleiding van het bekomen van hun toestemming voor deelname van hun kinderen aan de studie.
Beraadslaging RR 63 /2014-6/9 het identificatienummer, zijn vergissingen quasi uitgesloten. Het door de aanvrager omschreven gebruik van het identificatienummer is, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. C.2. Ten overstaan van de duur van de machtiging 21. Na bijkomende bevraging terzake, licht de aanvrager toe dat de termijn om de koppeling te realiseren ongeveer 4 maanden bedraagt. De aanvrager stelt daarenboven dat het onderzoek in principe wordt beëindigd op 31 december 2014, ogenblik waarop de hiervoor beschreven koppeling een feit moet zijn. 22. Beraadslaging nr. 13/007 van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, Afdeling Gezondheid aangaande het voorliggende project, voorziet dat de gekoppelde en gecodeerde persoonsgegevens moeten worden vernietigd op 31 december 2014, tenzij tijdig verlenging zouden worden aangevraagd. 23. Gelet op het voorgaande is het Comité van oordeel dat een tijdelijke machtiging, eindigend op 31 december 2014, de aanvrager in staat moet stellen de beoogde koppelingen te realiseren. C.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn. 24. De aanvrager geeft aan dat het identificatienummer niet meer moet bewaard worden eens de beoogde koppeling is gerealiseerd, noch in hoofde van het ehealth-platform als intermediaire organisatie, noch in hoofde van de aanvrager. 25. Zoals hiervoor reeds toegelicht, zal de beoogde koppeling uiterlijk op 31 december 2014 een feit zijn, waarna er geen reden meer is voor de aanvrager, om het identificatienummer nog te bewaren. Het identificatienummer zal op dat ogenblik dan ook definitief verwijderd worden uit het bestand houdende de resultaten van de persoonlijke bevraging en het medisch onderzoek van de kinderen daar geen vervolgstudies zullen worden uitgevoerd die een koppeling op basis van het identificatienummer vereisen.
Beraadslaging RR 63 /2014-7/9 C.4. Intern gebruik/ Mededeling aan derden 26. Uit de aanvraag blijkt dat het identificatienummer zal worden meegedeeld aan het ehealthplatform, dat als intermediaire organisatie optreedt en voor de codering ervan zal zorgen. Overeenkomstig de modaliteiten van de machtiging van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, Afdeling Gezondheid (beraadslaging nr. 13/007), zal dan aan de hand van de door de aanvrager verstrekte identificatienummers, aan de verzekeringsinstellingen worden gevraagd om bepaalde gegevens te verstrekken. 27. Aangezien het ehealth-platform is gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (o.a.) met het oog op haar taken als intermediaire organisatie, roept deze mededeling geen bijzondere bedenkingen op. 28. Daar ook de verzekeringsinstellingen gemachtigd zijn om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor de correcte identificatie van de verzekerden voor wie zij financieel tussenkomen voor gezondheidszorguitgaven en het (verder) gebruik ervan voor wetenschappelijk onderzoek (conform de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP) kan worden beschouwd als zijnde daarmee verenigbaar, roept ook deze mededeling geen bijzondere bedenkingen op. C.5. Netwerkverbindingen 29. Het Comité verwijst in dit verband naar punt 8 van beraadslaging nr. 13/007 van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, Afdeling Gezondheid. D. INFORMATIEBEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 30. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Uit de terzake meegedeelde informatie blijkt dat de betrokkene kan aanvaard worden in deze functie. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 31. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt en dit ook toepast op het terrein. 32. Het Comité heeft hier akte van genomen.
Beraadslaging RR 63 /2014-8/9 D.3. Personen die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken en lijst van deze personen 33. Volgens de aanvraag zal het identificatienummer enkel worden gebruikt door de uitvoerend directeur van de aanvrager. 34. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die het identificatienummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 35. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de informatie te bewaren. OM DEZE REDENEN Het Comité 1 machtigt de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen om, voor het doeleinde vermeld in punt B en onder de voorwaarden omschreven in deze beraadslaging, het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor een welbepaalde duur, namelijk tot 31 december 2014; Het Comité bepaalt dat de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen, nadat het onderzoek is afgerond, een exemplaar van het onderzoeksrapport, in papieren of elektronische vorm, moet bezorgen aan het Comité met vermelding van het nummer van onderhavige beraadslaging; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt, de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid) naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;
Beraadslaging RR 63 /2014-9/9 3 bepaalt dat wanneer het Comité de vzw Verbond der Vlaamse Tandartsen een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon