Dossiernummer: BOAC6977 Datum: 27 januari 2015 Registratienummer: 1158103 N O T A V A N I N L I C H T I N G E N Van: Betreft aanbesteding: Purmerend Concessie horeca-exploitatie theater de Purmaryn De vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van de procedurestukken en worden op TenderNed gepubliceerd. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Vragen 1. Betreft: Horeca benodigdheden Pagina: 22 Op de inventarislijst staat niets vermeld over het servies, houd dit in dat het servies niet onder de inventaris valt? Of mag je er logischerwijs vanuit gaan dat het servies gewoon is inbegrepen? Graag verwijzen wij u naar eis FIE 8 van het Programma van eisen van het 2. Betreft: Uitrusting en materialen Pagina: art10.2 In de Huurovereenkomst artikel 10.1 staat: Partijen komen overeen dat het aanbrengen/aangebracht casu quo in gebruik hebben in het gehuurde van de volgende voorzieningen door en voor rekening en risico van verhuurder geschiedt. Verwijzend naar de inventarislijst restaurant en terras. In de VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten artikel 10.2 staat: De contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Als de inventaris voor rekening en risico van de verhuurder geschiedt, waarom wordt dan geacht dat de horeca-exploitant de in gebruik zijnde Goederen, materialen en uitrusting voor eigen rekening en risico verzekerd? Tevens wordt de inventaris overgenomen door de horeca-exploitant, maar in de Huurovereenkomst staat duidelijk dat de inventaris op de inventarislijst restaurant en terras een gehuurde voorziening is? 1 / 7
Kortom, zijn de risico`s t.b.v. de inventaris op de inventarislijst restaurant en terras voor de huurder of voor de verhuurder? In art. 10.1 van de huurovereenkomst wordt aangegeven dat genoemde inventaris voor rekening en risico van verhuurder geschiedt. In art. 10.2 van de VNG inkoopvoorwaarden wordt verwijzen naar: tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. In rangorde van de documenten staat de huurovereenkomst op nummer 1 die onlosmakelijk is verbonden met de concessieovereenkomst en de inkoopvoorwaarden op nummer 4. Concreet betekent dit dat het risico van de inventaris genoemd in Bijlage 7 voor risico en rekening van de verhuurder is. 3. Betreft: Maaltijden voor technisch medewerkers Pagina: 23 Wie vallen er onder de technisch medewerkers? Onder de technisch medewerkers vallen; Technisch medewerkers (in totaal vijf medewerkers) in dienst van het theater; Technisch medewerkers behorende bij de artiesten. Het aantal medewerkers is gevarieerd per avond. 4. Betreft: Invulling jeugdvoorstelling Pagina: 23 Aan wat voor leeftijdscategorie moet er gedacht worden bij de jeugdvoorstelling? Is dit jeugd tot 12 jaar? Is dit jeugd van 12 jaar tot 14? Jeugd van 12 tot 16? Jeugd van 16 tot 18? Etc. Dit is voor een juiste invulling vanuit de horeca van wezenlijk belang. Het gaat hier voornamelijk om basisschoolleeftijd; jeugd t/m 12 jaar. 5. Betreft: Presentatie Pagina: 18 Wij hebben 2 gastheren en 1 gastvrouw, mag er maar 1 van de 3 presenteren of mogen/moeten de gastheren en gastvrouw alle 3 deelnemen aan de presentatie? 2 / 7
Opdrachtgever stelt als eis dat in ieder geval de beoogde gastheer/gastvrouw aanwezig is. Indien u voor uw exploitatie meerdere gastheren/gastvrouwen in gaat zetten, dienen zij allen aanwezig te zijn bij de presentatie. Het beoordelingsteam dient in ieder geval een goede indruk te krijgen van alle beoogde gastheren/gastvrouwen. Hoe inschrijver hier invulling aan geeft, is aan de inschrijver. 6. Betreft: Brouwerij verplichting Pagina: - Heeft de horeca-exploitant de vrije keuze in het kiezen van brouwerijen, of wordt de brouwerij onomstotelijk vastgesteld door Theater De Purmaryn? De horeca-exploitant heeft hierin de vrije keuze. 7. Betreft: winst en verliesrekening Pagina: - Zijn er over de jaren 2012/2013/2014 winst en verliesrekeningen ter inzage? Deze gegevens zijn voor opdrachtgever niet voorhanden en kunnen dan ook niet ter inzage worden overlegd. 8. Betreft: all-inn arrangementen Pagina: - Als entreekaarten worden verkocht inclusief een pauze drank, wat is hiervan de prijs en is dit dan reeds betaald door het theater of wordt dit naderhand verrekend? Theater de Purmaryn verkoopt geen entreekaarten inclusief een pauze drankje. 9. Betreft: overname medewerker Pagina:5 Is de overname van de horeca medewerker verplicht? Wat zijn hiervan de salaris en pensioenkosten en verdere vergoedingen? De medewerker in vaste dienst heeft een overeenkomst voor 165 uur per periode tegen een bruto salaris van 2.454,75 incl. 8,40% pensioenopbouw. Zie bijgevoegde Bijlage 11. 3 / 7
10. Betreft: Keuken inventaris Pagina: - Is er inventarisatielijst van de keuken, wat zit er in de overname? Graag verwijzen wij u naar Bijlage 8 Inventaris keuken van het 11. Betreft: Goederen bij overname Pagina: - Worden de goederen, drank en voedsel bij overdracht berekend of worden alle kasten leeg opgeleverd? Inschrijver dient dit niet mee te nemen bij het indienen van de offerte. Dit wordt in overleg met huidige horeca-exploitant nog nader bepaald na de definitieve gunning van deze aanbesteding. 12. Betreft: Terras Pagina: - Wat zijn de zon uren op het terras? Hoeveel plaatsen telt het terras? Wat zijn de kosten voor een vergunning? Mag het open ook als het theater gesloten is? Aantal zonuren onbekend. Momenteel zijn er 8 tafels en 32 stoelen op het terras Precariobelasting is 63,40 per m2 per jaar. Openstelling tijdens de zomerperiode: Zie aanbestedingsdocument 5.2 PVE, OE1. Openstelling op maandagen en zondagen, anders dan rondom de voorstellingen, is mogelijk gedurende het gehele seizoen. 13. Betreft: Maaltijden medewerkers theater Pagina: - Wat is de vergoeding van de maaltijden voor de medewerkers van het theater? Om hoeveel maaltijden gaat het? Inschrijver dient een prijsindicatie te geven bij de wens Horecavoorziening van het Programma van wensen op pagina 23 van het Het aantal maaltijden in 2013 en 2014 is gemiddeld 500 maaltijden per jaar. 4 / 7
14. Betreft: Zomersluiting Pagina: - Is het toegestaan partijen of diners te organiseren in de zomersluiting van het theater? Is op dat moment niet theater gerelateerd. Voor alle activiteiten geldt, tevens voor niet theater gerelateerde activiteiten, dat deze uitsluitend na overleg met - en met toestemming van - de directie van de Purmaryn georganiseerd kunnen worden of plaatsvinden. Graag verwijzen wij u verder naar eis OE 1 van het Programma van eisen van het aanbestedingsdocument voor de informatie over de openstelling van het Grand Café gedurende de zomerperiode. 15. Betreft: Openingstijden Pagina: 19 Wat is het minimale aanbod wat verlangt wordt tijdens de openingstijden? Graag verwijzen wij u naar eis SAE 2 van het Programma van eisen van het 16. Betreft: Personeel Pagina: 20 Bedrijfskleding; dient deze de uitstraling te hebben van de Purmaryn of mag dit ook bedrijfskleding van de horeca-exploitant zijn met diens logo? Bedrijfskleding en logo van horeca-exploitant is mogelijk, maar dient te allen tijde aan te sluiten bij de uitstraling en het logo van de Purmaryn. Daarnaast is het uitgangspunt hierbij dat onze bezoekers geen verschil ervaren in service, dienstverlening en uitstraling van het theater of van het Grand Café. 17. Betreft: Financieel - verbouwing Pagina: 20 Wat is de rol van de horeca-exploitant bij het ontwerp en de uitvoering van de verbouwing? De horeca-exploitant heeft geen rol bij het ontwerp en de uitvoering van de verbouwing. Indien door de directie van het theater wenselijk wordt geacht, zal de directie van het theater in overleg treden met de horeca-exploitant om adviezen in te winnen. Het is te allen tijde aan de directie van het theater om hier wel of geen gehoor aan te geven. 5 / 7
18. Betreft: Leverancier keuze Pagina: -- Is de horeca-exploitant vrij in de keuze voor leveranciers en producenten of zijn er contractuele afspraken met leveranciers waar hij rekening mee moet houden? Er zijn uitsluitend contracten tussen de gemeente met de leveranciers van energie. Graag verwijzen wij u hiervoor naar eis FIE 6 van het Programma van eisen van het Voor al het overige is de horecaexploitant vrij in de keuze voor leveranciers en producten. 19. Betreft: Eigenaar barren en biercontract Pagina: --- Vwb de barren, zij deze van een bierbrouwerij en zit hier ook een biercontract aan vast of is dit in eigen beheer en dus onderdeel van de over te nemen inventaris? De barren zijn eigendom van het theater / de gemeente. Daarnaast heeft opdrachtgever geen contract met een bierbrouwerij of bierleverancier. 20. Betreft: Contracten derden Pagina: --- In het aanbestedingsdocument worden geen contracten met derden genoemd waar rekening mee gehouden moet worden, klopt het dat deze er dan ook niet zijn? Graag verwijzen u naar de beantwoording van vraag 18. 21. Betreft: Koffiemachines en leverancier Pagina: --- Is de koffiemachine van Smith & Dorlas in eigen beheer of onderdeel van een koffiecontract? Er is tevens communicatie en servies van DE, wat zijn hier de afspraken mee? De koffiemachine van Smith & Dorlas is in eigendom van het theater en valt onder de over te nemen inventaris zoals vermeld in Bijlage 8. Dit apparaat is niet gebonden aan een koffiecontract. Daarnaast zijn er geen afspraken tussen Douwe Egberts en opdrachtgever. 6 / 7
22. Betreft: Omzet informatie Pagina: --- Kunt u aangeven wat de horeca omzet is geweest in 2014? Splitsing restaurant, pauze, banqueting? Deze gegevens zijn voor opdrachtgever niet voorhanden en kunnen dan ook niet ter inzage worden overlegd. 23. Betreft: Maaltijden personeel en artiesten Pagina: 23 Er wordt gesproken over maaltijden voor de technisch medewerkers, hoe zit het met de maaltijdvoorziening voor het overige personeel van het theater (niet horeca) en de artiesten? Het staat de horeca-exploitant vrij een aanvullend aanbod te presenteren voor het overige personeel en andere mogelijke gebruikers van de horeca. Voor de volledigheid verwijzen wij u graag, omtrent de eisen van de maaltijdvoorzieningen, naar eis SAE 2 van het Programma van eisen van het 24. Betreft: Restaurant Pagina: --- Kunt u aangeven hoeveel dinergasten het restaurant heeft gehad in 2014? Deze gegevens zijn voor opdrachtgever niet voorhanden en kunnen dan ook niet ter inzage worden overlegd. 7 / 7