BEA (Budget voor Economisch Advies)

BEA (Budget voor Economisch Advies) OFTEWEL HET ONDERNEMERSCHAPSPORTEFEUILLE Onze rijschool is erkend als opleidingsverstrekker bij de Vlaamse Overheid. Kleine en Middelgrote ondernemingen kunnen in dat geval genieten van 35 % steun op de in aanmerking komende kosten van de opleiding. Dit wil zeggen ALLE kosten van de opleiding (zowel theorie als praktijk) en de handleidingen, echter exclusief BTW. De volledige procedure hiervoor (registratie, projectaanvraag en betaling) gebeurt elektronisch via de website www.beaweb.be. Wat echter heel belangrijk is, is dat u de projectaanvraag indient voor aanvang van de opleiding. Om deze subsidie aan te vragen, heeft u ons erkenningsnummer nodig : VOOR OPLEIDING VIA BAERT ST. NIKLAAS : DV.O105253 VOOR OPLEIDING VIA VRG : DV.O105344 Nadat de inschrijving van uw kandidaat geregeld is, zullen wij u een factuur bezorgen voor alle kosten van de opleiding. U dient voor de subsidieaanvraag het nodige te doen door middel van uw elektronische identiteitskaart (hiervoor heeft u uiteraard wel een kaartlezer nodig) of via een Federaal Token (dit moet u eerst aanvragen op de Federale Portaalsite). Belangrijk : Start tijdig uw procedure. Wij raden u aan om dit direct na inschrijving van uw kandidaat te regelen. De projectaanvraag moet immers ingediend zijn vóór aanvang van de opleiding en het aanvragen van het Federaal Token neemt de nodige tijd in beslag.!!! Wij mogen geen aanvraag meer goedkeuren nadat de opleiding gestart is. Het aan te vragen bedrag moet exclusief BTW zijn. Anders moeten wij de aanvraag weigeren. Nadat wij uw projectaanvraag goedgekeurd hebben, zal u van Sodexho bericht ontvangen dat u 65 % van het nettobedrag aan hen dient te storten. Hiervoor krijgt u veertien dagen. Uw projectaanvraag wordt automatisch geannuleerd door Sodexho bij niet betaling. 1

STAP 1 Registratie van de firma U maakt voor de eerste maal gebruik van BEA. U dient dan eerst de registratie te starten. Indien u al geregistreerd bent, ga dan verder naar stap 2 op bladzijde 36. 2

Surf naar de website www.beaweb.be Hou uw identiteitskaart (en uw SIS-kaart bij federaal token) bij de hand. Klik op Registreren 3

Klik op Registreer als Applicatiegebruiker : toegang tot de steunmaatregelen. U zal merken dat u op twee manieren verder kan gaan. Beide manieren worden op volgende bladzijden zo gedetailleerd mogelijk uitgelegd. 4

1ste manier : Klik op Federaal Token 2de manier : Klik op Digitale Identiteitskaart 5

Zowel1ste manier als 2de manier : U dient zich aan te melden door te klikken op de knop Aanmelden. Aanmelden via digitale identiteitskaart : ga verder naar bladzijde 24. 6

Verder stappen voor aanvraag via Federaal Token. Indien u al in het bezit bent van een federaal token, dan kan u uw gebruikersnaam en wachtwoord rechtstreeks ingeven. U mag dan de volgende stappen overslaan en onmiddellijk verder gaan naar bladzijde 23. Zo niet, dan dient u te klikken op de link Ik heb geen gebruikersnaam/paswoord. 7

U zal daarna via de lijst met veelvuldig gestelde vragen de mogelijkheid hebben om u te laten inschrijven. Klik daarvoor op de link Zich inschrijven. 8

U krijgt bovenstaand scherm met een woordje uitleg. Scroll naar beneden en klik op Doorgaan. 9

U dient uw Rijksregisternummer, uw identiteitskaartnummer en uw SIS-kaartnummer in te voeren. Klik daarna op Volgende. 10

Voer uw Gebruikersnaam in. Hiervoor mag u een combinatie maken van letters, cijfers en de karakters - _.. Gebruik van spaties is niet mogelijk. Het paswoord op zijn beurt MOET dan weer zowel letters als cijfers bevatten en moet minstens acht en maximum vijftien karakters lang zijn. Klik daarna op Inschrijven. 11

Nu bent u ingeschreven op de Federale Portaalsite en kan u het token aanvragen. Klik hiervoor op Een token aanvragen. 12

Vul uw e-mailadres in en bevestig dit nogmaals door het opnieuw in te vullen. Klik op Verzenden. 13

U zal nu onmiddellijk een e-mail ontvangen met een URL-link. 14

Klik op deze link of kopieer hem naar het adresveld van uw browser. 15

U kan nu uw token effectief aanvragen. Vul hiervoor uw paswoord in en klik op de optie Doorgaan. 16

U krijgt de melding dat de aanvraag verzonden is en dat het token zal opgestuurd worden naar uw officieel adres. 17

Nadat u uw token ontvangen heeft, kan de registratie kan verder gezet worden. Log opnieuw in op de website www.beaweb.be en klik op Aanmelden. 18

Klik nogmaals op Aanmelden. 19

Klik op Federaal Token. 20

Klik op Aanmelden. 21

Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Login. 22

Geef nu de gevraagde code (token) in en klik op Verzenden. Ga door naar bladzijde 26. 23

Verdere stappen via elektronische identiteitskaart. Selecteer uw digitaal certificaat en klik op OK. 24

Geeft uw PIN-code in en klik op OK. 25

Onderstaande informatie is nuttig voor zowel de werkwijze via identiteitskaart als via Federaal Token. Vul alle gegevens in en klik op Registreren. 26

Klik nu op Aanmelden als onderneming. 28

Registreer uw nieuwe onderneming door op klik hier te klikken. 29

Kies, vul eventueel het ondernemingsnummer in en klik op Registreer. 30

Controleer de gegevens en klik op Registreer. 31

Kies en klik op Bevestig. 32

Naar het mailadres of per post zal er een melding bezorgd worden met een activatie-url. 33

U heeft de activatie-url ontvangen. Klik op de activatie-url of kopieer deze naar het adresveld. 34

U krijgt nu bovenstaande melding. De registratie is rond. 35

STAP 2 PROJECTAANVRAAG INDIENEN 36

Klik op Aanmelden als onderneming. 37

U krijgt nu een lijst met ondernemingen waarvoor u de aanvraag mag uitvoeren. Kies en klik op Aanmelden. 38

Klik op Pijler Ondernemerschap. 39

Klik op BEA (Budget voor opleiding, advies, mentorschap en kennis). 40

Eindelijk kunnen de subsidies aangevraagd worden. Klik op Vraag hier uw subsidie aan. 41

Vul de startdatum van de onderneming in en het rekeningnummer OF Bic en Iban. Klik op Bewaar. 42

Wijzig eventueel en klik op Bevestig. 43

Klik nu op Klik hier voor een nieuw project. 44

Geef u NACE-BEL code in en klik op Ga verder. 45

Duid opleiding aan en klik op Ga verder. 46

Geef nu onze erkenningsnummer in : DV.O105253 (Baert St. Niklaas) of DV.O105344 (VRG) en klik op Ga verder. 47

Bevestig de dienstverlener door op Ga verder te klikken. 48

Geef de datum van inschrijving in, het bedrag van de opleiding (exclusief BTW) en een omschrijving van de opleiding. Klik op Ga verder. 49

U zal een berekening op het scherm zien, die u kan bevestigen door op Ga verder te klikken. 50

Er wordt u nu nogmaals een bevestiging gevraagd. Klik op Ga verder. 51

Lees de Verklaring op eer, vink onderaan uw akkoord aan en klik op Akkoord. 52

Uw projectaanvraag is ingediend. Wij zullen als opleidingsverstrekker nu een mail ontvangen met de boodschap dat er een projectaanvraag is voor ons. Deze moeten we goedkeuren (of eventueel weigeren). Een weigering gebeurt alleen wanneer het aangevraagde bedrag inclusief BTW is of wanneer de opleiding reeds gestart is. 53

Na onze goedkeuring zal er een mail gestuurd worden vanuit bea@vlaanderen.be naar u met de vraag om uw bijdrage (65 % van nettobedrag) te storten op hun rekening binnen de veertien kalenderdagen. 54

STAP 3 FACTUUR BETALEN 55

Nadat u uw bijdrage gestort heeft op de rekening van Sodexho zullen zij het volledige nettobedrag (uw 65 % en hun bijdrage van 35 %) plaatsen in uw elektronische portefeuille. U zal enkele dagen na de betaling een bevestiging van hen ontvangen met de melding dat u de facturen van de dienstlener nu kan betalen. 56

Ga hiervoor opnieuw naar de website www.beaweb.be. Klik op Aanmelden. 57

Klik opnieuw op Aanmelden. 58

Kies Federaal Token of Digitale Identiteitskaart. 59

Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord of uw PIN-code. 61

Geef de gevraagde code (enkel voor Federaal Token). 62

Klik op Aanmelden als onderneming. 63

Klik op Pijler ondernemerschap. 65

Klik op BEA (Budget voor opleiding, advies, mentorschap en kennis). 66

Wijzig eventueel en Bevestig. 67

U krijgt nu een overzicht van de projecten in portefeuille. Klik op betalen en u zal een betalingsformulier op het scherm krijgen. 68

Vul zowel bij bedrag als bij factuurbedrag het volledige nettobedrag van de factuur in.!!! U dient steeds tot twee cijfers na de komma in te vullen. Bijvoorbeeld : 100,00 Vul de factuurnummer in bij factuurreferentie (is verplicht). Facultatief kan u ook een vrije mededeling invullen. Klik op Betaal. 69

Controleer en klik op Ja. 70

Op die moment zal het volledige nettobedrag ons overgemaakt worden vanuit uw elektronische portefeuille. Zowel u als wij zullen hiervan vrijwel onmiddellijk een mail ontvangen en ongeveer acht dagen later wordt dit bedrag op onze rekening gestort door Sodexho. 71

U kan nu uitloggen via Volledig afmelden. 72

NIET VERGETEN!!!!! Om uiteindelijk de procedure te beëindigen, dient u het resterende BTW-bedrag nog over te schrijven op onze rekening. Dit rekeningnummer kan u terugvinden bovenaan op onze factuur. Noteer bij de mededeling de factuurnummer, a.u.b. 73

STAP 4 BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING 74

De betaling aan Sodexho Pass (65% van het nettobedrag) moet op leverancier Baert of VRG geboekt worden (zie boeking 2). Het BTW-bedrag moet uw firma rechtstreeks aan de opleidingsverstrekker (Baert of VRG) betalen (zie boeking 3). Tenslotte heeft men nog 35 % van het nettobedrag over. Dit bedrag is een opbrengst voor uw firma en wordt via een diverse post op rekening 74.... subsidies geboekt (zie boeking 4). Onderstaand voorbeeld zal u misschien meer duidelijkheid geven. Firma Probemo heeft voor een nettobedrag van 100 euro subsidies aangevraagd. De opleidingsverstrekker is rijschool Baert. Het totale bedrag van de factuur is 121 euro (BTW inclusief). Boekingen D 1. 6..... onkost 4..... aftrekbare btw @ Leverancier Baert C 100,00 21,00 121,00 Boeking aankoopfactuur 2. Leverancier Baert 65,00 @ Bank 65,00 Betaling 65 % nettobedrag aan Sodexho 3. Leverancier Baert 21,00 @ Bank 21,00 Betaling BTW bedrag aan Baert 4. Leverancier Baert 35,00 @ 74.... Subsidies 35 % van het nettobedrag 75 35,00

Veel succes met uw aanvraag. Laat u zeker niet afschrikken door deze omslachtige procedure. Ook wanneer u foutmeldingen krijgt, blijf zeker verder proberen. Indien er zich toch problemen zouden voordoen, trachten wij u te helpen op volgende noodnummers : Klantendienst BEA Tel. : 02/547.55.65 Fax : 02/547.54.71 e-mail : bea@sodexho-pass.be Rijscholen Baert en VRG Tel. : 03/780.30.30 76