Informatiebijeenkomst MedewerkerMonitor voorjaar januari 2014 Utrecht. Met intakeupdate

Transcriptie

1 Informatiebijeenkomst MedewerkerMonitor voorjaar januari 2014 Utrecht Met intakeupdate 15 januari 2014

2 Programma 1. Opening (Paul, ActiZ) 2. Toelichting MedewerkerMonitor (Arlette, ) 3. Intake (Marjon, ) 4. Tijd voor vragen uit de groep en persoonlijke ondersteuning

3 Doel van de ochtend Alle informatie verstrekken die voor u relevant is voor de intake en voorbereiding voor benchmarkronde 2014 (voorjaar 2014) Toelichting geven op de vernieuwde, verkorte vragenlijst Uw vragen beantwoorden

4 MedewerkerMonitor in het kort

5 Doel MedewerkerMonitor Medewerkers voelen zich gewaardeerd De organisatie krijgt in kaart wat er speelt onder de medewerkers De organisatie weet wat er moet veranderen om meer betrokken en tevreden medewerkers te krijgen Medewerkermonitor meet of medewerkers kunnen veranderen Door inzetten van verbetertrajecten voelen medewerkers zich beter in hun baan/organisatie en gaan met meer plezier naar hun werk Gemeten wordt onder andere: interactie met en zorg voor cliënten sfeer en cultuur op de afdeling ervaringen met communicatie en verandering inspirerend leiderschap

6 Vernieuwde, verkorte vragenlijst Aanleiding: uit evaluatie bleek dat vragenlijst te lang en te ingewikkeld was Verkorting: Er zijn vragen geschrapt (in verband met overlap, vragen vaak niet ingevuld en geen bijdrage aan indicator) In totaal zijn vijf indicatoren geschrapt (van de 19) in verband met overlap, inhoudelijke relevantie, samenhang met indicatoren en totaalscore Vernieuwing: Vereenvoudiging wat betreft taalgebruik en formulering Toevoeging Werkgever NPS+ (Werkgever Net Promotor Score)

7 De nieuwe vragenlijst bevat 14 indicatoren Werkbeleving Cliëntgerichtheid Cliëntgerichtheid Zorg voor cliënten Interactie met cliënten Cliëntgerichtheid Toekomstgerichtheid Visie en ambitie Vertrekgeneigdheid Verbeterklimaat Cliëntgerichtheid Aantrekkelijkheid werk Cultuur Leiderschap Sfeer en plezier Zelfstandigheid Communicatie Ondersteuning ontwikkeling Werkdruk Mogelijkheid tot veranderen Verbeterklimaat Leiderschap Visie en ambitie Communicatie over veranderingen Borgen van veranderingen

8 De vragenlijst is vergelijkbaar met voorgaande metingen Werkbeleving Cliëntgerichtheid Cliëntgerichtheid Zorg voor cliënten Inspraak van en overleg met cliënten Cliëntgerichtheid Toekomstgerichtheid Visie en ambitie Vertrekgeneigdheid Verbeterklimaat vernieuwd Cliëntgerichtheid Aantrekkelijkheid werk Cultuur Leiderschap Sfeer en plezier Zelfstandigheid Communicatie Ondersteuning ontwikkeling Werkdruk vernieuwd vernieuwd vernieuwd Bij de vernieuwde indicatoren is geen trend weergegeven op de scorecard

9 Proces MedewerkerMonitor Voorbereiden (januari-maart) Aanmelden en intake afronden Organisatie informeren (inclusief OR) Ontvangst en verspreiden inlogcodes onder medewerkers Meten (april) Respons bijhouden en stimuleren (bijv. teamleider) Herinnering versturen Leren en verbeteren (medio mei) Ontvangst rapportages Communiceren resultaten Bespreken resultaten en verbeteracties initiëren Geaccepteerde resultaten Hoge respons Snel inzicht

10 Tips bij uitvoeren MedewerkerMonitor Doel: hele organisatie weet van het onderzoek en wil graag meedoen Doe het niet alleen, richt een werkgroep op (door organisatie heen) Gebruik posters, intranet, nieuwsbrief en informatiebrieven/mails aan de hand van voorbeelden op MijnBenchmark Leg uit wat de organisatie met de uitkomsten gaat doen voor de medewerkers Geef aan dat het onderzoek anoniem is Refereer naar eerdere onderzoeken vanuit de organisatie en de verbeteracties die gedaan zijn Communiceer de streefrespons en kom daar steeds op terug Geef een beloning voor deelname team/individu Gebruik voordelen digitale vragenlijsten en verzending door benchmarkteam Leg verantwoordelijkheid bij direct leidinggevenden

11 Vernieuwde hulpmiddelen voor het uitvoeren van een succesvolle MedewerkerMonitor Flyer/nieuwsbrief Respons Widget Respons App (in ontwikkeling)

12 Flyer/nieuwsbrief gericht op medewerkers

13 Respons Widget Deze tool plaats u op de intranetomgeving van uw organisatie Wanneer medewerkers inloggen op intranet, zien zij direct het responspercentage van de hele organisatie en van de locatie/afdeling waar zij werkzaam zijn

14 De Werkgever Net Promoter Score is nieuw toegevoegd Ik beveel mijn familie, vrienden, kennissen met een gerust hart aan om bij mijn organisatie te gaan werken +: Wat zijn de aantrekkelijkste kanten van het werk bij uw organisatie? +: Welke verbeterpunten zijn er binnen uw organisatie?

15 De Werkgever Net Promoter Score is nieuw toegevoegd

16 Werkgever NPS+ geeft een beeld van de positieve kanten van het werk

17 en de verbeterpunten volgens medewerkers

18 Basisarrangement en mogelijkheden tot uitbreiding van de MedewerkerMonitor Extra s Keuze voor papieren vragenlijsten en het uitbesteden van de verzending Omschrijving De vragenlijsten in het basisarrangement worden digitaal aan uw medewerkers voorgelegd. U kunt ook kiezen voor aanlevering van papieren vragenlijsten, of een combinatie van papier en digitaal. U heeft de keuze zelf de vragenlijsten of inlogcodes te verzenden of dit te laten verzenden door het benchmarkteam. Extra vragen in de basisvragenlijst U kunt desgewenst eigen extra vragen toevoegen via de intake. Hier vindt u suggesties voor extra vragen per thema, zoals agressie, collegialiteit en OR. U kunt tevens hele indicatoren uit de oude basisvragenlijst toevoegen. Extra organisatie-eenheden Vanuit het basisarrangement kunnen twintig organisatie-eenheden opgegeven worden voor de MedewerkerMonitor. Als u dit uit wilt breiden, dan kan dat met behulp van de intake. Extra deelname U kunt nog een keer extra deelnemen aan de MedewerkerMonitor in een periode waarin uw trekkingsrechten al zijn verbruikt. Dit geldt ook voor de andere benchmarkonderdelen. De MedewerkerMonitor is twee jaar geldig.

19 Wat voor rapportages ontvang ik?

20 Wat ontvang ik na de uitvoer van de MedewerkerMonitor? MijnEersteUitkomsten Enkele werkdagen na sluiting van de responsperiode ontvangt de bestuurder van uw organisatie de eerste resultaten van het onderzoek via MijnBenchmark. In de zogeheten MijnEersteUitkomsten vindt u alle vragen met bijbehorende antwoordcategorieën terug. Per vraag ziet u welk percentage van de respondenten welk antwoord heeft gegeven. Rapportages MedewerkerMonitor Uiterlijk 14 dagen na de eerste uitkomsten, ontvangt uw organisatie de scorecard. 1) MijnScorecard De belangrijkste resultaten op concernniveau 2) MijnInterne Benchmark In dit document worden de resultaten van uw OE s (indien opgegeven) met elkaar vergeleken. 3) MijnOpenvragen Resultaten van de open vragen. Extra Rapportages 1) MijnDoorsnedes Doorsnedes van de resultaten op algemene gegevens zoals functie en leeftijd. 2) MijnDatadump -- Databestand bevat de geanonimiseerde, maar verder onbewerkte resultaten van de vragenlijsten. 3) MijnExtraVragen Resultaten van de extra vragen die u zelf mogelijk heeft opgegeven.

21 Voorbeeld MijnScorecard

22 Voorbeeld MijnInterneBenchmark

23 Voorbeeld MijnOpenVragen

24 De Intake

25 Voordat u de intake bij MijnIntake kunt invullen, moeten gegevens bij MijnGegevens ingevuld zijn

26 Mijn Gegevens: invullen organisatiegegevens

27 Mijn Gegevens: invullen organisatiegegevens

28 Mijn Gegevens: invullen contactpersonen TIP: TIP: De Benchmarkcoördinator ontvangt alle resultaten en berichten. De contactpersoon bedrijfsvoering is eerste aanspreekpunt voor het bedrijfsvoeringsonderzoek.

29 MijnIntake: hier vult u de intake in

30 Mijn Intake: invullen organisatiestructuur

31 Mijn Intake: invullen aantal vragenlijsten

32 Mijn Intake: kiezen uit verzendopties TIP: Indien u zelf de inlogcodes wilt versturen, kunt u van te voren een voorbeeldbestand met inlogcodes inzien. Deze vindt u onder Home -> Medewerkers in MijnBenchmark. TIP: Indien u zelf de papieren vragenlijsten verstuurd, kunt u van te voren de etiketten al maken. TIP: Hoe eerder u de inlogcodes verspreid, hoe langer de responsperiode.

33 Overzicht verzendopties Mogelijke verzendopties Digitaal Papier Zelf verzenden (U ontvangt van een inlogbestand om zelf de codes per OE te verspreiden) Hassle free ( verstuurt de inlogcodes direct naar de medewerkers) Zelf verzenden (U ontvangt een doos met papieren vragenlijsten om zelf per OE te verspreiden) Hassle free ( verstuurt de vragenlijsten direct naar de medewerkers) NAW-gegevens invullen NAW-gegevens invullen

34 Mijn Intake: kiezen voor vragenlijst TIP: Naast deze inhoudelijke vragen krijgen de medewerkers een pagina met algemene vragen te zien, zoals functie, leeftijd en dienstverband. TIP: Klik op het pijltje om te zien welke vragen er bij de indicator horen. TIP: De Basisvragenlijst 2012 is ingekort t.o.v De indicatoren die in stand blijven zijn echter wel vergelijkbaar en kan een trend van berekend worden. TIP: De indicatoren uit de oude basisvragenlijst kunnen desgewenst op maat worden toegevoegd aan de basisvragenlijst 2012.

35 Mijn Intake: de vragenlijst kan eventueel aangevuld worden met extra vragen TIP: U kunt vragen van een eerder MTO toevoegen aan de vragenlijst om de benchmark met een eerder onderzoek te vergelijken. TIP: Extra vragen kunnen zinvol zijn om het effect te zien van een zojuist ingevoerde verandering in uw organisatie.

36 Mijn Intake: NAW-gegevens van medewerkers toevoegen (enkel bij hassle free)

37 Tips TIP: Extra inlogcodes maken Mocht u een paar inlogcodes te weinig hebben, dan kunt u er via MijnBenchmark direct zelf een aantal extra aanmaken. TIP: Flexmedewerkers/oproepkrachten De respons van oproepkrachten is vaak laag omdat zij minder betrokken zijn bij de organisatie. U kunt er voor kiezen om hiervoor minder inlogcodes aan te vragen en alleen een code te verstrekken aan de oproepkrachten die zich aanmelden voor de MedewerkerMonitor. Bijvoorbeeld 10% van het totaal. TIP: Extra inlogcodes U krijgt van het benchmarkteam standaard 10% extra codes. TIP: Aanpassen aantallen U krijgt voor de start van het onderzoek nog eenmalig de mogelijkheid de aantallen medewerkers aan te passen. TIP : Garandeer resultaat Op basis van een gemiddelde respons van 40%, is het verstandig minimaal 25 medewerkers per OE op te geven (er zijn minimaal 10 respondenten vereist per OE). TIP: Borg het effect Een ideale OE heeft een verantwoordelijke die op basis van de benchmarkresultaten de eenheid kan aansturen om tot verbetering te komen (bijv. Teamleider)

38 Belangrijke data voorjaarsronde januari intake en respons informatiemeeting 24 januari sluiting intake februari laatste mogelijkheid tot aanpassen aantallen medewerkers 20 maart verzending inlogcodes MM tot en met 25 april - responsperiode MM en monitoren respons 30 april (digitaal) 7 mei (papier) - oplevering MijnEersteUitkomsten MM 14 mei oplevering scorecards

39 Heeft u nog vragen?

40 Benchmark in de Zorg 2010 PricewaterhouseCoopers, All rights reserved, PricewaterhouseCoopers refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independent legal entity,

41 Aan de slag met de resultaten van de MedewerkerMonitor Preview Handleiding voor teams

42 Aan de slag met de resultaten van de MedewerkerMonitor Preview Bijlage bij de Handleiding voor Teams

43 Voorbeeld managementdashboard