Digitaal samenwerken bij transfers en e-overdracht Overdrachtin de regio(s) Lessons Learned: Het is géén ICT project!!
Voorstellen Verpleegkundige van origine Wijkverpleging / Thuiszorg Transmurale Zorg regio Leiden Programma Regionaal EPD Midden-Holland/Gouda Programma Transferpunten: Infrastructuur Transferzorg regio Haaglanden Ontwikkeling Digitaal samenwerkingsplatform voor Transfer en Overdracht POINT regio Haaglanden/Delft Implementatie regionale samenwerking en implementatie POINT in de regio s Leiden e.o. Gouda e.o. Amsterdam Haarlem/Hoofddorp Meppel Dordrecht Voorzitter V&VN Transferverpleegkundigen
Thema s Proces, volume en eisen Samenwerking, en organisatie Implementatie, Prestaties en resultaten Standaardisering, Privacy, ICT
E-Overdracht [NICTIZ] Patiënten verhuizen namelijk nogal eens van thuiszorgorganisaties, naar ziekenhuizen, naar verzorgingshuizen, naar revalidatiecentra en hospices. Ontluisterend dat de overdracht vaak niet of gebrekkig verloopt. Met de standaard eoverdracht besparen verpleegkundigen 25 minuten per overdracht! Dat betekent dus 25 minuten meer tijd voor echte zorg Het is echter de laatste stap in een complex proces
Proces: Patiëntenstromen in een regio Transfer en Zorgoverdracht Thuiszorg Ziekenhuis Verpleeghuis WoonZorg
Proces: Transfer en Zorgoverdracht Ziekenhuis/Verzender Financier e-overdracht VVT-Zorginstelling/ ontvanger Afdeling Polikliniek Aanvraag Nazorg Transferpunt VVT Zorgaanbieder Centraal VVT Zorgaanbieder Decentraal CIZ Verzekeraar Gemeente Zorginstelling
Volume Transfers/jaar in NL ZH VVT ca 350.000 Naar Thuiszorg: 220.000 Naar Intramuraal: 130.000 Van Verpleeghuis GRZ naar Huis:?? Kengetal: ca. 6,2 Transfers/Overdrachten per ziekenhuisbed/jaar Proces x volume levert op:
Verpleeghuis Woonzorg WoonZorg Ziekenhuis Thuiszorg Hospice Thuiszorg Verpleeghuis Ziekenhuis Thuiszorg Ziekenhuis Thuiszorg Thuiszorg Thuiszorg Thuiszorg Thuiszorg Thuiszorg Thuiszorg Woonzorg Woonzorg Woonzorg Woonzorg Woonzorg Woonzorg Verpleeghuis Verpleeghuis Hospice Hospice Thuiszorg
De wereld van nu,.de eisen aan U: Alle zorg is een inmiddels een specialisme Kwaliteit, maar dus ook diversiteit (of versnippering) Marktwerking: Multiplier van bovenstaande Nieuw stelsel met Wlz, Wlz:ELV, Zvw:GRZ, Zvw:Thuiszorg, Zvw;MSVT, Wmo Indicatiestellingen/Triages Toename volume (de dubbele vergrijzing is gestart; kwetsbare ouderen) Versnelling doorlooptijden (druk op tarieven vs. kosten) Externe eisen Kwaliteit van overdracht (IGZ) http://igz.nl/actueel/nieuws/informatieoverdracht.aspx Privacy (CBP) Keuzevrijheid en mededinging (ACM) Verstrekkingen (NZA) Keten en netwerkvorming En dus een enorme hoeveelheid gedoe en gepruts met fax, scanners, mail, foon en post.
Implementatie: fase 0 Ziekenhuizen VVT- Zorgaanbieders
Naar reductie overbodig papier
Hoe het heurt heurt.. Probleem en Oplossing Plan, do, act, check Structure follows strategy Vorm volgt inhoud Organiseren gaat vooraf aan informatiseren 80 /20 regel Standaarden als absolute voorwaarde
Implementatie: fase 0 Ziekenhuizen Zorgaanbieders POINT
Samenwerking en organisatie Samen is de basis, ofwel: samen: Werken, Investeren, Organiseren, Oogsten Patiënt echt centraal Missie: Juiste patiënt, Juist Zorg, Juist Plaats, Juiste moment Lessonslearned: Alle betrokken partijen op het zelfde moment in gesprek over het zelfde onderwerp wordt door ieder afzonderlijk als uitermate efficiënt en effectief ervaren. Investeer in / Zorg voor: goed opgeleide Transferverpleegkundigen
Do s en Dont s Focus op het proces als geheel. Zie het als een duurzame verbeteractie Doe aan twee-weg verwachtingsmanagement.. Hanteer een groeimodel. Blijf met elkaar in gesprek. Organiseer de keten/netwerkregie - TTP Betrek gemotiveerde professionals en informele leiders. Ontwikkel van uitvoering naar bestuur. Learning by doing Focus op één belang of één element Streef vooral naar één snel resultaat. Verander de werkprocessen en de informatiemedia tegelijkertijd. Eis van elkaar een big bang en meteen 100%. Doe het ieder voor zich. Laat één partij de regie opeisen. Hou het onder management en beleidsadviseurs.. Ontwikkel van bestuur naar uitvoering. Maak eerst convenanten en beleidsplannen.
Implementatie LessonsLearned Learned Het paradigma OneZIS fits all is eindig. Eerst organiseren / bijeenbrengen Actuele Patiëntenstroom langs transferpunt/bureau is leidend Eerste stap: alleen wisselen van medium Processen aanpassen: alleen als het niet anders kan Zorg voor voldoende volume voor verzenders en ontvangers Kies scenario: Big Bang, snelle opschaling of olievlekwerking Na implementatie: verbreden, verbeteren, verdiepen
Implementatie: fase 1: Overleg VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender TransferPunt Regionale Overlegtafel CSB Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: fase 2: 2: Voorbereiden VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: fase 2: 2: Voorbereiden VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: fase 3: GO VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: fase 4: opstarten VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: fase 5 Opschalen VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: Fase 5 Opschalen VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie ; fase 5 Opschalen VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Implementatie: Voltooid VVT-organisatie/Ontvanger Ziekenhuis/Verzender CSB TransferPunt Zorg bemiddeling TransferBuro POINT Zorgadvies Zorgregie Klantcentrum Nazorgburo Aanmeldpunt
Na implementatie: finetunen, verdiepen, verbreden Monitoren Nieuwe Patiëntgroepen / Gegevenssets (bijv. Poli-patienten) Nieuwe flows(bijv. Transmurale Zorgbrug) Monitoren: volume, doorlooptijden, bottlenecks Capaciteitsmanagement
Implementatie: Lessonslearned SMART, maar ook FUZZY (Feestelijk, Uitdagend, Zinvol, Zuiver, Yess) Streef naar een snelle doorlooptijd want dubbel werken is niet leuk-, maar, geef en gun ieder zijn eigen tempo. Verbindt een GO aan het voldoen aan afgesproken voorwaarden; anders werkt het niet. Fouten maken mag. Organiseer twee onderscheiden overlegtafels: Management Operations
Prestaties en Gewenste Resultaten Verzenders willen (optimale opnameduur) Snelheid dossier in behandeling nemen Snelle indicaties Snelheid van GO NO GO Snelheid van ontslag en overplaatsing Ontvangers willen Juiste en volledige aanvraag nazorg Communicatie met betrokkenen indien nodig Overdracht: tijdig, juist en volledig (zorg, maar ook medisch, medicatie en paramedisch) Patiënt heeft nodig: Juiste zorg op juiste plaats, Continuïteit van zorg
Prestaties en Gewenste Resultaten Lessons learned Meten is weten Zorg voor rapportage, online en real time Half jaarlijkse rapportages Bespreek vanuit perspectief van duurzaam verbeteren Business-case is een mix van resultaten op Op procestijd (alle informatie bijeen) Op procesduur Op kwaliteit van transfer en zorgoverdracht (bijv. leesbaar) Voor contact en resultaten: Den Haag: zie: http://transmuralezorg.nl/denhaag-activiteiten/activiteit/transferpunten/19 Amsterdam: http://ezda.nl/diensten/point-verpleegkundige-overdracht/ Leiden: http://www.sleutelnet.nl/diensten/onze-diensten/sleutel-transfer-point.html Leverancier: http://www.verzorgdeoverdracht.nl/paginas/default.aspx
Standaardisatie We zitten qua ICT in de zorg tussen het stenen tijdperk en het stoomtijdperk in.
Van Steen
Naar Stoom
Standaardisering: Lessonslearned Alleen in werkprocessen krijgen gegevenssets betekenis. Wie, moet wat, wanneer weten, en wanneer beantwoorden Wie = standaardisering van rollen Wat = standaardisering van gegevenssets Wanneer = standaardisering van proces Een berichtstandaard is het gevolg van een beroepsstandaard. Kernsete-Overdrachtis een berichtstandaard o.b.veen beroepsstandaard. Implementatie in Informatiesystemen gebeurt alleen als klanten er om vragen.
Privacy: Lessonslearned Uitwisselen van informatie mag altijd: als er toestemming voor gevraagd en verkregen is. Toestemming vragen vereist Informeren en uitleggen De techniek en organisatie moet proof zijn (o.a. NEN 7510,11,12,13) Een PUSH-systeem voorkomt veel gedoe Evenals segmentatie Privacy en Praktisch zijn elkaars vijanden Dus: de human factor is het meest risicovol
Van Naar 36
En Last; but notleast least: ICT; die moet bieden: Procesondersteuning: Van aanvraag nazorg afdeling/poli, indicaties, tot en met feedback op ontvangen overdracht van ontvanger. Specifieke workflows: Overdracht: ZH VVT, VVT ZH, VVT VVT, ZH ZH Flexibele processtappen per workflow Specifieke gegevenssets: Aanvraag Nazorg: Standaard; Kind, Poli, CVA, GRZ, MSVT Specifieke gegevenssets: Overdracht: eoverdracht; eoverdracht Kind, Communicatiefaciliteiten: chatbox, telnr s, terugrapportage van VVT naar ZH) Signaleringstools Capaciteitsmanagement; beschikbare plaatsen in VVT-instellingen Rapportage, real time en online Koppelingen met ZIS-en en ECD s Beheer: organisatiegegevens en accounts door deelnemende organisaties zelf; op meerdere nivo s
Meer weten?? Stand 7 http://www.verzorgdeoverdracht.nl Telefoonnummer: 023-5574400 Faxnummer: 023-5571713 E-mail: Info@techxx.nl www.techxx.nl Eef Peelen Care-full, Zorg en ICT 06-55173838 info@care-full.info