Checklist MTO voor OR-en Wat is een MTO: Een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) is een belangrijk instrument om een beeld te krijgen van wat medewerkers van de organisatie vinden, hoe zij in hun werk staan en wat belangrijke verbeter- of aandachtspunten zijn in de organisatie. Maar natuurlijk ook om zicht te krijgen op wat er goed gaat. In een MTO wordt aan de medewerker gevraagd zich uit te spreken over wat hij of zij vindt van een aantal onderwerpen in de organisatie, of hij of zij tevreden is of niet hierover. Voor de organisatie geeft dit aanknopingspunten om dit te verbeteren of verder uit te bouwen. Daarnaast is het doen van een MTO ook goed werkgeverschap, want als werkgever luister je naar je medewerkers en neem je ze serieus. Dit leidt dan tot goed werknemerschap, een medewerker die zich inzet voor de organisatie. De Checklist De OR speelt hier een rol, zowel vooraf als tijdens en na het onderzoek. Om de OR te ondersteunen in hun rol bij een MTO hebben we deze checklist ontwikkeld met input van de OR-en zelf. De checklist bestaat uit drie fasen: vooraf aan het MTO, tijdens en na het MTO. Per fase wordt een aantal aandachtspunten benoemd voor de OR. Per aandachtspunt worden één of meerdere tips gegeven hoe de OR hier invloed op kan hebben, waar de OR op kan letten of welke vragen de OR kan stellen. Vervolgens is er ruimte om in te vullen wat de OR gaat doen en kan de activiteit afgevinkt worden. Invloed van de OR De OR heeft, naast het overleg met de bestuurder, een aantal andere wegen om invloed te hebben op een MTO. 1. De Arbo-wet gaat over onder andere Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en hier valt onder andere welzijn, sfeer, samenwerking met collega s en leidinggevende en werkdruk onder. Dit zijn onderwerp waar de beleving van te meten is met een MTO. De Arbo-wet en de bevoegdheden van de OR bij arbozaken kunnen aanknopingspunten zijn om bijvoorbeeld te vragen om een MTO. De RI&E en het plan van aanpak hierop zijn instemmingsplichtig. Als de OR van mening is dat dit onder de maat is, vooral op het gebied van PSA, dan kan je met het instemmingsrecht hier wellicht een MTO afdwingen als je dat nodig vindt. 2. Een initiatiefvoorstel is ook een goede manier om invloed uit te oefenen. Als je als OR signalen krijgt dat op het gebied van sfeer, onderlinge werkverhoudingen of werkdruk zaken niet goed lopen, dan kan een MTO een middel zijn om dit in kaart te brengen Een tip voor de OR is, richt je vooral op het proces en de randvoorwaarden van het MTO en niet op het instrument zelf. Het instrument is als het goed is goed onderzocht door mensen die er verstand van hebben. Zo is de het MTO van SBCM 1, het MTO SW, mede tot stand gekomen met inbreng van OR-en en deskundigen op het gebied van MTO s en de SW-sector. De rol van de OR is om te zorgen dat het proces goed verloopt, dat de randvoorwaarden om een hoge respons te krijgen goed zijn en dat het aansluit bij de organisatie. 1 SBCM is het A&O fonds van de SW-sector. Zij hebben een MTO ontwikkeld, een standaard vragenlijst (met ruimte voor maatwerk) specifiek oor de SW-sector. Deze is afgestemd op de doelgroep en in de praktijk getest. Deelnemende bedrijven kunnen hun resultaten vergelijken met inmiddels 24 andere SW-bedrijven (benchmark). Deze vergelijkingscijfers worden twee keer per jaar uitgebracht.
Aandachtspunt voor de OR Heeft het MTO een of meer heldere doelstellingen? Dus WAAROM doen we een MTO en wat willen we ermee bereiken? WIE worden er betrokken? Wordt niemand uitgesloten van het onderzoek? WAT zijn de onderwerpen van het MTO? Sluiten ze aan bij de doelen? HOE en WAAR wordt het onderzoek uitgevoerd? WANNEER wordt het onderzoek uitgevoerd? Is er een planning? Fase 1: vooraf aan het MTO Tips voor de OR voor invloed Let erop dat het een toegevoegde waarde heeft voor de organisatie en de medewerkers. Alleen maar een MTO doen om het doen is onvoldoende! Als OR kan je zelf ook een initiatiefvoorstel doen voor een MTO. Bijvoorbeeld als je signalen krijgt van ontevreden medewerkers. Een MTO kan helpen uitzoeken waar het probleem zit, zodat dit vervolgens goed aanpakt kan worden. Belangrijk is dat alle medewerkers van de organisatie meedoen aan het onderzoek, dus ook de gedetacheerde collega s De standaardonderwerpen van een MTO zijn al heel volledig. Als OR kan je ook onderwerpen aandragen door de signalen die je krijgt vanuit de organisatie te vertalen in onderwerpen voor het MTO. Wees dus vooraf, bij de voorbereidingen van het MTO, al betrokken als OR! Je kan ook vragen over de tevredenheid over de OR laten opnemen in het onderzoek. Dit geeft de OR waardevolle informatie. In de standaard vragenlijst het MTO SW (SBCM) zijn vragen over de OR opgenomen. Wordt het digitaal en/of op papier aangeboden? Worden er faciliteiten op de werkplek aangeboden aan medewerkers voor het invullen? Hoeveel tijd wordt gepland om het onderzoek uit te voeren en een zo hoog mogelijke respons te krijgen? OR: Wie gaat wat wanneer doen?
HOE ziet het onderzoek eruit? HOE is de anonimiteit en vertrouwelijkheid gegarandeerd voor de medewerkers? Let erop dat iedereen (zoveel mogelijk) dezelfde vragen krijgt. Vraag om een goede onderbouwing als dit niet zo is. Is de vraagstelling afgestemd op de doelgroep? Een voorwaarde voor medewerkers om een MTO eerlijk in te vullen is dat dit anoniem kan. Wordt dit goed uitgelegd, benadrukt en gegarandeerd naar de medewerkers? Zijn er bijvoorbeeld geen codes op de formulieren gedrukt? Bij de weergave van resultaten wordt op afdelingsniveau een minimaal aantal respondenten aangehouden. Vaak ligt dit rond de 10. Bij minder dan dit aantal kunnen antwoorden wellicht herleidbaar zijn en worden de resultaten van deze afdeling niet weergegeven. HOE wordt gezorgd voor draagvlak voor het MTO in de organisatie, zodat er een hoge respons is? Welke communicatiemiddelen worden ingezet om het MTO onder de aandacht te brengen? Denk aan posters, flyers, werkoverleg. Mondelinge informatie, bij voorkeur door de direct leidinggevende, is belangrijker voor medewerkers dan schriftelijke informatie. Houd hier rekening mee. De OR kan in zijn communicatie ook aandacht aan het MTO geven. WELKE afspraken maak je vooraf over de resultaten? Belangrijk is om vooraf afspraken te maken over bijv. aantallen verbeteracties en de aanpak. Denk aan afspraken over organisatiebrede verbeterpunten en afdelingsspecifieke verbeterpunten.
Aandachtspunt voor de OR HOE worden medewerkers begeleid en ondersteund bij het invullen van de vragenlijst en door WIE? HOE wordt het MTO bij de medewerkers onder de aandacht gebracht? WAAR kunnen medewerkers terecht om (met hulp) het MTO in te vullen? HOE wordt de OR op de hoogte gehouden? Fase 2: Tijdens het MTO Tips voor de OR voor invloed Begeleiding is voor veel medewerkers noodzakelijk voor het invullen. Laat dit geen leidinggevende zijn, ook geen voormannen dus. Het liefst een neutraal persoon. Krijgen medewerkers voldoende faciliteiten om van de ondersteuning gebruik te maken? (tijd, reismogelijkheden) Voorafgaand aan het MTO kan al veel gecommuniceerd worden, maar ook tijdens. Belangrijk is dat het steeds als onderwerp weer terugkeert. Laat de leidinggevenden (alle niveaus) hier een belangrijke rol in spelen. Een idee is om de respons te laten zien in een soort meter per dag: hoeveel medewerkers hebben het al ingevuld? Dit motiveert om mee te doen. Afdelingen kunnen ook werken met een klassenvertegenwoordiger, iemand van de afdeling die het MTO promoot op de afdeling en voor medewerkers als vraagbaak en ondersteuner kan dienen. Zorg dat voor iedereen duidelijk is waar medewerkers met vragen over het MTO terecht kunnen. Spreek als OR af dat je tijdens de responsperiode op de hoogte wordt gehouden door de bestuurder of een projectleider, zodat de OR kan helpen om de respons zo hoog mogelijk te krijgen. OR: Wie gaat wat wanneer doen?
Aandachtspunt voor de OR HOE lang duurt het voordat de resultaten bekend zijn? HOE worden de resultaten bekend gemaakt? WAT wordt opgepakt van de resultaten als actie? Fase 3: Na het MTO Tips voor de OR voor invloed Belangrijk is dat resultaten zo snel mogelijk worden gecommuniceerd in de organisatie. Zo blijft iedereen betrokken. Dat hieraan verbeteracties worden gekoppeld zorgt ook voor betrokkenheid en draagvlak. Zo zien medewerkers dat hun mening serieus genomen wordt. Vraag als OR om een duidelijke toelichting van de resultaten door het onderzoeksbureau. Dit geeft uiteindelijk meer inzicht in de resultaten. Belangrijk is dat medewerkers een mondelinge toelichting krijgen van de resultaten, bijvoorbeeld in hun werkoverleg. Belangrijk is om te laten zien dat de knelpunten gezien zijn en dat deze worden opgepakt. Ook de successen mogen benoemd worden! Als het goed is heeft de OR vooraf al afspraken gemaakt over verbeterpunten. Nu de resultaten bekend zijn, kan dit uitgewerkt worden. Denk aan verbeterpunten voor de gehele organisatie en verbeterpunten specifiek voor de afdeling. Om de betrokkenheid hoog te houden, kan je eerst een paar snelle verbeteracties doen, de quick wins. Zo laat je zien dat je de resultaten oppakt. Daarnaast zullen er verbeteracties zijn, die veel meer tijd in beslag nemen. Als de OR als onderwerp is meegenomen in het MTO: geef het goede voorbeeld en pak de eigen verbeterpunten zichtbaar op! OR: Wie gaat wat wanneer doen?
HOE zijn de afspraken over verbeteracties geformuleerd? HOE wordt er over de verbeteracties en het verloop gecommuniceerd? Maak de afspraken zo concreet mogelijk ( SMART ): wie gaat wat doen, wanneer en hoe. Voor de medewerker is het duidelijk als dit op afdelingsniveau gebeurt. Door de leidinggevende. Er wordt vaak gebruik gemaakt van een herkenbare lay-out met kleuren (stoplicht) en/of smileys om voortgang aan te geven. Laat het onderwerp steeds terugkeren in personeelsbladen en dergelijke, werkoverleggen, maar ook in de ORcommunicatie. Het mooiste is als het een vast onderwerp in de organisatie wordt, zodat de verbeteracties natuurlijk doorlopen in het volgende MTO. HOE worden medewerkers betrokken bij de verbeteracties? WANNEER is het volgende MTO gepland? Met name als het gaat om verbeteracties op afdelingen is het goed om medewerkers hierbij te betrekken. Hierdoor wordt draagvlak vergroot en ervaren medewerkers dat ze serieus genomen worden. Een eenmalig MTO bestaat eigenlijk niet. Na ongeveer 2 jaar wil je meten of de verbeteracties effect hebben gehad en of er misschien andere knelpunten zijn om aan te pakken.