VERSLAG VAN DE BIJEENKOMST MET ALS THEMA LEIDINGGEVENAAN VERANDERING Veranderingstrajecten waarbij sprake is van duidelijkheid bestaan niet De serie landelijke bijeenkomsten 2012 over veranderingen bij de brandweer (Brandweer over Morgen) werd op maandag 5 november afgesloten. In het Van der Valk Hotel in Vianen kwamen ruim 90 brandweermensen bijeen om te praten over het thema leiderschap. Centraal stond de vraag: hoe maak ik de vertaalslag naar de praktijk van mijn mensen? Ook deze vijfde huifkarsessie was voorafgegaan door een Synthetron-sessie. Een online discussie die aan het licht brengt wat mensen werkelijk vinden van ontwikkelingen en veranderingen, in dit geval ten aanzien van leiderschap. Het werd een avond waarop levendig werd gediscussieerd en, aan het eind, goudklompjes werden verzameld. Collectieve verantwoordelijkheid: Van u is Brandweer Nederland afhankelijk Fred Heerink, regionaal commandant in Drenthe doet de aftrap. Hij stelt vast dat hij de enige regionaal commandant is deze avond (later zal Frans Schippers nog arriveren) en noemt dat prima. Want: Dit is een feestje voor u als leidinggevende. Van u is Brandweer Nederland afhankelijk. Fred Heerink gaat in op de vraag of de moeite die het kost om te veranderen, in de schoenen van de leiders kan worden geschoven. In zijn eigen regio liet hij er onderzoek naar doen en de belangrijkste uitkomst was dat er sprake is van een grote mate van vrijblijvendheid. Iedereen doet maar wat. Voor Fred Heerink reden meer energie te steken in de ontwikkeling van leiderschap. Inmiddels is een slag gemaakt, stelt hij vast. Een slag richting meer collectieve verantwoordelijkheid. Fred: Natuurlijk, het ene moment lukt het beter dan het andere, maar we zijn in ieder geval met elkaar in gesprek. Dat is ook wat wij vanavond doen: met elkaar praten, ervaringen uitwisselen en op die manier van elkaar leren.
Bij de brandweer zijn alle antwoorden op alles wat mogelijk is mogelijk Het woord is aan Thijs Homan, hoogleraar organisatieverandering en reisleider deze avond. Hij gaat in op de uitkomsten van de Synthetron-discussie van 9 oktober, waaraan door ongeveer 50 brandweermensen werd deelgenomen. Onder hen veel operationeel kader (47%). Ook dit keer is de uitslag niet verrassend: 10%. Het percentage dat de mate aangeeft waarin meningen worden gedeeld. Opnieuw behoorlijk onder het gemiddelde van 19% dat dit soort sessies scoren bij andere bedrijven. Thijs Homan kijkt er niet meer van op, de eilandjescultuur is hem inmiddels bekend. Het lijkt er opnieuw op dat bij de brandweer alle antwoorden op alles wat mogelijk is mogelijk zijn, grapt hij. Aan de hand van vijf vragen gaat Thijs Homan in op de Synthetron-sessie. De eerste: waar wordt informeel over gesproken? Uit de antwoorden blijkt dat dat vooral is over de kwaliteit van de leidinggevenden en de kwaliteit van de top bij de brandweer. Thijs Homan: Brandweer over Morgen blijkt lastig concreet te maken voor de werkvloer. Mede omdat de richting niet voor iedereen duidelijk is. Uit de antwoorden op de tweede vraag over Brandweer over Morgen blijkt dat de strategische reis lang niet overal centraal staat. De mate van regionalisering is daarop sterk van invloed, terwijl ook het accent dat soms ligt op bezuinigingen, de aandacht voor Brandweer over Morgen naar de achtergrond verdringt. De derde vraag gaat over de gevolgen van de toekomstplannen voor jouw functioneren als leidinggevende. Alle mogelijke antwoorden komen voorbij en hetzelfde is het geval bij de vraag wat verwachten medewerkers van ons als leidinggevenden? De vijfde en laatste vraag uit de Synthetron-discussie die Thijs Homan naar voren haalt gaat over de pro s en contra s. Wat helpt de brandweer bij leiderschapsontwikkeling en wat hindert ons? De antwoorden variëren van geen landelijke eenheid en angstcultuur aan de hinderkant, tot inspirerende collega s en ruimte om er zelf wat van te maken aan de helpkant. Thijs Homan vat samen: Als leidinggevenden zijn jullie een soort doorgeefluik. Tegelijkertijd is de roep hoorbaar om zelf ondersteund te worden. Ik denk dat jullie meer de boer op zouden moeten gaan. Met anderen praten en zo inzicht krijgen in hoe leidinggeven bij de brandweer in de praktijk werkt. Mindmappen De deelnemers moeten zelf aan de bak. Gekozen is voor de werkvorm The World Café, waarmee eilandjes kunnen worden overbrugd. In kleine groepen (6 à 7 mensen) wordt aan statafels gesproken over vier onderwerpen: - repressie - risicobeheersing en brandveilig leven - vrijwilligheid en vrijwilligers - leidinggeven aan verandering (met name gericht op de regionalisering) De bedoeling is dat op een flip-over aantekeningen over deze items worden gemaakt. Na twintig minuten kiest iedereen voor een andere statafel en praten anderen aan de hand van de aantekeningen verder over dat onderwerp. Het betere mindmappen. Nadat Thijs Homan de spelregels voor een goed gesprek heeft doorgenomen, gaan de deelnemers aan de slag.
Durven doen Durven doen is het eerste dat wordt opgeschreven aan een tafel bij het onderwerp leidinggeven aan verandering. Twee woorden die genoeg zijn om de discussie te laten ontbranden. Het gaat onder meer over de cultuur bij de brandweer, die zou worden gekenmerkt door een lage veranderingsbereidheid. Een opmerking die door anderen gelijk in twijfel wordt getrokken. De kloof tussen enerzijds leiding en werkvloer en anderzijds repressie en risicobeheersing wordt besproken. Zelfs het taalgebruik blijkt daarop van invloed. Met managementtaal bereik je de werkvloer niet. Geconcludeerd wordt dat wij ook niet alle antwoorden weten. Waarom dan niet meer inzetten op interactie met de werkvloer? Dat kan uiteraard alleen als er een klimaat heerst waarin mensen veilig ideeën kunnen spuien. Helaas is dat klimaat er niet overal. Tijd om van statafel te wisselen. Ik stop ermee Bij vrijwilligheid en vrijwilligers gaat het twintig minuten lang over een beroepskracht die ook als bevelvoerder optreedt. Hij heeft echter bij de korpsleiding aangegeven met dat laatste te stoppen. Ik krijg steeds meer de indruk dat aanwezigheid belangrijker is dan vakmanschap. Daar loop ik op stuk en zo langzamerhand is mijn motivatie tot nul gedaald. Daarom stop ik ermee. De anderen aan tafel zijn verbaasd over de manier waarop dit vrijwilligerschap dreigt te eindigen. Ze snappen het niet en herkennen het niet. Met een goed gesprek zou toch een oplossing gevonden moeten worden? De medewerker heeft er weinig vertrouwen in. Ik heb alles al geprobeerd, er is geen basis voor verandering. Tijd voor theorie Het is tijd voor een stukje theorie gegeven door Thijs Homan, professor veranderkunde, zelf. Zijn eerste statement: Als middle management zijn jullie the filling of the sandwich. Dat zorgt automatisch voor een spanningsveld en dan is de vraag natuurlijk: hoe ga je daarmee om en hoe los je het op? Thijs Homan vergelijkt managers met een windvaan. Ze kunnen met alle winden mee waaien, maar er zijn ook tal van andere (management)vormen. Een groot aantal laat hij de revue passeren. Die van managen vanuit de slachtofferrol ( De o-wat-is-het-moeilijk managementstijl ) tot de visionaire manager, en die van de manager als meewerkend voorman tot de vakbondsvertegenwoordiger, die vooral oog heeft voor de belangen van zijn medewerkers. Thijs Homan legt uit dat als het gaat om leiderschap en verandering er voor middle managers drie kerngebieden zijn: - persoonlijke heroriëntatie ( Ben ik het wel eens met een verandering? ) - leidinggeven - niet altijd uitgaan van de groep, maar ook individuele medewerkers op weg helpen ( Aandacht voor de verschillen )
Thijs Homan: Veranderingstrajecten waarbij sprake is van duidelijkheid bestaan niet. En eigenlijk moet je dat ook niet willen. Daarom zeg ik: probeer van onduidelijkheid je beste vriend te maken en gebruik de ruimte die je krijgt voor eigen invulling. Mensen verbinden, dat is waar het in essentie om gaat. En daarbij is het beter medewerkers die willen te steunen, dan medewerkers die niet willen te bestrijden. Kies voor een managementstijl die de ruimte biedt dingen samen te doen en vraag je af of je kunt aansluiten bij wat al gaande is. Verbinden, hoeden en wieden. De goudklompjes Het is weer tijd voor de deelnemers om zelf aan de bak te gaan. De flip-overs zijn inmiddels bij elkaar gezet en Thijs Homan vraagt iedereen de aantekeningen ( een wereld van ideeën ) te bekijken en op zoek te gaan naar goudklompjes. De ideeën waarvan je denkt: daar kan ik wat mee als het gaat om het vertalen van de vernieuwing van de brandweer naar mijn mensen. Stop ze in je winkelmandje, praat erover en stel daarna per tafel een top drie samen. Twintig minuten later worden de volgende goudklompjes genoemd: - Slim beginnen, vasthouden en successen vieren. - Onzekerheid. Open en kwetsbaar durven opstellen. - Stoppen met naar boven te kijken en juist de ideeën van de werkvloer omarmen. - Een vierstappenplan: 1. Denk na over Brandweer over Morgen en bepaal een globale koers. 2. Vraag door tot aan de kern. 3. Koppel de uitkomsten aan de doelstellingen van Brandweer over Morgen. 4. Stel jezelf de vraag: wat ga ík er aan bijdragen? - Daadkracht, sociale veiligheid, trots. - Aandacht, leren luisteren en strakke kaders durven loslaten. - Durven doen, ook al lijkt in eerste instantie maar een kleine groep enthousiast (Thijs Homan: Het duurt inderdaad vaak even voor de kritische massa op gang komt. ) - De vlootschouw en geen energie verliezen aan hen die toch niet in beweging komen. - Drie keer links is ook rechts. Met andere woorden: via een omweg komen tot veranderingen kan ook. - Op zoek gaan naar groepen die willen veranderen. Die faciliteren en zo draagvlak creëren. - Initiatieven van mensen waarderen, successen vieren en de focus richten op wat goed gaat. - Authenticiteit. Je kunt alleen iets uitdragen als het van jezelf is, als je er zelf achter staat. - Met nieuwe ideeën aanhaken bij bestaande projecten en initiatieven, met name die waar burgers behoefte aan hebben. - Stimuleren en beschermen koplopers. - Onze grondhouding veranderen van ik in wij. Initiatieven ondersteunen en ook kleine stapjes aanmoedigen. - Eerst afvragen of burgers hier beter van worden. Pas als het antwoord ja is ermee verder. - Zoek input buiten de eigen brandweerorganisatie. - Geef richting aan en zet een stip in de toekomst. Heb aandacht voor de zachte kant en creëer een veilige omgeving waarin fouten morgen worden gemaakt. Neem verantwoordelijkheid en neem de ruimte die je hebt.
Frans Schippers: Brandweer over Morgen is een zoektocht die we samen volbrengen en samen tot een succes gaan maken De afsluiting komt in de vorm van een peptalk voor rekening van regionaal commandant Frans Schippers. Ik wil om te beginnen Thijs Homan bedanken voor het leiden van vijf sessies in het kader van Brandweer over Morgen. Aansluitend wil ik jullie hier in de zaal complimenteren met de manier waarop jullie je werk doen. Leidinggeven bij de brandweer is een lastige klus. Omdat we een organisatie zijn met polen. Er zijn onmiskenbaar verschillen. Maar het voordeel van polen is dat je ze kan verbinden. Dan zal er spanning op de draden komen te staan, maar dat is niet erg in een organisatie. Spanning heb je nodig om verder te komen. Leiderschap, waar jullie het vandaag over hebben gehad, gaat over keuzes maken. Een compliment aan Thijs voor de manier waarop hij jullie met elkaar in gesprek heeft gebracht. In ken weinig organisaties die zo intensief met elkaar in gesprek zijn. Als organisatie zouden we nu ook graag horen hoe jullie verder willen. Het zou daarom fijn zijn als jullie zo meteen het evaluatieformulier invullen. Op 16 november komen we als werkgroep bij elkaar om te kijken waar we staan en hoe we verder gaan. In de wetenschap dat Brandweer over Morgen zich voltrekt zonder dat iemand er de leiding over heeft. Het is een zoektocht die we samen volbrengen en samen tot een succes gaan maken. Wij gaan voor een veilig Nederland, wij zijn Brandweer Nederland. Bekijk de video van Frans Schippers op: http://www.brandweernederland.nl/wat_doen_we/thema-besturing/brandweer-morgen/sessie-5/.