De leukste plek om te leren Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling Verbetering van de communicatie werkt!
Aanleiding In opdracht van het ROC Midden Nederland (ROC MN) is onderzoek gedaan naar de meerwaarde van de leerafdeling in de zorg als stagevorm voor studenten. Betrokken organisaties De regio ROC Midden Nederland en Hogeschool Utrecht (ROCMN-HU) neemt met het concept De Leerafdeling deel aan het Doorbraakproject Werkplekleren (Dbp). Het ROC MN en de HU werken samen met verschillende instellingen waar een leerafdeling is, zoals ziekenhuizen en verpleeghuizen. Aan het Dbp nemen drie leerafdelingen deel. Deze leerafdelingen horen bij de instellingen Birkhoven Zorggoed (verpleeghuis te Amersfoort), Diakonessenhuis Utrecht en Meander Medisch Centrum Amersfoort. De betrokken scholen en instellingen wilden met het onderzoek meer zicht krijgen op de meerwaarde van de leerafdeling en het onderzoek benutten om het rendement van de leerafdeling te verbeteren. Het onderzoek is uitgevoerd vanaf het voorjaar 2010 tot februari 2011, het onderzoeksverslag is in mei 2011 verschenen. Bedoeling van dit boekje Voor medewerkers van opleidingen en zorginstellingen en andere geïnteresseerden zijn er twee beknopte boekjes samengesteld over de resultaten van dit onderzoek. We hopen u hiermee informatie en inspiratie te bieden wat betreft de leerafdeling als stagevorm; de leukste plek om te leren, aldus een student. De leerafdeling De leerafdeling is een innovatieve stagevorm: een afdeling in een zorginstelling met echte zorgvragers waar ongeveer 10 mbo- en hbo-studenten samen werken en leren. De studenten vormen samen een team dat geleidelijk verantwoordelijk wordt voor alle voorkomende werkzaamheden op de leerafdeling. Zij worden hierbij gecoacht door gediplomeerde werkbegeleiders (coaches). Dit is een belangrijk verschil met de situatie tijdens een reguliere stage, die gekenmerkt wordt door de een-op-een relatie tussen werkbegeleider en student. Vanuit school (zowel hbo als mbo) is een docent verbonden aan de leerafdeling. De docenten verzorgen de wekelijkse scholingsactiviteiten op de werkplek en ondersteunen de studenten in het leerproces. Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling 3
Twee onderzoeksvragen In het onderzoek zijn twee vragen beantwoord. 1. Wat is de meerwaarde van de leerafdeling ten opzichte van de reguliere stage? a. Wat is het leerrendement van de leerafdeling? b. Hoe goed sluiten school en praktijk binnen de leerafdeling op elkaar aan? 2. Hoe kan het contact docenten-coaches (school-praktijk) rondom de leerafdeling worden versterkt? Het contact tussen docenten en coaches is heel belangrijk voor het verhogen van het rendement van de leerafdeling en de aansluiting tussen school en praktijk. Het onderzoek was gericht op de vraag wat beide partijen graag willen bespreken, welke aanpak hiervoor het beste geschikt is, welk tijdschema hiervoor haalbaar is en welke resultaten dit moet opleveren. De resultaten van beide onderzoeksvragen worden in twee aparte boekjes gepubliceerd. Dit boekje betreft de resultaten van onderzoeksvraag 2. Co-makership school en praktijk ik mag zelfstandig werken Onderzoeksopzet en -resultaten zijn in samenwerking met de betrokken opleidingen en zorginstellingen tot stand gekomen. Gedurende het onderzoek zijn hiervoor een aantal bijeenkomsten geweest met vertegenwoordigers van de betrokken partijen. Er was bij alle deelnemers een groot enthousiasme voor de leerafdeling. In een afsluitende bijeenkomst hebben alle partijen geformuleerd wat de resultaten van het onderzoek betekenen voor hun toekomstige werk rond de leerafdeling. Alle partijen hebben de intentie om het concept van de leerafdeling qua leren en begeleiden stagebreed verder te ontwikkelen. In het traject contact docenten-coaches is steeds vanuit de visie en vragen van de deelnemers zelf gewerkt om tot verbetering te komen. Zo heeft het onderzoek een duidelijke rol gespeeld in de ontwikkeling van de leerafdeling in de praktijk. Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling 5
Hoe kan het contact docentencoaches rondom de leerafdeling worden versterkt? Onderzoeksopzet Resultaten Uit een vooronderzoek en documentanalyse kwam als verbeterpunt voor de leerafdeling naar voren: het contact tussen docenten en coaches. Leerafdelingen vereisen een intensiever contact tussen zorginstellingen en opleidingen dan reguliere stageplaatsen. Dit was ook de ervaring van de betrokken zorginstellingen. Als je het contact tussen docenten en coaches wil verbeteren dan is het heel belangrijk dat de betrokkenen zelf actief meewerken aan het ontwikkelen van een aanpak hiervoor. Daarom werd besloten om een ontwikkelingsgericht onderzoek te starten. In overleg met de betrokkenen werd besloten om één leerafdeling (Birkhoven Zorggoed) als onderzoeksobject in te zetten. De communicatie is stapsgewijs aangepast en geëvalueerd met veel input van de betrokken docenten, coaches en andere vertegenwoordigers uit school en praktijk. Ook is input verkregen door regelmatig overleg in de bredere kring van de (twee andere) instellingen en scholen, en zijn de ervaringen met hen gedeeld. Bijeenkomsten In vijf bijeenkomsten met docenten en coaches en andere vertegenwoordigers uit de instelling en school, is systematisch aan meer en beter contact bij Birkhoven Zorggoed gewerkt. In de bijeenkomsten kwam men tot de volgende aanpak. Aanvankelijk was deze werkwijze onwennig voor de zorgverleners, die veel meer gewend zijn direct te handelen. Zij beleefden het als overleggen óver overleggen. In de loop van het traject werd deze aanpak juist een belangrijke leerervaring. Een ervaring die tot resultaten leidde. Het was een prettig plan van aanpak met acties die vruchten hebben afgeworpen, aldus een van de betrokkenen. Mensen hebben er veel van geleerd, ook voor hun eigen handelen, zoals van het roulerend voorzitterschap tijdens de bijeenkomsten. Tijdschema communicatie docenten - coaches Als resultaat van de vijf bijeenkomsten is een tijdschema opgesteld voor het contact tussen docenten en coaches. De gevolgde werkwijze en het tijdschema communicatie van de leerafdeling van Birkhoven Zorggoed biedt ook anderen praktische richtlijnen hoe de communicatie op de eigen leerafdeling te verbeteren. Dit tijdschema is ontwikkeld en al voor een deel uitgevoerd tijdens het onderzoek. Men heeft ervaren dat het werkt. In het tijdschema wordt precies gepland wie bij het contact betrokken zijn, hoe het contact plaatsvindt, wat er verder voor nodig is en welke voorlopige agendapunten tot nu toe naar voren zijn gekomen. Docenten en coaches zitten hierdoor meer op één lijn en ook in het team van Birkhoven Zorggoed zelf heerst meer saamhorigheid. Er is meer en beter contact en dit draagt bij aan het realiseren van de visie. Zie tijdschema op de volgende pagina. 1. Formuleren van het doel van het intensievere contact tussen docenten en coaches, waarom willen we dit? 2. Gezamenlijke visie ontwikkelen op de gewenste ontwikkeling van de begeleiding op de leerafdeling; hoe willen we het aanpakken? 3. Concrete afspraken maken en deze uitvoeren in de praktijk. 6 Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling 7
Tijdschema communicatie docenten-coaches Leerafdeling Birkhoven Zorggoed november - december 2010 januari 2011 januari 2011 februari 2011 maart - juni 2011 Wat, hoe en wie Input scholingsmiddag: docenten en coaches starten met eens per week e-mailen Bijeenkomst voorbereiding, begeleiding op maat en beoordeling met docenten, coaches, lbb er 1 en praktijkopleider Bijeenkomst over input scholingsmiddag, inzetbaarheid coaches en meedraaien docenten op afdeling Bijeenkomst begeleiding op maat en input scholingsmiddag Zie februari In juni: ook evaluatie communicatietraject + wekelijks mailen + wekelijks mailen Wanneer Donderdagmiddag (evt. reactie docenten maandag) Half januari Eind januari 1 e donderdag van de maand, na scholingsmiddag van 16.00-17.00 u. Zie februari Duur Inventariseren door coach: 15 min./week Mailen naar docenten: 15 min./week Evt. reactie door docenten: 15 min./week 1 e uur: voorbereiding en begeleiding op maat 2 e uur: beoordeling (zonder lbb ers) Eerste bijeenkomst: anderhalf uur (+ mailen) 1 uur (+mailen) ½ - 1 uur Nodig Praktijkopleider: contactlijst; anderen mailen gegevens aan haar/hem Coach: inventarisatie en sturen mail naar docenten in wk 45-46. Dan rouleren Coach: reserveert ruimte en vraagt docenten om benodigde informatie. Vraagt/is voorzitter en vraagt notulist Docenten: informatie, en lbb ers uitnodigen Handboek, beoordelingsdocumenten Overzicht per leerjaar/niveau Ruimte + voorzitter Ruimte + voorzitter Ruimte + voorzitter Voorlopige agendapunten Kennismaking Wat studenten mogen Begeleiding op maat: achtergrond studenten Uitleg beoordeling en tijdsinvestering Aanwijzen voorzitter volgende keer Input scholingsmiddag Inzetbaarheid coaches door studenten Visie op afwezigheid Visie op leerafdeling zomerperiode Aanwijzen voorzitter volgende keer en datum vastleggen bijeenkomst februari (eerste donderdag) Meedraaien docenten Aanwijzen voorzitter volgende keer en datum vastleggen bijeenkomst maart (eerste donderdag). Evt. bijwerken contactlijst Lbb ers nogmaals uitnodigen? Aanwijzen voorzitter volgende keer en datum bijeenkomst vastleggen (eerste donderdag van de maand) Juni: Evaluatie contact school-praktijk Welke werkwijze volgend schooljaar? Welke datum voor eerste contact? 1 Lbb er = loopbaanbegeleider. Deze begeleidt de individuele studenten van het mbo ook tijdens de stage. 8 Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling 9
Fotografie: Anneke Hymmen Conclusies Verbetering van de communicatie tussen docenten en coaches werkt Gevolgde werkwijze biedt praktische richtlijnen voor andere instellingen De betrokkenen bij Birkhoven Zorggoed zijn tevreden over de uitkomsten van het traject contact docenten-coaches. Verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen docenten en coaches zorgt daadwerkelijk voor een betere begeleiding van studenten. Andere leerafdelingen, ook met andere uitgangspunten of visies, kunnen van dezelfde werkwijze gebruik maken. Om de visie en verwachtingen tussen docenten en coaches te verhelderen en tot een betere samenwerking te komen. De concrete voorbeelden en afspraken van het Birkhoven Zorggoedteam kunnen hierbij als voorbeeld dienen. we hebben regelmatig overleg Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling 11
Hoe verder in de praktijk? De betrokken opleidingen en zorginstellingen hebben uitgesproken hoe ze verder willen met de resultaten van het onderzoek. Het ROC Midden Nederland werkt uit hoe het concept (leren en begeleiden) van de leerafdeling verder ontwikkeld kan worden. De stafmedewerkers willen de resultaten van het onderzoek gebruiken voor het stagebeleid en het professionaliseringsplan. Een concreet voorstel is om meer contact tussen de loopbaanbegeleiders (docenten) en coaches te organiseren. Dit kan door (scholings-) bijeenkomsten te organiseren waar ze elkaar ontmoeten. Ook kan de informatievoorziening over de leerafdeling binnen het ROC verbeterd worden. Meander Medisch Centrum Amersfoort wil meer tijd en energie steken in het contact met docenten. Een concreet idee is om aansluitend aan de intervisiebijeenkomsten tussen coaches ook regelmatig met docenten te overleggen. Vooral de richtlijn uit het traject van Birkhoven Zorggoed: eerst een plan maken voor verbetering van de communicatie en dan pas uitvoeren, wordt ter harte genomen. Birkhoven Zorggoed wil het verbeterde contact tussen docenten en coaches voortzetten. Ze wil de voorlichting en introductie aan studenten verbeteren. Ook wordt er gewerkt aan een een ontwikkelingsplan voor coaches, om de begeleiding door coaches verder te verbeteren. Het Diakonessenhuis Utrecht wil het aantal leerafdelingen uitbreiden. Het concept van de leerafdeling wil men verder uitbreiden naar de reguliere stage. Een concreet idee hiervoor is het invoeren van duo-stages, waarbij twee studenten tegelijkertijd stage lopen op een afdeling. De Hogeschool Utrecht wil een grotere rol spelen in de begeleiding van coaches. we geven begeleiding op maat 12 Versterken van het contact tussen docenten en coaches op de leerafdeling
Colofon Samenstelling en redactie Nicole van der Spank, Vivant Consult, Driebergen Vormgeving Mevrouw Lynch, Eindhoven Drukwerk Drukkerij van Horssen, Bergeijk Dit boekje is gebaseerd op het onderzoeksverslag van Cindy Poortman (www.cpoortmanadvies.nl) en Marian Graus (ROC MN) voor het Doorbraakproject Werkplekleren, mei 2011. Uitgave juni 2011