FNWI FNWI richtlijnen en procedures voor de aanstelling van Wetenschappelijk Personeel P & O FNWI April 2010
Inleiding In deze notitie zijn de richtlijnen en procedures neergelegd die van toepassing zijn voor de aanstelling van wetenschappelijk personeel bij de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica van de Radboud Universiteit Nijmegen. De richtlijnen beschrijven de criteria voor het wetenschappelijk personeel en zijn richtinggevend. Niet alle criteria behoeven volledig aanwezig te zijn. Procedures die in de notitie opgenomen staan dienen echter strikt gevolgd te worden. Bij het opstellen van de notitie is gebruik gemaakt van landelijke (UFO-) en universitaire regelgeving; deze is aangevuld met bestaande richtlijnen en gebruiken vanuit de facultaire praktijk bij instituten, faculteitsbestuur en P&O. Hierdoor ontstaat een samenhangend geheel waardoor leidinggevenden en medewerkers in één oogopslag kunnen zien welke criteria bij een functie horen Naast een procedurebeschrijving zijn formats opgesteld voor de profielen en BAC-rapporten van UD en UHD alsmede een checklist voor het verloop van het benoemingsproces. De notitie richt zich op de wetenschappelijke staf (UD s, UHD s, hoogleraren). Voor de volledigheid is ook de categorie promovendi uitgebreid beschreven. Voor overige personeelscategorieën, te weten onderzoekers en ondersteunend en beheerpersoneel, volstaat het daarvoor opgestelde Protocol werving en selectie overig wp en obp, dat eveneens in de notitie is opgenomen. Daarbij heeft NWI principal investigators (PI S) benoemd. Omdat het PI schap een rol is zal de beschrijving hiervan vooralsnog niet in deze notitie opgenomen worden. In de notitie is uitgegaan van de herziene toedeling van subvolmachten van de decaan aan de instituutsdirecteuren, d.w.z. dat personeelsaanstellingen plaatsvinden door de betreffende instituutsdirecteur behoudens die van UD, UHD en hoogleraar. Voor die categorieën geldt een uitgebreide procedure waarin ook het faculteitsbestuur een rol speelt. 2
Richtlijnen en procedures rondom het wetenschappelijk personeel (WP) Hoofdstuk 1: Uitgangspunten wetenschappelijk personeel 1) Algemene regels Pag 5 a. Onderwijs en onderzoek b. Kwaliteitsvereisten c. Functieniveaus d. Deeltijd Pag 6 2) Functies 3) Promotiebeginsel 4) Open competitie 5) Eindfuncties en carrière Hoofdstuk 2: De promovendus. Pag 7 Doel van de functie. 1. Aanstelling 2. Profiel en competenties 3. Inschaling 4. Het verrichten van onderwijstaken 5. Het Opleiding en Begeleidingsplan (OBP) Pag 8 6. Begeleiding van de promovendus binnen FNWI 7. Beoordelingen 8. Promotie 9. Verlenging van de aanstelling 10. Administratieve afhandelingen gedurende het promotietraject Pag 9 a. Toekenning promovendus positie b. Aanvraag eerste geldstroom promovendus c. Aanvraag promovenduspositie op een andere geldstroom d. Bewaking en registratieverplichtingen tbv het promotietraject 11. Informatie en formulieren van belang voor promovendi Pag 10 Hoofdstuk 3: De Onderzoeker (postdoc) Pag 11 Doel van de functie 1. Aanstelling 2. Inschaling Hoofdstuk 4: De Universitair Docent (UD) Pag 12 1. Algemeen a. Doelstelling van de functie b. Niveaubeschrijving functie c. Het UFO profiel en de competenties van de Universitair Docent 2. De Universitair Docent bij FNWI Pag 13 a. Formatie b. Criteria voor de aanstelling van een UD c. Procedure bij de invulling van een vacature voor een UD positie Protocol werving en selectie FNWI UD. Ontstaan van de vacature, opstellen kandidatenprofiel Pag 14. Werven. Selecteren Pag 15 3
. Rapportage; arbeidsovereenkomst en nazorg 3. Informatie, formulieren en cursussen speciaal van belang voor de UD Pag 16 Hoofdstuk 5: De Universitair Hoofddocent (UHD) Pag 17 1. Algemeen a. Doelstelling van de functie b. Niveaubeschrijving functie c. Het UFO profiel van de Universitair Hoofddocent 2. De Universitair Hoofddocent bij FNWI Pag 18 a. Formatie b. Criteria voor de aanstelling van een UHD c. Procedure bij de invulling vacature voor een UHD positie Pag 19 Protocol werving en selectie FNWI UHD. Ontstaan van de vacature en opstellen kandidatenprofiel. Werven Pag 20. Selecteren. Rapportage, arbeidsovereenkomst en nazorg Pag 21 3. Informatie, formulieren en cursussen speciaal van belang voor de UHD Hoofdstuk 6: De Hoogleraar (HGL) Pag 22 1. Algemeen a. Doelstelling van de functie b. Niveaubeschrijving functie c. Het UFO profiel van de Hoogleraar 2. De Hoogleraar bij FNWI d. Formatie e. Criteria voor de aanstelling van een HGL f. Procedure bij de invulling van een vacature HGL positie Pag 23 Protocol werving en selectie FNWI HGL. Ontstaan van de vacature en opstellen kandidatenprofiel. Werven Pag 24. Selecteren. Rapportage, arbeidsovereenkomst en nazorg Pag 25 3. Informatie, formulieren en cursussen speciaal van belang voor de HGL Pag 27 Bijlage: Procedure verlenen bijzondere leeropdracht Herbezetting, continuering en omzetting van een bestaande leerstoel. 4
Hoofdstuk 1: Uitgangspunten Wetenschappelijk Personeel (WP). - Uitgangspunt van de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW) is de combinatie van de universitaire kerntaken onderwijs en onderzoek. Deze kerntaken dienen bij voorkeur in combinatie in één functie te worden uitgeoefend. De leden van het wetenschappelijk personeel (WP) geven wetenschappelijk onderwijs, verrichten wetenschappelijk onderzoek en hebben verantwoordelijkheden op het gebied van beheer- en bestuurstaken. - Vanaf 1 april 2003 is het universitair functieordeningssysteem (UFO) ingevoerd voor alle Nederlandse universiteiten. Deze ordening van functies is erop gericht de loopbanen en waardering voor de taakgebieden onderwijs en onderzoek op hetzelfde niveau te waarderen. - Binnen het UFO systeem ligt vast hoe de UFO-functieprofielen voor wetenschappelijke functies worden gehanteerd. Binnen dit kader kunnen universiteiten /faculteiten aanvullende eisen stellen. 1) Algemene regels a) onderwijs en onderzoek - Taken op het gebied van onderwijs, onderzoek zijn voor de universiteit van gelijk gewicht. De FNWI hanteert als basis de 40-40-20 verdeling (Onderwijs, Onderzoek en Management /overige taken) - Binnen een functieprofiel kan de taakomvang tussen onderwijs en onderzoek variëren, ook tijdens het dienstverband van een medewerker. Deze verhouding wordt vastgelegd in individuele afspraken bij de aanstelling in de nieuwe functie en in de jaargesprekken. b) kwalificatievereisten - Per functieprofiel zijn er kwalificatievereisten gesteld. - Voor de medewerker die niet volledig aan de kwalificatievereisten van een functieprofiel voldoet bij aanstelling, kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden. Er wordt dan duidelijk omschreven welke kwalificaties in welke termijn verkregen moeten worden, wie wanneer toetst en wat de gevolgen van de toetsing kunnen zijn. c) Functieniveaus In de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) wordt voor de Universitair Docent (UD) en Universitair Hoofddocent (UHD) posities gestreefd naar het hoogste niveau. In de formatieplanning worden in principe dus slechts de UD 1 en UHD 1 opgenomen. Er kunnen redenen zijn een UD-functie (tijdelijk) op UD2 niveau te laten vervullen. Concreet: Binnen de eenheid waar de vacature bestaat is (vooralsnog) geen behoefte aan iemand die actief is op de resultaatgebieden "acquisitie van onderwijs en onderzoek" en "begeleiden promovendi", bijvoorbeeld omdat daar voldoende gespecialiseerde mensen voor zijn. Bij werving van een UD op 1-niveau kan zich de situatie voordoen dat een veelbelovende potentiële werknemer zich vooralsnog niet kwalificeert om een UD-positie op 1-niveau te vervullen. De UD-positie zal dan alsnog moeten worden ingedeeld op 2-niveau. Bij het instellen van een UHD2 functie dient expliciet te worden bepaald dat van de te benoemen werknemer: 1. ten aanzien van het onderwijs geen initiërende rol wordt verwacht bij het ontwikkelen van de opzet, inhoud en didactiek voor een substantieel deel van het onderwijsprogramma van de leerstoel (het begrip substantieel zal door de faculteit, voorzien van een deugdelijke motivering, nader moeten worden gedefinieerd) en/of 2. ten aanzien van het onderzoek geen realisatie van een geheel onderzoeksprogramma wordt verwacht (maar wel van samenhangende onderzoeksprojecten). Een UD2 / UHD2 behoort binnen maximaal 5 jaar door te groeien naar de UD1 / UHD 1 positie. d) deeltijd - Alle functies kunnen in deeltijd worden vervuld. Afhankelijk van de omvang van de deeltijdaanstelling kunnen specifieke afspraken gemaakt worden over de mate waarin aan de vereiste kwalificaties moet zijn voldaan. 5
2. Functies Binnen het UFO stelsel zijn in de functiefamilie Onderwijs en Onderzoek de volgende functies te onderscheiden: Promovendus Universitair Docent 1 en 2, Universitair Hoofddocent 1 en 2, Hoogleraar 1 en 2, En Docent 1, 2, 3, 4 Onderzoeker 1, 2, 3 en 4. De nummering geeft het niveau van de functie aan (1 is hoger dan 2); het niveau wordt bepaald door de zwaarte van de tot de functie behorende taken. (UFO criteria) In deze notitie worden alleen de gecombineerde O&O functies verder uitgewerkt. Functieniveau Hoogleraarschaal 1 Hoogleraarschaal 2 Schaal14 Taken en functies Onderwijs Onderwijs en Onderzoek Onderzoek Hoogleraar 1 Hoogleraar 2 Universitair Hoofd Docent 1 Schaal 13 Docent 1 Universitair Hoofd Docent 2 Onderzoeker 1 Schaal 12 Docent 2 Universitair Docent 1 Onderzoeker 2 Schaal 11 Docent 3 Universitair Docent 2 Onderzoeker 3 Promotie-eis Schaal 10 Promovendus (P) schaal Docent 4 Onderzoeker 4 Promovendus 3. Promotiebeginsel Er vindt geen benoeming als universitair docent, universitair hoofddocent of hoogleraar plaats indien men niet gepromoveerd is. De functies waarvoor geen promotie-eis geldt, zijn die van promovendus, docent 4 (schaal 10) en onderzoeker 4 (schaal 10). Voor een benoeming als onderzoeker in schaal 11 of hoger blijft de eis van promotie bestaan. 4. Open competitie Voor de werving van alle functies uit de Functiefamilie Onderwijs en Onderzoek geldt het principe van open competitie. Deze open competitie betekent dat voor deze functies gelijktijdig intern en extern wordt geworven 5. Eindfuncties en carrière. 1 Ieder functieprofiel is in principe een eindprofiel. Er is geen automatisch loopbaantraject van UD, UHD naar Hoogleraar. Persoonlijke loopbaan trajecten behoren wel tot de mogelijkheden. 1 Zie ook persoonsgebonden criteria WP functies met standpunten CvB. Dd 7-2-2005. 6
Hoofdstuk 2: De promovendus Doel van de functie promovendus is: Verrichten van en publiceren over wetenschappelijk onderzoek, uitgaande van het onderzoeksplan van de leerstoelgroep en in afstemming met de (co) promotor, teneinde een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van wetenschappelijke kennis en inzichten op een bepaald onderzoeksgebied, blijkend uit een promotie binnen de vooraf vastgestelde periode van in principe vier jaar. 1. Aanstelling: Voor de werving en selectie van promovendi is het protocol werving en selectie voor tijdelijk wp en obp van toepassing. Zie bijlage. Een promovendus 2 mag aangesteld worden als aan alle onderstaande punten is voldaan: a. Als de vooropleiding voldoende is: een afgeronde wetenschappelijke opleiding (of ten minste alle studiepunten verkregen) drs. of Master of Science. Buitenlandse vooropleidingen. Voor een promovendus die gestudeerd heeft aan een buitenlandse universiteit, is het noodzakelijk via de dienst Studentenzaken diploma s te laten valideren. Hierbij worden de diploma s gewaardeerd en kan de promovendus eventueel nog aanvullende opleidingen en/of opdrachten doen. (evt opnemen in OBP) Geen universitaire opleiding, maar veel ervaring op het wetenschapsgebied (bv HLO analist) Voor de aanstelling toelating tot promotie vragen. Zo kunnen mogelijke extra opleidingen cq trainingen meegenomen worden in het Opleiding en Begeleidingsplan. b. Als er financiering is voor de volledige periode. De aanstelling is weliswaar in eerste instantie voor anderhalf jaar, maar de financiering moet voor de gehele periode vooraf gereserveerd worden. Dit kan zijn op projectfinanciering in de tweede of derde geldstroom, of aanstelling op de eerste geldstroom; de promovendus in de formatie c. Als er een promotor is. In de regel de hoogleraar van de leerstoelgroep. Maar het kan ook een hoogleraar uit een andere groep zijn. 2. Profiel en competenties. 3 a. Bij de aanstelling wordt het UFO profiel van Promovendus gehanteerd. b. De bijbehorende competenties zijn: Analytisch vermogen, Zelfvertrouwen, Doorzettingsvermogen, Communiceren. 3. Inschaling De promovendus is ingeschaald in de P schaal. Gestart wordt in P0 en de eindschaal is P3. 4. Het verrichten van onderwijstaken. Alleen promovendi die betaald worden uit de eerste geldstroom én de promovendi betaald uit een van de overige geldstromen, waarbij de subsidieverstrekker akkoord gaat met inzet voor onderwijs, kunnen een verplichting krijgen voor het geven van onderwijs voor een maximum van gemiddeld 10% van de looptijd van hun aanstelling. 5. Het Opleiding en Begeleidingsplan (OBP) 4, 5 6 De doelstelling van het OBP is het maken en vastleggen van afspraken tussen promovendus, begeleider en promotor. Het OBP moet minimaal bevatten: a. Duur van de promotie 2 Zie ook informatie voor promovendi op www.ru.nl: promotieregelement 3 Zie UFO profielen en de daaraan gekoppelde competenties 4 Zie ook de jaarlijkse Gids voor Promovendi 5 Zie ook www.ru.nl/fnwi/po/informatie/regelingen/ 6 Momenteel is een voorstel ter verbetering van begeleiding promovendi in de maak. Deze zal tzt onderdeel uit gaan maken van dit geheel. 7
1. vier jaar (met een maximale onderwijsinzet van 10 %). 2. 5 jaar (bv 0.8 aanstelling of bij een grotere onderwijsbelasting). b. Korte omschrijving van het onderzoeksproject c. Namen van begeleiders d. Vorm en frequentie van begeleiding e. Het te volgen en te verzorgen onderwijs. Het eerste OBP wordt binnen een maand na aanstelling, door alle partijen getekend, naar P&O gestuurd. Het document wordt toegevoegd aan het personeelsdossier, als onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Jaarlijks wordt, bij het beoordelingsgesprek het OBP geëvalueerd en zonodig bijgesteld. P&O bewaakt de binnenkomst van de OBP s en rappelleert waar nodig. 6. Begeleiding van promovendi binnen de FNWI. Hoewel het aantal promoties binnen de FNWI behoorlijk is, is de promotieduur vaak veel langer dan de geplande 4 jaar. Daarom zijn er, op basis van gesprekken met promovendi en ervaringen uit de onderzoeksinstituten, nu afspraken gemaakt over de standaardisering van de begeleidingsregels voor promovendi. Begeleiding van de promovendus: Iedere promovendus wordt begeleidt door een dissertatiecommissie die minimaal bestaat uit: de promotor, de dagelijkse begeleider (medewerker van de seniorstaf) en een adviseur van buiten de onderzoeksgroep. Promovendus en dissertatiecommissie schrijven samen het Opleiding en BegeleidingsPlan (OBP) en het onderzoeksplan, binnen de eerste maand van de aanstelling van de promovendus. De belasting is een equivalent van 30 ec. Ook de cursus management voor promovendi wordt in het OBP opgenomen als een van de eerste cursussen bij aanvang van het promotietraject. De promovendus participeert daarnaast in de gangbare groep en instituut meetings. Na ongeveer drie maanden presenteert de promovendus zijn / haar onderzoeksplan binnen een reguliere instituutsmeeting. Dit om collega s op de hoogte te brengen en feedback op het plan te krijgen. De promovendus heeft wekelijks een gesprek van gesprek met de dagelijkse begeleider en zeker drie keer per jaar met de promotor. Jaarlijks heeft de promovendus een gesprek met de dissertatiecommissie, waar het project, de voortgang en de kwaliteit van de begeleiding besproken wordt. Dit kan leiden tot een bijstelling van het projectplan of OBP. Na het eerste jaar rapporteert de promovendus aan de dissertatiecommissie de vorderingen over de eerste 12 maanden en de plannen voor de komende 12 maanden. De commissie beoordeeld hierop of het voldoende is voor een promotie en de arbeidsovereenkomst verlengd kan worden naar vier jaar. De evaluatie en boordeling worden schriftelijk vastgelegd en door de commissie. Na 2 jaar bespreekt de dissertatie commissie met de promovendus de perspectieven op het gebied van carrière, mogelijke posities en de plannen voor de toekomst. Na 33 maanden dient de promovendus bij de dissertatie commissie in: - hoofdstukindeling met korte weergave van ieder hoofdstuk - een overzicht van wat al gedaan is en wat nog gedaan moet worden. - een overzicht van de geplande publicaties Aan de hand hiervan stellen de promovendus en de dissertatie commissie samen het plan bij om te komen tot wat nodig is voor een goede promotie in de afgesproken tijd. Na 45 maanden volgt er een formele evaluatie van de voortgang van de promovendus Ieder onderzoeksinstituut wijst uit hun midden een vertrouwenspersoon / mediator en een promovendi coördinator aan. 8
7. Beoordelingen 7 Jaarlijks, vinden er op vaste momenten beoordelingen plaats. Hierbij zijn promovendus, promotor en begeleider aanwezig. Het onderzoeksjaar wordt geëvalueerd en er worden afspraken voor het komende onderzoeksjaar gemaakt. Afspraken worden vastgelegd in het formulier beoordelingsgesprekken promovendi. Bijstellingen worden in het OBP opgenomen. Beoordelingsformulier en bijstellingen OBP gaan, door alle partijen getekend, naar P&O ter bewaking en opname in het personeelsdossier. Na het eerste jaar wordt er in het beoordelingsgesprek een Go or No-Go beslissing genomen. Bij een Go wordt de arbeidsovereenkomst verlengd naar de volledige periode. Bij een No-Go wordt de arbeidsovereenkomst niet verlengd en worden de inspanningen van het laatste half jaar van de aanstelling ingezet voor het vinden van een nieuwe aanstelling van de promovendus buiten de Universiteit. 8. Promotie 8 De promotieprocedure wordt in gang gezet door de promotor samen met de promovendus. Hier is bij de FNWI een procedure voor. Deze is te vinden op de website van de faculteit. Het promotiereglement is te vinden op www.ru.nl: promotiereglement. 9. Verlengingen van de aanstellingsduur voor de promovendus. Criteria voor het verlengen van de aanstellingsduur van de promovendus kunnen zijn: a. Ziekte: Er wordt een post voor ziektereserveringen opgenomen in de projecten. De instituutsleiding kan, als de hoogleraar hierom vraagt, toestemming geven voor een verlenging van de aanstelling. Financiering door leerstoelgroep. b. Zwangerschap en bevallingsverlof: hiervoor zijn gelden van de overheid gekomen. De aanstelling kan met dezelfde periode verlengd worden. (betaling is dan niet uit een project maar uit een verbijzondering van eerste geldstroomgeld). c. Ouderschapsverlof: er komt vanuit het College van Bestuur een vergoeding (momenteel is dit 3400 euro per persoon). Dit kan gebruikt worden voor de verlenging van de aanstelling. d. OR, OC of andere bestuurlijke activiteiten waarvoor compensatiegelden aangevraagd kunnen worden. Hier moet steeds per keer bekeken worden wat de financiële mogelijkheden zijn. Meer info op: http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/lokale_regelingen e. Andere gronden. Bijvoorbeeld door langdurige defecten aan apparaten. Hier zal per geval gekeken moeten worden naar de noodzaak, de kosten en de financiering. Het instituutbestuur beslist. Er is geen belemmering op het gebied van het aantal verlengingen of de totale duur van de aanstelling. In de CAO is opgenomen dat de flex-wet niet van toepassing is voor de promovendus. Pas na promotie begint de keten van opvolgende aanstellingen. De inschaling van de promovendus blijft, ook bij een verlenging, in de P schaal. In het geval van een verlenging blijft de promovendus in schaal P3. 10. Administratieve afhandelingen gedurende het promotie traject. a. Toekenning promovendus positie op de eerste geldstroom Jaarlijks wordt de formatie voor een instituut vastgesteld door het faculteitsbestuur. De leiding van het onderzoeksinstituut is verantwoordelijk voor de verdeling van de formatie naar de leerstoelgroepen (afdelingsformatie). In de afdelingsformatie is opgenomen hoeveel eerste geldstoom promovendi aan een leerstoelgroep zijn toegewezen. b. Aanvraag eerste geldstroom promovendus Een hoogleraar kan een promovendus vacature op zijn afdeling invullen. Hij vult daartoe een personeelsaanvraagformulier 9 in en stuurt deze naar de desbetreffende personeelsadviseur. Deze checkt (samen met de medewerker van FEZ) of de positie binnen de afdelingsformatie past en of de positie vrijgegeven mag worden. Hierna beslist 7 Zie ook www.ru.nl/fnwi/po/informatie/regelingen/ 8 Zie ook promotieprocedure FNWI en het RU Promotieregelement. 9 Personeelsaanvraagformulier is te vinden op : http://www.ru.nl/fnwi/po/informatie/regelingen/ 9
de instituutsleiding, door middel van het tekenen van de personeelsaanvraag, of de positie ingevuld mag gaan worden. Als er (om bezuinigingsredenen) een wachttijd gehanteerd wordt tussen de aanstellingen van de opeenvolgende eerste geldstroom promovendi, zullen de afdelingen P&O en FEZ dit samen bewaken. c. Aanvraag promovendus op een andere geldstroom Als een project is toegekend en er is een getekende begroting voor het project, kan de projectleider (onder verantwoordelijkheid van de hoogleraar) een aanvraag indienen voor het aanstellen van een promovendus op het project. Dit gebeurt op een personeelsaanvraagformulier. Het formulier wordt door P&O getoetst en getekend, vervolgens door de accountmanager van FEZ en als laatste door de leiding van het desbetreffende onderzoeksinstituut. d. Bewaking en registratie verplichtingen tav de promotieperiode P&O is verantwoordelijk voor het bewakingssysteem waarin alle promovendi opgenomen worden. Registratie vind plaats in Oracle: aanstellingsperiode, aanwezigheid van het Opleiding en Begeleidingsplan, beoordelingen binnen de vastgestelde termijnen, verlenging. Medewerker P&O rappelleert bij de hoogleraar als documenten uitblijven. Documenten worden toegevoegd aan het personeelsdossier van de promovendus. Voor de inhoudelijke verantwoording van het Opleiding en Begeleidingsplan en de beoordelingen is de leiding van het desbetreffende instituut verantwoordelijk, door middel van het plaatsen van de handtekening op de betreffende formulieren. Valideren buitenlandse diploma s en het aanvragen van de toelating tot promotie voor de promovendus is een taak voor de desbetreffende hoogleraar en promovendus. 10 11. Informatie en formulier van belang voor promovendi: a. RU: Website voor promovendi: http://www.ru.nl/promovendi/ Besluit promovendusstelsel Verzoek tot toelating promotie Universitaire gids voor Promovendi Verzoek tot valideren buitenlandse diploma s Regeling vergoeding drukkosten tbv promotie Basis Kwalificatie Onderwijs (BKO) IOWO b. FNWI: Aanvullingen verzoek tot promotie c. P&O: Formulieren: Opleiding en Begeleidingsplan (NL&E) Beoordelingsgesprekken voor promovendi (NL&E) Personeelsaanvraagformulier (NL) Regels mbt aanstelling Promovendus (NL&E) Formulier aanvraag vergoeding drukkosten (NL &E) d. Onderzoeks Instituut: Eventuele aanvullingen op verplichte onderdelen OBP 10 Zie ook promotieprocedure FNWI en het RU Promotieregelement. 10
Hoofdstuk 3: De Onderzoeker in tijdelijke dienst (postdoc) Het doel van de functie: Verwerven en verrichten van, alsmede publiceren over wetenschappelijk onderzoek, uitgaande van het onderzoeksplan van de capaciteitsgroep en in afstemming met de hoogleraar, teneinde een bijdrage te leveren aan ontwikkeling van wetenschappelijke kennis en inzichten op een deel van een bepaald onderzoeksgebied. 1. De aanstelling: Binnen de FNWI gaat het vrijwel steeds om onderzoekers op tijdelijke financiering, voor een bepaalde periode. Voor deze aanstellingen verwijzen we naar het protocol Werving en Selectie voor tijdelijk WP en OBP 2. Inschaling. De FNWI heeft vooral postdocs ingeschaald als Onderzoeker 4. Zij worden doorgaans aangesteld op een al bestaand onderzoeksvoorstel, waarbinnen de onderzoeker zijn werkzaamheden (in zekere mate zelfstandig) verricht. Het UFO-criterium onderzoeksuitvoering en binnenhalen 2 e en 3 e geldstroom is bij FNWI dus bepalend voor de inschaling. Deze uitzonderingspositie van FNWI vloeit voort uit de specifieke onderzoeksomgeving van deze faculteit en het 2 e en 3 e geldstroombeleid. (Lokaal Overleg mei 2008) 11
Hoofdstuk 4: De Universitair Docent (UD). 11 (Assistant professor) 1.Algemeen: a. Doelstelling van de functie: De functie is bedoeld om binnen en vanuit een bepaald wetenschappelijk vakgebied expertise op te bouwen, te onderhouden en over te dragen. Onderdelen zijn: Het verwerven en verrichten van wetenschappelijk onderzoek om hiermee een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling en toepassing van wetenschappelijke kennis en inzichten binnen een onderzoeksgebied. Hierover regelmatig te publiceren in de relevante vakbladen. De functie levert een bijdrage aan het onderwijs aan studenten in de initiële opleiding, het wederkerend onderwijs en aan het geheel van het onderzoek binnen het organisatorisch verband waarin de leerstoelgroep participeert. Daarnaast bevat de functie aspecten van het begeleiden van promovendi, postdocs en niet-wetenschappelijk personeel. b. Niveaubeschrijving functie. Bij FNWI wordt gestreefd naar het hoogste UD niveau. In de formatieplanning wordt in principe dus slechts de UD 1 positie opgenomen. De UD 2 positie wordt gezien als aanloop naar de feitelijke functieschaal in het hoogste niveau. Individueel worden voor deze functies loopbaanpaden naar het uiteindelijke functieniveau afgesproken. Een UD2 behoort binnen maximaal 5 jaar door te groeien naar een UD 1 positie. Als dit niet mogelijk blijkt dan worden er concrete afspraken met de medewerker gemaakt over de herplaatsingverplichtingen naar een andere functie binnen, danwel buiten de Radboud Universiteit. De werkzaamheden binnen een functie op UD-niveau worden verricht in overeenstemming met een hoogleraar. De functie op UD-niveau maakt deel uit van de wetenschappelijke staf van het onderzoeksinstituut en levert een zelfstandige bijdrage aan de onderwijs- en/of onderzoektaken. De bijdrage strekt zich uit over de zelfstandige uitvoering van taken en de ontwikkeling daarvan. c. Het UFO profiel en de competenties van de Universitair Docent De kernactiviteiten uit het UFO profiel van de Universitair Docent zijn: Onderwijs Onderzoek Overig Ontwikkeling Ontwikkeling Begeleiding studenten Uitvoering Uitvoering Begeleiden promovendi Toetsing Publicatie Beheer lab & apparatuur Evaluatie Coördinatie Maatschappelijke dienstverlening Acquisitie Acquisitie Werkgroepen en commissies De bijbehorende competenties voor een UD: Conceptueel vermogen, Zelfreflexie, Presenteren, Resultaatgerichtheid. UFO indelingscriteria voor de beide UD niveaus zijn: UD 1 UD 2 Onderwijs Verzorgen van reeds ontwikkelde reguliere onderwijsonderdelen van het Verzorgen van reeds ontwikkelde reguliere onderwijsonderdelen van het 11 Gebruikte documenten: Inpassingrichtlijnen nieuwe universitair docenten. 2004. Facultaire (FNWI) richtlijnen universitair docent 2002 Materiaal Maastricht / Eindhoven. UFO profiel CAO NU 12
Onderzoek Organisatie onderwijsprogramma. Zorgen voor periodiek onderhoud van de toegewezen onderwijsonderdelen. Signaleren van verbetermogelijkheden voor de toegewezen onderwijsonderdelen. Zelfstandig uitvoeren van onderzoek. Leveren van een bijdrage aan de verwerving van 2e- en 3egeldstroomfinanciering Inhoudelijk begeleiden van wetenschappelijk personeel bij de uitvoering van onderzoek Geven van leiding aan werkgroepen, commissies of projectteams binnen de capaciteitsgroep. onderwijsprogramma. Uitvoeren van onderzoek op basis van een reeds gedefinieerd en goedgekeurd onderzoeksvoorstel. Deelnemen aan werkgroepen, commissies of projectteams binnen de capaciteitsgroep. 2. De Universitair Docent (UD) bij de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica. a) Formatie Jaarlijks worden er binnen de FNWI formatieafspraken gemaakt tussen het faculteitsbestuur en de leiding van ieder afzonderlijk onderzoeksinstituut, in samenspraak met het betreffende onderwijsinstituut. Hierin liggen ook de afspraken over het aantal FTE en het niveau van de wetenschappelijke staf vast. De Instituutsleiding heeft vergelijkbare afspraken met de leerstoelgroephouders. b) Criteria voor de aanstelling van een UD. De algemeen voor UD geldende criteria zijn door de FNWI leiding aangescherpt met aanvullende eisen tot het volgende eisenpakket: - Promotie - Ruime ervaring met wetenschappelijk onderzoek, blijkend uit: - Enige jaren ervaring als postdoc, ook in het buitenland - Wetenschappelijke creativiteit - Verschillende publicaties, ook na de promotie - Erkenning als deskundige op het eigen vakgebied - Didactische kwaliteiten blijkend uit - Basis Kwalificatie Onderwijs (BKO) - of al ruime ervaring in verschillende onderwijsvormen, positieve evaluatie over gegeven onderwijs en de bereidheid tot het behalen van de BKO - Aantoonbare ervaring in het verwerven van externe projectfinanciering. - Beschikt over een duidelijke visie op de ontwikkeling en de uitvoering van het onderwijs en het onderzoek. En deze visie moet passen binnen het facultaire onderwijs en onderzoeksbeleid. - Beheersing Nederlandse taal, of binnen twee jaar een voldoende beheersing. - Beheersing Engelse taal, of binnen twee jaar een voldoende beheersing. Per instituut kunnen deze eisen gespecificeerd worden. c) Procedure bij de invulling van een vacature voor een UD positie Voor de werving en selectie van een UD positie is het protocol werving en selectie van universitair docenten van toepassing zoals dat hieronder is opgenomen. PROTOCOL WERVING EN SELECTIE FNWI UD Vooraf Conform de CAO Nederlandse Universiteiten is op alle wervings- en selectieprocedures aan de RU de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP). De belangrijkste aandachtspunten van deze code zijn in dit protocol verwerkt. Bruikbare instrumenten en aandachtspunten voor het werving en selectieproces staan op de RU site intranet: http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie. En http://www.radboudnet.nl/selectie/aandachtspunten_en_instrumenten 13
Ontstaan van vacature en opstellen kandidatenprofiel 1. Wanneer een UD functie vacant komt, wordt door het desbetreffende instituut een verzoek tot invulling gedaan aan het Faculteitsbestuur. Dit verzoek gaat vergezeld van - een volledig ingevulde personeelsaanvraag, - een functieprofiel opgesteld met de directeur van het onderwijsinstituut waarmee de functie is geassocieerd, - een voordracht van de leden en de voorzitter van de benoemingadviescommissie (BAC), en - een voorstel voor de te volgen procedure. De personeelsaanvraag dient als toetsingsmoment voor FEZ en P&O aan de begroting en de formatie. In het functieprofiel is aangegeven: - plaats van de functie in de organisatie - functieomschrijving - functie eisen zoals neergelegd in deze notitie - functieniveau / inschaling - aanstellingsduur De BAC bestaat minimaal uit - een hoogleraar uit de leerstoelgroep waar de vacature is, - een vrouwelijke medewerker van minimaal het zelfde functieniveau als de vacature, - een student van de eigen opleiding, - een vertegenwoordiger uit het betreffende onderwijsinstituut aangewezen door de OW directeur - een expert uit het eigen wetenschapsgebied, al dan niet werkzaam bij een andere universiteit. De BAC wordt ondersteund door de voor het instituut werkzame P&O-adviseur. De BAC-voorzitter bepaalt wie de verslaglegging door de BAC zal verzorgen. 2. Het Faculteitsbestuur toetst het verzoek a.d.h.v. de criteria ad 1, en bericht de indiener schriftelijk zijn bevindingen. Indien akkoord, stuurt het Faculteitsbestuur de BAC-leden een brief met de bevestiging tot deelname aan de BAC. Het betreffende Onderzoek- en Onderwijsinstituut worden van de instelling van de BAC op de hoogte gebracht. De personeelsaanvraag wordt getekend en geretourneerd aan P&O. 3. De voorzitter van de BAC stelt met instemming van de BAC en advies van de P&O-adviseur het kandidatenprofiel op. De Leidraad kandidatenprofiel (zie http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie ) en de binnen de faculteit geldende UD-aanstellingscriteria (zie par. 2b) dienen hierbij als vertrekpunt. Het functieprofiel maakt deel uit van het kandidatenprofiel. Tevens stelt de BAC-voorzitter voor op welke manier geworven gaat worden (website, vakbladen, dagbladen, headhunter; nationaal en\of internationaal), en doet hij voorstellen voor de selectiemethodes (gesprek, voordracht, referenties, assessment) en evt. gesprekken met derden (instituutsleiding). 4. De (voorzitter van de) BAC gaat actief op zoek naar mogelijke vrouwelijke kandidaten. Binnen de FNWI wordt een voorkeursbeleid voor vrouwen gevoerd voor die functies waarin vrouwen ondervertegenwoordigd zijn.. Werven 5. Voor UD vacatures geldt open werving. Minimale voorwaarde om te voldoen aan criteria van open werving is de bekendmaking van de vacature op de vacaturepagina van de RU-website. In de regel wordt wereldwijd geworven via vele internationale sites en vakbladen i.v.m. het belang dat de FNWI hecht aan excellentie en internationalisering. De voorzitter van de BAC levert het inhoudelijke gedeelte van de vacaturetekst en bepaalt, in samenspraak met de P&O-adviseur en de instituutsleiding, of de vacature - aanvullend op werving via de RU-site in andere media geplaatst wordt, en zo ja in welke media. Voor plaatsing in dagbladen gelden de richtlijnen arbeidsmarktcommunicatie. De P&O-adviseur draagt zorg voor het opstellen van de vacaturetekst(en) en voor het (laten) plaatsen van de teksten in gekozen media volgens de intern geldende schrijfwijzer. 14
6. Als psychologisch onderzoek of een assessment onderdeel kan uitmaken van de sollicitatieprocedure, dan wordt dit in de advertentietekst vermeld. 7. Alle ontvangen informatie van en over sollicitanten wordt vertrouwelijk behandeld, zowel door leden van de BAC als door overige betrokkenen (secretariaten, P&O-afdeling e.d.). 8. De BAC besluit welke kandidaten op sollicitatiegesprek worden uitgenodigd, welke worden afgewezen en welke worden aangehouden. Eventueel verrichten de voorzitter en/of P&Oadviseur een voorselectie. T.a.v. uitgenodigde kandidaten maakt het afdelingssecretariaat i.o.m. de P&O-adviseur de afspraken en regelt ruimtes voor de gesprekken, voordrachten, zorgt voor koffie, thee etc. De P&O adviseur voorziet de BAC leden van materiaal dat gebruikt kan worden bij de selectie (UFO profiel, competenties en de daarbij horende STAR (Situatie, Taken, Activiteiten, Resultaat) vragen, score lijsten). De P&O-adviseur ondersteunt de BAC bij het voorbereiden van de selectiegesprekken. Aandachtspunten bij het selectiegesprek (zie http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie) dienen daarbij als vertrekpunt. Selecteren 9. De BAC besluit welke kandidaten op sollicitatiegesprek worden uitgenodigd, welke worden afgewezen en welke worden aangehouden. Eventueel verrichten de voorzitter en/of P&Oadviseur een voorselectie. T.a.v. uitgenodigde kandidaten maakt het afdelingssecretariaat i.o.m. de P&O-adviseur de afspraken en regelt ruimtes voor de gesprekken, voordrachten, zorgt voor koffie, thee etc. De P&O adviseur voorziet de BAC leden van materiaal dat gebruikt kan worden bij de selectie (UFO profiel, competenties en de daarbij horende STAR (Situatie, Taken, Activiteiten, Resultaat) vragen, score lijsten). De P&O-adviseur ondersteunt de BAC bij het voorbereiden van de selectiegesprekken. Aandachtspunten bij het selectiegesprek (zie http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie) dienen daarbij als vertrekpunt. 10. Afgewezen kandidaten ontvangen bericht. 1. Uitgenodigde en aangehouden sollicitanten worden geïnformeerd over de sollicitatieprocedure, inclusief de verwachte duur daarvan. Indien wordt afgeweken van de eenmaal gekozen procedure dan wordt dit aan sollicitanten gemeld en toegelicht. 12. Indien informatie over sollicitanten wordt ingewonnen bij derden, dient hiervoor vooraf toestemming van de sollicitanten te zijn verkregen. 13. Aangehouden sollicitanten worden schriftelijk op de hoogte gesteld van de uitkomsten van de selectie. Kandidaten die op gesprek zijn geweest en zijn afgewezen, worden hierover met redenen omkleed schriftelijk geïnformeerd. Rapportage; arbeidsovereenkomst en nazorg 14. Het rapport wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de commissie en vastgesteld door de BAC. Het rapport wordt opgesteld in overeenstemming met het daarvoor geldende format (opgenomen in de checklist behorend bij deze procedure). De voorzitter van de BAC stuurt een schriftelijke voordracht aan het faculteitsbestuur, dat vervolgens advies vraagt aan de directeuren van betreffende onderzoeks- en onderwijsinstituut. Vaste onderdelen van de voordracht zijn: Schets van voorgedragen kandidaten (plus eventueel verantwoording waarom geen vrouwelijke kandidaten zijn voorgedragen) Voordracht, inclusief CV Mogelijke afspraken over inwerkprogramma, scholing (door BAC en/of instituutsleiding te bepalen) 15
15. Het Faculteitsbestuur toetst het voorstel op de gevolgde procedure en de criteria geldend voor het BAC-rapport en de voordracht, en neemt een besluit n.a.v.de voordracht/ rapportage van de BAC over de aanstelling van de voorgestelde kandidaat en rapporteert dit besluit schriftelijk aan de instituutsleiding. De instituutsleiding geeft deze rapportage vervolgens door aan de voorzitter BAC. 16. De P&O-adviseur (c.q. functionaris) voert het arbeidsvoorwaardengesprek en draagt zorg voor het vastleggen van gemaakte (mondelinge) afspraken met kandidaat/ sollicitant in arbeidsovereenkomst c.q. aanvullende schriftelijke afspraken. 17. Nieuwe medewerkers hebben baat bij een goed introductie- en inwerkprogramma. Daarbij kan ook gedacht worden aan coaching en mentoring. De leidinggevende is verantwoordelijk voor bewaking van afspraken betreffende inwerken/ scholing e.d. Informatie, formulieren en cursussen speciaal van belang voor de UD: RU algemene arbeidsvoorwaarden UFO profielen en competenties Training Academisch Leiderschap Trainingen voor ontwikkeling div competenties Coaching Basis Kwalificatie Onderwijs 16
5. De Universitair Hoofddocent (UHD). 12 (Associate professor) 1. Algemeen: a. De doelstelling van de functie: De functie is bedoeld om binnen en vanuit een bepaald wetenschappelijk vakgebied expertise op te bouwen, te onderhouden en over te dragen. Onderdelen er van zijn: Het initiëren, verwerven en verrichten van wetenschappelijk onderzoek op een breed of specialistisch onderzoeksgebied teneinde erkende wetenschappelijke kennis en inzichten te ontwikkelen en toe te passen binnen het onderzoeksgebied. En hierover regelmatig publiceren in de relevante vakbladen. De functie levert een bijdrage aan het ontwikkelen en verzorgen van toegewezen samenhangende onderwijsonderdelen voor uiteenlopende doelgroepen, teneinde de leerdoelen behorende bij de eindtermen van de onderwijsonderdelen ten aanzien van kennis, inzichten, vaardigheden, competenties en attitudes bij studenten te realiseren. Daarnaast bevat de functie aspecten van het begeleiden van promovendi, postdocs en niet-wetenschappelijk personeel. Beheer van laboratoria en apparatuur en verder het deelnemen aan werkgroepen en commissies. b. Niveaubeschrijving functie. De werkzaamheden binnen een functie op UHD-niveau worden zelfstandig verricht in overeenstemming met de hoogleraar. De functies op UHD-niveau maken deel uit van de wetenschappelijke staf van het onderzoeksinstituut en leveren een zelfstandige bijdrage aan de bovengenoemde onderwijs- en/of onderzoektaken. De bijdrage strekt zich uit over de zelfstandige uitvoering van taken en de ontwikkeling daarvan. c. Het UFO profiel van de Universitair Hoofddocent. De kernactiviteiten uit het UFO profiel van de Universitair Hoofd Docent zijn: Onderwijs Onderzoek Overig Ontwikkeling Ontwikkeling Begeleiding studenten Uitvoering Uitvoering Begeleiden promovendi Toetsing Publicatie Beheer lab & apparatuur Evaluatie Coördinatie Maatschappelijke dienstverlening Coördinatie Acquisitie Werkgroepen en commissies Acquisitie 1 Gebruikte documenten: Inpassingrichtlijnen nieuwe universitair docenten. 2004. Facultaire (FNWI) richtlijnen universitair docent 2002 Materiaal Maastricht / Eindhoven / Utrecht UFO profiel CAO NU 17
De bijbehorende competenties voor een UHD: Visie ontwikkelen Overtuigingskracht Initiatief Sturen op resultaat. UFO indelingscriteria voor de beide UHD niveaus zijn: Onderwijs Onderzoek Organisatie UHD 1 UHD 2 - Initiëren en ontwikkelen van de opzet, inhoud en didactiek voor een substantieel deel van het onderwijsprogramma van de leerstoel. - Opstellen van verbetervoorstellen naar aanleiding van onderwijsevaluatie voor onderwijsonderdelen en deze implementeren. - Coördineren van en zorgdragen voor realisatie van een onderzoeksprogramma óf verantwoordelijk voor de planning en realisatie van een meerjarig specialistisch onderzoeksproject. - Optreden als co-promotor voor promovendi. - Geven van leiding aan een onderdeel van de capaciteitsgroep of uitvoeren van gemandateerde managementtaken van de Hoogleraar, bijvoorbeeld voeren van beoordelingsgesprekken of in concept opstellen van de begroting voor de leerstoel. - Ontwikkelen van toegewezen onderwijsonderdelen op basis van vastgestelde opzet, inhoud en didactiek. - Opstellen van verbetervoorstellen naar aanleiding van onderwijsevaluatie voor de toegewezen onderwijs- onderdelen. - Coördineren van en zorgdragen voor realisatie van samenhangende onderzoeksprojecten die een belangrijk deel uitmaken van een onderzoeksprogramma. - Inhoudelijk begeleiden van wetenschappelijk personeel bij de uitvoering van onderzoek. - Uitvoeren van bestuur- en/of beheerstaken die verder strekken dan de capaciteitsgroep, bijvoorbeeld leidinggeven aan een opleidingscommissie of het coördineren van een opleiding, etc. 2. De Universitair Hoofddocent (UHD) bij de Faculteit der Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica. (FNWI) a. Formatie Jaarlijks worden er binnen de FNWI formatieafspraken gemaakt tussen het faculteitsbestuur en de leiding van ieder afzonderlijk onderzoeksinstituut. Dit gebeurt steeds in overleg met de betrokken onderwijsinstituten. Hierin liggen ook de afspraken over het aantal FTE en het niveau van de wetenschappelijke staf vast. De Instituutsleiding heeft vergelijkbare afspraken met de leerstoelgroephouders (meestal de hoogleraar). b. Criteria voor de aanstelling van een UHD. De algemeen voor UHD geldende criteria zijn door de FNWI leiding aangescherpt met aanvullende eisen tot het volgende eisenpakket: - Promotie - Ruime ervaring met wetenschappelijk onderzoek, blijkend uit: - Meerdere jaren onderzoekservaring, ook in het buitenland - Wetenschappelijke creativiteit - Verschillende publicaties en citaties na de promotie. - Internationale erkenning als deskundige op het eigen vakgebied - Als spreker uitgenodigd worden voor congressen op het vakgebied - Didactische kwaliteiten blijkend uit - Uitgebreide Kwalificatie Onderwijs (UKO) 13 13 Vooruitlopend op het nog vast te stellen UKO beleid binnen de FNWI 18
- of ruime ervaring in verschillende onderwijsvormen en de bereidheid tot het behalen van de UKO - Aantoonbare ervaring in het verwerven van meerder externe projectfinancieringen. - Beschikt over een duidelijke visie op de ontwikkeling en de uitvoering van het onderwijs en het onderzoek. En deze visie past binnen het facultaire onderwijs en onderzoeksbeleid. - Ervaring in het werken in (voorzitten van) werkgroepen, commissies. - Aantoonbare ervaring in het aansturen van een capaciteitsgroep en het begeleiden van promovendi, NWP en postdocs. - Beheersing Nederlandse taal, of binnen twee jaar een voldoende beheersing. - Beheersing Engelse taal, of binnen twee jaar een voldoende beheersing Per instituut kunnen deze eisen gespecificeerd worden. c. Procedure bij de invulling van een vacature voor een UHD positie. Voor de werving en selectie van een UHD positie is het protocol werving en selectie van universitair hoofddocenten van toepassing zoals dat hieronder is opgenomen. PROTOCOL WERVING EN SELECTIE FNWI UHD Vooraf Conform de CAO Nederlandse Universiteiten is op alle wervings- en selectieprocedures aan de RU de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP). Belangrijkste aandachtspunten van deze code zijn in dit protocol verwerkt. Bruikbare instrumenten en aandachtspunten voor het werving en selectieproces staan op de RU site intranet: http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie. En http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm selectie/aandachtspunten en instrumenten Ontstaan van vacature en opstellen kandidatenprofiel 1. Wanneer een UHD functie vacant komt, wordt door het desbetreffende instituut een verzoek tot invulling gedaan aan het Faculteitsbestuur. Dit verzoek gaat vergezeld van - een volledig ingevulde personeelsaanvraag - een functieprofiel: opgesteld met de directeur van het onderwijsinstituut waarmee de functie is geassocieerd, - een voordracht van de leden en de voorzitter van de benoemingadviescommissie (BAC), en - een voorstel voor de te volgen procedure. De personeelsaanvraag dient als toetsingsmoment voor FEZ en P&O aan de begroting en de formatie. In het functieprofiel is aangegeven: - plaats van de functie in de organisatie - functieomschrijving - functie eisen zoals neergelegd in deze notitie - functieniveau / inschaling - aanstellingsduur De BAC bestaat minimaal uit - een hoogleraar uit de leerstoelgroep waar de vacature is, - een vrouwelijke medewerker van minimaal het zelfde functieniveau als de vacature, - een student van de eigen opleiding, - een vertegenwoordiger uit het betreffende onderwijsinstituut aangewezen door de OW directeur - een expert uit het eigen wetenschapsgebied, werkzaam bij een andere universiteit. De BAC wordt ondersteund door de voor het instituut werkzame P&O-adviseur. De BAC-voorzitter bepaalt wie de verslaglegging door de BAC zal verzorgen. 19
2. Het Faculteitsbestuur toetst het verzoek a.d.h.v. de criteria ad 1, en bericht de indiener schriftelijk zijn bevindingen. Indien akkoord, stuurt het Faculteitsbestuur de BAC-leden een brief met de bevestiging tot deelname aan de BAC. Het betreffende Onderzoek- en Onderwijsinstituut worden van de instelling van de BAC op de hoogte gebracht. De personeelsaanvraag wordt getekend en geretourneerd aan P&O. 3. De voorzitter van de BAC stelt met instemming van de BAC en advies van de P&O-adviseur het kandidatenprofiel op. De Leidraad kandidatenprofiel (zie http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie ) en de binnen de faculteit geldende UHD-aanstellingscriteria (zie par. 2b) dienen hierbij als vertrekpunt. Het functieprofiel maakt deel uit van het kandidatenprofiel. Tevens stelt de BAC-voorzitter voor op welke manier geworven gaat worden (website, vakbladen, dagbladen, headhunter; nationaal en\of internationaal), en doet hij voorstellen voor de selectiemethodes (gesprek, voordracht, referenties, assessment) en evt. gesprekken met derden (instituutsleiding). 4. De voorzitter van de BAC overlegt met de P&O-adviseur wat specifieke aandachtspunten tijdens het werving en selectieproces zijn. Binnen FNWI wordt een voorkeursbeleid voor vrouwen gevoerd voor die functies waarin vrouwen ondervertegenwoordigd zijn. Werven 5. Voor UHD vacatures geldt open werving. Minimale voorwaarde om te voldoen aan criteria van open werving is de bekendmaking van de vacature op de vacaturepagina van de RU-website. In de regel wordt wereldwijd geworven via vele internationale sites en vakbladen i.v.m. het belang dat de FNWI hecht aan excellentie en internationalisering. De voorzitter van de BAC levert het inhoudelijke gedeelte van de vacaturetekst en bepaalt, in samenspraak met de P&O-adviseur en de instituutsleiding, of de vacature - aanvullend op werving via de RU-site in andere media geplaatst wordt, en zo ja in welke media. Voor plaatsing in dagbladen gelden de richtlijnen arbeidsmarktcommunicatie. De P&O-adviseur draagt zorg voor het opstellen van de vacaturetekst(en) en voor het (laten) plaatsen van de teksten in gekozen media volgens de intern geldende schrijfwijzer. 6. Als psychologisch onderzoek of een assessment onderdeel kan uitmaken van de sollicitatieprocedure, dan wordt dit in de advertentietekst vermeld. 7. Alle ontvangen informatie van en over sollicitanten wordt vertrouwelijk behandeld, zowel door leden van de BAC als door overige betrokkenen (secretariaten, P&O-afdeling e.d.). Selecteren 8. De BAC besluit welke kandidaten op sollicitatiegesprek worden uitgenodigd, welke worden afgewezen en welke worden aangehouden. Eventueel verrichten de voorzitter en/of P&Oadviseur een voorselectie. T.a.v. uitgenodigde kandidaten maakt het afdelingssecretariaat i.o.m. de P&O-adviseur de afspraken en regelt ruimtes voor de gesprekken, voordrachten, zorgt voor koffie, thee etc. De P&O-adviseur ondersteunt de BAC bij het voorbereiden van de selectiegesprekken. Aandachtspunten bij het selectiegesprek (zie http://www.radboudnet.nl/arbeidsvoorwaarden/vm/werving_en_selectie) dienen daarbij als vertrekpunt. 9. Afgewezen kandidaten ontvangen bericht. 10. Uitgenodigde en aangehouden sollicitanten worden geïnformeerd over de sollicitatieprocedure, inclusief de verwachte duur daarvan. Indien wordt afgeweken van de eenmaal gekozen procedure dan wordt dit aan sollicitanten gemeld en toegelicht. 11. Indien informatie over sollicitanten wordt ingewonnen bij derden, dient hiervoor vooraf toestemming van de sollicitanten te zijn verkregen. 20
12. Aangehouden sollicitanten worden schriftelijk op de hoogte gesteld van de uitkomsten van de selectie. Kandidaten die op gesprek zijn geweest en zijn afgewezen, worden hierover met redenen omkleed schriftelijk geïnformeerd. Rapportage; arbeidsovereenkomst en nazorg 13. Het rapport wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de commissie en vastgesteld door de BAC. Het rapport wordt opgesteld in overeenstemming met het daarvoor geldende format (opgenomen in de checklist behorend bij deze procedure). De voorzitter van de BAC stuurt een schriftelijke voordracht aan het faculteitsbestuur, dat vervolgens advies vraagt aan de directeuren van betreffende onderzoeks- en onderwijsinstituut. Vaste onderdelen van de voordracht zijn: Schets van voorgedragen kandidaten (plus eventueel verantwoording waarom geen vrouwelijke kandidaten zijn voorgedragen) Voordracht, inclusief CV Mogelijke afspraken over inwerkprogramma, scholing (door BAC en/of instituutsleiding te bepalen) 14. Het Faculteitsbestuur toetst het voorstel op de gevolgde procedure en de criteria geldend voor het BAC-rapport en de voordracht, en neemt een besluit n.a.v.de voordracht/ rapportage van de BAC over de aanstelling van de voorgestelde kandidaat en rapporteert dit besluit schriftelijk aan de instituutsleiding. De instituutsleiding geeft deze rapportage vervolgens door aan de voorzitter BAC. 15. De P&O-adviseur (c.q. functionaris) voert het arbeidsvoorwaardengesprek en draagt zorg voor het vastleggen van gemaakte (mondelinge) afspraken met kandidaat/ sollicitant in arbeidsovereenkomst c.q. aanvullende schriftelijke afspraken. 16. Nieuwe medewerkers hebben baat bij een goed introductie- en inwerkprogramma. Daarbij kan ook gedacht worden aan coaching en mentoring. De leidinggevende is verantwoordelijk voor bewaking van afspraken betreffende inwerken/ scholing e.d. Informatie, formulieren en cursussen speciaal van belang voor de UHD: RU: algemene arbeidsvoorwaarden UFO profielen en competenties Training Academisch Leiderschap Trainingen voor ontwikkeling div competenties Coaching Uitgebreide Kwalificatie Onderwijs 21