3. HET VOORKOMEN VAN WERKDRUK

Transcriptie

1 3. HET VOORKOMEN VAN WERKDRUK De werkgever moet op grond van de Arbowet voorkomen dat medewerkers last krijgen van werkdruk. Maar werkdruk is niet eenvoudig te meten en aan te pakken. Het gaat om de subjectieve beleving: hoe ervaart de medewerker zijn werk? De ene medewerker kan klagen dat hij het zo druk heeft, terwijl een collega in dezelfde functie er nog wel wat bij kan hebben. Medewerkers in bepaalde sectoren ervaren structureel meer werkdruk en daarom wordt in de arbocatalogus aandacht aan het onderwerp besteed. In de arbocatalogus worden checklists, testen en voorlichtingsmateriaal aangereikt om werkdruk in de betreffende branche aan te pakken. Als in jullie branche nog geen arbocatalogus is, kan die van een vergelijkbare branche uitkomst bieden. Aanpak van werkdruk vergt een systematische aanpak. Kijk als OR eens naar de huidige aanpak: is er sprake van ad hoc-oplossingen of wordt het probleem stapsgewijs aangepakt? Worden de oorzaken eerst grondig geanalyseerd en wordt daarna pas een maatregel bedacht? Of kiest men voor het blussen van brandjes? Passende maatregelen kunnen op individueel-, afdelings- of organisatieniveau worden genomen. Aanpak op een van deze niveaus is niet voldoende. Effectiever is het om maatregelen op alle niveaus te nemen en daar continu mee bezig te blijven. De aangegeven maatregelen in de volgende paragrafen zijn uiteraard niet uitputtend; ze zijn bedoeld om de ondernemingsraad op weg te helpen. 3.1 AA NPAK OP I NDIV ID UEEL NIVEAU Om werkdruk bij jezelf en collega s te herkennen, moet je weten wat de symptomen zijn. Veel medewerkers kampen met psychische en/of fysieke klachten zonder dat ze weten dat die door hoge werkdruk worden veroorzaakt. Omdat werkdruk een arborisico is, moeten de medewerkers worden voorgelicht over risico s en te nemen maatregelen. Vraag als OR eens aan de achterban of ze werkdruk ervaren. Zo ja, moedig ze dan aan om werkdruk aan te kaarten bij hun leidinggevende, de afdeling HR of bedrijfsarts. Stimuleer ze om niet alleen knelpunten aan te geven in het werk, maar ook in de privésituatie. In veel gevallen blijkt de verhouding tussen werk en privé een bron van werkdruk te zijn. 14

2 Medewerkers kunnen door het verbeteren van de kennis en vaardigheden minder gevoelig worden voor werkdruk. Een voor de hand liggende oplossing is het volgen van een cursus. Vaak wordt in overleg met de medewerker een passende training uitgezocht, waarvan later blijkt dat die niet heeft gebracht wat men ervan verwachtte. Een valkuil is dat er niet voldoende onderzocht wordt waar de oorzaak ligt. Is het een organisatieprobleem of het niet goed passen van de werknemer in de functie? In het laatste geval is de eerste stap het objectief vaststellen waar de medewerker staat qua kennis en competenties. Het afspreken van een ontwikkeltraject met specifieke opleidingen gericht op die medewerker is een succesvolle tweede stap. Uit de praktijk Dhr. Jansen klaagt bij zijn leidinggevende dat hij last heeft van werkdruk. Er kan sprake zijn van een hoge werklast, maar uit navraag blijkt dat collega s er geen last van hebben. De oorzaak kan dus individueel zijn. Misschien krijgt hij het werk niet af, omdat hij niet goed kan plannen. In dat geval zou een cursus timemanagement een oplossing zijn. Het is ook mogelijk dat de vakkennis van Dhr. Jansen is verouderd en dat hij daarom zo lang doet over de verschillende taken. In dat geval is het bijspijkeren van zijn vakkennis beter. Kortom: een goede inventarisatie van het probleem kan voorkomen dat het verkeerde probleem wordt opgelost. De OR heeft instemmingsrecht (art 27-1-f ) met betrekking tot het opleidingsbeleid. De OR kan afwachten tot de bestuurder met voorstellen komt, maar een proactieve aanpak is ook mogelijk. Het structureel ontwikkelen van medewerkers, is een goede begin om de werkdruk aan te pakken. Bovendien is het beleid aantrekkelijk voor de achterban door de langere inzetbaarheid. Bij elkaar genomen dus een mooi actiepunt voor de OR. 3.2 AA NPAK OP A FDELINGSNI VEAU Op afdelingsniveau valt en staat de aanpak van werkdruk bij de kwaliteit van het werkoverleg. In de praktijk blijkt dat de frequentie en invulling per afdeling en bedrijf sterk wisselt. Op de ene afdeling is het werkoverleg een lange monoloog van de leidinggevende en op de andere een actieve uitwisseling over de inhoud van het werk. Bij de aanpak van werkdruk is het bespreekbaar maken van onderlinge relaties van belang. Hoe gaan we met elkaar om, wat kunnen we van elkaar verwachten en wat zijn gewenste omgangsvormen? 15

3 Sommige organisaties werken met tijdelijke werknemers om de werkdruk aan te pakken. Hoe tegenstrijdig dit ook lijkt: juist deze medewerkers zijn een bron van werkdruk. Vaak wordt te weinig aandacht besteed aan het inwerken van medewerkers met fouten tot gevolg. Een gedegen introductieperiode voor tijdelijke en vaste medewerkers kan veel problemen voorkomen. Het aanwijzen van een mentor voorkomt dat de nieuwe medewerker iedereen lastig valt met vragen en van het werk houdt. Op grond van WOR artikel 31b lid 3 moet de bestuurder algemene gegevens verstrekken over onder meer de aantallen uitzendkrachten die het afgelopen jaar zijn ingehuurd. Ook moet een inschatting worden gegeven van het aantal in te huren uitzendkrachten het komende jaar. Wees als OR kritisch op het vervallen van vaste plekken en opvullen met uitzendkrachten: het geeft veel onrust en verloop en wordt daarmee een bron van werkdruk. Of werknemers werkdruk ervaren, wordt in belangrijke mate bepaald door de stijl van leidinggeven. De leidinggevende is daarbij de spil in het proces, moet openstaan voor signalen en voldoende inhoudelijke kennis hebben over de aanpak van werkdruk. Bij de juiste stijl horen: - het helder uitspreken van verwachtingen naar medewerkers - duidelijke negatieve, maar vooral ook positieve feedback geven - het stellen van reële doelen Teveel beslissingen naar zich toetrekken en zelf volledig opgaan in het werk (een uurtje meer moet toch kunnen) zijn een bron van werkdruk. Leidinggevenden moeten hun medewerker uitdagen om zelf initiatieven te nemen en problemen op te lossen. Op termijn zorgt dit ervoor dat medewerkers meer betrokken raken, de motivatie toeneemt en de ervaren werkdruk afneemt. Tip voor de OR: Laat elk OR-lid eens op de eigen afdeling kijken hoe het werkoverleg georganiseerd is. Voeg deze informatie samen en vorm je een beeld van de kwaliteit van het werkoverleg. Is het doel alleen om planningsknelpunten af te stemmen of kunnen medewerkers in een veilige sfeer ook onderlinge frustraties bespreken? Zet het onderwerp werkoverleg zo nodig op de agenda van het overleg. 16

4 Volgens artikel 28 van de WOR is een van de stimulerende taken van de OR het bevorderen van werkoverleg en het overdragen van de bevoegdheden in de onderneming. Doel is dat de medewerkers betrokken worden bij het regelen van de arbeid in hun bedrijfsonderdeel. Dit artikel is dus van belang bij de aanpak van werkdruk. Het praten over de inhoud van het werk, de taakverdeling en onderlinge relatie werkt positief. Door de bevoegdheden laag in de organisatie te leggen, krijgen de medewerkers meer invloed op hun werk en neemt de werkdruk af. Wees bij de eerstvolgende adviesaanvraag eens extra alert op wijzigingen in de overlegen bevoegdheden structuur en de invloed op de medewerkers. Misschien een eerste stap in de richting van vermindering van de werkdruk. 3.3 AA NPAK OP ORGA NI SATIE NIVEAU De enige goede manier om werkdruk aan te pakken, is een planmatige aanpak. Ad hoc-maatregelen zijn hooguit geschikt om brandjes te blussen, maar leiden vaak op andere plekken weer tot problemen. Een projectteam dat zich bezighoudt met inventarisatie van de knelpunten en invoering van de maatregelen is onmisbaar. Uiteraard moet het team voldoende tijd en middelen tot zijn beschikking hebben en moet een kritische OR de voortgang scherp volgen. Dus jullie willen het over werkdruk hebben: vanavond om elf uur heb ik tijd. Zijn jullie dan klaar met het overwerk? Veel onderwerpen die van invloed zijn op werkdruk vallen onder het advies- of instemmingsrecht. Kijk bij de volgende aanvraag eens extra kritisch naar de werkdruk aspecten van de voorgestelde aanpassing. 17

5 Hierbij wat voorbeelden van maatregelen die op organisatieniveau kunnen worden genomen. - Beleidswijzigingen of reorganisaties zijn een bron van werkdruk. Als ze worden ingevoerd volgens een realistisch en duidelijk plan is dat het beste. - Het draagvlak wordt groter als medewerkers bij de ontwikkeling en uitvoering van de plannen betrokken worden en regelmatig concrete en relevante informatie wordt verstrekt. - Medewerkers moeten weten wat in hun werk van ze verwacht wordt en welke competenties nodig zijn. Heldere functieomschrijvingen zijn daarvoor de basis. Ook hebben ze feedback nodig als het gaat om hun prestaties. Een gesprekcyclus voor functionerings- of jaargesprekken is dan onmisbaar. Om zaken te kunnen vergelijken, is een gespreksformat handig, waarin het onderwerp werkdruk nadrukkelijk is opgenomen. - Om werkdruk te beperken, moet er een goede fit zijn tussen de werknemer en de functie. Niet alleen qua kennis en competenties. Soms zijn er ook specifieke persoonlijkheidseigenschappen nodig. Bijvoorbeeld lang geconcentreerd observeren of goed tegen stress kunnen. Je zou bijvoorbeeld via psychologische testen kunnen vaststellen in hoeverre de nieuwe medewerker bestand is tegen de werkdruk in de nieuwe baan. Vooral bij interne promoties is het een punt van aandacht; vaak gaat men ervanuit dat de medewerker het wel gaat redden. - Automatisering is een bron van stress. Een goed werkend systeem met voldoende ondersteuning voorkomt veel ellende. Automatisering moet het werk eenvoudiger maken en niet lastiger. Ga na of administratieve procedures kunnen worden aangepast of vereenvoudigd, voordat wordt geautomatiseerd. Medewerkers die op basis van trial & error aanmodderen om het systeem onder de knie te krijgen, ervaren vaak veel werkdruk. Investeren in scholing en instructie lijkt in eerste instantie veel geld maar verdient zich ruim terug in werkplezier en tijdswinst. Tip voor de OR: Bespreek met de bestuurder of het mogelijk is om onder alle medewerkers een werkdruk-onderzoek te houden. Pas als er een goede nulmeting is en het onderzoek periodiek herhaald wordt, kan men zien of de maatregelen ook effect hebben. Vergewis je als OR ervan dat de resultaten tot op afdelingsniveau kunnen worden geanalyseerd en vragen worden gesteld over stijl van leidinggeven en onderlinge sfeer. 18